CC BY
17
УДК 004.311
АВТОМАТИЗАЦИЯ ВЕДОМСТВЕННОЙ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ОТЧЁТНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
AUTOMATION OF DEPARTMENTAL STATISTICAL REPORTING IN THE ORGANIZATIONS OF CONSUMER COOPERATION
Каспиров Александр Васильевич
кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры информационных технологий и математики, Поволжский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации.
Alexander V. Kaspirov
PhD (Economics), Associate Professor, Associate Professor of the Department of Information Technology and Mathematics, Volga Region Cooperative Institute (branch) of the Russian University of Cooperation.
Елистратова Наталья Николаевна
старший преподаватель кафедры информационных технологий и математики, Поволжский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации.
Natalya N. Elistratova
senior teacher of the Department of Information Technology and Mathematics, Volga Region Cooperative Institute (branch) of the Russian University of Cooperation.
Аннотация. Одним из важнейших направлений совершенствования деятельности предприятий потребительской кооперации является создание статистической информационной системы (СИС). Данная технология предусматривает сбор, контроль и передачу в электронном виде статистической отчётности от предприятий на региональный уровень, то есть в Облпотребсоюз. Актуальность решения данной задачи очевидна, так как наличие объективной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, основанной на данных первичного учёта, является основой принятия правильных управленческих решений и стабильного его развития.
Ключевые слова: потребительская кооперация, статистическая отчётность, статистическая информационная система, рынок программных продуктов, экономическая эффективность, автоматизация, внедрение.
Abstract. One of the most important directions of improvement of activity of the enterprises of consumer cooperation is the establishment of a statistical information system (SIS). This technology involves the collection, control and transmission in electronic form of statistical reporting from enterprises on regional level, i.e. in the regional Consumer Union. The urgency of solving this problem is obvious, as the availability ofobjective and reliable information on financial and economic activities of enterprises based on primary accounting data is the basis for making the right management decisions and stable development.
Key words: consumer cooperation, statistical reporting, statistical information system, software products, economic efficiency, automation, implementation.
Обработка хозяйственных операций содержание большого штата бухгалтеров и дру-
при ведении бухгалтерского и стати- гих финансовых работников далеко не всегда
стического учёта на предприятиях любой формы способствует оптимальному и эффективному
собственности - задача трудоёмкая. Кроме того, решению поставленной задачи. В этом случае
■ З^®*
< X
ш
о ш
о со
альтернативой является внедрение компьютерных информационных систем, что позволяет значительно повысить скорость и точность обработки учётной информации, практически исключить появление случайных ошибок и некорректных операций, повысить уровень контроля использования статистической отчётности, что в конечном итоге ведёт к снижению трудовых и стоимостных затрат, повышению производительности труда работников экономических служб.
Технологический процесс автоматизированной обработки статистической информации - это последовательность связанных между собой операций (начиная с момента создания первичного документа и заканчивая выдачей результатов обработанной информации).
Под операцией в данном случае понимается комплекс действий, выполняемых с информацией на одном рабочем месте.
Необходимо выделить три основных этапа автоматизированной обработки статистической информации:
- первичный, включающий в себя сбор, контроль полноты и качества первичных отчётов, а также подготовку статистических отчётов к машинной обработке;
- основной, когда операции обеспечивают ввод и обработку первичных отчётов, а также печать сводных отчётов в соответствии с заданным алгоритмом решения статистической задачи;
- заключительный этап, в ходе которого выполняются операции контроля и представления сводных отчётов с целью проверки качества их обработки и печати для дальнейшего размножения и распределения потребителям.
Прохождение всех стадий составления статистической и бухгалтерской отчётности - длительный процесс, продолжительность которого зависит от вида статистической информации, объёмов и видов сельскохозяйственной и другой продукции кооперативной организации. Кроме того, указания по заполнению форм статистической отчётности не раскрывают порядка взаимной увязки показателей первичной учётной документации и статистической отчётности, что приводит к произвольной трактовке сотрудниками бухгалтерии методики расчёта некоторых показателей и, как следствие, к искажению данных, снижению надёжности учётной информации как основы принятия управленческих решений.
