CC BY
23
УДК 658.5
АУДИТ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
Е.В. Горшенина, ген. директор ООО «Центр экономических исследований», д.э.н., профессор
В статье изложена общая характеристика аудита систем менеджмента. В том числе рассмотрены следующие вопросы: современные трактовки понятия «аудит»; отличие аудита систем менеджмента от других видов деятельности; цели, задачи и участники аудита систем менеджмента; этапы аудита систем менеджмента; статус аудита систем менеджмента; типы аудита систем менеджмента.
The article describes the general characteristics of the audit of management systems. In particular, the following issues were considered: modern interpretations of the concept of "audit"; the difference between the audit of management systems from other types of activities; goals, objectives and participants of the audit of management systems; stages of the audit of management systems; the status of the audit of management systems; types of audits of management systems.
Ключевые слова: система менеджмента, аудит, аудит систем менеджмента, участники аудита систем менеджмента, этапы аудита систем менеджмента, статус аудита систем менеджмента, типы аудита систем менеджмента, ISO.
Keywords: management system, audit, management systems audit, management systems audit participants, management systems audit stages, management systems audit status, types of management systems audit, ISO.
Введение
Аудит систем менеджмента - инструмент руководства организации по сбору объективных данных и подтверждению эффективного внедрения и функционирования систем менеджмента. Информация, представленная аудитом, является основой для анализа и поиска путей улучшения систем менеджмента, а также повышения результативности и эффективности систем менеджмента организаций.
В РФ не существует обязательных законодательных норм для определения порядка и правил аудита систем менеджмента, определения требований к аудиторам и необходимой отчетности. Именно поэтому возникает множество вопросов: «О каких именно системах менеджмента идёт речь?»; «Каковы особенности аудита систем менеджмента и в чём его отличие от других видов деятельности?»; «Имеются ли стандарты для проведения аудита систем
менеджмента?»; «Каковы цели, задачи и этапы аудита систем менеджмента?». Для ответа на эти вопросы статья разделена на следующие части:
1) системы менеджмента: понятие, перечень, область применения;
2) основные характеристики аудита систем менеджмента и его отличие от других видов деятельности;
3) цели, задачи, участники и этапы аудита систем менеджмента;
4) статус аудита систем менеджмента;
5) типы аудита систем менеджмента.
1. Системы менеджмента: понятие, перечень, область применения
Система менеджмента - это совокупность взаимосвязанных и совместно работающих элементов организации, обеспечивающих эффективное управление ею.
Система менеджмента (management systems) - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих элементов организации для разработки политик, целей и процессов для достижения этих целей [2].
Система менеджмента может относиться к одному или нескольким аспектам деятельности [3], например, менеджмент качества, финансовый менеджмент, экологический менеджмент, энергетический менеджмент, менеджмент инноваций и др. (рис. 1).
Система менеджмента качества Система экологического менеджмента Система менеджмента IT-сервисов Система менеджмента безопасности пищевых продуктов
Система менеджмента устойчивости событий Система менеджмента непрерывности бизнеса Система менеджмента противодействия взяточничеству Система менеджмента инноваций
Система энергетического менеджмента Система менеджмента безопасности труда и охраны здоровья Система менеджмента активов Другие системы менеджмента
Рисунок 1 - Основные системы менеджмента в рамках международной организации по стандартизации ISO [3]
Система менеджмента может строиться не только на основе международных стандартов ISO, но также на основе международных стандартов BRS, IFS, FSSC, GLP/GCP/GMP и других.
Система менеджмента имеет различные области применения и может охватывать организацию, функции или части организации (рис. 2).
Вся организация
Область применения системы менеджмента
Определенные функции организации
Определенные части организации
Одна или более функций в группе организаций
Рисунок 2 - Области применения системы менеджмента [2]
Система менеджмента всей организации разрабатывается с учётом специфики организации. Ключевыми аспектами при разработке систем менеджмента являются следующие: миссия и видение организации; стратегия и стратегические цели; система ключевых показателей деятельности (КРК); ландшафт процессов; организационная структура.
