CC BY
64
Посилання на статтю_
Меркушева И.В. Автоматизация офиса управления проектами с помощью проектно-ориентированных компьютерных технологий/И.В. Меркушева// Управлiння проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2007 -№3(23). С. 73-78.___
УДК 519.68
И.В. Меркушева
АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ С ПОМОЩЬЮ ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННЫХ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
Описан подход к автоматизации офиса управления проектами с помощью проектно-ориентированных компьютерных технологий. Представлены требования к программному обеспечению и информационной системе в целом. Раскрыты цели, задачи и основные результаты проекта внедрения информационных технологий. Рис. 2, табл. 1, ист. 5.
Ключевые слова: офис управления проектами, информационная система управления проектами, программное обеспечение, ролевая организационная структура, архитектура системы.
1.В. Меркушева
АВТОМАТИЗАЦ1Я ОФ1СУ УПРАВЛ1ННЯ ПРОЕКТАМИ ЗА ДОПОМОГОЮ ПРОЕКТНО-ОР1СНТОВАНИХ КОМП'ЮТЕРНИХ ТЕХНОЛОГ1Й
Описано пщхщ до автоматизацп офюу управл1ння проектами за допомогою проектно-ор1ентованих комп'ютерних технолопй. Представлено вимоги до програмного забезпечення й ЫформацмноТ системи в ц1лому. Розкрито ц1л1, задач! й основы результати проекту впровадження Ыформацмних технолопй. Рис. 2, табл. 1, дж. 5.
I.V. Mercousheva
COMPUTER TECHNOLOGIES FOR PROJECT MANAGEMENT OFFICE AUTOMATION
The approach to project management office automation using the project-oriented computer technologies is described. Requirements to the software and to the information system in general are given. Purposes, tasks and main results of the information technologies application project are shown.
Постановка проблемы. Внедрение и применение на практике проектного подхода дали толчок к развитию проектно-ориентированных компаний (компании, в которых на постоянной основе выполняются проекты). Методы и модели управления проектами посредством промышленной эксплуатации прошли адаптацию и позволяют сделать следующий шаг к развитию системы управления проектами (СУП) в проектно-ориентированной компании. Под СУП
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
1
всегда понималась организационная модель взаимодействия профессиональных менеджеров, вооруженных методологией управления проектами и информационной системой, ориентированных на проекты компании.
В современных подходах в основе организационной модели взаимодействия профессиональных менеджеров находится офис управления проектами (ОУП). Автоматизация ОУП с помощью проектно-ориентированных компьютерных технологий даёт неоспоримые и измеримые положительные результаты для развития СУП, но отсутствие комплексных технологий и стандартов на проекты внедрения СУП переводит такие проекты в зону повышенного риска.
Анализ исследований и публикаций. При усовершенствовании систем управления проектами на основе компьютерных технологий в настоящее время используется четко выраженный проектный подход в рамках автоматизации деятельности компании. Проекты автоматизации систем управления имеют четкую методологию, поэтапную технологию, фиксированный объем выполняемых работ, сроки и стоимостные характеристики. Технология такой автоматизации описана в разнообразных статьях и других литературных источниках [1]. Однако свойства сложности и неоднозначности проекты автоматизации систем управления проектами приобретают потому, что тяготеют к методологии компаний-разработчиков программного обеспечения, таких как Primavera Systems Inc (PERT), Microsoft Inc (MSF), Spider Ltd («Процедурная модель») и некоторых других. Перекос в сторону важности компьютерной составляющей проектов внедрения не дает полной картины при реализации проектов такой сложности.
Последние публикации на эту тему содержат информацию про единую методологию автоматизации предприятия с выделяемой подсистемой управления проектами в рамках «Enterprise Project Management» [2]. Все же методики и стандарты представителей западной школы проектного менеджмента еще не до конца адаптированы под национальную специфику и менталитет украинских компаний-заказчиков.
Цель статьи - разработка комплексного подхода к автоматизации офиса управления проектами проектно-ориентированных компаний с применением современных компьютерных технологий.
Изложение основного материала. Главное отличие между офисом управления проектами [3] и проектным офисом [4] состоит в степени отношения к стратегии управления проектно-ориентированной компанией. Проектный офис является центром поддержки проектов или портфелей проектов, в то время как ОУП является центром ответственности за выполнение стратегических целей компании через управление проектами.
Итак, ОУП - постоянное структурное подразделение в компании, которое отвечает за реализацию портфелей, программ и проектов.
