CC BY
12
УДК 00.007.004
Салихова Ю.Ш. студент магистратуры 2 курса факультет «Информатики и робототехники» Уфимский государственный авиационный технический университет Россия, г. Уфа
АВТОМАТИЗАЦИЯ ТАБЕЛЬНОГО УЧЕТА В МЕДИЦИНСКОМ
УЧРЕЖДЕНИИ
Аннотация:
В данной работе объектом исследования является процесс ведения табельного учета в медицинском учреждении. Был изучен бизнес-процесс составление табеля учета рабочего времени на основании мнемосхем «как есть» и «как будет». Также были построены математические модели существующего и предполагаемого бизнес-процесса в нотации BPMN.
Ключевые слова: Управление, Служба здравоохранения, Автоматизация управления, Информационная система, Медицинское учреждение.
Salikhova Yu.Sh. master's student 2 course, faculty of Informatics and robotics» Ufa state aviation technical University
Russia, Ufa
AUTOMATION OF PERSONNEL RECORDS IN A MEDICAL
FACILITY
Annotation:
I In this paper, the object of the study is the process of keeping records in a medical institution. Studied the business process of the preparation of the timesheet on the basis of the time diagrams on an "as is" and "as is". Mathematical models of the existing and proposed business process in BPMN notation were also built.
Keywords: Management, health service, management automation, Information system, Medical institution.
ВВЕДЕНИЕ
Табель учета рабочего времени это главный документ, в соответствии с которым начисляется заработная плата. Т.е. документ этот очень важный и допускать ошибки в нем крайне нежелательно. Мало того, что нужно внимательно занести данные о явках, больничных, отгулах, работе в выходные дни, нужно еще и посчитать общее количество отработанных дней и часов для каждого работника. Без ведения табельного учета сложно планировать деятельность предприятия и проводить анализ финансово-хозяйственной деятельности организации.
Такая многогранная работа невозможна без объективных и полных данных, четкого и комплексного анализа информации, быстрого и широкого распространения выявленных закономерностей, то есть без налаженной, современной и оперативной информационной системы.
Автоматизация учета рабочего времени оптимизирует работу сотрудников и повышает качество реализации процесса.
В республиканском клиническом онкологическом диспансере г. Уфы трудятся более 1000 человек, поэтому повышение качества табельного учета путем внедрения новых информационных технологий является актуальной задачей.
МОДЕЛЬ «КАК ЕСТЬ»
В данной работе рассматривается один из важных бизнес-процессов, протекающий во всех отделах - составление табеля учета рабочего времени сотрудников. Этот процесс представлен на рисунке 1 в виде мнемосхемы.
В каждом отделении, а их больше 30-ти, имеется сотрудник (табельщик), в обязанности которого входит ведение табельного учета всех сотрудников данного подразделения. Обычно в роли табельщиков выступают заместители заведующего отделением либо сами заведующие. Чтобы избежать загроможденности, в мнемосхеме показаны только три подразделения с табельщиками: трансфузиологический кабинет, радиологическое отделение №4 и аптека.
- поток бумажных документов
-> - поток электроных документов
Рисунок 1 - Мнемосхема бизнес-процесса «Составление табеля учета рабочего времени» (как есть)
В каждом отделении, а их больше 30-ти, имеется сотрудник
(табельщик), в обязанности которого входит ведение табельного учета всех сотрудников данного подразделения. Обычно в роли табельщиков выступают заместители заведующего отделением либо сами заведующие. Чтобы избежать загроможденности, в мнемосхеме показаны только три подразделения с табельщиками: трансфузиологический кабинет, радиологическое отделение №4 и аптека.
Процесс начинается с того, что отдел кадров передает табельщикам всех подразделений и расчетной группе списки тех сотрудников, у кого имеются временные надбавки в виде таких начислений как: интенсивность и напряженность, увеличение объема выполненных работ, совмещение должностей, расширение зоны обслуживания, ночные и праздничные часы. Все временные начисления заносятся через табель, но еще есть постоянные надбавки, такие как категория и вредность, данные начисления заносят расчетчики через модуль Зарплата в лицевой счет.
В течении месяца табельщик вносит данные в табель через MS Excel: количество отработанных часов исходя из его графика; проценты надбавок; изменение оклада, подразделения, должности (в случае если сотрудник кого-либо замещал). После составления табеля учета рабочего времени табельщик выводит его на печать и передает расчетной группе.
