Научная статья на тему 'Аутсорсинг административно-управленческих процессов'

Аутсорсинг административно-управленческих процессов Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
3215
404
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Ключевые слова
АУТСОРСИНГ / ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВО / ГОСУДАРСТВО / РЕГУЛИРОВАНИЕ / РЫНОЧНАЯ ЭКОНОМИКА / ПРОЦЕСС / OUTSOURCING / BUSINESS / THE STATE / REGULATION / MARKET ECONOMY / PROCESS

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Соловьева Олеся Анатольевна

Систематизированы теоретические основы понятия «аутсорсинг» и возможность его применения (адаптации) в государственном регулировании. Описана процедура организации аутсорсинга административно-управленческих процессов.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

OUTSOURCING OF ADMINISTRATIVE AND MANAGERIAL PROCESSES

In clause theoretical bases of concept "outsourcing" and its opportunity of application (adaptation) in state regulation are systematized. Procedure of construction of outsourcing of administrative and managerial processes is described.

Текст научной работы на тему «Аутсорсинг административно-управленческих процессов»

Вестник Челябинского государственного университета. 2013. № 3 (294).

Управление. Вып. 8. С. 49-53.

О. А. Соловьева

АУТСОРСИНГ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ

Систематизированы теоретические основы понятия «аутсорсинг» и возможность его применения (адаптации) в государственном регулировании. Описана процедура организации аутсорсинга административно-управленческих процессов.

Ключевые слова: аутсорсинг, предпринимательство, государство, регулирование, рыночная экономика, процесс.

Оптимизация административно-управленческих процессов по своей сути во многом аналогична разработке регламентов и стандартов осуществления государственных функций. Ключевое отличие состоит в том, что в данном случае речь идет о регламентации и оптимизации внутренних процессов, непосредственно не связанных с исполнением функций, закрепленных нормативными правовыми актами. Аутсорсинг является одним из способов оптимизации административно-управленческих процессов.

Сегодня концепция аутсорсинга активно обсуждается в деловых кругах и средствах массовой информации. Это связано с тем, что возрастающая на потребительском рынке товаров и услуг конкуренция требует от субъектов предпринимательства роста эффективности производства и сокращения издержек. Во многом решить эту проблему помогает аутсорсинг, который позволяет «отдать» часть производственных и иных процессов в «чужие руки».

Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от английского outsourcing) и дословно переводится как «использование чужих ресурсов». Наиболее распространенная трактовка понятия аутсорсинг — передача традиционных неключевых функций организации внешним исполнителям (аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы) или отказ от собственного бизнес-процесса и приобретение услуг по реализации этого бизнес-процесса у другой, специализированной организации [1. С. 56].

Следует отметить, что аутсорсинг подразделяют на внешний и внутренний.

Внешний аутсорсинг подразумевает передачу части исполняемых функций компании сторонней организации. В этом случае сторонняя организация осуществляет управление частью бизнес-процессов компании. К недостаткам внешнего аутсорсинга можно отнести:

- сложность взаимоотношений с обслуживающей организацией;

- ограничение функций договором (вопрос-ответ);

- наличие вопросов, в которые невозможно посвятить внешнюю организацию по причине сохранения экономической безопасности (определение стратегии холдинга);

- отсутствие контроля за процессом подбора персонала (угроза утечки информации);

- отсутствие брендовой мотивации у персонала обслуживающей организации.

К преимуществам внешнего аутсорсинга относят:

- наличие в договоре штрафных санкций за нарушение сроков оказания услуг (инструмент воздействия).

При внутреннем аутсорсинге функции передаются дочерним предприятиям или входящей в структуру компании специальной организации. К недостаткам внутреннего аутсорсинга можно отнести:

- наличие в договоре штрафных санкций не является эффективным инструментом воздействия;

- наличие переходного периода от старой структуры к системе и т. д.

