CC BY
20Научная статья Original article УДК 33
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БУХГАЛТЕРА
ПО МОДЕЛИ АУТСОРСИНГА
AUTOMATION OF THE CONTRACTUAL ACTIVITIES OF AN ACCOUNTANT USING THE OUTSOURCING MODEL
ЁЯ
Григорян Гайк Геворгович, Магистрант 2 курс, факультет «Институт Магистратуры», Санкт-Петербургский государственный экономический университет, Россия, г. Санкт-Петербург
Шамкина Александра Алексеевна, Магистрант 2 курс, факультет «Институт Магистратуры», Санкт-Петербургский государственный экономический университет, Россия, г. Санкт-Петербург
Grigoryan Gayk Gevorgovich, email: grigoriyangg@gmail.com Shamkina Аlexandra Аlekseevna, email: sashashamkina98@gmail.com
Аннотация: В данной статье рассматривается деятельность бухгалтера, который работает на удалённой основе, приводится комплекс основных задач бухгалтера на аутсорсинге и комплекс задач подлежащих автоматизации, рассматриваются положительные и отрицательные стороны данного варианта работы, также рассматриваются программные продукты для реализации рабочего процесса. На основе информации о данных продуктах приведённой в таблице проводится анализ иерархий на основе критериев и альтернатив для
1581
достижения поставленной цели, приводится схема структуры работы на удалённой основе и описаны результаты анализа представленных программных решений с кратким описанием выбранных программных продуктов.
Annotation: This article discusses the activities of an accountant who works remotely, provides a set of the main tasks of an outsourced accountant and a set of tasks to be automated, discusses the positive and negative sides of this work option, also considers software products for the implementation of the workflow, based on the information about these products given in the table, an analysis of hierarchies based on criteria and alternatives to achieve this goal, a diagram of the structure of work on a remote basis is given and the results of the analysis of the presented software solutions are described with a brief description of the selected software products.
Ключевые слова: Бухгалтер, аутсорсинг, работа на удалённой основе, автоматизация, единая бухгалтерская система, 1С: Бухгалтерия.
Key words: Accountant, outsourcing, remote work, automation, unified accounting system, 1C: Accounting.
Введение
Основной проблемой предоставления бухгалтерских услуг на аутсорсинге, рассмотренной в статье, является, сложность в анализе и обработке информации необходимой для выполнения условий договора, так, как каждый клиент использует свои систему бухгалтерского учета и бухгалтеру необходимо иметь навыки работы с каждым программным обеспечением и затрачивать большое количество времени на составление документов в разных программах.
Актуальность выявленной проблемы обусловлена, переходом многих фирм на удалённый вариант работы, и использования облачных сервисов для работы.
1582
Данный вариант позволяет повысить эффективность работы сотрудников. Бухгалтеры, работающие на удалённой основе, могут вести сразу несколько компаний, так же они могут распределять свой график подстраиваюсь под клиентов, а у компаний пропадает необходимость в штатном бухгалтере, который проводит часть своего рабочего дня в офисе без работы. Для предоставления документации может использоваться электронная почта или система электронного документооборота, в которой документация будет заверена электронной подписью.
Нынешняя ситуация в мире показала, что сотрудники, которые работали на удалённой основе, продолжили работать в стандартном режиме без затруднений, а те, кто работал в офисе, потратили много времени чтобы привыкнуть к работе из дома.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что перевод основных отделов фирмы на удалённый вариант работы или частично удалённый вариант работы, поможет подготовиться к непредвиденным ситуациям. Так же необходимо помнить, что есть люди, которые работают на удалённой основе, компании могут нанимать к себе в штат по отдельному трудовому договору, что позволит избежать трат на обучение и оборудование рабочих мест своих сотрудников.