Таким образом, разработка автоматизированной системы обработки и представления статистической и бухгалтерской отчётности является актуальной задачей в современных условиях.
На расширенном заседании Совета Центросоюза Российской Федерации, посвя-щённом 185-летию потребительской кооперации России и проходившем 14-15 сентября 2016 года, принята за основу Концепция развития системы потребительской кооперации на 2017-2021 годы [3].
Среди целей и задач, отражённых в Концепции, были следующие:
- создание единой информационной системы, позволяющей обеспечить принятие решений по уровням;
- обеспечение статистического учёта закупок сельскохозяйственной продукции и последующего её сбыта.
Сотрудники организаций потребительской кооперации, занимающиеся обработкой статистических данных и составлением отчётных документов, сталкиваются в своей деятельности с огромным количеством информации.
Во-первых, это периодическая информация о показателях по месяцам, кварталам и годам; во-вторых, информация по видам деятельности организаций потребительской кооперации; в-третьих, информация по структурным предприятиям потребительской кооперации.
В ходе работы возникает необходимость обработки всей имеющейся информации в сжатые сроки. Здесь целесообразно применение автоматизированной системы обработки статистической отчётности, создаваемой для организаций потребительской кооперации на базе персонального компьютера.
В данный момент на рынке программных продуктов, предназначенных для формирования и работы с управленческой отчётностью, существуют системы:
- АРМ «Пермстат»;
- программный продукт «1С: Консолидация 8»;
- система «Парус-Своды» 7.4;
- программа «Парус-Консолидация и сведение отчётности»;
- программный комплекс «Галактика-Консолидация и анализ Ехсе1-отчётности».
Основными недостатками перечисленных систем являются: громоздкость, сложность внедрения, а также большое количество времени и затрачиваемых средств. В нашем случае необходимо разработать подсистему автоматизации ведомственной статистической отчётности в организациях потребительской кооперации. Приобретать одно из готовых решений нет необходимости, так как это может привести к значительным финансовым потерям. Поэтому было принято решение о разработке такой системы своими силами. Выбор данного пути позволит учесть все особенности организации, разработать
Базис. 2017. № 1(1). www.engels.ruc.su/science/basis/
Рис. 1. Структурная схема системы автоматизированной обработки статистической отчётности
достаточно удобный интерфейс и сохранить финансовые ресурсы организации. Созданная автоматизированная информационная подсистема полностью отвечает предъявляемым требованиям [1; 4].
В данной статье рассматриваются вопросы автоматизации обращения, заполнения и вывода на печать наиболее часто применяемых форм статистической отчётности. Предлагаемая система включает в себя формы статистической отчётности предприятий потребительской кооперации, которые с разной периодичностью должны представляться вышестоящим организациям и в органы государственной статистики.
Указанные формы представляют собой электронные таблицы, подготовленные в MS Excel. Ввод данных в формы может осуществляться как непосредственно, так и с помощью пользовательских форм (User Form).
Разработанный программный продукт и руководство пользователя предназначены для подготовки сотрудников бухгалтерии потребительских обществ к работе с автоматизированной системой обработки статистической отчётности.
Представляем структурную схему автоматизированной системы обработки статистической отчётности (рис. 1).
Как видно из рисунка, в состав системы входят:
- управляющий модуль;
- справочный модуль;
- наборы отчётных форм за годы;
- набор отчётных форм по периодам года;
- набор отчётных форм по предприятиям за год.
Управление работой системы осуществляется управляющим модулем, позволяющим либо открыть справочный модуль, либо заполнить
справочник структурных предприятий (если они у вас есть и представляют вам электронную статистическую отчётность, которую необходимо автоматизировано обрабатывать).
