CC BY
61
УДК 004.4:657
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА В АВТОСЕРВИСНЫХ КОМПАНИЯХ НА ПЛАТФОРМЕ «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ»
Львова Галина Николаевна,
старший преподаватель кафедры экономики и финансов, e-mail: gallvova@yandex.ru, Московский университет имени С.Ю. Витте, филиал в г. Рязани
В статье определено значение автоматизации учета для автосервисных организаций. Каждый руководитель предприятия автомобильной отрасли сталкивался с проблемой выбора программы для автоматизации своей компании. Рынок программного обеспечения для автосервиса довольно широк, выбор программы для учета зависит от различных факторов: размера компании, процессов, которые нужно автоматизировать.
Автосервисные компании предоставляют своим клиентам широкий перечень работ по техобслуживанию автомобилей, ремонту. В современных автосервисах учет строится на отлаженных процессах работы: поиск клиента и его автомобиля; расчет стоимости ремонта; предварительная запись на ремонт; учет рабочего времени механиков. Так же работа автосервиса тесно связана с работой склада, для этого необходимо организовать учет запчастей: заказ и продажа запчастей; складские операции; анализ работы склада. Все эти важнейшие функции помогает выполнять программа автоматизации, причем делает это просто и понятно, вмещая огромные массивы информации и структурируя ее. Программа автоматизации помогает значительно упростить рабочий процесс.
Внедрение систем автоматизации бухгалтерского учета помогает значительно повысить рентабельность компании за счет эффективной работы сотрудников - автоматизированные операции помогают избежать участия человеческого фактора. Понижается уровень утечек и злоупотреблений оборудованием или материалами, что помогает вести полный и достоверный учет и развивать компанию. Совершенствование обслуживания позволит автосервисной компании привлечь большее число клиентов, создать положительный имидж организации.
Разработанное дополнение к конфигурации «1С: Предприятие»реализует информационную справочную систему, предназначенную для организации учета распределения работ по отделам и работникам, а также ведет учет стоимости произведенных работ. Приложение позволяет производить ввод, редактирование и просмотр содержимого баз данных, а также отвечать на запросы пользователя и составлять разнообразные отчеты.
Ключевые слова: автоматизация учета, регистры, информационная система, резервирование материалов, запись на ремонт, 1С: Предприятие
AUTOMATION IN AUTOSERVICE COMPANIES ON PLATFORM
«1C:ENTERPRISE»
Lvоvа G.N.,
senior lecturer, department of economics and finance, e-mail: gallvova@yandex.ru, Moscow Witte University, Ryazan
The article defines the importance of accounting automation for car service organizations. Every head of the automotive industry has faced the problem of choosing a program to automate his company. The market for software for auto service is quite wide, the choice of the program to account depends on various factors: the size of the company, the processes that need to be automated.
Auto service companies provide their customers with a wide range of car maintenance and repair work. In modern service stations, accounting is based on well-established processes of work: search for the client and his car; Calculating the cost of repairs Pre-record for repairs; accounting for the working hours of mechanics. Also, the work of the service station is closely related to the work of the warehouse, it is necessary to organize the accounting of spare parts: order and sale of spare parts; Warehouse operations Analysis of the warehouse. All these essential functions are helped by the automation program, and makes it simple and clear, absorbing huge amounts of information and structuring it. The automation program helps to simplify the workflow significantly. The introduction of accounting automation systems helps to significantly improve the profitability of the company due to the efficient work of employees - automated operations help to avoid the participation of the human factor. The level of leaks and abuse of equipment or materials is reduced, which helps to keep a full and reliable record and develop the company. Improving service will allow the car service company to attract more customers, create a positive image of the organization.
Developedaddition to the configuration "lC:Enterprise" implements an information reference system designed to organize the distribution of work by department and employees, as well as keeps records of the cost of work. The app allows you to enter, edit, and view database content, as well as respond to user requests and compile a variety of reports.
Keywords: accounting automation, registers, information system, material reservation, repair record
DOI 10.21777/2587-554X-2019-4-45-51
Введение
В масштабах любого города Российской Федерации можно заметить, как увеличивается количество самых разнообразных автосервисов.
