CC BY
180
Секция «Инновационные и здоровьесберегающие технологии в современном образовании»
Современные молодые люди не испытывают, как их родители, робости перед академической библиотекой, они считают, что библиотека - это одна из сервисных организаций, призванная обслуживать свой университет: помогать в учении, научных исследованиях и поиске нужной информации. Отношение современной молодёжи к библиотеке очень конкретно. Как все современные клиенты, молодые люди весьма чувствительны к качеству услуг и имеют высокий уровень ожиданий. Современные студенты привыкли и хотят получать информацию и услуги немедленно, причём 24 часа в сутки. И здесь Интернет является хорошим союзником: так как библиотека не можем работать круглосуточно, но зато может предложить многие услуги в сети. Современный студент воспринимает информацию прежде всего визуально. Поэтому важно, чтобы библиотечные ресурсы включали больше мультимедийных источников информации. Хотелось также, чтобы рядом с библиографическими описаниями библиотекари размещали в каталоге изображения обложек книг. Использование компьютерных каналов связи для обслуживания читателей становится нормой в библиотеках, а отсутствие такого сервиса все чаще вызывает недоумение. Современная библиотека ХХ1 века - это информационный автоматизированный центр, обслуживающий пользователей в локальном и удаленном режимах, предоставляющий широкий комплекс услуг по использованию электронных информационных ресурсов; но, в то же время, современная библиотека ХХ1 века - это центр работы с книгой и продвижения чтения, центр общения
и досуга, центр развития интеллектуального и творческого потенциала читателей.
Роль и значение библиотеки в организации учебного процесса очень велики. Библиотека оказывает большую помощь в самостоятельной работе студенту, помогая найти необходимую ему литературу, ознакомиться с нею, глубоко осознать и осмыслить изученное, сопоставить несколько источников по одному предмету. Это способствует формированию самостоятельного мышления, собственной оценки духовных ценностей студента. Каждый студент имеет свои выраженные информационные потребности, которые зависят от его интеллектуального потенциала, степени заинтересованности в учебной деятельности и его личных интересов.
Библиографические ссылки
1. Берестова Т. Ф. Информационное пространство библиотеки : науч.-метод. пособие. М. : Либерея-Бибинформ, 2012. 240 с.
2. Грамаков Д. А. Информационные ресурсы и услуги университетских электронных библиотек и Web-сайтов // Образовательные технологии. 2011. № 3. С. 74-85.
3. Электронная библиотека и современное образование: ресурсы, технологии, управление : материалы Всерос. науч.-практ. конф., 24-28 сентября 2012 г., Красноярск / сост. : В. П. Казанцева, Н. Г. Шевченко / ред. Е. Г. Кривоносова. Красноярск : СФУ, 2013. 184 с.
© Сузгаев А. В., 2014
УДК 651.5, 004.6
А. С. Шурыгин Научный руководитель - Г. М. Гринберг Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева, Красноярск
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА КАФЕДРЫ
Рассмотрены задачи автоматизации документооборота в организации, выполнен анализ используемых для этого информационных систем. Выделена система «1С: Предприятие», как наиболее подходящая для организации документооборота кафедры.
Документы являются одним из предметов труда или результатом управленческого труда, а процедуры работы с документами являются неотъемлемыми элементами технологии управления. В системе организационного управления используются различные формы представления и использования информации, но преобладающее значение имеет документальная форма. Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В социальном плане любой документ одновременно выполняет несколько функций, среди которых наиболее важные это: информационная функция - любой документ создается для сохранения информации; коммуникативная функция - документ выступает в качестве средств связи между отдельными элементами общественной
структуры и ее представителями; управленческая функция - документ является инструментом управления (управленческие документы). Для того, чтобы документы выполняли свои функции, должно быть организовано их движение или документооборот.
Документооборот - это технологическая схема движения документов по пунктам их переработки (подразделения, должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных на решения определенных задач (преобразования информации) с момента получения или создания документа до завершения исполнения и отправки адресатам или сдачи на хранение [1].