Основные задачи ОУП:
- увязка выполняемых и планируемых проектов со стратегическими целями компании;
- управление составом портфеля проектов: выбор надлежащего состава совокупности проектов, выполняемых компанией;
- управление портфелем проектов, включающее: добавление новых проектов в портфель и их запуск; приостановку выполняемых проектов;
закрытие выполняемых проектов;
2
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
принятие решений в отношении изменения планов работ по отдельным проектам или их финансирования;
изменение приоритетов выполняемых проектов;
- управление финансами портфелей проектов;
- управление ресурсами портфелей проектов;
- разрешение конфликтов между проектами (например, распределение финансовых, материальных или трудовых ресурсов);
- управление коммуникациями.
Автоматизация ОУП рассматривается как отдельный, внутренний (затратный) проект внедрения информационных технологий (ИТ). Исходя из этого проект внедрения имеет свои цели и результаты.
Цели проекта внедрения:
- создание технологии управления проектами;
- создание базы знаний проектов;
- обеспечение всех уровней управления необходимой информацией по проектам;
- минимизация трудозатрат на проведение аудитов проектов.
Результаты проекта внедрения:
- актуальная и достоверная информация о ходе проектов в режиме on-line;
- обеспечение качества планирования за счет использования шаблонов и типовых структур работ;
- система отчетности по проектам.
Продуктом проекта внедрения является офисная информационная система управления проектами (ОИСУП). ОИСУП - это система формирования информационного ресурса процессов управления проектами на основе автоматизации управленческих действий, осуществляемых в ОУП
Требования к ОИСУП:
- поддержка полного жизненного цикла каждого проекта;
- формирование портфеля проектов, реализующих стратегию предприятия;
- определение ответственности за реализацию стратегии, портфеля проектов, проектов и их частей;
- обеспечение перспективного и оперативного планирования всех проектов компании;
- наличие системы оценки деятельности на всех уровнях управления;
- обеспечение мотивации;
- анализ текущего состояния портфеля проектов;
- управление изменениями проектов, портфелей проектов при корректировке стратегии.
Технически ядро ОИСУП основано на проектно-ориентированном программном обеспечении (ПО). Требования к ПО:
- единое информационное пространство (единый источник данных, единая система кодирования информации);
- масштабируемость с точки зрения размеров проектов и организации;
- многопользовательская среда для каждого проекта;
1
- модульность по уровням управления;
- единая база данных;
- архитектура клиент/сервер, функции web-доступа, off-line приложения;
- регламентированные права доступа;
1 Подразумевается, что разные роли команды проектов работают в разных, отражающих их функции, модулях системы - высшее руководство используют on-line доступ посредством Интернета,
исполнители - табели рабочего времени._
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23) 3
- база знаний типовых решений (проектов);
- возможность интеграции с другими информационными системами/приложениями:
ERP - системы;
управление финансами;
системы документооборота;
системы ведения договоров;
система материально-технического обеспечения;
системы сметного расчета.
Проект внедрения может происходить в рамках действующей СУП компании, а может быть и первым этапом в создании информационной СУП (ИСУП) в компании. ИСУП - это набор интегрированных приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управления проектами компании - планирование и мониторинг проектов, управление коммуникациями, документооборот. Также ИСУП - это централизация данных в единой базе, близкий к реальному времени режим работы, сохранение общей модели управления проектами разных типов, поддержка территориально распределенных структурных единиц компании [5]. По мнению автора, данное определение не полное, т.к. составляющими ИСУП ещё являются люди (обученный квалифицированный персонал) и процессы (формализованные процессы управления проектами).
В общем виде взаимосвязь систем представлена на рис. 1.
Пусть, Uj е N - функции СУП;
шк еM - субъекты управления проектом в СУП, ИСУП, ОИСУП.
Пусть каждый субъект управления проектом реализует функции:
Vmk е M 3Nk с N.
Рис. 1. Взаимосвязь систем управления проектами
Тогда целью деятельности СУП, ИСУП, ОИСУП является максимизация получения информации субъектами управления по реализуемым ими функ^ям
Z Z j ^ max, (1)
j nk
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
где i.k - информационный ресурс, что есть у субъекта тк относительно реализуемой функции n..
При ограничении
10 = const, (2)
где 10 - входная информация.
Таким образом выполняется функция максимума получения информации субъектами управления проектами в системе элементов СУП, ИСУП, ОИСУП.
