CC BY
10
УДК 338.2
Буркова О.А. студент магистратуры 3 курс факультет «Заочный» Научный руководитель: Моисеева И.И., к. э.н.
доцент
ФГБОУ ВО Липецкий государственный технический университет
Россия, г. Липецк
АВТОМАТИЗАЦИЯ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ С ПОМОЩЬЮ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА
ПРЕДПРИЯТИИ
Аннотация: В статье рассматриваются процесс автоматизации бюджетирования на предприятии. Изучены подходы, которые используются предприятиями при внедрении автоматизации бюджетирования. Также схематически представлены оба главных классических подхода автоматизации бюджетирования и управленческого учета. Рассмотрены преимущества и недостатки двух основных стратегий автоматизации финансовой модели бюджетирования и управленческого учета.
Ключевые слова: автоматизация, бюджетирование, методология, регламент, программное обеспечение.
Burkova O.A.
3rd year Master Degree student Advisor: Moiseeva I.I.
Candidate of Economic Sciences The Lipetsk State Technical University
Lipetsk
AUTOMATION OF BUDGETING THROUGH SPECIALIZED SOFTWARE IN THE ENTERPRISE
Abstract: The article discusses the process of automation of budgeting in the enterprise. Studied the approaches that are used by enterprises in the implementation of automation of budgeting. Also schematically presented are both of the main classical approaches to automation of budgeting and management accounting. The advantages and disadvantages of the two main strategies for automating the financial model of budgeting and management accounting are considered.
Key words:automation, budgeting, methodology, regulations, software.
При внедрении специализированного программного обеспечения управление бюджетом будет занимать значительно меньше времени и потребует меньше усилий. Также автоматизация позволяет уменьшить степень влияния человеческого фактора, тем самым снизив число ошибок.
Рынок автоматизированных систем достаточно широк. При выборе, в первую очередь, следует отталкиваться от особенностей самого предприятия. На рынке присутствует как программное обеспечение для малых компаний,
так и программное обеспечение, позволяющее обрабатывать большие объемы информации. На практике выделяют два подхода, которые используются предприятиями при внедрении автоматизации бюджетирования [1].
Первый, и чаще используемый подход, подразумевает, что постановку бюджетирования и управленческого учета следует сразу начинать с автоматизации. Согласно данному подходу в первую очередь следует выбрать программное обеспечение, которое возможно настроить под особенности конкретного предприятия. При этом, отдельные компании, занимающиеся информационными технологиями, уверяют, что система может заработать довольно скоро - в пределах нескольких месяцев.
Вторая концепция автоматизации финансовой модели подразумевает на первом этапе формирование методологии и регламентов бюджетирования и управленческого учета. При этом, эти методологию и регламент следует отладить на предприятии в течение некоторого времени. Вместе с тем финансовая модель планирования может сводиться в таблицах Excel.
Предприятие может приступать к решению задачи автоматизации, как только модель будет испытана на практике. Между тем, утвержденная методика может быть использована при создании технического задания для автоматизации. На основе готового технического задания предприятие может сделать выбор - найти готовый программный продукт, подходящий под все требования и нужды компании, или разработать собственное программное обеспечение средствами собственного штата программистов или отдав на аутсорсинг.
Схематически эти оба главных классических подхода автоматизации бюджетирования и управленческого учета показаны на рисунке 1. С первого взгляда, правая схема кажется более непростой и замысловатой, а также обладает большим количеством этапов. Левая схема автоматизации, напротив, имеет только два этапа, которые поначалу могут показаться достаточно очевидными и незамысловатыми. Ясно, что эти два плана не могут называться безупречными. Преимущества и недостатки данных подходов представлены в таблице 1.
Далее необходимо определиться какими трудовыми ресурсами обладает предприятие, которые можно будет задействовать в данном проекте. Возможно все сделать только силами предприятия, но, при желании, возможно привлечь и сторонние силы, например, консультантов и программистов.
В случае, когда предприятие делает выбор в сторону первого плана, важно убедиться, что методология, на которой основывается выбранное программное обеспечение, подходит под особенности конкретно нашего предприятия. Именно этот важный этап проверки и отсутствует в первом подходе, что является существенным недостатком. Понятно, что фирма не может выдвинуть четкие требования к программному обеспечению и методологии, лежавшей в его основе, когда сама не имеет конкретного представления, какой результат хочет добиться от этого проекта.
Первая стратегия может оказаться достаточно эффективной в том случае, если при ее выборе была проведена хорошая предварительная
подготовка и были четко сформулированы основные требования к бюджетной системе. В таком случае компания ориентирована на результат - внедрение автоматизированной системы бюджетирования и управленческого учета.
