Автоматизация учетных процессов в сфере ресторанного бизнеса Текст научной статьи по специальности «Прочие технологии»

13 (205) - 2007

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТНЫХ ПРОЦЕССОВ В СФЕРЕ РЕСТОРАННОГО БИЗНЕСА

А. М. ПЕТРОВ,

кандидат экономических наук, главный бухгалтер ООО «Ориент Стар»

Потребность автоматизации оперативного учета производственного процесса

Сложность процессов учета продуктов в общественном питании, контроля за их движением, определения себестоимости выпускаемых блюд, планирования закупок продуктов диктует необходимость автоматизации бухгалтерского и оперативного учета в организациях общественного питания.

На сегодняшний день существует множество программ для автоматизации учета в организациях общественного питания. Однако при их выборе в первую очередь следует учитывать структуру предприятия общественного питания, так как для предприятия, имеющего только один узел учета (например, склад) и одно место реализации (например, столовая), и предприятия, включающего несколько складов, кухонь, точек оптовой и розничной реализации (например, сеть точек быстрого питания), необходимы, естественно, соответствующие программы для автоматизации учета.

Автоматизированная система для предприятий общественного питания должна позволять:

— вести учет оптовых и розничных продаж блюд, продуктов;

— производить расчет и списание себестоимости блюд и пищевой продукции;

— планировать изготовление блюд;

— вести учет внутренних перемещений;

— формировать и печатать документы, характерные для предприятий общественного питания, типовые формы и документы строгой отчетности. Все эти возможности должны сочетаться с

ведением бухгалтерского учета и автоматическим формированием всей необходимой бухгалтерской отчетности. В зависимости от величины организации общественного питания, степени наполняемости залов и потребностей управления выбирается система автоматизации производственного учета.

Это может быть система автоматизации учета всего производственного процесса, интегрированная в систему бухгалтерского учета предприятия, или же только система автоматизации оперативного учета, включая автоматизацию учета процесса реализации, калькулирования себестоимости блюд и складского учета, или же в самом простом случае — система автоматизации учета только на участке кассы при ведении складского учета и калькулировании себестоимости вручную.

Калькулирование себестоимости блюд. Автоматизированная система позволяет вести карточки блюд и заготовок, где указана рецептура каждого блюда—сколько и каких ингредиентов необходимо затратить для приготовления одной и более порций блюда. Помимо рецептуры в карточке блюда можно указать и технологию его приготовления. После заполнения карточки блюда можно рассчитать его себестоимость, распечатать технологическую карту, которая будет использована поварами при подготовке блюда.

При составлении рецептуры блюд могут быть использованы ингредиенты, которые не включаются в себестоимость, например, вода или лед. Возможно включение в рецептуру и сопутствующих товаров (одноразовой посуды, упаковки и т. д.), что потом также будет учтено при списании.

Часто на предприятиях общественного питания для приготовления одного блюда могут быть использованы разные взаимозаменяемые ингредиенты (например, в салате можно использовать подсолнечные масла разных марок), которые также можно указать в карточке блюда. При формировании документов автоматизированная система позволяет учитывать взаимозаменяемые товары, и если на складе закончился базовый ингредиент, то вписывает вместо него в документ заменитель. Также использование заменителя учитывается при расчете себестоимости, автоматическом списании товаров.

Складской учет. Система автоматизации позволяет вести учет в одной базовой единице измерения. В связи с тем, что закупки ведутся в одних единицах измерения (килограммах, бутылках, банках), а расход в других (граммах, порциях, стаканах), существует возможность автоматического пересчета из различных единиц измерения в базовую.

С помощью автоматизированного программного комплекса можно вести не только учет перемещений на кухню, но и всех других внутренних перемещений. Например, могут учитываться перемещения на производство, отпуск в розничные точки, возврат товара на склад с розничных точек, перемещения между розничными точками и т. д. При заполнении документов на перемещение автоматически учитывается состояние складских остатков.