Целью работы является проведения анализа и обоснование выбора программного обсечения для унифицирования бухгалтерской системы, необходимо выбрать систему с помощью, которой будут предоставлять бухгалтерские услуги, систему составления и отправки документации. Актуальность и востребованность аутсорсинга состоит в том, что у компаний появилась возможность пользоваться услугами профессионалов в различных областях, которые систематически повышают свою квалификацию, в курсе последних изменений законодательства, а также это выгодно, так как оплачивается только работа специалиста, без налогов, больничных и отпусков. Аутсорсинг - передача организацией, на основании договора, определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности
1583
другой компании, действующей в нужной области. Виды аутсорсинговой деятельности:
- аутстаффинг - найм квалифицированного персонала без юридического оформления;
- аутсорсинг бизнес - процессов. Передача второстепенных функций и процессов аутсорсинговым организациям4
- бухгалтерский аутсорсинг. Предприятия пользуются данным видом услуг для обеспечения бухгалтерского учета своей организации, предоставлении отчетности в ФНС, внебюджетные фонды;
- ГГ - аутсорсинг, аутсорсинг охраны труда, производственный аутсорсинг.
Следующим этапом рассмотрения данной темы является определение достоинств и недостатков аутсорсинга. К достоинствам аутсорсинга можно отнести:
- экономия средств предприятия за счет снижения затрат на содержание рабочих мест;
- уменьшение налогов и отчислений;
- снижение различных рисков компании, за счет разделения их с аутсорсерами.
- Риски аутсорсинга для предприятия:
- аутсорсинговая организация получает доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;
- аутсорсер в меньшей степени управляем;
- незаинтересованность в конечных финансовых результатах. Данные риски можно значительно снизить, если тщательно подойти к выбору аутсорсинговой организации.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга компании «1С»:
- высокое качество. Специалисты фирмы «1С» являются профессионалами в области автоматизации учета;
1584
- безопасность. Регулярно производится мониторинг системы на возможные нарушения в работе. Бухгалтерская база доступна в любое время, в том числе через мобильные приложения (iOS и Android);
- стоимость. Стоимость услуг зависит от количества зарегистрированных 31 документов в сервисе. Компания самостоятельно выбирает перечень оказываемых услуг;
- полная финансовая ответственность за результат работы.
Данный документ является шаблоном для оформления работ. При использовании шаблона выделяются два важных пункта:
- необходимые стили оформления;
- полезные макросы.
1. Обзор комплекса задач бухгалтера на аутсорсинге
На основании выявленной проблемы в деятельности специалиста консалтингового отдела целесообразно автоматизировать следующие задачи. Учет договоров:
В большинстве информационных систем формирование типового контракта начинается с заполнения карточки договора, в которой указывается:
- вид договора;
- тип договора;
- стадия (подготовка, согласование или исполнение);
- плановые сроки исполнения договора и сумма платежа;
- ответственные за исполнение договора как со стороны организации, так и со стороны контрагента.
Для того чтобы в максимально короткие сроки составить новый договор, информационная система должна содержать шаблоны контрактов, используемых на предприятии и представленных в произвольном формате (Word, Excel). В нем должны содержаться структура документа и типовые условия договора.
Учет клиентов: внесение в базу информации о каждом новом клиенте является ресурсоёмким процессом, необходимо собрать всё первичную информацию о
1585
клиенте и фирме, с которой будет заключен договор и внести её в базу, также необходимо своевременно вносить всю дополнительную информацию в базу данных.
Введение первичной информации в базу: на данный момент введение информации о новых клиентах и исправления информации о старых клиентах проводится вручную, это занимает много времени и тратит силы сотрудников, которые можно направить на выполнение других задач формирование выходных документов:
- договор;
- счет;
- акт о выполненных работах;
- кадровые документы;
- распорядительные документы.
Формирование документов и отчётов после выполнения условий договора, которые необходимо отправить клиенту, проходит вручную или с использование шаблонов, в которые необходимо вбивать данные вручную или выбирая каждый пункт отдельно из базы, возможным путём автоматизации, является автоматическое заполнение шаблонных документов, используя информацию, имеющуюся в базы данных.
Но основным для нас является унификация механизма работы с клиентами так, как компания работает по модели аутсорсинга, то возникают проблемы с затратами лишнего времени на понимание того, как работает ПО каждого клиента.
