CC BY
8
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕПАРТАМЕНТА ОПЕКИ И ПОПЕЧИТЕЛЬСТВА ОКРУЖНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЯКУТСКА
П.А. Алексеева, магистрант1, ведущий специалист2 Северо-Восточный Федеральный университет им. М.К. Аммосова 2Департамент опеки и попечительства Окружной администрации города Якутска (Россия, г. Якутск)
001:10.24412/2500-1000-2024-1-2-121-124
Аннотация. В статье рассматривается процесс автоматизации документооборота в органах опеки и попечительства на примере Департамента опеки и попечительства города Якутска. Анализируется важность интеграции информационных технологий в социальные учреждения для усовершенствования системы социальной защиты населения. Особое внимание уделяется трем стратегическим направлениям государственной политики в области цифровизации структур опеки и попечительства, проблемам несоответствия сбора информации текущим управленческим задачам, а также необходимости стратегически обоснованной концепции применения информационных технологий для повышения их эффективности.
Ключевые слова: автоматизация документооборота, органы опеки и попечительства, информационные технологии, социальная защита населения, цифровизация, межведомственная информационная система, стратегические направления, управление в социальной сфере, государственная политика, эффективность ИТ-решений.
В рамках усовершенствования системы социальной защиты населения, особое внимание уделяется разработке и оптимизации информационно-коммуникативной инфраструктуры. В контексте управления органами опеки и попечительства, автоматизация документооборота является ключевым фактором для повышения оперативности и качества предоставления социальных услуг. Эффективная интеграция информационных ресурсов через создание специализированных хранилищ и баз данных является приоритетным направлением в реализации межведомственной информационной системы [3].
Современная практика управления в социальной сфере сталкивается с проблемой несоответствия сбора и обработки информации, особенно статистических данных, текущим управленческим задачам. Несогласованность форматов и метрик в различных отраслях и подразделениях осложняет анализ и принятие решений.
Реализация межотраслевой информационной системы способствует повышению оперативности и эффективности управленческих решений, обеспечивает устой-
чивость развития социальной защиты и информационную безопасность. Необходимость создания единой модели информационного пространства социальной сферы становится очевидной. Такая система позволит реализовать интеграцию информационных ресурсов, обеспечивая своевременный доступ к аналитическим и сводным данным о состоянии социальной защиты и эффективности городских социальных программ.
В современной Российской Федерации интеграция информационных технологий в структуру работы учреждений социальной защиты представляет собой важный и неотъемлемый элемент повышения их функциональности [4]. Обусловленная социальными и экономическими требованиями, эта тенденция отражает переход от инновационного этапа к стадии активного внедрения ИТ-решений. Тем не менее, исследования показывают, что реализация данных технологий не полностью соответствует существующим потенциалам, что ограничивает эффективность их эксплуатации. Анализируя межсекторальные ресурсы, следует отметить, что в социальных
учреждениях присутствует оборудование и софт, а также финансовые вложения; однако отсутствие стратегически обоснованной концепции применения ИТ обусловливает недостаточное развитие данной области.
Примером информационного обеспечения является практика Департамента опеки и попечительства Окружной администрации города Якутска. Эта организация внедряет информационную систему, целью которой является мониторинг ключевых показателей и процессов, определяющих функционирование учреждения. Применение системы направлено на предоставление актуальных данных для принятия управленческих решений. Состав информационной системы включает в себя различные подразделения, которые осуществляют создание, хранение, обмен и переработку информации, необходимой для деятельности Департамента. Сетевая инфраструктура организации состоит из локальных вычислительных сетей, соединяющих различные территориальные отделения, а также взаимодействует с системами других министерств, как, например, с Министерством финансов Республики Саха (Якутия) для координации бюджетно-финансовых процессов.
Министерство занимается внедрением и поддержкой корпоративных технологических платформ, охватывающих системы для автоматизированного документооборота, обмена текстовыми данными, предоставления дистанционной поддержки, а также специализированных программных решений, предназначенных для регистрации лиц, имеющих право на получение разовых денежных средств и субсидирования их затрат на услуги ЖКХ. Кроме того, создаются интерактивные площадки для диалога и решения вопросов, относящихся к вышеупомянутым системам и их техническому оснащению.
Внедрение региональной корпоративной системы передачи данных способствовало повышению уровня информационного взаимодействия между Министерством и его подведомственными структурами, улучшению оперативности и точности предоставления социальных услуг. В
результате сократилось время на обработку заявлений и жалоб льготников с 7-10 дней до 1-2 дней, что демонстрирует значительное улучшение эффективности процессов внутри системы социальной защиты.
Министерство труда и социального развития Республики Саха (Якутия) активно внедряет информационные системы, которые способствуют автоматизации сбора и обработки данных о лицах, имеющих право на социальную поддержку, обеспечивая тем самым эффективное управление и использование централизованного реестра нуждающихся в помощи. Одновременно, в рамках административной реформы, осуществляются действия, направленные на улучшение качества и доступности государственных социальных услуг для населения Якутии, а также на сокращение бюрократических барьеров при их получении.
Внедрение информационных систем позволяет Министерству:
- эффективно выполнять перечисления социальных пособий лицам, имеющим на это право согласно законодательству на федеральном и региональном уровнях;
- осуществлять регистрацию и выдачу материальной помощи получателям социальных услуг [2];
- осуществлять надзор за соблюдением законности в распределении государственной поддержки и сокращать расходы на социальное обеспечение граждан.