Технология внедрения зависит от того, собственными силами компании будет проводиться проект или с привлечением консультантов. Если выбор остановлен на втором варианте, то каждый консультант должен иметь свои внутренние стандарты на реализацию проектов внедрения и в данном случае важную роль имеет опыт реализации подобных проектов в компаниях-аналогах.
Автором на основе реализованных проектов автоматизации была разработана комплексная технология проекта внедрения, которая приведена на рис. 2, а в табл. 1 дана расшифровка этапов этой технологии.
Таблица 1
Этапы технологии проекта внедрения ОИСУП
№ Название этапа Описание и результат этапа
1 Диагностика процессов управления проектами Анализируются существующие процессы инициации, планирования, управления, выполнения и завершения проектов Результат: описание технологии управления проектами «как есть»
2 Постановка задачи Формирование требований к автоматизированной технологии управления проектами Результат: техническое задание на проект внедрения
Продолжение таблицы 1
№ Название этапа Описание и результат этапа
3 Методологическая часть Описание: технологии управления проектами «как надо», ролевой организационной структуры ОУП, схемы информационного взаимодействия Результат: модель информационного взаимодействия
4 Техническая часть Выбор ПО Проектирование архитектуры системы Обеспечение политики безопасности Описание ПО общего и специального назначения Результат: программное обеспечение системы
5 Создание информационной модели Описание автоматизируемых процессов и контролируемых параметров Результат: описание информационной модели системы
6 Настройка ПО Конфигурирование ПО под требования информационной модели Результат: описание автоматизированных рабочих мест
7 Разработка и актуализация графика пилотного проекта Перенос информации о пилотном проекте в информационную модель Обучение пользователей Результат: актуальная модель графика проекта с учетом требований и ограничений информационной модели системы
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
5
№ Название этапа Описание и результат этапа
8 Документирование Создание регламентов и инструкций пользователей Результат: регламенты и инструкции
9 Опытная эксплуатация Управление пилотным проектом в системе на протяжении оговоренного периода времени Результат: описание замечаний и дополнений
10 Расширение технологии на другие проекты Внесение информации в систему по всем проектам Результат: автоматизированная технология управления проектами
Диагностика процессов управления проектами
[ Постановка задачи]
' Методологическая ^часть_
[Техническая часть ]
' Создание информа- ' ционной модели
[Настройка ПО
_]
[Опытная эксплуатация ]
[Расширение технологи^
Инициация Отработка Получение
решений результатов
Рис. 2. Технология внедрения ОИСУП
Выводы. На основе вышеизложенного материала, а также пользуясь опытом реализации проектов внедрения ИТ можно сделать следующие выводы.
Проект автоматизации ОУП в любой компании необходимо начинать с мероприятий по организационному консультированию, который включает: оценку процессов управления проектами компании, анализ оптимальности организационно-управленческой структуры, оценки уровня зрелости компании и персонала, анализ стратегии развития бизнеса и других факторов. Такой анализ даёт исходные данные для проведения проекта автоматизации.
Наличие формальной поэтапной технологии реализации проекта внедрения систематизирует подход к проведению проектов внедрения информационных систем.
Необходимым и достаточным условием существования ИСУПР являются люди (персонал, команда). Дальнейшие действия - формализация процессов информационного взаимодействия и внедрение/использование компьютерных средств, которые оптимизируют и повышают эффективность работы ИСУП и ОУП.
Предложенная автором технология позволяет вывести проекты автоматизации ОУП на уровень отдельного бизнеса, приносящего прибыль как самим компаниям-внедренцам, так и компаниям-заказчикам.
График пилотного проекта
[Документирование
6
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
ЛИТЕРАТУРА
1. Алёшкин С.А. «Методы повышения эффективности внедрения корпоративных информационных систем» http://www.iteam.ru/publications/it/section_53/ article_1869/.
2. http://www.itpro.kiev.ua/news/view/?id=459.
3. Джеральд И. Кендалл, Стивен К. Роллинз. Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами: Пер. с англ. - М. ЗАО «ПМСОФТ», 2005. - 20 с.
4. Ньюэлл М. Проектный офис // Директор ИС. - №1. - 2002.
5. Смирнов Д. Внедрение системы управления проектами в рамках внедрения информационной системы управления компанией // Профессионал управления проектами. - 2004.
^гаття надмшла до редакцп 04.08.2007 р.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
7
