CC BY
19
строительства»;
4. Приказ МЧС России от 28 ноября 2011 г. № 710 «Об утверждении Административного регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий предоставления государственной услуги по согласованию специальных технических условий для объектов, в отношении которых отсутствуют требования пожарной безопасности, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными документами по пожарной безопасности, отражающих специфику обеспечения их пожарной безопасности и содержащих комплекс необходимых инженерно-технических и организационных мероприятий по обеспечению их пожарной безопасности»;
5. СП 7.13130.2013 Отопление, вентиляция, кондиционирование. Противопожарные требования;
6. СП 60.13330.2012 Отопление, вентиляция, кондиционирование воздуха;
7. ГОСТ Р 53321 - 2009 Аппараты теплогенерирующие, работающие на различных видах топлива. Требования пожарной безопасности. Методы испытаний;
8. ГОСТ Р 1.4 - 2004 Стандарты организаций. Общие положения;
9. ТЯ ОЬ 2006 Технические правила по проектированию, определению размеров и монтажу конвекционных печей, кафельных и оштукатуренных печей, источников тепла для отопления двух этажей, отопления нагретыми поверхностями, гипокауста, теплоаккумулирующих печей, открытых каминов, закрытых каминов, очагов, хлебопекарных печей.
УДК 657.1.011.56
Батунова Ю.С. студент 3 курса факультет «Экономический» научный руководитель: Кружкова И.И., к.э.н.
доцент
Орловский государственный аграрный университет имени Н.В. Парахина
Россия, г. Орёл
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ПРОГРАММЕ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ 8»
Аннотация: В статье рассматривается автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами.
Ключевые слова: автоматизация, учет, подотчетное лицо, подотчетная сумма, расходы, электронная форма документа, денежные документы, авансовый отчет.
Batunova Y. S. students 3 courses faculty of Economic Orel state agrarian University named after N. In. Parahina
Russia, Orel Scientific Director
Kruzkova I. I., candidate of economic Sciences, associate Professor Orel state agrarian University named after N. In. Parahina
Russia, Orel
AUTOMATION OF THE ACCOUNT OF CALCULATIONS WITH ACCOUNTABLE PERSONS IN THE PROGRAM "1C: ACCOUNTING 8"
Abstract: the article deals with the automation of the account of calculations with accountable persons.
Key words: automation, accounting, accountable person, accountable amount, expenses, the electronic form of the document, cash documents, advance report.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т. к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации; представительские расходы и прочее.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами. Можно объективно утверждать, что эффективная организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представляет особую важность для руководства предприятия в контексте недопущения нецелевого расходования средств организации. [2]
При осуществлении хозяйственных операций с подотчетными лицами программа «1С: Бухгалтерия предприятие 8» дает возможность полностью автоматизировать процесс учета по данному участку: от написания заявления до формирования печатной формы авансового отчета с формированием полного спектра корреспонденций счетов. [1]
Денежные расчеты с подотчетными лицами отражаются документами -«Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер» с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы. При возврате задолженности (документ «Приходный кассовый ордер») дополнительно указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчетному лицу. Также в кассе могут хранится денежные документы.
Денежные документы - это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Оформляются денежные документы «Приходным ордером», а выдаются подотчетному лицу «Расходным ордером». Основное отличие денежных документов от других в том, что они всегда имеют свою номинальную стоимость, на сумму которой можно получить определенный объем услуг (товаров, работ). К денежным документам относят оплаченные талоны на бензин, почтовые марки, которые были куплены у поставщика . [2]
Выдача наличных из кассы подотчетному лицу происходит с помощью документа - «Расходный кассовый ордер» (Электронная форма окна представлена на рисунке 1):
Нид-тч.« наличных ЫДОО-ОООООЭ от 27 О I ?0 15 I? ОО ОI
Мргияч ш II члкрнп> (, [1 ^Провести 'V, м* Расходный кассовый ордер (КО-2) С-аздвть не основании • I Вил операции | Вмдачм подотчетному пину
J Номер НД99КЮ0003 _ | от | 27 01 2015 12 00 01 Ш
Получатель. | Боссов Шеф Начепьникиеич
Сумм« [ 10 ООО 0С> |Д Вам. • рув
Статья НДС | Выдача подотчетному /VI...