Несмотря на активное использование и внедрение автоматизированных систем учета и формирования отчетности в отделах Министерства, процесс автоматизации функций организации в целом все еще находится в стадии разработки и оптимизации.
Стратегическая инициатива государственной политики в сфере цифровизации структур опеки и попечительства включает в себя три основных направления.
Первоначально, необходимо разработать всесторонне продуманную концептуальную схему «Автоматизации инфраструктуры организаций социальной защиты», способную обеспечить эффективную кооперацию между различными информа-
ционными системами и приложениями. Это даст возможность организациям социальной сферы достигать стратегической цели интеграции сервисов. Реализация данной концепции требует совместных усилий представителей социального сектора и IT-индустрии в разработке технических спецификаций, облегчающих интеграцию и оптимизацию определенных бизнес-процессов [1].
Второе направление подразумевает развитие и внедрение интерактивных порталов для учреждений социальной защиты. Эти порталы должны превысить функциональность базовых информационных вебсайтов, трансформируясь в комплексные сетевые платформы, схожие с Government Service Network США. Такие порталы представят собой интегрированные системы, способные предоставлять гражданам доступ к удобным, персонализированным услугам и информации в едином пространстве, а также расширят возможности дистанционного обучения.
Третье направление базируется на концепции «Software as a Service» (SaaS), предложенной корпорацией Microsoft, и предполагает радикальное изменение взаимодействия между органами социальной защиты и гражданами через внедрение современных информационных технологий, обеспечивающих доступность услуг в любое время и с любого устройства, подключенного к Интернету. Это также включает
жений, что позволит сотрудникам социального сектора работать в едином информационном пространстве с высокой степенью взаимодействия, способствуя повышению эффективности их работы [5].
Таким образом, на основе вышеизложенного, целесообразно сделать следующие выводы:
1. Автоматизация документооборота в органах опеки и попечительства имеет решающее значение для повышения оперативности и качества предоставляемых социальных услуг.
2. Стратегическая интеграция информационных ресурсов является ключевой для создания эффективной межведомственной информационной системы и оптимизации процесса управления в социальной сфере.
3. Существует необходимость в разработке и реализации стратегически обоснованной концепции применения информационных технологий для полного раскрытия их потенциала и повышения эффективности работы социальных учреждений.
4. Процесс автоматизации в органах опеки и попечительства все еще находится в стадии разработки и требует дальнейшего усовершенствования и оптимизации.
5. Внедрение автоматизированных систем учета и формирования отчетности является важным шагом в контроле законности предоставления государственной поддержки и оптимизации финансовых затрат на социальную защиту населения.
в себя централизацию ресурсов и прило-
Библиографический список
1. Бушуева Л.И. Типологизация функций информационных систем в управлении организациями // Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера: Вестник Научно-исследовательского центра корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета. - 2010. - №3.
2. Гришанова Т.В. Создание единого социального регистра населения в регионе / Т.В. Гришанова, Т.М. Хвостенко, Л.Л. Прокопенко // Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет. Информационные технологии. - 2016. - № 2(8). -С. 54-56.
3. Качан Д.А., Богатко А.В., Богатко И.Н., Енин С.В., Кулаженко В.Г., Лазарев В.С., Лис П.А., Скалабан А.В., Юрик И.В. Интеграция информационных ресурсов открытого доступа для обеспечения научно-образовательного процесса в учреждениях высшего образования // Открытое образование. - 2018. - №4.
4. Нефедьева Е.И. Информационное обеспечение организации социальной защиты населения на региональном уровне / Е.И. Нефедьева, О.О. Федоряк // Известия Иркутской государственной экономической академии (Байкальский государственный университет экономики и права). - 2010. - №5. - С. 42-48.
5. Хливненко Л.В. Автоматизация документооборота в органах опеки и попечительства / Л.В. Хливненко, В.В. Васильев, А.Е. Васильев // Вестник Воронежского государственного университета. Серия: Системный анализ и информационные технологии. - 2011. - № 1. - С. 100-104.
AUTOMATION OF DOCUMENT FLOW IN THE ACTIVITIES OF THE DEPARTMENT OF GUARDIAN AND TRUSTEE OF THE DISTRICT ADMINISTRATION OF THE CITY OF YAKUTSK
P.A. Alekseeva, Graduate Student1, Leading Specialist2 1North-Eastern Federal University named after. M.K. Ammosova
2Department of Guardianship and Trusteeship of the District Administration of the city of Yakutsk
(Russia, Yakutsk)
Abstract. The article discusses the process of automation of document flow in guardianship and trusteeship authorities using the example of the Department of Guardianship and Trusteeship of the city of Yakutsk. The importance of integrating information technologies into social institutions to improve the system of social protection of the population is analyzed. Particular attention is paid to three strategic directions of state policy in the field of digitalization of guardianship and trusteeship structures, problems of inconsistency of information collection with current management tasks, as well as the need for a strategically sound concept for the use of information technologies to increase their efficiency.
Keywords: automation of document flow, guardianship and trusteeship authorities, information technology, social protection of the population, digitalization, interdepartmental information system, strategic directions, management in the social sphere, public policy, efficiency of IT solutions.