К преимуществам внутреннего аутсорсинга относят [2. С. 52-57]:

- эффективное управление бизнес-процессами;

- снижение административно-управленческих расходов;

- прозрачность управления;

- иерархичность подчинения предопределяет эффективность внедрения новых процедур;

- единообразие в функциях обеспечивает быструю интеграцию отчетности;

- единые стандарты внутренней отчетности облегчают анализ холдинговых предприятий;

- юридическое обоснование «содержания» высшего и среднего менеджмента в холдинге;

- наличие «отдельно» существующего имущества уменьшает риск недружественного поглощения ввиду невозможности мгновенного создания команды, способной управлять бизнес-процессами на «поглощенном» предприятии, и т. д.

Основная ценность аутсорсинга заключается в том, что он позволяет оптимизировать функционирование организации за счет сосредоточения деятельности на главном, базовом направлении.

Если говорить о специфике аутсорсинга в государственном управлении, то наиболее верное определение будет звучать следующим образом: аутсорсинг — это передача сторонней организации некоторых функций или частей административно-управленческих процессов.

Административно-управленческий процесс — процесс, осуществляемый органом исполнительной власти, как правило, имеющий обеспечительный характер в отношении исполнения функций органа либо функций иных органов власти.

Таким образом, аутсорсинг административно-управленческого процесса — это выведение функций и предоставляемых услуг органов государственной власти за рамки их полномочий и передача данных функций и услуг на конкурсных условиях в частный сектор, органам местного самоуправления или государственным предприятиям.

В свою очередь, система аутсорсинга административно-управленческого процесса представляет собой совокупность взаимосвязанных действий, проводимых органом исполнительной власти, связанных с приобретением на договорной основе услуг сторонних организаций для выполнения ряда функций (процессов, видов деятельности), необходимых органу исполнительной власти в связи с осуществлением возложенных на него полномочий (функций) либо с целью повышения их эффективности.

Опыт зарубежных стран, использующих аутсорсинг в государственном секторе экономики, позволяет выделить три подхода к организации аутсорсинга в системе органов государственной власти [2. С. 52-57].

• Кластерный подход: государственные органы объединяются в кластеры для организации совместных действий по аутсорсингу. В этом случае управление кластерами должны взять на себя отдельные органы (похожие на специализированные федеральные или региональные агентства), причем таких органов получится

столько, сколько кластеров будет организовано (например, финансы, кадровая политика и т. д.).

• Централизованный подход подразумевает управление всей политикой аутсорсинга в рамках единой уполномоченной правительственной организации, по структуре деятельности аналогичной имеющимся в структуре администраций субъектов РФ комитетам и управлениям по осуществлению государственного заказа продукции и услуг. Соответственно, через эту организацию проходят все аутсорсинговые инициативы; данная организация осуществляет централизованное руководство, поддержку и установление методологии и стандартов в области аутсорсинга.

• Децентрализованный подход предполагает независимое создание индивидуальных стратегий использования аутсорсинга для каждого органа исполнительной власти, а также прецедентное/экспериментальное изменение законодательства и/или применение положительной судебной практики в случае конфликтов с нормами действующего законодательства о государственных закупках.

Кластерный подход эффективен в том случае, если одновременно у нескольких государственных органов появляется необходимость в аутсорсинге схожих функций, т. е. подразумевается использование одной и той же методологии. Таким образом, достигается эффект масштаба. Однако вследствие значительного укрупнения проекта возникает проблема управления процессами, как внутренними, так и внешними.

Выбор того или иного подхода к проведению аутсорсинга зависит от его целей, внутренних и внешних условий.

Основная роль аутсорсинга в государственном управлении заключается в следующем [4. С. 35-40]:

- повышение качества государственных услуг и эффективности административно-управленческих процессов (например, обеспечение внедрения новых информационных технологий);

- экономия бюджетных средств (например, контроль за статьями расходов государственных финансовых средств);

- концентрация внимания органов исполнительной власти на своих основных функциональных обязанностях;

- сокращение административно-управленческого персонала;

- развитие адаптивной способности к условиям внешней среды.

Во многих случаях аутсорсинг играет ключевую роль в передаче ряда функций и полномочий от органов государственной власти более высокого уровня органам власти более низкого уровня [3. С. 78-79].