В ресторанах такого типа, как правило в барах, устанавливается кассовый терминал. В состав данного терминала входит компьютер (рабочая станция), принтер для распечатки предварительных и фискальных чеков, контрольно-кассовый аппарат (фискальный регистратор). Возможно приобретение мобильных блокнотов для официантов. На кухне устанавливается принтер для печати марок (заказов для поваров на блюда). В бухгалтерии устанавливается главный компьютер (сервер), с которого контролируется процесс продаж — загрузка столиков, занятость официантов, в оперативном режиме отслеживается выручка.

Через кассовый терминал происходит регистрация всех фактов, связанных с движением блюд: отпуск в зал, возврат на кухню при отказе гостя

Для проведения инвентаризации в программах предусматривается сличительная ведомость, которая показывает соответствие фактических показателей остатков на складе и показателей, рассчитанных системой.

Учет проданных блюд. Марочный отчет составляется ежедневно кассовой программой. Составляется он для каждой точки реализации, а заполняется на основании кассовых чеков, абонементов, талонов, накладных и других документов. На его основании можно распечатать типовую форму ОП-10 «Акт о реализации и отпуске изделий кухни».

Схема автоматизации оперативного учета ресторана классического типа (кухня, склад, бар, зал) приведена на рисунке.

от блюда, списание возвращенного блюда при невозможности его дальнейшей продажи. При приеме заказа официантом и регистрации его в компьютере автоматически на кухне распечатывается марка с указанием наименования блюда, количества порций и различных модификаторов. Одновременно с выдачей фискального чека происходит регистрация факта продажи блюд, и они попадают в автоматически формируемый дневной марочный отчет, который в дальнейшем копируется на сервер в складскую программу.

В бухгалтерии в складской программе происходит регистрация приходных и расходных накладных, документов на внутреннее перемещение. Далее на основании марочного отчета списываются продукты, израсходованные на приготовление

1 1

Склад Сырье Кухня

Приходные и расходные накладные Анализ реализации продуктов

Товар .......—-—- Блюда

Кассовый терминал

........................................... Марочный отчет ...........................................

Бар Зал

Ккпшый компьютер: калькуляция себестоимости

Накладные

Бухгалтерия

Схема автоматизации оперативного учета ресторанного бизнеса

блюд, рассчитывается себестоимость реализованного сырья и товаров. Звеном, связывающим бухгалтерский финансовый учет и оперативный учет, является товарный отчет, который также автоматически формируется в складской программе.

Таким образом, при покупке системы автоматизации предварительно необходимо получить ответы на два вопроса:

1. Система автоматизации какой фирмы-производителя наиболее подходит для данной организации общественного питания?

2. Какая конфигурация системы будет наиболее эффективна для организации, т. е. какой участок производственного процесса требует автоматизации оперативного учета — касса, калькуляция, склад или же все перечисленные участки одновременно?

Далее рассмотрим некоторые из существующих систем автоматизации оперативного учета в общественном питании*.

Обзор систем автоматизации общественного питания

Программа «ИНИНГ-ХЛЕБОСОЛ» разработана для автоматизации основных производственных задач комбинатов общественного питания, а также ресторанов, кафе, столовых и баров гостиниц, пансионатов, баз отдыха, санаториев, больниц.

Система «ИНИНГ-ХЛЕБОСОЛ» выполнена в архитектуре «Файл-сервер», работает в среде MS Windows 95/98/NT/2000/XP/Vista и может использоваться как на одном рабочем месте, так и в компьютерной сети.

Система состоит из программных модулей, объединяющих тематически или функционально связанные программы. Программные модули с входящими в них программами сгруппированы в блоки настройки, текущей работы и служебный.

Программа «ИНИНГ-ХЛЕБОСОЛ» позволяет осуществлять:

• ведение рецептурного справочника блюд и полуфабрикатов;

• составление меню на день, на неделю и т. д. с учетом медицинских норм потребления, сроков годности, энергетической и пищевой ценности продуктов, их количественного запаса на складе;

• расчет необходимого количества продуктов для обеспечения производственной программы;

• расчет банкетов;

• учет движения продуктов: приход от поставщи-

* Материал подготовлен на основе Интернет-сайтов фирм-производителей данных программных продуктов.

