CC BY
30
УДК 004
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ЗАЯВОК НА ОКАЗАНИЕ УСЛУГ В ПОТРЕБИТЕЛЬСКОМ ОБЩЕСТВЕ
AUTOMATION OF ACCOUNTING APPLICATIONS FOR THE PROVISION OF SERVICES
IN THE CONSUMER SOCIETY
© Каспиров Александр Васильевич
Alexander V. Kaspirov
кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры информационных технологий и математики, Поволжский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации.
PhD (Economics), Associate Professor, Associate Professor of the Department of Information Technology and Mathematics, Volga Region Cooperative Institute (branch) of the Russian University of Cooperation.
© Елистратова Наталья Николаевна
Natalya N. Elistratova старший преподаватель кафедры информационных технологий и математики, Поволжский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации.
Senior teacher of the Department of Information Technology and Mathematics, Volga Region Cooperative Institute (branch) of the Russian University of Cooperation.
Аннотация. Одним из важнейших направлений совершенствования деятельности предприятий потребительской кооперации является сфера услуг, предоставляемых пайщикам и населению. Развитие сферы услуг в потребительской кооперации позволяет увеличить доходы, повысить благосостояние пайщиков.
В настоящее время оперативная обработка потока входящих заявок по предоставлению услуг в организациях потребительской кооперации представляет собой непростую задачу. Это связано с отсутствием программного обеспечения, позволяющего автоматизировать существенные объёмы ручной работы и упорядочить перечень заявок клиентов.
В связи с этим возникает необходимость создания информационной системы, обеспечивающей учёт заявок, а также осуществляющей информационное сопровождение процесса обслуживания пайщиков и населения.
Ключевые слова: потребительская кооперация, потребительское общество, пайщики, население, рынокуслуг, информационные технологии, информационная система, автоматизация, программное обеспечение, внедрение, экономическая эффективность.
Abstract. One of the most important directions of improvement of activity of the enterprises of consumer cooperation is the sphere of services provided to shareholders and the public. The development of services in consumer cooperative societies allows to increase the efficiency of its activities, to increase income, improve the welfare of shareholders.
Currently the operational processing flow of incoming applications for the provision ofvarious services in the organizations of consumer cooperation is not an easy task. Most of the problems associated with the lack of software that can automate a significant amount of manual work and streamline the list of client requests.
In this regard, it is necessary to create information systems tailored to applications, as well as carrying out information support of the process of servicing of shareholders and the public. Automation of order management and execution of reporting documentation in the consumer society increases its efficiency and effectiveness, improves the quality of customer service.
Key words: consumer cooperation, consumer society, shareholders, population, market services, information technology, information system, automation, software, integration, economic efficiency.
?ffMP"
■ SISH^'
<
X
Ш
^
о
Ш
о
CO
Ос
>дной из задач потребительской кооперации согласно Закона РФ «О потребительской кооперации (потребительских обществах, их союзах) в Российской Федерации является оказание членам потребительских обществ производственных и бытовых услуг [1].
Потребительская кооперация все активнее развивает сферу услуг, предоставляемых пайщикам и обслуживаемому населению. В интересах пайщиков и обслуживаемого населения организации потребительской кооперации оказывают как бесплатные, так и платные услуги. К основным из них относятся: ремонт и пошив одежды и обуви, ремонт и техническое обслуживание бытовой радиоэлектронной аппаратуры и бытовых машин, услуги парикмахерских, раскрой тканей, транспортные услуги, изготовление кулинарных и кондитерских изделий, забой скота и птицы, переработка зерна, производство колбасных изделий, сушка овощей и плодов, переработка семян подсолнечника и др.
Учитывая высокую потребность в услугах и наличие значительного числа предприятий торговли, общественного питания, перерабатывающих производств, ремонтных мастерских, организации потребительской кооперации создают реальную основу для развития платных услуг населению.
