CC BY
5
СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ КЛИМАТ ТРУДОВОГО КОЛЛЕКТИВА (ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ) // Научные труды Московского гуманитарного университета. 2018. №4. URL:
https://cyberleninka.ru/article/n/faktory-opredelyayuschie-sotsialno-psihologicheskiy-klimat-trudovogo-kollektiva-obzor-literatury (дата обращения: 10.11.2018).
УДК 658.786
Амирова А.Р. студент магистратуры Богданова Д.Р. доцент
Уфимский государственный авиационный технический университет Россия, г. Уфа АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОТОКОВ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТДЕЛЕ СКЛАДСКОГО УЧЕТА НА
ПРЕДПРИЯТИИ
Аннотация:
Предлагается автоматизировать логистические процессы предприятия с помощью внедрения программного продукта с целью увеличения прибыли.
Современные системы автоматизации складского учета позволяет формировать документооборот сразу в электронном виде, с возможностью их распечатки и последующего хранения и использования.
Программный продукт автоматизирует большую часть деятельности склада, тем самым сокращая расходы и переработку кадров.
Ключевые слова: автоматизация, склад, логистика, информационная система, программный продукт, торговое предприятие, документооборот, информационные потоки.
Amirova A.R. master student Ufa state University aviation technical
University Russia, Ufa
Bogdanova D. R. associate Professor Ufa state aviation technical university
Russia, Ufa
AUTOMATION OF INFORMATION FLOWS AND DOCUMENT TURNOVER IN THE DEPARTMENT OF WAREHOUSE ACCOUNT AT
THE ENTERPRISE
Abstract:
It is proposed to automate the logistics processes of the enterprise with using the introduction of a software product to increase profits.
Modern warehouse automation systems allow you to create a document flow immediately in electronic form, with the possibility of printing them out and subsequent storage and use.
The software product automates most of the warehouse activity, thereby reducing costs and personnel processing.
Keywords: automation, warehouse, logistics, information system, software product, trading enterprise, document flow, information flows.
Введение
Правильное использование возможностей складской логистики позволит разработать оптимальные решения по организации и автоматизации управления складом.
Среди задач, которые решаются логистикой, управление складом является одной из основных; организация и автоматизация работы склада предполагают поиск и внедрение инновационных решений в сфере регулирования и, как следствие, повышение производительности работы предприятия в целом.
Поэтому на сегодняшний день автоматизация контроля за складами является необходимой мерой для большинства торговых компаний и предприятий других сфер деятельности; хорошая система логистики и управления складами должна быть спроектирована так, чтобы обеспечить внедрение необходимых изменений в работе за минимальное время; кроме того, автоматизированная система логистики и контроля позволит существенно снизить риск потери товара на складах, что особенно важно для организаций, специализирующихся на оптовых поставках.
Постановка задачи автоматизации
Общие сведения:
Наименование системы: «Зклад».
Наименование заказчика: «ООО Благовест».
Общая схема устройства и функционирования ИС «Складской учет»:
В разрабатываемой ИС будут выполняться следующие функции:
• Ввод, изменение и хранение данных о товаре, находящихся на сладе.
• Ввод, изменение и хранение данных об отгрузках
• Ввод, изменение и хранение данных о комплектующих находящихся на сладе.
• Интеграция с бухгалтерией, отделом продаж, отделом производства.
• Возможность составление заявки для восполнения запасов.
• Отображение для всех содействующих отделов предприятия расположение товаров (место/ячейка).
• Разграничение прав доступа, секретарь может видеть информацию, но не может ее править.
• Возможность формирование отчетности по заявке руководства.
• Помогает распределить брак.
Характеристика автоматизации
Объектом автоматизации являются отдел складского учета. После внедрения разрабатываемой системы у работников склада значительно уменьшиться время, затрачиваемое на организацию товаров на складе, ведение журнала о приходе и уходе товара, не нужно будет затрачивать время на донесения информации о закупке комплектующих или заявки на производство и конечно же уменьшиться время на поиск товара. А также облегчится проведение отчетности перед руководством, автоматизация поможет грамотно назначать задачи между персоналом.
Цели создания системы
Система предназначена для решения нижеприведенных задач:
1) Предоставление персоналу информационных материалов о совершенных процессах на складе
2) Организация взаимодействия персонала для качественной и слаженной работы.
3) Устранение профицита и дефицита товаров
4) Слежение за процессами связанными с комплектующими и т.д.
Виды автоматизируемой деятельности
Система предназначена для автоматизации процессов управления складским учетом. К видам автоматизируемой деятельности относятся:
1) Процессы получения, обработки и предоставления информации с помощью ИС.
2) Технические и организационные мероприятия, основанные на ИС
Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:
• осуществление контроля над учетом склада;
• добавление сведений о товаре;
• заключение договоров с поставщиками;
• выполнение операций по запросам на производстве;
• проверка отгрузок и поставок.
В ИС должны быть реализованы следующие функциональные подсистемы:
• Подсистема по работе с товаром;
• Подсистема по работе с отчетностью;
• Подсистема по работе с интеграцией программы между
• отделами;
• Подсистема сбора, обработки, загрузки и хранения.
Требования к способам и средствам информационного обмена между компонентами системы.
• В качестве протокола взаимодействия между компонентами системы на транспортно-сетевом уровне необходимо использовать протокол TCP/IP.
• Для организации информационного обмена между компонентами
• Системы должны использоваться специальные протоколы прикладного уровня, такие как: HTTP и его расширение HTTPS,
• Для организации доступа пользователей к отчетности должен
• использоваться протокол презентационного уровня HTTP и его расширение HTTPS.
