CC BY
41Решетневские чтения. 2018
УДК 004.91
АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ЗАКАЗОВ НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ
А. С. Васильева, О. А. Власова
Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М. Ф. Решетнева Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
E-mail: [email protected]
Рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией системы заказов на малом предприятии. Обосновано решение о создании специализированного программного обеспечения для автоматизации системы заказов.
Ключевые слова: управление организацией, система учета заказов, единая электронная система учета, автоматизированная программа управления заказами.
AUTOMATION SYSTEMS ORDERS IN A SMALL BUSINESS
A. S. Vasil'eva, O. A. Vlasova
Reshetnev Siberian State University of Science and Technology 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation E-mail: [email protected]
The issues related to the automation of the order system at a small enterprise are considered. The decision on creation of the specialized software for automation of system of orders is proved.
Keywords: the management of the organization, the accounting system of orders, a single electronic accounting system, automated management program orders.
Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов. Современные информационные системы, реализующие интеграцию данных, характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей [1].
Управление организацией осуществляется над разными сферами ее деятельности, но в любой компании есть то, что объединяет ее с другими. Все что-то продают, будь то товары или услуги. Все ведут ту или иную документацию. Программа для заказов есть в каждом передовом успешном предприятии. Для обработки поступающих от клиентов заказов, контроля состояния склада и формирования заказов поставщикам менеджеры используют значительное количество информационных данных. Специальная программа учета заказов позволяет вести полноценный контроль, оптимизирует временные затраты, а также делает возможным проведение анализа и сбора различных статистических данных.
Эффект от применения новых информационных технологий может быть, как прямым, поддающимся прямому счету, так и косвенным, не поддающимся
прямому счету и выявляемому опосредствовано. Основными из них являются следующие:
- документооборот на предприятии осуществляется на единой информационной базе, доступной всем заинтересованным лицам. Информация в базе данных является унифицированной, она оформляется единообразно для всех структурных подразделений фирмы;
- значительный рост скорости документооборота. Обработка запросов (формирование заказа, выписка счета, обновление списка товарных позиций и т. п.) без единой системы учета заказов может занимать до нескольких суток. С автоматизированной системой заказов любой запрос выполняется в течение нескольких минут;
- снижение затрат живого труда менеджеров и бухгалтерских работников на организацию документооборота. С единой системой заказов отсутствует необходимость в рутинной работе по набору различного рода документов, в переводе данных из одного электронного формата в другой;
- руководство фирмы имеет возможность формирования аналитических данных различного типа без отвлечения сотрудников для решения этих задач.
Можно констатировать, что внедрение единой электронной системы учета может качественно изменить систему документооборота, сделать её более гибкой, оперативной и точной. Однако дать количественную экономическую оценку многим из этих факторов затруднительно. В статье [2] обозначены фак-
Программные средства и информационные технологии
торы использования единой системы учета заказов, которые имеют явный количественный способ оценки. Фактически таких факторов три: возросшая скорость документооборота, снижение количества фактических ошибок и неточностей при оформлении документации и снижение затрат живого труда сотрудников.
Рассмотрим, в частности, такой фактор, как снижение затрат живого труда. Будем предполагать, что количество поступающих заявок и заказов на фирме является постоянным, не зависящим от используемой системы организации документооборота. Для обслуживания поступающих заявок сотрудники фирмы должны выполнить определенное количество элементарных действий, а именно:
- принятие и оформление поступившего заказа;
- согласование заказа (проверка наличия товаров на складе, проверка возможности заказа товаров у поставщиков);
- оформление товаров на склад;
- оформление (при необходимости) заказа на продукцию у поставщиков;
- выставление счета покупателям;
- контроль оплаты выставленных счетов.
Без единой системы учета заказов данные действия выполняются каждым подразделением самостоятельно, на основе данных, предоставляемых другими службами фирмы. Поэтому данные действия включают в себя довольно много рутинной ручной работы по вводу текстов и численных данных, выполнению арифметических операций и т. п. Единая система учета заказов позволяет заинтересованным пользователям совершать все вышеперечисленные элементарные действия просто путем выполнения запроса в базе данных.
Автоматизированная программа управления заказами четко регламентирует время выполнения всех задач, что не только экономит время, но и дисциплинирует сотрудников. Программа приема заказов содержит в себе только те данные, которые необходимы в работе. Доступ к информации на разных стадиях выполнения работ можно разграничить между сотрудниками. Диспетчеру, например, достаточно видеть базу заявок, в которой он работает, а бухгалтеру необходим перечень заказов, требующих выставления счета.
Именно индивидуальная разработка системы учета делает ее незаменимым инструментом в работе любой фирмы [3].
Таким образом, перспективным направлением является разработка специализированного программного обеспечения для автоматизации системы заказов в небольшой фирме, например, занимающейся изготовлением и продажей строительных материалов.
Библиографические ссылки
1. Васильева А. С., Власова О. А. Информационное обеспечение управления малым предприятием II Решетневские чтения: материалы XXI Междунар. на-уч.-практ. конф. I СибГУ им. М. Ф. Решетнева. Красноярск, 2017. Ч. 2. С. 315-316.
2. Программа для заказов. Программное обеспечение для ведения, для управления заказами [Электронный ресурс]. URL: http:IIusu.kzIprogramma_ dlya_zakazov.php (дата обращения: 03.09.2018).
3. Автоматизация системы учета заказов на предприятии [Электронный ресурс]. URL: https:IIknowledge.allbest.ruIprogrammingI2c0a65635b2b c68a4c43b89421216d26_2.html (дата обращения: 03.09.2018).
References
1. Vasil'eva A. S., Vlasova O. A. [Information management software for small business]. Reshetnevskie chteniya: Materialy XXI Mezhdunarodnoy nauchno-prakticheskoy konferentsii. [Reshetnev readings: Proceedings of the XXI International scientific and practical conference]. Krasnoyarsk, 2017. Vol. 2. P. 315-316. (In Russ.)
2. Programma dlya zakazov. Programmnoe obe-spechenie dlya vedeniya, dlya upravleniya zakazami [Program for orders. Management software, order management]. Available at: http:IIusu.kzIprogramma_dlya_ zakazov.php (accessed: 03.09.2018). (In Russ.)
3. Avtomatizaciya sistemy ucheta zakazov na pred-priyatii [Automation of system of accounting of orders at the enterprise]. Available at: https:IIknowledge.allbest.ruI programmingI2c0a65635b2bc68a4c43b89421216d26_2.h tml (accessed: 03.09.2018). (In Russ.)
© Васильева А. С., Власова О. А., 2018