Развитие сферы услуг в потребительской кооперации позволяет повысить эффективность её деятельности, увеличить доходы, повысить благосостояние пайщиков.
В Концепции развития потребительской кооперации РФ на период на 2017-2021 годы определены основные задачи в сфере развития и совершенствования различного вида услуг и повышения их качества [4].
Исходя из этого одними из задач развития системы общественного питания, бытового обслуживания и предоставления различного вида услуг являются:
- приближение услуг к населению и налаживание обратной связи с населением, организация мониторинга потребностей;
- развитие взаимодействия с предприятиями потребительской кооперации, обеспечивающими централизованную закупку, переработку сырья, производство полуфабрикатов, готовых блюд и поставку их в сеть торговли и питания;
- развитие сети домов быта, комплексных приёмных пунктов, стационарных предприятий с учётом их востребованности и конкурентной среды;
- внедрение выездной формы обслуживания населения в отдалённых и труднодоступных населённых пунктах, а также через приём на предприятиях розничной сети заказов на оказание услуг на дому заказчика;
- создание единой информационной системы, позволяющей обеспечить принятие решений по уровням.
В настоящее время оперативная обработка потока входящих заявок по предоставлению различных услуг в организациях потребительской кооперации осуществляется с использованием ТП Excel и большим объёмом ручной работы.
Основными недостатками, присущими существующей системе управления и обработки экономической информации, являются:
- несовершенство процессов сбора, передачи, обработки и хранения информации, процессов выдачи её результатов;
- невысокая достоверность результатов из-за дублирования потоков информации;
- высокие временные и трудовые затраты;
- низкая оперативность из-за большого объёма работ.
В связи с этим возникает необходимость создания информационной системы, обеспечивающей учёт заявок, а также осуществляющей информационное сопровождение процесса обслуживания пайщиков и населения.
В рамках реализации данного проекта необходимо решить следующие задачи:
- создать единую базу данных по заказам, контрагентам и их договорам, товарам и услугам с разграничением прав доступа к данным системы;
- разработать систему калькуляции заказов и составления технологических карт заказов;
- сделать общим и унифицированным справочникклассификатор по услугам.
В системе необходимо сформировать следующие печатные документы:
- печатная форма заказа;
- печатная форма технологической карты заказа;
- акты о выполнении работ.
В системе необходимо реализовать следующие отчёты:
- отчёт по выполненным заказам;
- отчёт по клиентам;
- отчёт по заказам, находящимся на стадии выполнения;
- реестр по материалам;
- отчёт по взаиморасчётам с контрагентами.
В общем виде взаимодействие отдела по работе с клиентами (пайщиками и населением) с другими структурными подразделениями можно представить в соответствии с рисунком 1.
Лег о выполненных работах, заказах
Рис. 1. Взаимодействие структурных подразделений
Основным звеном организации является бухгалтерия, через которую проходят практически все документы, с которыми работает потребительское общество.
Потребительское общество осуществляет ведение бухгалтерского учёта, руководствуясь нормами Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Положениями о бухгалтерском учёте, Планом счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утверждёнными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (с изменениями и дополнениями).
Отношения с гражданами и организациями, не являющимися пайщиками потребительского общества, строятся на коммерческой основе в соответствии с действующим законодательством России.
Общество может быть заказчиком товаров, работ, услуг или исполнителем. Коммерческие отношения должны быть документированы: договор, акт выполненной работы (услуги) или накладная на отгрузку товара, счёт-фактура.
Бухгалтерский и налоговый учёт коммерческих отношений потребительское общество производит в соответствии с общепринятыми нормами и правилами. Составляется договор на работу, услугу или продажу товара, в котором Общество выступает исполнителем, а юридическое (физическое) лицо - заказчиком. После оказания работы или услуги Общество оформляет акт выполненной работы (услуги), а Заказчик подписывает акт. Общество по накладной отгружает товар представителю Заказчика по доверенности, предоставленной от Заказчика. Заказчику выдаётся счёт-фактура, если Общество не при-
меняет упрощённую систему налогообложения. Бухгалтерия потребительского общества полученную оплату учитывает как выручку, начисляет и уплачивает налог на добавленную стоимость, налог на прибыль и другие налоги, установленные законодательством России.