Рассмотрим в таблице 1 основные виды документов, а также некоторые их шаблоны, которые так или иначе контактируют с отделом складского учета, а также необходимы для оформления процедур по приему, хранению и сбыту товаров на складе. Документальное оформление каждой операции необходимо в первую очередь для предупреждения ошибок, нарушений персонала.
Таблица 1
Должност ь сотрудник Название входящего Период-ть получения Действия с документо Название исх-го Способ подготовки Адресат
а документа м документа
Подписание
Зав. складом Счет-фактура Согласно договора архивирова ние, принятие в 1С Подписанна я накладная Распечатка из 1С в 2 экземплярах Зав. склада
Подписание
Бухгалтер Счет-фактура Согласно договора архивирова ние, принятие в 1С Подписанна я накладная Распечатка из 1С в 2 экземплярах Бухгалтерия
Менеджер Заказ-наряд Согласно договора Подписание Письмо-запрос Распечатка из 1С в 2 Контрагент
контрагенту экземплярах
Менеджер, бухгалтер Объяснит-ая При необходимо сти Архивирова ние - В свободной форме с подписью составителя Ген. директор
Заполнение,
Менеджер Договор Периодично Архивирова ние - По шаблону Контрагент
Бухгалтер Платежка Согласно договора Заполнение, подписание Ехсе1 Специалист расчетного отдела
Начальник складского отдела Журнал учета товаров По факту Подписание - В свободной форме Бухгалтерия
Менеджер Счет на оплату Согласно договора Подписание - - Бухгалтерия
Бухгалтер Товарная накладная Согласно договора Подписание По шаблону Заведующи й складом
Должност ь сотрудник а Название входящего документа Период-ть получения Действия с документо м Название исх-го документа Способ подготовки Адресат
Заведующ ий складом, фасовщик, тестировщ ик Тех. задание При необходимо сти Подписание архивирова ние Служебная записка В свободной форме с подписью составителя Менеджер производств енного отела
Рисунок 1 Товарная накладная
Рисунок 2 Счет-фактура
Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.
Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Счет-фактура выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательного приема покупателем (заказчиком) товара или услуг.
Рассмотрим документооборот и потоки информации внутри организационной структуры предприятия на рисунке 3, где синим цветом обозначено иерархическое подчинение, красным потоки информации документооборота внутри склада, а зеленым изображаем внешние для склада потоки. Это важно для того, чтобы наша автоматизированная информационная система склада вписывалась в информационную среду предприятия и взаимодействие с информационными системами разных отделов происходило автоматически.
Ген. Дтрент-ор
т
Прсигвсдстаеиный о где л
Главный Менеджер
Инженер-электрик
Сзсру^к
Фасовщик
Счет-фэктур&
Кг.и-ент
Рисунок 3 Документооборот и потоки информации
К примеру, опишем движение документооборота на складе. В отделе продаж формируется заявка от клиента, затем заявка переходит в форму договора, обговариваются дальнейшие условия после того, как договор составлен и подписан, он попадает в отдел складского учета. На основании некоторых документов, в том числе договора и товарной накладной происходит заполнение и сверка с журналом учета товаров.
В случае возникновения отклонений (брак товара, его отсутствие) формируется тех. задание в производственный отдел, в ином случае отдел складского учета формирует счет-фактуру затем отгружает товар клиенту.
Заключение
На предприятии ООО «Благовест» как такового программного продукта для складского учета нет. Наличие и отгрузка товара ведутся в журнале учета. Это очень усложняет работу персоналу склада, т.к. нет
информационной связи с отделом бухгалтерии, а также часто возникают ошибки, при отгрузке товара. Например, в журнале учета написано, что товар есть в наличии, а на самом деле товар уже был отгружен. Информационная система складского учета поможет исправить данные проблемы, а также наладит работу производства, исключая перепроизводство или дефицит товара. Так же автоматизация позволит систематизировать хранение товара, выделять место, для дальнейшего удобного хранения. Несмотря на то, что склад у данного предприятия не велик, это значительно облегчит работу персонала и поможет отделять бракованный товар для отправки его обратно на производство
Использованные источники:
1. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник - М.: Финансы и статистика, 2006. - 544 с.
2. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник. -. М.: Финансы и статистика, 2005. - 512 с.
3. Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике.: Учебник. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. - 395 с.
4. Проектирование информационных систем. Учебное пособие по курсу «Проектирование информационных систем» / Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т; В.В. Мартынов, Н.О. Никулина, Е.И. Филосова - Уфа: УГАТУ, 2008. - 381 с.
5. Методические указания к лабораторным работам по дисциплине «Проектирование информационных систем» для студентов направления подготовки бакалавров 080700 «Бизнес-информатика» Сост. Е.И.Филосова, Н.О. Никулина.
6. Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем - М.: Финансы и статистика, 2002. - 192 с.
7. Избачков Ю.С., Петров В.Н. Информационные системы: Учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2006. - 656 с.
8. Романов ВП, Емельянова НЗ, Партыка ТЛ Проектирование экономических информационных систем: методология и современные технологии: Учебное пособие. - М.: Изд-во «Экзамен», 2005 - 256 с.
9. Хетагуров Я.А. Проектирование автоматизированных систем обработки информации и управления: Учебник. - М.: Высш. шк., 2006. - 223 с.
10.Тарарако П.И. Проектирование автоматизированных систем обработки информации и управления: Учеб. пособие. - Уфа: УГАТУ, 2005. - 193 с.
11.Грекул ВИ, Денищенко ГН, Коровкина НЛ. Проектирование информационных систем. - М.: Изд-во «Интернет-Ун-т Информ. Технологий, 2005. - 304 с.