ков, расход в производство, в буфет и на другие цели;

• контроль за закупками продуктов и расчетами с поставщиками, составление ведомости дневного расхода продукции в соответствии с меню и технологическими карточками по различным точкам реализации;

• калькуляцию себестоимости блюд, расчет отпускной цены блюд и стоимости питания для одного человека;

• формирование разнообразных производственных и диетологических отчетов за различные периоды, в том числе учет суточного потребления различных пищевых продуктов и пищевой ценности блюд;

• расчет отпускной цены блюд;

• подготовку данных для бухгалтерского учета;

• анализ дохода, прибыли и рентабельности блюд;

• оформление материально-продуктового отчета за заданный период, оборотной ведомости по продуктам, складской учет, инвентаризацию на складах с учетом расфасовки продуктов.

В системе подготавливаются все необходимые для обеспечения работы и анализа результатов руководящие, справочные и отчетные документы в соответствии с установленным документооборотом. Все первичные и отчетные документы выдаются на экран для просмотра, выводятся на печать (в формате А4), выгружаются в файл. При подготовке любого отчета может быть наложен фильтр (проведена целевая выборка данных): по заданному периоду времени, подразделению, виду объекта и другим группирующим признакам. Все первичные документы готовятся по утвержденной форме.

Предусмотрена совместная работа с офисными программами: экспорт отчетов в MS Word, выгрузка данных в формат Excel, DBF и др.

Ресторанная система «R-Keeper» — это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для владельцев и финансового менеджмента, т. е. для управления ресторанным бизнесом.

Система «R-Keeper» является многофункциональной системой, включающей в себя целое семейство программных продуктов, из компонентов которого как из кубиков можно построить систему, удовлетворяющую потребностям конкретного ресторана или кафе.

В минимальной конфигурации система работает на одной кассовой машине, максимальное количество терминалов — неограниченно.

Система автоматизации складского учета «R-Keeper StoreHouse», разработанная компанией

«UCS», позволяет полностью контролировать процесс управления производством в ресторанах, кафе и ресторанах быстрого обслуживания.

Совместимость системы <^огеНоше» с системой бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия» позволяет пользователю на основе документов системы <^огеНоше» автоматически формировать в системе «1С: Бухгалтерии» журнал операций и журнал проводок. Специализированный OLE-сервер обеспечивает системе «1С: Бухгалтерии» непосредственный доступ к данным системы <^огеНоше», что упрощает взаимодействие этих двух программ.

Функции системы:

• учет движения товаров (приход, расход, списание, комплектация и др.);

• калькуляция блюд (автоматический расчет себестоимости);

• полностью автоматизированное списание продуктов и полуфабрикатов на основании реализации блюд с использованием или без использования взаимозаменяемых продуктов;

• многофункциональная инвентаризация, в том числе инвентаризация полуфабрикатов;

• ввод и хранение данных о всех продуктах, участвующих в производстве, единицах измерения, корреспондентах, валютах, ставках налога с продаж и НДС, плане счетов и т. д. Возможности системы по работе с документами:

1. Система позволяет создавать и обрабатывать следующие документы:

— приходные накладные;

— расходные накладные;

— документы внутренних перемещений;

— сличительные ведомости;

— документы возврата товара поставщику;

— документы списания испорченных продуктов;

— счета-фактуры;

— документы о расходе блюд.

2. В зависимости от статуса документов (активный / неактивный) они могут участвовать или не участвовать в пересчете себестоимости. Статус документа задается пользователем и легко изменяется.

3. При сохранении активных документов по каждому из продуктов показывается остаток после операции.

4. Продукты в документах могут быть заданы в любых определенных для этих продуктов единицах измерения.

5. Любые документы могут копироваться в документы других типов.

6. Данные из ведомости остатков могут копироваться в любой из типов документов.

7. При проведении инвентаризации можно использовать весы для определения остатков товаров с учетом массы тары (в том числе и спиртных напитков)

8. При проведении инвентаризации система информирует о выявленных излишках или недостаче.