Рисунок 1. Главные классические подходы автоматизации бюджетирования и управленческого учета В случае внедрения бюджетирования и управленческого учета процесс сбора данных для проектирования бюджетов будет автоматизирован. Это наиболее актуально при сборе фактических данных об исполнении бюджетов.
Таблица 1. Преимущества и недостатки двух основных стратегий автоматизации финансовой модели бюджетирования и управленческого учета
От программы - к методологии и регламенту От методологии и регламента - к программе
П л ю с ы нацеленность на конечный автоматизированный результат; если модель, заложенная в программе, подходит компании, то упрощается процедура внедрения за счет экономии времени при сборе данных компания четко знает, что нужно автоматизировать, так как разработано ТЗ; в целом проект по внедрению и автоматизации бюджетирования занимает меньше времени и стоит дешевле
М и н у с ы модель, заложенная в программе, может не подойти к компании; большие надежды на программу часто оказываются завышенными, что приводит к увеличению сроков и затрат; искусственно занижается сложность проекта по постановке бюджетирования ручной или полуручной (электронные таблицы) ввод данных на этапе внедрения увеличивает нагрузку на сотрудников, участвующих в проекте по постановке бюджетирования; после разработки ТЗ может оказаться так, что ни одна из готовых программ не подходит
Как правило, выбирая первый вариант плана автоматизации бюджетирования и управленческого учета планирование проекта либо совсем отсутствует, либо данный этап настолько минимизирован, что при внедрении появляются значительные сложности. Источником этого является несоответствие методологии, на которой построено программное обеспечение, и несоответствие потребностям предприятия, которые не были определены заранее.
Ко второму подходу прибегают значительно реже, чем к первому. При этом, зачастую, главной причиной выбора именно этого подхода является отсутствие четкой стратегии и плана реализации проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета. Это решение может быть вызвано совсем иным фактором. Предприятие просто не смогло отыскать программное обеспечение, подходящее под его нужды, при этом за разумную цену и с необходимым функционалом.
В случае использования второго подхода, на этапе постановки бюджетирования и управленческого учета, потребуется значительно больше усилий, из-за того, что придется, условно говоря, «вручную» осуществлять сбор информации при планировании бюджетов и формировании отчетов об их исполнении. Конечно же, выполнение этих функции без автоматизированной системы на порядок усложнено.
Естественно, в этом случае допустимо использование электронных таблиц для подготовки бюджетов и использование имеющейся учетной
системы для подготовки факта. Однако это все не будет содержаться в единой информационной системе, и потребуется затрачивать много времени только на саму подготовку информации. Для анализа останется довольно мало времени.
Условно выражаясь, выходит некий замкнутый круг. С одной стороны, до начала автоматизации, следует обладать четким техническим заданием, но для его разработки, следует предварительно опробовать методологию и регламент. А для отладки методологии и регламента, необходим сбор значительного количества информации (плановой и фактической), вдобавок это нужно провести не один раз, потому что для того, чтобы внедрить бюджетирование и управленческий учет, может появиться необходимость несколько раз пройти по бюджетному циклу. Очевидно, что сбор данных, в условиях отсутствия автоматизации, весьма трудозатратен и на него уходит много времени, но, с другой стороны, до начала автоматизации, следует знать, в какой именно информации будет потребность.
Выйти из этого замкнутого круга позволят только итерации. Но возникает вопрос - с чего начать: с методологии и регламента или с программного обеспечения? Как уже было отмечено ранее, на практике, при выборе предприятием первого пути, тратится значительно больше времени и денег на план по постановке и автоматизации бюджетирования и управленческого учета.
Можно объяснить это довольно просто. Исправлять методологию, в случае, если ее еще не автоматизировали, заметно легче, чем в обратном случае, когда она уже встроена в программу. Отсюда и выходит, что на перенастройку программного обеспечения тратится довольно много времени. А, между тем, может выйти и так, что, промучившись с программным обеспечением как пару месяцев, так даже и год, предприятие может сделать вывод, что модель, которая используется в данном программном обеспечении, не удовлетворяет потребностям предприятия.
Довольно любопытно, что после такого опыта, предприятие и далее двигается тем же путем вместо того, чтобы сделать правильные выводы на основе допущенных ошибок. Другими словами, предприятие идет на поиски иного, более совершенного, программного обеспечения и вновь повторяет ту же ошибку, которая теперь может встать еще дороже. Получается, что предприятие теряет деньги и, что самое главное, свое время.
Использованные источники: 1.Смирнова О. П., Быков Д. Ю. Бюджетирование на предприятии: учеб. пособие / О.П. Смирнова, Д.Ю. Быков; Иван.гос. хим-технол. ун-т. - Иваново, 2011. -96 с. URL: http://eco-fm.ru/dl.php?fl=327#2