В данном медицинском учреждении используется корпоративная информационная система Флагман, и сотрудник расчетной группы ведет учет заработной платы в модуле Зарплата. Получив табели учета рабочего времени на бумажном носителе со всех подразделений, расчетчик вносит их в информационную систему. Далее табель на бумажном носителе подписывается сотрудником расчетной группы и передается на подпись в отдел кадров.
Минус состоит в том, что действия, которые выполняли табельщики, повторно выполняет сотрудник расчетной группы. Из-за большого количества персонала в медицинском учреждении, расчетчику приходится многократно переносить табель учета рабочего времени в информационную систему.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, что данный процесс охватывает все подразделения и недостатки могут плохо сказаться на работе всего предприятия, что влечет за собой определенные экономические потери. Эти потери можно избежать путем автоматизации, тем самым сократив рабочее время на выполнение должностных обязанностей.
МОДЕЛЬ «КАК БУДЕТ»
Современные медицинские учреждения производят и накапливают огромные объемы данных. Качество медицинской помощи, общий уровень жизни населения, уровень развития страны в целом зависят от того, насколько грамотно и эффективно эти данные используются медицинскими работниками.
Основное преимущество автоматизации - это сокращение
избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.
Журнальная система учета данных требует дублирования некоторых документов. Это весьма трудоемкий и неудобный процесс. Автоматизированный вариант упрощает процесс копирования данных.
ИС необходима для обеспечения более высокой производительность труда, большей надежности и достоверности информации, лучшей ее сохранности.
Основной целью внедрения ИС является создание единого информационного пространства, позволяющую решать не только учетные функции, но и управленческие задачи.
Внедрение новой ИС - сложный процесс, длящийся от нескольких месяцев, для небольших ИС, до нескольких лет, для ИС крупных предприятий с большим ассортиментом продуктов. Успех проекта по разработке и внедрению ИС во многом зависит от готовности предприятия к ведению проекта, личной заинтересованности руководства, наличия ресурсов, обученного персонала, способности к преодолению сопротивления в сложившихся ситуациях.
Нужно четко понимать, что ИС призвана упростить управление организацией, улучшить процессы, усилить контроль и обеспечить этим конкурентные выгоды. На рисунке 2 изображена мнемосхема бизнес -процесса «Составление табеля учета рабочего времени» после внедрения модуля «Табельный учет».
-► - поток бумажных документов
I) - поток электроных документов
Рисунок 2 - Мнемосхема бизнес-процесса «Составление табеля учета рабочего времени» (как будет)
Как видно по рисунку 2, процесс упростился, за счет того, что табельщики всех подразделений ведут табельный учет напрямую в информационной системе. То есть табельщики заносят информацию по табелю в базу данных и сотрудник расчетной группы уже не вводит все табели повторно, а просто проверяет введенные данные в модуле Зарплата и в случае ошибки - редактирует.
АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА
Эффективность работы каждой организации в большей степени зависит от информационного обеспечения. Именно информационное обеспечение играет значительную роль для наукоёмких производств. ИС хорошего качества дает возможность компаниям наиболее быстро выполнять свою работу при минимальных трудозатратах.
Нынешний бизнес довольно чувствителен к погрешностям в управлении, и для утверждения важного управленческого распоряжения в условиях неопределенности и риска нужно контролировать все аспекты деятельности организации.
Эффективность применения ИС зависит от множества факторов. Отдельное внимание требуется уделять процессам разработки, первого запуска проекта, испытания, а после - оценке эффективности решения.
В основе описания экономической эффективности лежит сопоставление существующей и внедряемой информационной системы.
Для того, чтобы математически обосновать эффективность проекта существует много программных средств. В данной работе используется
программный продукт IBM Web Sphere Business Modeler Advanced, который реализует нотацию BPMN (Business Process Modeling Notation). Он позволяет разрабатывать модель бизнес-процесса, проводить имитацию и анализировать бизнес-процесс по результатам имитации.
В данной работе были реализованы две модели в нотации BPMN: существующий и предлагаемый бизнес-процесс.
На рисунке 3 представлена модель существующего процесса «Составление табеля учета рабочего времени». Эта модель показывает данный бизнес-процесс «как есть» на самом деле, то есть до внедрения новой ИС. Были определены роли, которые участвуют в данном процессе, бизнес-элементы, а также каждой задаче была присвоена продолжительность, для того, чтобы в последствии можно было подсчитать эффективность от внедрения данного проекта.