Обслуживанием автомобилей в настоящее время в России занимается более 39 тысяч точек сервиса (по данным агентства «АВТОСТАТ»). Для составления маркетингового отчета «Рынок автосервиса России» было исследовано 64 региона. В данном отчете в тройке лидеров по количеству участников рынка присутствуют Москва и Московская область - 5,3 тыс. точек сервиса, г. Санкт-Петербург и Ленинградская область - 3,1 тыс., Новосибирская область - 2,0 тыс. В Республике Татарстан и Свердловской области это значение находится в диапазоне от 1,5 до 2 тысяч. Наименьшее развитие бизнес по обслуживанию автомобилей получил в Республике Мордовия и Сахалинской области, где на каждый регион насчитывается менее 100 автосервисных точек.
Современные подходы к автоматизированному решению задач бухгалтерского и налогового учета в автосервисных компаниях предусматривают следующие функции: способность вести базу клиентов, базу запчастей, которые могут потребоваться при обслуживании клиентов, способность вести базу цен на обслуживание в сервисном центре, вести базу работников сервисного центра, а также базу договоров на обслуживание, способность принимать заказы на обслуживание и следить за ходом выполнения заказа, после чего подсчитывать сумму, которую заработал сервисный центр после выполнения заказов [5].
Развитие большой сети автосалонов требует от их собственников грамотного и точного ведения бухгалтерского и налогового учета.
Задачей технического обслуживания и текущего ремонта автомобилей, как сферы практической деятельности автосервисных компаний является поддержание и восстановление работоспособности автомобильного парка. В силу этого возникает необходимость разработки модели программного продукта, предназначенного для автоматизации процесса подбора запчастей для ремонта и непосредственного ремонта автомобиля, а также расчета заработной платы мастерам выполнившие данные работы [1].
Прикладная интерпретация полученных результатов
В ходе проведенных исследований информационных систем, предназначенных для компаний автосервиса, выявлено, что они должны в комплексе автоматизировать такие аспекты, как учет выпол-
нения различных ремонтных работ, трудозатрат сотрудников, взаиморасчетов с клиентами компании и партнерами, кадров, торгово-складской деятельности, начисление и расчет заработной платы сотрудников. Все виды учета и оперативный, и бухгалтерский, и налоговый должны быть реализованы в одной программе и во взаимосвязи между собой, которая предполагает однократное формирование необходимых документов в системе и дальнейшее многократное их использование [3].
Практика корпоративных внедрений на платформе «1С: Предприятие» и статистика работающих крупных компаний показывает, что решения на платформе «1С: Предприятие» позволяют комфортно работать сотням пользователей в единых базах. И вопрос успешности работы таких компаний - это вопрос профессионального подхода компании-интегратора к ИТ-архитектуре системы.
Платформа «1С: Предприятие» обладает хорошей функциональностью и предполагает работу большого количества пользователей. Одно и то же прикладное решение можно использовать как в одном, так и в многопользовательском варианте без модификации самого прикладного решения [4].
При создании и изменении конфигураций на платформе «1С» можно использовать различные встроенные инструменты.
К ним относятся:
1. Встроенный язык 1С;
2. Язык запросов 1С;
3. Управляемое приложение;
4. Встроенные механизмы конфигурирования [8].
«1С: Предприятие» позволяет грамотно и корректно спроектировать целостное программное обеспечение для автосервиса [7]. В конфигурации для автосервисных компаний рекомендуется использование следующих разработанных документов, отраженные в таблице 1.
Таблица 1 - Структура документов в программе «1С: Предприятие»
Наименование документа Краткое описание
Запись на ремонт Запись клиентов на ремонт автомобиля
Резервирование материалов Резервирование материалов по мастерам автосервиса
Заказ-наряд Создание заказа на выполнение работы
Начисление заработной платы Начисление заработной платы по выполненным работам
Источник: составлено автором
Документ «Запись на ремонт» предназначен для записи клиента на ремонт автомобиля. Данный документ заполняет или менеджер, или мастер автосервисной мастерской с указанием в табличной части вида производимого ремонта.
Документ «Резервирование материалов» заполняет сотрудник автосервиса исходя из данных о записи на ремонт. При проведении документ снимает с остатков материалы и в случае нехватки сообщает пользователю.