9. При заведении документов имеется возможность использовать сканер для чтения штрих-кодов.

10. Предлагаемые выходные формы документов унифицированы и соответствуют государственным стандартам.

Возможности системы по работе с калькуляционными картами:

1. Создание калькуляционных карт блюд с привязкой к конкретной дате.

2. Формирование калькуляционных и технологических карт, соответствующих российским стандартам, в том числе:

— заполнение калькуляционной карты на любую норму закладки;

— автоматический и ручной расчет выхода в готовом виде;

— автоматический расчет себестоимости по выбранному складу;

— неограниченная вложенность калькуляционных карт;

— три стадии обработки продукта в технологических картах (вес брутто, вес после холодной обработки и вес после горячей обработки (вес готового продукта);

— автоматическое формирование актов проработки;

— привязка блюда к группе взаимозаменяемых продуктов.

3. Для каждого продукта/блюда возможен просмотр списка калькуляционных карт, в которые входит данный продукт/блюдо.

Возможности системы по работе с отчетами: 1. Система <^огеНоше» формирует следующие виды отчетов:

— ведомость остатков;

— оборотную ведомость товаров;

— движение товара;

— обороты по документам;

— последний приход/расход;

— товарный отчет;

— расчеты с поставщиками/получателями;

— анализ поставщиков;

— движение продуктов в производстве;

— книгу покупок/продаж;

— журнал проводок;

— заявку на закупку товара;

— акты реализации;

— анализ реализации;

— сводный анализ реализации;

— продажи блюда;

— продажи по дням;

— продажи по категориям;

— относительные суммы по продажам;

— расход продуктов по нормам рецептур;

— список блюд;

— список рецептов;

— калькуляции по дням;

— калькуляции по продажам;

— список калькуляций по продажам.

2. Гибкая настройка условий отбора позволяет строить отчеты:

— на конкретную дату или за период;

— по конкретному складу;

— по товарной группе или отдельному продукту;

— по поставщикам или получателям;

— учитывая только те продукты, количественные остатки по которым соответствуют заданному условию;

— учитывая только те продукты, суммовые остатки по которым соответствуют заданному условию.

3. Отчеты могут экспортироваться в Word, Excel и другие Windows-приложения.

4. Система информирует пользователя о несоответствии текущих остатков на складе максимально и минимально допустимому запасу.

Приложение «StoreHouse Administrator», входящее в состав системы складского учета «StoreHouse», позволяет осуществлять администрирование прав пользователя, т. е. разграничивать доступ, используя систему паролей.

Программный продукт «АСТОР: Общепит» фирмы «АСТОР ВЦ» идеально подходит для небольших и средних по размеру кафе, баров, ресторанов, предприятий быстрого питания (фаст-фуд), столовых, а также для производственных предприятий и сетей производственных предприятий: комбинатов питания любого масштаба, цехов по производству полуфабрикатов, кулинарных цехов/кулинарий.

Основная схема работы, реализованная в программе «АСТОР:Общепит 2.0», позволяет осуществлять следующие операции:

• закупку товаров и ингредиентов;

• производство готовой продукции и полуфабрикатов;

• распределение на склад готовой продукции и в отделы реализации;

• внутренние складские операции и учет по складу и подразделениям;

• реализацию блюд, товаров в розницу или оптом;

• формирование данных по операциям для системы бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерии». Программный продукт «АСТОР: Общепит»

не является самостоятельным продуктом и предназначен для совместной работы с системой «1С: Предприятие», компонента «Оперативный учет».

Программный продукт «ВДГБ: Общепит» предназначен для автоматизации учета на предприятиях общественного питания (кафе, бары, рестораны, столовые и т. п.), обладающих рядом особенностей, не позволяющих использовать типовые поставки программ системы «1С: Предприятие».

Программный продукт «ВДГБ: Общепит» позволяет формировать блюда на основе набора ингредиентов (часто достаточно произвольного и изменяющегося во времени) и характерной схеме закупки продуктов (не только от организаций, но и с рынка по закупочным актам и т. д.). Документы конфигурации не просто отражают движение сырья, продуктов для целей оперативного учета, но и формируют все необходимые бухгалтерские проводки.