Рисунок 3 - Модель существующего процесса «Составление табеля учета рабочего времени» в нотации BPMN С помощью того же программного продукта IBM Web Sphere Business Modeler Advanced по результату имитации был произведен динамический анализ продолжительности операций, который показан на рисунке 4. Он показывает среднюю производительность и время, которое затрачивается на выполнение каждой задачи, а также подсчитывает время, которое затрачивается на весь процесс составления табеля учета рабочего времени, оно составило 3 дня, 17 часов, 50 минут.
Название операции Среднее затраченное время Среднее время задержки Средняя производительность
Существующий процесс дней: 3; часов: 17; минут: 50 секунд: 0 0,01 элемент задания / час
Внесение надбавок в М5 Ехсе1 минут: ВО секунд: 0 2,00 элементов задания / час
Данные напечатаны верно? секунд: 0 секунд: 0 не определено
Занесение данных табелей всех подразделений в базу дней: 3; секунд: 0 0,01 элемент задания / час
Заполнениежурнала посещения часов: 5; секунд: 0 0,20 элемент задания / час
Заполнение отработанного времени каждого сотрудника часов: 4; секунд: 0 0,25 элемент задания / час
Печать и подпись табеля учета рабочего времени минут: 15 секунд: 0 4,00 элементов задания / час
Подпись табеля учета рабочего времени минут: 5 секунд: 0 12,00 элементов задания / час
Слияние секунд: 0 секунд: 0 не определено
Составление списков сотрудников с надбавками по подразделениям часов: Б; секунд: 0 0,12 элемент задания / час
Рисунок 4 - Результаты динамического анализа продолжительности операций существующего процесса На рисунке 5 представлена модель предлагаемого процесса «Составление табеля учета рабочего времени». Эта модель показывает данный бизнес-процесс «как будет», то есть после внедрения новой ИС.
Рисунок 5 - Модель предлагаемого процесса «Составление табеля учета рабочего времени» в нотации BPMN Данные динамического анализа продолжительности операций предлагаемого процесса представлены на рисунке 6.
Название операции Среднее затраченное время Среднее время задержки Средняя производительность
Предлагаемый процесс дней: 1 часов: 21; минут: 40 секунд: 0 0,02 элемент задания / час;
Внесение надбавок в модуль "Табельный учет" минут: 30 секунд: 0 2,00 элементов задания / час
Внесение отработанного времени каэкдого сотрудника в модуль "Табе часов: 4; секунд: 0 0,25 элемент задания / час:
Данные заполнены верно? секунд: 0 секунд: 0 не определено
Заполнениежурнала посещения часов: 5; секунд: 0 0,20 элемент задания / час
Исправление данных табеля в модуле "Зарплата" часов: 4; секунд: 0 0,25 элемент задания / час:
Печать и подпись табеля учета рабочего времени минут: 10 секунд: 0 6,00 элементов задания / час
Проверка табеля учета рабочего времени в модуле "Зарплата" дней: 1 секунд: 0 0,04 элемент задания / час;
Слияние секунд: 0 секунд: 0 не определено
Составление списков сотрудников с надбавками по подразделениям часов: 8; секунд: 0 0,12 элемент задания / час;
Рисунок 6 - Результаты динамического анализа продолжительности операций предлагаемого процесса Время, которое затрачивается на весь процесс составления табеля учета рабочего времени после внедрения модуля «Табельный учет» составило 1 день, 21 час, 40 минут.
По результатам динамического анализа можно сделать вывод о том, что проект внедрения модуля «Табельный учет» существенно сократил
время составления табеля учета рабочего времени (на 2 дня), а, следовательно, сократились трудозатраты персонала, что положительно сказывается на основной работе сотрудников.
Использованные источники:
1. Республиканский онкологический диспансер. [Электронный ресурс]. 2018. URL: https://prodoctorov.ru/ufa/lpu/17534-respublikanskiy-klinicheskiy-onkologicheskiy-dispanser/
2. Республиканский онкологический диспансер в Уфе на Шафиева: официальный сайт онкодиспансера РКОД. [Электронный ресурс]. 2018. URL: https://portal-pacienta.ru/respublikanskij -onkodispanser-ufa.
3. Статья: Приоритетный проект Электронное здравоохранение. [Электронный ресурс]. 2018. URL: http: //zdrav. expert/index.php/Статья: Приоритетный_проект_Электронное_здра воохранение.
4. Информационные технологии: учебник / Под.ред. проф. В.В.Трофимова. -М.: Изд-во Юрайт; ИД Юрайт, 2011. - 624 с.
5. Голицына О. Л. Информационные системы : [учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности «Прикладная информатика (по областям)»] / О. Л. Голицына, Н. В. Максимов, И. И. Попов . - М. : Форум, 2009. - 495 с.