Документ «Заказ-наряд» создает менеджер, или мастер автосервисной мастерской, если все необходимые для ремонта материалы есть в наличии. Также отмечает какой сотрудник будет выполнять ремонтные работы. Данный документ будет проводиться только тогда, когда работы по ремонту будут выполнены полностью, при проведении документ окончательно спишет с регистров материалы и зафиксирует факт выполнения работ конкретным сотрудником.
Документ «Начисление заработной платы» предназначен для расчета заработной платы сотрудникам по выполненным работам. Данный документ заполняется раз в месяц сотрудником бухгалтерии автосервисной компании. При проведении документ сделает записи в регистры расчета, с которых далее будет возможность составлять отчеты и расчетные листки для выдачи сотрудникам зарплаты.
Рассмотрим документ «Запись на ремонт».
Данный документ будет регистрировать клиентов на ремонт в автосервис. На основании проведенного документа в дальнейшем будет заполняться документ «Заказ наряд», отраженный на рисунке 1. Проведение документа означает автоматическое формирование проводок бухгалтерского и налогово-
го учета, а также записей в необходимых регистрах накопления. Документ будет состоять из титульной части, в которой необходимо будет заполнить сведения об организации, клиенте и ответственном лице, и табличной части в которою в свою очередь пользователь будет вносить сведения о ремонте.
Рисунок 1 - Вид документа «Запись на ремонт»
Документ «Резервирование материалов», отраженный на рисунке 2, будет служить для резервирования тех или инных материалов, комплектующих под конкретного мастера.
Рисунок 2 - Форма документа «Резервирование материалов»
Данный документ должен делать записи в регистре «Резервирование материалов» с видом движения «Приход». Так же должен отслеживать возможно ли зарезервировать материалы при их отсутствие на складе и при условии нехватки материалов сообщать об этом пользователю.
В конфигураторе разработанный отчет «Материалы в резерве», отраженном на рисунке 3, который будет отслеживать какие материалы и в каком количестве были зарезервированы тем или иным мастером.
Мастер
Материал Количество Остаток
1- -1 Абдулов Юрий Владимирович
Амортизатор 1,00
Воздушный фильтр 1,00
8 Иванов Петр Константинович
Амортизатор 1,00
Воздушный фильтр 3,00
Сигнализация 2,00
8 Романов Олег Григорьевич
Амортизатор 6,00
Воздушный фильтр 3,00
Моторное масло 2,00
Рисунок 3 - Фрагмент отчета «Материалы в резерве»
Рассмотрим особенности формирования отчета.
При составлении отчета происходит анализ наличия конкретных материалов на складе. Проверяются остатки на начало и конец рабочего дня. Анализируются данные справочника «Номенклатура». Затем происходит резервирование запрашиваемых материалов за конкретным мастером для выполнения конкретного вида работ [6].
Документ «Заказ-наряд» будет создаваться на основании документа «Запись на ремонт». Данный документ служит для списания материалов по бухгалтерскуму учету, снятия с резерва материлов и дальнейшего начисления зарплаты сотрудникам организации.
Для формирования данного документа будут использованы следующие данные из справочников:
- организация;
- мастер;
- ответственный;
- комментарий.
Для заполнения табличной части будем использовать данные:
- наименование работ;
- материал;
- количество;
- стоимость;
- процент оплаты от стоимости.
Также документ будет формировать записи в соответствующих регистрах, а именно списывать материалы со склада и формировать проводки по бухгалтерскому учету и снимать их с резерва мастера.
Документ «Расчет заработной платы сотрудникам организации» для применения в автосервисных компаниях необходимо доработать так, чтобы он мог помимо начисления основного оклада имел возможность доначисления сотрудникам зарплаты за выполненные ремонты за весь месяц.
Перед доработкой документа в режиме «1С: Предприятие» нам необходимо создать вид расчета для дополнительных начислений, назовем его «Процент от выполненных работ». В форме документа «Начисление заработной платы», отраженном на рисунке 4, создадим кнопку для данного расчета.
При нажатии на кнопку «Рассчитать по работам» осуществляется запрос по всем проведенным документам «Заказ - наряд» за текущий месяц расчета и формирует результат расчета дополнительной заработной платы по выполненным работам по каждому сотруднику.