Бухгалтеру, который работает по модели аутсорсинга необходимо использовать такие инструменты, как: системы бухгалтерского учёта, системы электронного документооборота. Далее в работе будет приведено сравнение систем и сделан вывод, какую систему предпочтительнее использовать. Обоснование выбора системы бухгалтерского учета на аутсорсинге В деятельности бухгалтера системы бухгалтерского учета являются основным инструментом выполнения поставленных задач.
1586
В работе будут рассмотрены 4 системы:
- 1С: Бухгалтерия;
- БЭСТ-5;
- Галактика ERP;
- Парус-Бухгалтерия;
В табл. 1 приведены характеристика данных систем. Таблица
Характеристики бухгалтерских систем
Характеристика/ПО 1С: БЭСТ-5 Галактика Парус-
Бухгалтерия ERP Бухгалтерия
стоимость 13000 рублей за Отсутствует Цена не 9000 рублей 1
одного точная указана рабочее место
пользователя информация
наличие встроенной Да Да Нет Нет
среды разработки
гибкость настройки Да Да Да Да
системы
модульность Да Нет Да Да
сопровождение Да Да Да Нет
системы
внедрение системы Да Не требуется Да Нет
наличие демоверсии Да Нет Нет Да
понятный интерфейс Да Да Да Нет
соответствие Да Да Да Да
законодательной базе
перенос данных из Да Нет Нет
других систем
Проведя анализ характеристик, представленных выше систем, можно выделить несколько основных аспектов. Для сотрудника на удалённой модели работы необходим иметь программное обеспечение, соответствующие программному обеспечению клиента. Анализируя представленные системы, можно сделать вывод, что все системы обладают гибкой настройкой приложения под нужды организации, соответствуют законодательной базе, имеют интуитивной понятный интерфейс. Из четырёх представленных систем стоит выделить 1С:Предприятие и её модуль 1С:Бухгалтерия, данная система является подходящим решением для сотрудника на аутсорсинге так, как в ней
1587
есть функция переноса данных из других бухгалтерских систем и при подключение профессионального пакета, появляется возможность удалённой работы. Далее в статье будет представлен анализ иерархий для подтверждения выбора программного обеспечения. Анализ будет проводиться в программе SuperDecisions Критерии:
- стоимость;
- возможность нарастить функционал;
- удобство интерфейса;
- наличие встроенного эдо;
- возможность импорта и экспорта данных в другие системы. Альтернативы:
- 1С: Бухгалтерия;
- БЭСТ-5;
- Галактика ERP;
- Парус-Бухгалтерия.
Иерархическая структура выбора бухгалтерской системы представлена в виде {Цель}-{Критерии}-{Альтернативы} на рисунке 1.
Ü Цель BSQ
Выбор бухгалтерской ситсемы
1 j
31 Критерии В ©О
Стоимость Удобство интерфейса Наличие встроенного ЭДО
импорт и экспорт данных в другие системы]
Возможность нарастить функционал
I
Q Альтернативы BlOlOl
1С: Бухгалтерия] Галактика ERP
Парус-Бухгалтерия < БЭСТ-5 >
Рис. 1. Иерархическая структура выбора бухгалтерской системы Для выполнения метода анализа иерархий с использованием СППР SuperDecisions нам необходимо рассмотреть критерии, по которым будет
1588
происходить попарное сравнение. Выделим следующие критерии оценки с ранжированием значимости альтернатив по убыванию:
- стоимость;
- возможность нарастить функционал;
- удобство интерфейса;
- наличие встроенного эдо;
- импорт и экспорт данных в другие системы.
При заполнении матрицы попарного сравнения критериев выбора по методике анализа иерархий Т.Саати учитывались следующие суждения, это отображено на Рисунок 2:
- импорт и экспорт данных в другие системы значительно важнее (5) возможность нарастить функционал, но при этом возможность нарастить функционал незначительно важнее (3) удобство интерфейса и наличия встроенного Эдо и значительно важнее стоимости;
- Импорт и экспорт данных в другие системы значительно важнее (5-6) стоимости и наличия встроенного Эдо и незначительно важнее (3) удобства интерфейса;
- стоимость незначительно важнее (3) удобства интерфейса;
- наличие встроенного ЭДО незначительно важнее (3) стоимости и удобства интерфейса.