Также аутсорсинг, по мнению автора, может считаться одной из форм осуществления вспомогательных и обеспечивающих процессов в государственном управлении:

- проведение закупок товаров и услуг для нужд органа власти;

- проведение международных мероприятий (конкурсная, выставочная и фестивальная работа);

- управление персоналом, в том числе государственными служащими;

- системное администрирование, информационные технологии;

- бухгалтерский и управленческий учет (в части обеспечения деятельности органов исполнительной власти);

- управление имуществом, закрепленным за органами исполнительной власти на праве оперативного управления; содержание зданий и сооружений, в которых располагаются органы исполнительной власти;

- обеспечение ведомств и отдельных государственных служащих автомобильным транспортом и т. д.

Особенностью вспомогательных и обеспечивающих административных процессов является то, что они [5. С. 34-35]:

- наименее связаны с осуществлением властных полномочий;

- обладают достаточно стандартной для всех органов власти процедурой осуществления;

- характеризуются наличием потенциального или реального рынка.

Все возможные виды взаимодействия государства и внешних поставщиков при реализации функций органов исполнительной власти можно представить с помощью «пирамиды» аутсорсинговых инициатив (см. рисунок).

На данном рисунке в качестве аутсорсинга рассматривается любое взаимодействие органа власти с внешним поставщиком по поводу выполнения каких-либо работ (услуг), связанных с реализацией внутренней деятельности этого органа власти.

На верхней ступени данной «пирамиды» находится передача отдельных функций, реализуемых органами исполнительной власти и их подведомственными организациями, субъектам предпринимательства, которые могут сами эффективно осуществлять эти функции. Т. е. в условиях грамотно проведенного функционального анализа и оптимизации функций органов исполнительной власти «функция целиком» не может быть предметом аутсорсинга административно-управленческого процесса.

На двух нижних ступенях «пирамиды» аутсорсинговых инициатив находится «разовый» аутсорсинг (простые контракты) и аутсорсинг

Пирамида аутсорсинговых инициатив

ресурсов. Взаимодействие в рамках разового аутсорсинга подразумевает передачу выполнения проекта (перечня работ), ограниченного бюджетом и сроками, внешнему исполнителю. При этом работу контролирует непосредственно исполнитель, он же целиком несет ответственность за реализацию проекта. Таким образом, любая государственная закупка товаров и услуг, проведенная для внутренних нужд органов исполнительной власти, может быть (согласно «пирамиде» аутсорсинговых инициатив) квалифицирована как «разовый» аутсорсинг.

В любом случае, между аутсорсингом функций целиком (т. е. их ликвидацией с передачей саморегулируемым институтам рынка) и аутсорсингом отдельных совокупностей административно-управленческого процесса существует много общего в принципах и методологии. Например, функции органов исполнительной власти, предлагаемые к ликвидации и передаче саморегулируемым организациям, должны анализироваться с точки зрения [3. С. 78-79]:

- возможности их передачи в негосударственный сектор (наличие политической составляющей или элементов режима секретности);

- анализа потенциала рынка по удовлетворению спроса на соответствующую функцию (услугу) в необходимом масштабе;

- восприимчивости рынка к выносимым на него функциям;

- возможности становления конкурентных или квазиконкурентных условий на рынке определенной функции;

- анализа затрат на вынесение функций органов исполнительной власти на аутсорсинг и выгод, дополнительно возникающих за счет вынесения определенных функций на аутсорсинг.

Эти же принципы в целом характерны и для аутсорсинга административно-управленческого процесса. Аутсорсинг административноуправленческого процесса отличается от нижних уровней пирамиды тем, что предметом аутсорсинга в данном случае являются процессы, тесно связанные с реализацией государственных полномочий, а цепочка процессов передается не только для администрирования, но и для управления, что рождает независимость поставщика и, как следствие, отдельную проблему выстраивания специфических контрактных отношений [6. С. 13-14].

Использование методики и системы аутсорсинга позволяет в кратчайшие сроки оптимизи-

ровать процесс предоставления государственной услуги, поднять уровень удовлетворенности граждан, упразднить фиктивные и излишние услуги, обеспечить экономию средств государственного бюджета на оказание государственных услуг.

В целом процедура организации аутсорсинга административно-управленческого процесса на уровне субъекта РФ включает несколько этапов.