Выдано (ФИО). | Боссов Ш Л ~1
По документу | расходный кассовый ордер
Основание | Поездка в командировку
Приложение
Комментарии
Рисунок 1 - Электронная форма документа «Расходный кассовый ордер».
Перечисление денежных средств с расчетного счета организации происходит с помощью создания документа «Банковские выписки», затем нажатия кнопки - «Списание» (рисунок 2):
Рисунок 2 - Электронная форма документа «Банковская выписка».
Учет денежных документов в организации ведется на счете 50.03 «Денежные документы». [2]
На данном счете аналитический учет ведется в разрезе «Денежных документов», перечень их находится в справочнике. Однотипные элементы данного справочника объединяются в различные группы. Группы «Денежных документов» следует представить в схеме 1.
ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Схема 1 - Группы «Денежных документов» Денежные документы на основании Расходного ордера, посредством выписки электронной формы документа «Денежные документы», выдают подотчетному лицу. [1] Для этого следует выбрать в меню «Банк и касса» в программе «1С: Бухгалтерия предприятия 8» раздел «Денежные документы» - «Выдача денежных документов» (рисунок 3):
Рисунок 3 -Выдача денежных документов подотчетному лицу.
Для расчетов с подотчетными лицами предназначен документ «Авансовый отчет», составленный в течение 3 дней после командировки, осуществления хозяйственных расходов. Авансовый отчет оформляется для того, чтобы закрыть задолженность подотчетного лица, т. е. отразить расход выданных ему денежных средств на нужды предприятия. Для создания документа, следует зайти в раздел «Банк и касса», а в разделе «Касса» сформировать «Авансовый отчет». [4] (Электронная форма документа представлена на рисунке 4) и нажать кнопку «Создать».
Рисунок 4 - Электронная форма документа «Авансовый отчет»
Документ «Авансовый отчет» выполняет 2 функции:
1) составляет корреспонденции по учету расчетов с подотчетными лицами и формирует печатную форму «Авансового отчета»;
2) является обязательным объектом аналитики (субконто). Т. е. расчеты с подотчетными лицами на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами» видим в разрезе каждого «Авансового отчета». [2]
Документ оформляется в момент подачи в бухгалтерию заявления сотрудника или приказа о его направлении в командировку, или в момент выдачи аванса, или в момент оформления авансового отчета. В одном документе «объединяется» информация о полученных в подотчет средствах и произведенных подотчетным лицом расходах.
Документ "Авансовый отчет" содержит 4 закладки (схема 2):
Прочее
Схема 2 - Закладки электронной формы документа «Авансовый отчет» Закладка «Авансы» (рисунок 5): самая первая закладка называется "Авансы", она предназначена для ввода информации о документе, которым выданы денежные средства, денежные документы сотруднику в подотчет. Процесс заполнения данной закладки следующий: добавляем новую строку и выбираем нужный вид документа, а затем и сам документ, которым отражена выдача денег. [1]
Авансовым отчет НД99 000001 от 02.02.2015 12:00.00 *
Прааесм м аармт* ы * Пролает» ш Аыксвм* отчет; ДО-1) Созвать «а оспомпми « ^ Нс^ер чДЭ^ООСХХП от 02 0? 201500 оа §
Павпчгт*«« ^лгг^ Шеф И а-ьг^кг^аи-Сяллй Цагариагыш* с»ллд
-^•■•.и . ~садом(7} Возврат**тара Оплата (1) Прочее |1|
^Избавить О X | ^
Ы .Повунеит ве**са
I Бидзча -ось**« к!»9нХ00Са от 27 01201512 00-01
ндаоооосб ш >7 01ЯП5 О 00 ®
3 вмамдсхоАкая^гт^НШМОООС) дг27 01315120000
м| яга Б|П1
1000000 РЛ
700000 ргв
5 500 30 рА
Рисунок 5 - Электронная форма «Авансового отчета» закладка «Авансы»
Закладка "Товары" (рисунок 6) предназначена для ввода информации о приобретенных подотчетным лицом товарно-материальных ценностей. Добавляем новую строку и выбираем товар из справочника "Номенклатура", указываем количество, цену и сумму, также следует установить галочку «СФ», если поставщиком предъявлен счет-фактура.