Первичные документы оформляются в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учёте и отчётности в Российской Федерации и должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления, личные подписи и их расшифровки, а также печать и штамп организации.
Менеджер является связующим звеном между клиентами и организацией. Он принимает и выдаёт готовые заказы, а также работает с БД клиентов и заказов, оформляет отчётность.
Таким образом, в качестве взаимодействующих звеньев выступает руководство организации, клиент, бухгалтерия, отдел по работе с клиентами и отдел по обслуживанию клиентов.
Проанализировав основные бизнес-процессы деятельности менеджера по работе с клиентами по обработке первичной информации и представлении отчётной документации можно выделить следующие основные задачи:
1. Регистрация заказа.
2. Ведение базы клиентов.
3. Составление технологической карты.
4. Калькуляция заказа.
5. Формирование отчётности.
?ffMP"
■ SISH^ '
<
X Ш
s
^
о ш
о со
Главное назначение автоматизированной информационной системы отдела по работе с клиентами в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций менеджеров, поскольку, как можно увидеть, функционирование блоков связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, автоматизированная система призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.
Использование ЭВМ при реализации данного проекта позволит внести изменения в функции отдела по работе с клиентами, связанные с обработкой входной и выходной информации, формированием и выдачей информации, а также с оформлением различного рода документов.
Источниками поступления информации являются: автоматизированное рабочее место бухгалтера, начальника отдела по работе с клиентами, технического и экономического отделов, внешние источники в электронном и бумажном варианте.
Основными справочниками автоматизированного рабочего места менеджера отдела по работе с клиентами будут: «Клиенты», «Материалы», «Менеджеры», «Оборудование», «Комплектация», «Категории», «Услуги».
Первичной информацией для разрабатываемой программы являются заявка от клиента, заказ на закупку материала, оборудования, счёт клиенту и накладная. Именно на основе этой информации будут приниматься управленческие решения по управлению торговыми процессами. Количество экранных форм и их содержание необходимо спроектировать так, чтобы обеспечить возможность ввода всей первичной информации.
Необходимо предусмотреть выдачу результатов, как на экран компьютера, так и на принтер по желанию пользователя. Результатные файлы, содержащие различные стандартные формы, выдаются в формате MSExcel. Файлы в формате MSExcel можно сохранять на диске и использовать в дальнейшем [2, 5].
Обновление файла базы данных происходит по мере необходимости
при корректировке данных хранящихся в базе. Для поддержания целостности данных целесообразно использовать типовые процедуры обновления данных.
Процесс обработки данных предполагается осуществлять в диалоговом режиме. Данный режим обработки наиболее понятен пользователю, а значит, повышает эффективность работы с программой.
Программа должна полностью формировать весь перечень необходимых первичных документов для оформления услуг по продаже продукции, материалов, выполненных работах, вести учёт клиентов и историю их посещения с возможностью последующей правки за любую дату, вести учёт остатков продукции на текущую дату.
Для разработки программного обеспечения в рамках данного проекта выбран язык программирования Visual Basic For Applications (VBA) и СУБД MS Access [3].
В рамках реализации данного проекта необходимо решить следующие задачи:
- создать единую базу данных по заказам, контрагентам и их договорам, товарам и услугам с разграничением прав доступа к данным системы;
- разработать систему калькуляции заказов и составления технологических карт заказов;
- сделать общим и унифицированным справочник классификатор по услугам;
В системе необходимо сформировать следующие печатные документы:
- печатная форма заказа;
- печатная форма технологической карты заказа;
- акты о выполнении работ.