В этом же модуле задаётся тип вашей организации («Потребительский союз», то есть организация со структурными предприятиями; «Предприятие», не имеющее структурных предприятий), включается либо отключается звуковое сопровождение событий (при наличии мультимедийных возможностей у компьютера можно получать голосовые подсказки). Из этого модуля запускается проверка целостности системы, то есть проверяется наличие необходимых папок и файлов со статистической отчётностью. Вы можете открывать из управляющего модуля необходимые для обработки формы статистической отчётности. Отсюда же заполняются титульные листы всех форм, подготовленных к автоматизированной обработке.
Справочный модуль содержит информацию по основным приемам работы с системой.
В нём отражён состав системы, описание используемых файлов и папок, а также имеются рисунки всех окон управляющего модуля и их краткая характеристика.
Третьим составным элементом системы являются наборы отчётных форм за годы.
Они составлены по отчётным годам, в их состав входят наборы отчётных форм по периодам года, а также наборы отчётных форм по структурным предприятиям для союзов и других объединений потребкооперации.
Все составные части автоматизированной системы обработки статистической отчётности представлены в виде файлов и папок.
Средствами языка программирования VBA - VisualBasicforApplications реализована возможность автоматизированного получения
I'WTbl
Настройки системы
Закройте это окно диалога, если все настройки были выполнены ранее: 1) создана файловая структура, содержащая формы статистической отчётности всех ваших предпрятий; 2) сформированы справочники форм статистической отчётности; 3) сформированы справочники ваших
Справка
Заполнение справочника Ваших дочерних предприятий
Звуковое сопровождение С Включить
<* Отключить
Тип Вашей организации <• ^Потребительский союз
<~ Предприятие
Ввод сведений о Вашей организации, просмотр справочника форм статистической отчётности, начало работы с системой
Рис. 2. Окно «Настройки системы» с кнопочным меню
сводной отчетности по нескольким предприятиям. Для управления работой в системе используются технологии электронных таблиц MS Excel с применением VBA: элементы управления ActiveX, гиперссылки, пользовательские формы (диалоговые окна), меню [2].
При открытии управляющего файла сразу же появляется окно «Настройки системы» с кнопочным меню (рис. 2), позволяющим либо открыть справочный файл, либо заполнить справочник ваших структурных предприятий (если они есть и представляют вам электронную статистическую отчётность, которую необходимо автоматизировано обрабатывать).
В этом же окне задаётся тип вашей организации («Потребительский союз», то есть организация со структурными предприятиями; «Предприятие», не имеющее структурных предприятий), включается либо отключается звуковое сопровождение событий (при наличии мультимедийных возможностей у компьютера можно получать голосовые подсказки).
После подтверждения выполненных установок щелчком на кнопке «Ввод сведений о вашей организации...» запускается проверка целостности системы, таким образом, проверяется наличие необходимых папок и файлов со статистической отчётностью (рис. 3).
Результаты этой проверки отображаются на вкладке «Результаты» (рис. 4).