Рисунок 6 - Электронная форма «Авансового отчета» закладка «Товары»
На закладку "Оплата" (рисунок 7) вносится информация о суммах, уплаченных подотчетным лицом поставщику в счет оплаты приобретенных ранее товарно-материальных ценностей или авансом за будущие поставки.[3] При проведении в учете будут формироваться проводки по Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Рисунок 7 -Электронная форма «Авансового отчета» закладка
«Оплата»
На закладке "Прочее" (рисунок 8) указывается информация в случае командировочных расходах (суточные, проживание, билеты на проезд и пр.). Нужно обязательно внимательно заполнить поле "Счет затрат" и выбрать все доступные субконто, а также установить галочку "СФ" при её наличии.
Рисунок 8 -Электронная форма «Авансового отчета» закладка
«Прочее»
Проводки документа могут отличаться в зависимости от того, какие из закладок «Авансового отчета» заполнены. Документ может формировать следующие движения по счетам (рисунок 9):
сиимг ми' щи* лж ' Ьчц'ШЕ^к'^ццм уетт^ТО 1НЭС1
Мл «мл
|»п ада ли
' Г га»
¡««тлспстЦЯМШвгИШНЯг®» 1%'вииш* ста
12122« МП >..• ХШ ПИ
? (ей 1лх Шмт
12923% Л ЛИ
3 1 1 год» Ы^оец
(2422Ю В ЛИ
4 Еожя 11Й
вдов а [ }дш
1 С*_
»«»•V
одт
ЗОШ»
2»»
¿игнегдр
. "О с ; о] х
>Ш»
Рисунок 9 - Корреспонденция счетов, формируемая при проведении документа «Авансовый отчет» в программе «1: Бухгалтерия предприятия 8».
Для корректного проведения документа «Авансовый отчет» следует правильно заполнять следующие обязательные реквизиты документа (схема
3):
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА "АВАНСОВЫЙ
ОТЧЕТ"
Подотчтеное лицо
Организация
Дата отчета
Схема 3 - Основные реквизиты электронной формы документа
«Авансовый отчет».
1. Подотчетное лицо - выбирается из справочника «Физические лица» и соответствует сотруднику, который отчитывается за полученную сумму.
2. Следует указывать точно организацию, в которой происходит данная операция
3. В реквизите Дата отчета следует указать дату предоставления
авансового отчета подотчетным лицом. Дату отчета следует устанавливать, когда подотчетное лицо готово отчитаться по выданному авансу. Номер -это номер авансового отчета. Если указана дата отчета, то при записи документа номер авансового отчета будет назначен автоматически. Если дата отчета не указана, то при записи документа номер авансовому отчету не назначается.
4. Поле склад необходимо заполнить, если по авансовому отчету оформляется поступление товаров или материалов. [4]
Заполненный, таким образом, Авансовый отчет вместе с прилагаемыми к нему подтверждающими документами, с товарным и кассовым чеками заверяется сотрудником бухгалтерской службы и направляется на утверждение руководителю экономического субъекта.
Синтетический учет по подотчетным лицам формируется в оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а сальдо на конец периода переносится в Главную книгу. [2]
Таким образом, бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в рамках хозяйственной деятельности и развития предприятия является естественным и объективным процессом в современной экономике. Полное, точное, своевременное и достоверное отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче под отчет и использованию денежных средств подотчетными лицами является необходимым условием для формирования достоверной информационной картины для руководства предприятия.
Использованные источники:
1. Гилёв Е.М., Насипов Ф.М. Полный курс по «1С:Бухгалтериия предприятия 8»:Учебное пособие / Гилев Е.М., Насипов Ф.М. - Проект Курсы-по-1С, 2014. - 2172 с.
2. Захарьин В.Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение / Захарьин В.Р. - ЛитРес, 2010. - 240 с.
3. Кружкова И.И., Козлова Е.А. Командировки за границу. Формирование и документальное отражение расходов/ И.И. Кружкова, Е.А. Козлова// УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ ИНСТРУМЕНТЫ РАЗВИТИЯ ИННОВАЦИОННОЙ ЭКОНОМИКИ Материалы IV Международной научно-практической конференции студентов и молодых ученых/ - 2013. - С. 134-137.
4. Учебное пособие: Бухгалтерский учет в программе «1С: Предприятие 8» [Электронныйресурс]: https://edu.1cfresh.com/articles/Oglavlenie_Buh_PRED PR (дата обращения 3.05.2017).