Программный продукт «ВДГБ: Общепит» предоставляет следующие возможности:

• ведение списка блюд с учетом нормативов расхода продуктов;

• отслеживание и создание «вложенности блюд»;

• отражение всех необходимых операций по движению сырья (продуктов) и готовой продукции (блюд);

• наличие калькуляционной карты, формирующейся полностью автоматически;

• соответствие форм документов традиционным документам предприятий общественного питания;

• особый механизм «ввода на основании», позволяющий вводить документы, копируя основные данные введенных ранее других документов, в логической последовательности;

• введение документов от меню-требования на выдачу продуктов до реализации готовых блюд практически одним нажатием кнопки. Программный продукт «ВДГБ: Общепит»

создан на базе системы «1С: Предприятие» и является дополнением к типовой конфигурации «Производство + Услуги + Бухгалтерия». Он ориентирован на применение не только на предприятиях общественного питания, являющихся самостоятельными организациями, но и в компаниях, для которых данный вид деятельности является вспомогательным.

Программный продукт «ВДГБ: Общепит» не является самостоятельным продуктом, для его

успешной работы необходимо наличие компонент «Бухгалтерский учет» и «Оперативный учет» системы программ «1С: Предприятие».

Программный продукт «Трактир: Стандарт» предназначен специально для работы с ресторанами высокого класса, сетями предприятий быстрого обслуживания и небольшими бистро. Он представляет собой общее типовое решение задачи бухгалтерского учета в организациях общественного питания. В конфигурации предлагается целостная система бухгалтерского учета, включающая план счетов, набор справочников и первичных документов, алгоритмы формирования калькуляционных карточек, проводок и получения отчетности.

Программный продукт «Трактир: Стандарт» позволяет осуществить следующие возможности:

• формирование калькуляционных карточек на блюда в условиях динамического изменения закупочных, учетных и продажных цен;

• использование схемы «блюдо в блюде» с неограниченным количеством уровней вложенности;

• учет сезонных норм закладок продуктов в блюда;

• ведение количественно-суммового учета продуктов и блюд с контролируемым процентом наценки при назначении розничных цен на блюдо;

• ведение учета продуктов и блюд на нескольких кухнях и точках реализации;

• расчет расхода сырья в соответствии с данными о реализации;

• ведение «истории» отпускных цен на блюда и продукты;

• установку для одной номенклатурной единицы разных цен для различных мест реализации и единиц измерения;

• оформление поступления товаров непосредственно на кухню или место реализации, минуя кладовую;

• свободное перемещение продуктов на кухни для производства блюда либо в розничную продажу на точки реализации;

• инвентаризационную опись товаров (продуктов, блюд и полуфабрикатов) с автоматическим формированием проводок по корректировке остатков и отнесением недостачи/излишков на счета бухгалтерского учета;

• формирование меню для зала и прейскуранта барной продукции;

• учет служебного питания по каждому сотруднику;

• списание товаров (продуктов, блюд и полуфаб -рикатов) на любой счет бухгалтерского учета;

• автоматический расчет реализационного наложения и определение финансового результата;

• получение отчета об остатках товаров в кладовых;

• товарные отчеты по кухне (ОП-14) и рознице (ТОРГ-29);

• формирование заборного листа (форма ОП-6);

• групповую обработку справочника «Номенклатура».

Программный продукт «Трактир: Стандарт» не является самостоятельной программой и предназначен для использования с компонентой «Бухгалтерский учет» системы программ «1С: Предприятие».

Литература

1. Бабаев Ю. А., Петров А М. Бухгалтерский учет в сфере ресторанного бизнеса. — СПб.: Питер, 2003.

2. Бабаев Ю. А., Петров А. М. Бухгалтерский учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности: Учеб. -практическое пособие. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

3. Петров А. М. Общественное питание: учет и калькулирование себестоимости. — М: Изд-во «Омега-Л», 2006.

А А А