В системе необходимо реализовать следующие отчёты:
- отчёт по выполненным заказам;
- отчёт по клиентам;
- отчёт по заказам, находящимся на стадии выполнения;
- реестр по комплектующим и материалам;
- отчёт по взаиморасчётам с контрагентами.
Система должна иметь удобный интерфейс, предоставляющий наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных.
При функционировании данной подсистемы должен осуществляться контроль входной и выходной информации, в том числе данных вводимых пользователем и данных, содержащихся в таблицах баз данных [2, 5].
В случае ошибки ввода-вывода должны выдаваться соответствующие сообщения и предоставляться возможность исправления ошибок и продолжения работы.
При выполнении операций по изменению или удалению данных необходимо обеспечить целостность базы данных.
Рис. 2. Главная экранная форма
Главная экранная форма информационной подсистемы представлена на рисунке 2.
В заключение можно отметить, что услуги, предоставляемые населению, приобретают всё большее значение в хозяйственной деятельности потребительской кооперации. Они способствуют усилению социальной направленности в деятельности потребительской кооперации, улучшению бытовых условий, организации отдыха, получению образования и удовлетворению
других потребностей пайщиков и обслуживаемого населения.
Автоматизация управления заказами и оформления отчётной документации в потребительском обществе повышает его оперативность и эффективность, улучшает качество обслуживания клиентов.
Материалы поступили в редакцию 06.10.2017 г.
Библиографический список (References)
1. О потребительской кооперации (потребительских обществах, их союзах) в Российской Федерации [Электронный ресурс] : федер. закон от 19.06.1992 № 3085-1 : [ред. от 02.07.2013] // КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant. ru/document/cons_doc_LAW_608/ (дата обращения: 06.10.2017).
2. Гагарина Л. Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем : учебное пособие / Л. Г. Гагарина. М. : ФОРУМ, 2017. 384 с. ISBN 978-5-8199-0316-2.
3. Уокенбах Джон. Excel 2013. Профессиональное программирование на VBA : [пер. с англ.] / Джон Уокенбах. М. : Диалектика, 2016. 952 с. ISBN 978-5-8459-1877-2 (в пёр.).
4. Из Концепции развития потребительской кооперации на 2017-2021 годы [Электронный ресурс] // Российская кооперация. 2016. 22 сент. № 37 (969). URL : http://engels.ruc.su/upload/ concept_rk.pdf (дата обращения: 06.10.2017).
5. Вендров А. М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем [Электронный ресурс]. URL : http://www. garshin.ru (дата обращения: 06.10.2017).
1. O potrebitel'skoj kooperacii (potrebitel'skih obshhestvah, ih sojuzah) v Rossijskoj Federacii [About consumer cooperation (consumer societies, their unions) in the Russian Federation]. feder. zakon ot 19.06.1992 № 3085-1. URL: http://www. consultant.ru/document/cons_doc_LAW_6o8/ (accessed 06 October, 2017).
2. Gagarina L. G. (2017). Razrabotka i jekspluatacija avtomatizirovannyh informacionnyh sistem [The Development and Operation of Automated Information Systems]. Moscow. FORUM. 384 p. ISBN 978-5-8199-0316-2.
3. Uokenbah Dzhon. (2016). Excel 2013. Profes-sional'noe programmirovanie na VBA. [Excel 2013. Professional VBA programming]. Moscow. Dialektika. 952 p. ISBN 978-5-8459-1877-2.
4. (2016). Iz Koncepcii razvitija potrebitel'skoj kooperacii na 2017-2021 gody [The concept of development of consumer cooperation for the years 2017-2021 ]. Rossijskaja kooperacija. № 37 (969). URL : http://engels.ruc.su/upload/concept_rk.pdf (accessed 06 October, 2017).
5. Vendrov A. M. CASE-tehnologii. Sovremennye metody i sredstva proektirovanija informacionnyh sistem [CASE-technology. Modern methods and means of designing information systems]. URL: http://www. garshin.ru (accessed 06 October, 2017).