Проверка целостности системы
Проверка |Результаты )
I Наличие статистических форм головной организации Все файлы имеются в наличии
т
Наличие палок и файлов дочерних предприятий Комплект палок или файлов не полный
Смотри подробности на вкладке "Результаты"
Рис. 3. Окно «Проверка целостности системы», вкладка «Проверка»
Проверка целостности системы
Проверка Результаты |
Отсутствуют формы
Предприятие (папка)
ПО "Радуга" (П01\) ООО "Прогресс" (П02\) ПО "Хопёр" (ПОЗ\) —1
ПО "Романовское" (П04\) ПО "Возрождение" (П05\) Самойловское райпо (ПОб\) Турковское райпо (П07\) Аткарское райпо (П08\) Екатериновское райпо (П09\) Калининское райпо (ПОЮ\) ^ I Проверьте наличие папок и их содержимого
Рис. 4. Окно «Проверка целостности системы», вкладка «Результаты»
Рис. 5. Выбор структурного предприятия для просмотра его отчетов
Выберите интересующий Вас документ
Форма 1-П (срочная): СВЕДЕНИЯ О ПРОИЗВОДСТВЕ ПРОДУКЦИИ В СИСТЕМЕ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
форма 1-П (срочная): СВЕДЕНИЯ О ПРОИЗВОДСТВЕ ПРОДУКЦИИ В СИСТЕМЕ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОМ КООПЕРАЦИИ
Форма 2-заг: СВЕДЕНИЯ О ЗАКУПКАХ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ПРОДУКТОВ И СЫРЬЯ Форма 11-заг: СВЕДЕНИЯ О ЗАКУПКАХ ЖИВОТНОВОДЧЕСКОГО, ВТОРИЧНОГО И ПРОЧЕГО СЫРЬЯ Форма 2 (срочная): СВЕДЕНИЯ О ЗАКУПКАХ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ПРОДУКТОВ Форма 12 (срочная): СВЕДЕНИЯ
Рис. 6. Выбор документа для просмотра
Базис. 2017. № 1(1). www.engels.ruc.su/science/basis/
Для просмотра статистической отчётности структурных предприятий необходимо выбрать в соответствующих раскрывающихся списках интересующее предприятие и документ, а затем в главном меню «Отчёты» выбрать пункт «Показать отчёт организации» (рис. 5, 6).
Обобщая вышесказанное, можно сделать следующие выводы.
1. Основной целью разработки автоматизированной информационной подсистемы является повышение оперативности, эффективности и качества сбора и представления статистической отчётности организациями потребительской кооперации.
2. Статистический учёт, формирование и представление статистической отчётности ориентируется, прежде всего, на внутренние потребности руководства и осуществляется в целях поддержки принятия управленческих решений.
3. В разработанной подсистеме все отчётные формы могут быть созданы за произвольно выбранный период времени, создаются и поддерживаются все необходимые печатные формы.
4. Предусмотрена возможность гибкой настройки и разграничения прав доступа для пользователей системы.
Материалы поступили в редакцию 09.04.2017 г.
Библиографический список (References)
<
X
ш
s
^
о
ш
о со
1. Гагарина, Л. Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем : учеб. пособие / Л. Г. Гагарина. М. : ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2017. 384 с. ISBN 978-58199-0316-2.
2. Уокенбах, Джон. Excel 2010: профессиональное программирование на VBA М. : Диалектика, 2012. С. 944. ISBN 978-5-8459-1721-8.
3. Из Концепции развития потребительской кооперации на 2017-2021 годы [Электронный ресурс] // Российская кооперация. № 37 (969). 22.09.2016. URL: http://engels.ruc.su/upload/concept_ rk.pdf (дата обращения: 03.04.2017).
4. Вендров, А. М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем [Электронный ресурс] // Центр Информационных Технологий. URL: http: / /www. garshin.ru (дата обращения: 03.04.2017).
1. Gagarina, L. G. (2017). Razrabotka i jekspluatacija avtomatizirovannyh informacionnyh sistem : uchebnoe posobie [Development and Operation of Automated Information Systems: Textbook]. M.: ID FORUM, NICINFRA-M. 384 p. ISBN 978-5-8199-0316-2.
2. Uokenbah, Dzhon. (2012). Excel 2010. Power Programming with VBA. Moscow. Dialektika. P. 944. ISBN 978-5-8459-1721-8.
3. Iz Koncepcii razvitija potrebitel'skoj kooperacii na 2017-2021 gody [From the Concept of Development of Consumer Cooperatives for 2017-2021]. Rossijskaja kooperacija. № 37 (969). 22.09.2016. Available at: http://engels.ruc.su/upload/concept_ rk.pdf (accessed 03 April, 2017).
4. Vendrov, A. M. (2016). CASE-tehnologii. Sovremennye metody i sredstva proektirovanija informacionnyh sistem [CASE-technology. Modern methods and means of designing information systems]. Centr Informacionnyh Tehnologij. Available at: http://www. garshin.ru (accessed 03 April, 2017).