Все разработанные нами документы помогут грамотно организовать бухгалтерский учет в автосервисных компаниях.
Рисунок 4 - Создание кнопки «Рассчитать по работам»
Заключение
В настоящее время недостаточно автоматизирован бухгалтерский учет в автосервисных компаниях. Автоматизация с помощью качественного программного обеспечения облегчает процесс учёта, контроля и анализа работы сотрудников, что позволяет добиваться максимальной эффективности бизнеса, способствует эффективному функционированию компании за счет минимизации затрат человеческих ресурсов, удобный и качественный контроль документооборота, складского дела [2].
С внедрением доработанной информационной системы многие действия, которые требовали внимания и значительного времени у персонала будут автоматизированы. Документ «Заказ-наряд» создает менеджер, или мастер автосервисной мастерской, если все необходимые для ремонта материалы есть в наличии. Движение материалов можно будет проще отследить, используя документ «Заказ-наряд». Доработанный документ «Расчет заработной платы сотрудникам организации» позволит доначислять сотрудникам зарплаты за выполненные ремонты за весь месяц.
Доработанная информационная система позволяет хранить большое количество сведений в одной базе данных, экономит рабочее время за счет автоматизации некоторых процессов таких как, учет стоимости работ, а также учет распределения работ по мастерам.
Список литературы
1. Голкина Г.Е., Киров А.Д. Организация защиты корпоративной информации от несанкционированного доступа в системе электронного документооборота // Славянский форум. - 2016. - № 2 (12). -С. 95-102.
2. Данелян Т.Я. Экономические информационные системы (ЭИС) предприятий и организаций: монография. - М.: ЮНИТИ, 2015. - 284 с.
3. Емельянов С.В. Информационные технологии и вычислительные системы: Вычислительные системы. Математическое моделирование. Прикладные аспекты информатики. - М.: Ленанд, 2015. - 96 с.
4. Замятина О.М. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. Моделирование сетей: учебное пособие для магистратуры. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 159 с.
5. Мелехин В.Ф. Вычислительные машины, системы и сети. - М.: Academia, 2017. - 304 с.
6. Неделькин, А.А. Интегрированная система управления предприятием / А.А. Неделькин, М.Г. Степанова, С.В. Шайтура // Славянский форум. - 2016. - № 2 (12). - С. 180-187.
7. Романова Ю.Д., Шайтура С.В. Технологии поиска информации // Славянский форум. - 2015. -№ 2 (8). - С. 283-292.
8. Шайтура С.В. Интеллектуальные информационные системы. Место в современной организации. В книге: Интеллектуальные системы и технологии. - Бургас: Институт гуманитарных наук, экономики и информационных технологий, 2016. - C. 7-18.
References
1. Golkin G.E., Kirov A.D. Organization of Protection of Corporate Information against Unauthorized Access in the Electronic Document Circulation System // Slavonic Forum. - 2016. - № 2 (12). - P. 95-102.
2. Danelyan T.J. Economic information systems (EIS) of enterprises and organizations: monography. - M.: UNITY, 2015. - 284 p.
3. Yemelyanov S.V Information technologies and computing systems: Computing systems. Mathematical modeling. Applied Aspects of Informatics. - M.: Lenand, 2015. - 96 p.
4. Zamyatina O.M. Computing systems, networks and telecommunications. Network modeling: Training manual for master 's degree. - Lubertsy: Jurayt, 2016. - 159 p.
5.Melehin VF. Computing Machines, Systems and Networks. - M.: Academia, 2017. - 304 p.
6. Nedelkin A.A., Stepanova M.G., Shaitura S.V Integrated Enterprise Management System // Slavonic Forum. - 2016. - № 2 (12). - P. 180-187.
7. Romanova Y.D., Shaitura S.V Information Search Technologies // Slavonic Forum. - 2015. - № 2 (8). - P. 283-292.
8. Shaitura S.V Intelligent Information Systems. Place in the modern organization. In the book: Intellectual systems and technologies. - Burgas: Institute of Humanities, Economics and Information Technologies, 2016. - P. 7-18.