1псоп$»йег»су | импорт и Наличие е- Стоимость ~ Удобст&о
Возможности t 6 * 1= 4- 5 «- 3
импорт и * 1= 6 <- 3
Наличие Б* <- 3 <- 3
Стоимость - <- 3
Рис. 2. Попарное сравнение критериев При помощи программы СППР SuperDecisions был произведен расчет, в результате которого общий индекс согласованности равен 12%, что говорит о согласованности полученных матриц. Результаты исследования представлены в виде диаграммы приоритетов выбора бухгалтерской системы на рисунке 3.
1589
Here are the priorities.
Icon Name |Normaii:ed by luîtef |limrting
No Icon Стоимость Г" 0.07538 |0.037689
No Icon Возможность нарастить 1 функционал Г" 0.21245 |0.106226
No Icon Удобство интерфейса 0.0645« |0.032243
No Icon импорт и экспорт данных в 1 другие системы Г" 0.52454 |0.262270
No Icon Наличие встроенного ЭДО 1 г- 0.12313 |0.061567
No Icon 1С бухгалтерия ■ Г 0.65368 |0.326842
No Icon БЭСТ-5 г- 0.19136 [0.095682
No Icon Галактика ERP г- 0.09196 (0.045979
No Icon Парус - Бух галтерия ¡0.031497
No Icon Выбор бухгалтерской с ит семы 1 0.00000 jo.oooooo
Okay 1 Copy Values |
Рис. 3. Приоритеты выбора альтернатив
Результаты исследования показывают, что рассмотренная бухгалтерская системы «1С: Бухгалтерия» на первом месте, за ней идёт бухгалтерская системы «БЭСТ-5».
2. Практические аспекты работы бухгалтера по модели аутсорсинга
Для понимания практического аспекта работы бухгалтера по модели аутсорсинга, необходимо рассмотреть схему, предоставления данных услуг, схема будет приведена на рисунке 4.
Рис. 4. Диаграмма предоставления бухгалтерских услуг по модели аутсорсинг
Бухгалтер, работающий на удалённой основе, может вести одновременно несколько компаний, основная проблема заключается в том, что
1590
у каждого клиента своя система бухгалтерского учета и бухгалтеру необходимо тратить время на обработку данных в каждой системе, и использовать в процессе своей работы именно систему, предоставленную клиентом.
Решением данной проблемы, является переход на унифицированную систему бухгалтерского учета с использование системы электронного документооборота для передачи и заверения документов при помощи электронной цифровой подписи.
Предоставление бухгалтерских услуг по модели аутсорсинг, заключается в удалённой работе с клиентом через облачные сервисы или удалённые сервера, рабочий процесс заключается в получение данных от организаций их анализе, структурирование и обработке, выполнение прописанных в договоре обязанностей сторон и составления отчёта по выполненным работам, бухгалтер со своего персонального устройства подключается к удалённому серверу, выполняет свою работу, формирует отчёты, и с помощью системы электронного документооборота отправляет отчетность клиентам.
Использование облачных технологий или арендованных серверов, позволяет бухгалтеру выполнять свои обязанности в любом месте, необходимо иметь доступ к сети и знать свою учетную запись или путь для подключения к серверу, в таком случае бухгалтер может использовать любой компьютер для доступа к нужному программному обеспечению и отсутствует необходимость в установки данных приложений на рабочее устройство.
Для хранения данных также можно использовать облачные хранилища или поставить у себя на рабочем месте локальный сервер.