На первом этапе на основе анализа административно-управленческого процесса в органах исполнительной власти должны быть разработаны критерии и порядок выбора административно-управленческих процессов и государственных услуг, подлежащих аутсорсингу, с учетом анализа издержек и выгод, а также анализа рынка на предмет готовности к контрактному выполнению данных процессов и элементов государственных услуг. В отношении большинства административно-управленческих процессов в органах исполнительной власти должен быть проведен полный учет всех расходов на их реализацию самими органами (определение полных расходов), включая затраты на их обеспечение другими органами власти и структурными подразделениями. По итогам первого этапа внедрения системы аутсорсинга должны быть подготовлены:

- утвержденный список административноуправленческих процессов, по природе своей являющихся исключительно государственными и не подлежащими аутсорсингу;

- план внедрения системы аутсорсинга с указанием приоритетных административно-управленческих процессов;

- предложения по внедрению механизма мониторинга и прогнозирования потребностей органов исполнительной власти в услугах административного и управленческого характера;

- стратегия создания и стимулирования рынка услуг, подлежащих аутсорсингу.

На втором этапе нужно создать технологические, методические и организационные предпосылки для полномасштабного внедрения системы аутсорсинга. Все технологии должны пройти экспериментальную апробацию. По итогам второго этапа необходимо:

- разработать типовые процедуры и технологии проведения аутсорсинга (в том числе набор нормативно-правовой и технической документации), обеспечивающие наличие прозрачных

и формализованных процессов формирования политики и реализации ежегодных программ аутсорсинга;

- разработать и внедрить в органах исполнительной власти ведомственные программы проведения аутсорсинга как базовый элемент создаваемой системы;

- разработать процедуры и механизмы контроля эффективности аутсорсинга и мониторинга выполнения условий контрактов, а также разграничить полномочия различных структур исполнительной власти при проведении аудита эффективности системы аутсорсинга и отдельных аутсорсинговых контрактов.

На третьем этапе нужно создать условия для полноценного внедрения системы аутсорсинга административно-управленческого процесса в практику всех органов исполнительной власти субъекта РФ. Для этого целесообразно:

- обеспечить все органы исполнительной власти экспертной поддержкой при разработке и внедрении ведомственных программ развития аутсорсинга;

- обеспечить учет потребностей всех органов исполнительной власти при формировании программ мониторинга и прогнозирования потребности органов исполнительной власти в услугах административного и управленческого характера, а также мониторинга рынков соответствующих услуг.

На третьем этапе внедрения системы аутсорсинга также необходимо предусмотреть появление механизмов, обеспечивающих наиболее эффективное и экономичное масштабное распространение технологий аутсорсинга. Первой задачей в этой связи является создание системы стимулирования активного использования процедур аутсорсинга. Практически создание системы стимулирования невозможно без развития вну-

тренней конкурентной среды в органах исполнительной власти путем проведения регулярного сравнительного анализа результатов, достигнутых в порядке реализации ведомственных программ проведения аутсорсинга и финансового стимулирования органов власти и их руководителей (например, путем включения результатов оценки внедрения программ аутсорсинга в базу для расчета премиальных фондов и в результативные контракты) [6. С. 32-33].

Таким образом, аутсорсинг является одним из методов управленческих технологий, который применим в органах государственного управления. Тем не менее, это лишь один из многих инструментов повышения производительности и результативности организаций государственной власти.

Список литературы

1. Современный экономический словарь / под ред. Б. А. Райзберга. М. : Инфра-М, 2007. 495 с.

2. Аникин Б. А. Аутсорсинг и аутстаффинг: высокие технологии менеджмента. М. : Омега-Л, 2006. 664 с.

3. Йооп Д. С. Аутсорсинг в развитых странах Европы // Проблемы теории и практики упр. 2005. № 4. С. 75-80.

4. Административная реформа в России : науч.-практ. пособие / под ред. С. Е. Нарышкина и Т. Я. Хабриевой. М. : Ин-т законодательства и сравнит. правоведения при Правительстве Рос. Федерации, 2006. 468 с.

5. Йордан Э. Аутсорсинг: конкуренция в глобальной гонке за производительностью. М. : КНОРУС, 2006. 768 с.

6. Ефимова С. [и др.] Аутсорсинг. М. : ФБК-Пресс, 2005. 128 с.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.