Документооборот любой кафедры высшего учебного заведения является одним из наиболее трудоемких процессов, требующий значительных трудовых и
Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2014. Социально-экономические и гуманитарные науки
временных затрат. При этом важно учитывать, что наличие в полном объеме правильно разработанных документов является одним из важнейших показателей успешной работы кафедры в целом. Основную нагрузку по поддержке процессов кафедры, связанных с документооборотом, несут на себе заведующий кафедрой и секретарь кафедры. Как правило, каждый документ хранится на кафедре в двух формах: в электронном формате (в виде компьютерных файлов на жестком диске компьютера кафедры); в бумажном формате (на бумажном носителе в распечатанном виде, сброшюрованном в конкретную папку документов в соответствии с принятой классификацией). При этом число таких папок существенно, а количество хранящихся документов, как минимум, на порядок больше.
Во многих вузах России внедряются или уже внедрены различные информационные системы управления и документооборота. Зачастую подобные системы построены на базе технологий крупнейших зарубежных корпораций, таких как SAP, IBM, Microsoft, Oracle. Использование подобной технологической платформы позволяет значительно уменьшить время разработки информационных систем, но повышает их стоимость. Не у всех вузов есть материальные ресурсы для закупки подобных систем, поэтому часто встречается так называемая «островная» автоматизация, при которой автоматизируются лишь отдельные аспекты деятельности вуза. Кроме этого, существующие системы направлены на автоматизацию деятельности всего вуза. Кафедра представляется в виде отдельного модуля, который невозможно использовать без установки всей системы в целом. Функции, представляемые такими системами, избыточны, и, как следствие, их использование для нужд кафедры является неудобным. К тому же существующие системы требуют значительных затрат в плане материально-технического обеспечения [2].
Все это зачастую отражается на том, что деятельность кафедры в рассматриваемой области остается не автоматизированной. В связи с этим задача разработки и внедрения информационных систем управления кафедрой и формирования отчетной документации является актуальной.
Как показано в [3] информационная система управления кафедрой и формирования отчетной документации должна осуществлять следующие основные функции: сбор и анализ информации о работе преподавателей, в том числе публикациях и участии в научно-исследовательской деятельности; сбор и последующий анализ информации об успеваемости студентов; формирование отчётной документации, как по календарному, так и по учебному году; подготовка сведений для рейтинговой оценки деятельности кафедры и преподавателей кафедры; организация и ведение хранилища данных агрегированной информа-
ции о деятельности кафедры за прошлые годы для информационной поддержки принятия решений.
Перечисленные функции могут быть реализованы на основе стратегии управления ресурсами (в том числе и информационными) организации или, по-другому, ERP-стратегии (от английского Enterprise Resource Planning), переводится на русский язык как «Управление ресурсами предприятия». Конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP -это ERP-система. Автором статьи проанализированы четыре основные используемые в настоящее время ERP-системы: SAP, 1С, Microsoft Dynamics и Галактика.
Немецкая компания SAP AG, разработавшая ERP-систему SAP, имеет имидж продающей дорогие и «тяжелые» решения для крупных предприятий, поэтому данная система не подходит для документооборота кафедры. Сравнительно недавно компания SAP AG выпустила решение для малых и средних предприятий SAP Business One, однако, цена и сложность внедрения остались на том же уровне. Еще одной системой международного класса является Microsoft Dynamics AX (Axapta). Данная ERP система имеет схожие минусы с программой SAP. Среди отечественных производителей программных продуктов следует отметить корпорацию под названием «Галактика», которая занимает одно из первых мест в российской промышленности. Данная корпорация имеет значительный опыт работы и на ее счету множество внедрений на крупных и малых предприятиях. Однако ERP-система Галактика имеет свои недостатки -она снабжена своим языком программирования, который существенно уступает современным языкам.
ЕRP-система «1С: Предприятие» универсальна и подходит для любой организации. Она с легкостью может быть использована для автоматизации документооборота кафедры. В отличие от SAP программа 1 С гораздо доступнее, имеет встроенный русский язык, благодаря чему поддержка и создание новой программы на ее платформе становятся доступной для студентов.
Библиографические ссылки
1. Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот : учеб. пособие. СПб.: Санкт-Петерб. ин-т машиностроения (ВТУЗ-ЛМЗ), 2007. 406 с.
2. Акимов А. А. Информационно-аналитическая система для поддержки процессов управления кафедрой вуза: диссертация на соискание ученой степени кандидата технических наук. Пенза, 2012. 177 с.
3. Акимов А. А. Структура информационно-аналитической системы мониторинга деятельности кафедры [Электронный ресурс]. URL: http://mino. esrae.ru/157-745 (дата обращения: 14.03.2014).
© Шурыгин А. С., 2014