После проведения анализа и рассмотрения найденных проблем, было найдено решение, которое заключается в унифицированние бухгалтерской системы для всех клиентов, это подразумевает под собой использование одной системы для предоставления услуг всем клиентам, находящимся на обслуживание. В данном варианте решения проблемы бухгалтеру понадобятся такие инструменты, как:
1591
- бухгалтерская система, после сравнения системы, было решено остановиться на 1С: Предприятие и использовать конкретный модуль 1С: Бухгалтерия (система бухгалтерского учета, необходимая для осуществления деятельности бухгалтера);
- система электронного документооборота, после проведения анализа, выбор остановился на системе Directum (система, позволяющая передавать и подписывать документы без личной встречи с клиентом, также данная система может проверять правильность документов и создавать шаблоны для быстрого заполнения необходимых документов);
- для хранения данных будет использоваться локальный сервер и облачный решение (для хранения архивных данных и данных о постоянных клиентах будет использоваться локальный сервер, а для хранения информации о новых клиентах, с которыми только начали работать, будет использовать облачное решение, для быстрого доступа к данным;
- рабочий процесс будет осуществлять при помощи подключения к облачному серверу;
- Использование приводнённых выше инструментов, позволит бухгалтеру затрачивать меньше времени на выполнение своих обязанностей, за счёт выполнения всех необходимых действий в одной системе.
Заключение
В процессе работы рассматривалась деятельность бухгалтера работающего по модели аутсорсинга, были приведены 2 схемы, показывающие процесс работы до использования унифицированных систем и после, в первом случае для работы бухгалтер использовал информационную систему клиента и отдавал отчёт лично, на второй схеме показано что бухгалтер использует унифицированную бухгалтерскую систему для выполнения обязанностей и систему электронного документооборота для передачи и подписание документов.
Во второй главе был описан состав задач, подлежащих автоматизации. В ходе работы были приведены программные средства необходимые для
1592
функционирования сотрудника на удалённой модели работы, также на основе данного списка программного обеспечения был проведён сравнительный анализ по характеристикам систем и анализ методом иерархий в программе SuperDecisions на основе проведённых анализов была выбрана бухгалтерская система, на основе который будет строиться деятельность бухгалтер с помощью, которой будут происходить взаимодействия с клиентами.
Список литературы
1. Белова А. М. Аутсорсинг. "1с: бухобслуживание" как принципиально новый вид аутсорсинга // Проблемы и перспективы развития корпоративных и общественных финансов: тезисы докл. Хабаровск, 2017.- С. 29-33.
2. Брянкина К.А. Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Перспективы развития аутсорсинга в России // Учетно-аналитические инструменты развития инновационной экономики: тезисы докл. Княгинино, 2016.- С. 20-22.
3. Лукиных Ю. С. Ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных программ "1с: бухгалтерия 8" и "инфо-бухгалтер" // Информационные технологии в современном мире - 2016: тезисы докл. Екатеринбург, 2016. - С. 87-91.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 24.04.2020) // Собрание законодательства РФ. - 07.01.2002. - № 1 (ч. 1). -Ст. 65.
5. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», с изм. от 23.05.2016. Режим доступа: http://base.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855
Bibliography
1. Belova A. M. Outsourcing. "1c: accounting" as a fundamentally new type of outsourcing // Problems and prospects for the development of corporate and public finance: abstracts of reports. Khabarovsk, 2017.- S. 29-33.
2. Bryankina K.A. Outsourcing of accounting services. Prospects for the development of outsourcing in Russia // Accounting and analytical tools for the
1593
development of an innovative economy: abstracts of reports. Knyaginino, 2016.- P. 20-22.
3. Lukinykh Yu. S. Accounting with the help of computer programs "1s: accounting 8" and "info-accountant" // Information technologies in the modern world - 2016: abstracts of reports. Ekaterinburg, 2016. - S. 87-91.
4. Labor Code of the Russian Federation dated December 30, 2001 No. 197-FZ (as amended on April 24, 2020) // Collection of Legislation of the Russian Federation. - 07.01.2002. - No. 1 (part 1). - Art. 65.
5. Federal Law No. 402-FZ of 06.12.2011 "On Accounting", as amended. from 05/23/2016. Access mode: http : //base.consultant.ru/do cument/cons_do c_LAW_122855
© Григорян Г.Г., Шамкина А.А., 2022 Научно-образовательный журнал для студентов и преподавателей «StudNet» №3/2022.
Для цитирования: Григорян ГГ., Шамкина А.А. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БУХГАЛТЕРА ПО МОДЕЛИ АУТСОРСИНГА// Научно-образовательный журнал для студентов и преподавателей «StudNet» №3/2022.
1594