2. Основные характеристики аудита систем менеджмента и его отличие от других видов деятельности
Существование аудита обусловлено разделением интереса менеджеров организации, с одной стороны, и собственников, акционеров и инвесторов, с другой стороны. Руководителям организации и инвесторам необходимо систематически проводить проверки, чтобы получать от незаинтересованных лиц непредвзятую информацию о различных элементах бизнеса, о выполнении запланированных мероприятий, о соответствии установленным требованиям. Ниже приведены современные трактовки понятия «аудит»:
- аудит - это процесс получения информации о бизнесе и проверки его состояния на соответствие определённым критериям;
- аудит - это разновидность оценки соответствия или деятельность, в результате которой получается доказательство того, что выполняются
установленные требования (к продукции, процессам, системам, персоналу, организации и др.);
- аудит - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита [2].
Аудиту систем менеджмента посвящён международный стандарт ISO 19011:2018 - «Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента» (ISO 19011:2018 «Guidelines for auditing management systems», IDT). Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 19011-2021 идентичен международному стандарту ISO 19011:2018 [2].
Стандарт ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021 обеспечивает руководящие указания по управлению программой аудита, по планированию и проведению аудитов систем менеджмента, а также по компетентности и оценке аудитора и аудиторской группы [2].
Область применения стандарта - это организации, которым необходимо планировать и проводить внутренний или внешний аудит систем менеджмента или управлять программой аудита. Стандарт ISO 19011:2018 обеспечивает руководящие указания для организаций всех размеров и типов; различных областей и масштабов; его можно использовать для внутреннего и внешнего аудита [2].
Таким образом, аудит систем менеджмента - аналитическая по своему характеру работа, осуществляемая в системах менеджмента на основе рекомендаций стандарта ISO 19011.
Взаимосвязь основных понятий аудита систем менеджмента представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 - Взаимосвязь основных понятий аудита систем менеджмента Современная трактовка основных понятий аудита систем менеджмента (рис. 3):
- свидетельства аудита - записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита и перепроверены;
- объективное свидетельство - данные, подтверждающие наличие или истинность чего-либо;
- критерии аудита - совокупность требований, используемых как основа для сравнения с ними объективного свидетельства. требования могут включать политики, процессы, процедуры, планы, рабочие инструкции, правовые требования, обязательства по контрактам и т.д.;
- заключение по результатам аудита - выход аудита после рассмотрения целей аудита и всех обнаружений (наблюдений) аудита;
- обнаружения (наблюдения) аудита - результаты оценивания собранных свидетельств аудита по отношению к критериям аудита.
Общая характеристика аудита систем менеджмента, как процесса, представлена на рисунке 4.
( Систематический процесс
Рисунок 4 - Общая характеристика аудита систем менеджмента [2]
Таким образом, аудит систем менеджмента - это
- систематический процесс, который проводится в организации с определенной периодичностью;
- независимый процесс, который проводят специалисты, не отвечающие за результаты той работы, которую они проверяют;
- документированный процесс, который имеет многие свидетельства (записи, документы или факты выполнения работы);
- процесс, который проводится по согласованным критериям аудита (требованиям нормативных документов).
Аудит систем менеджмента отличается от таких видов деятельности как контроль, надзор (инспекция) и сертификация. Основные характеристики этих видов деятельности приведены ниже.
• Аудит систем менеджмента означает получение информации об эффективности и степени соответствия действующих систем менеджмента и их составляющих установленным требованиям, а также определение области улучшений.
• Контроль (инспекция) за системой менеджмента означает получение информации о степени соответствия критериям отдельных характеристик системы и достижении требуемых характеристик.
• Надзор за системой менеджмента означает получение информации о степени соблюдения конкретных и обязательных требований в отношении различных элементов системы.
• Сертификация систем менеджмента означает подтверждение компетентным органом соответствия действующих в организации систем менеджмента требованиям ISO или другим требованиям. Отдельные типы аудита близки по значению к сертификации.
3. Цели, задачи, участники и этапы аудита систем менеджмента
Цель аудита систем менеджмента - собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) и др. Аудит не ставит целью указать специалистам на их профессиональные недоработки, он ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе менеджмента, процессах или продуктах (услугах) организации.
Основные задачи аудита системы менеджмента:
- определение уровня внедрения системы менеджмента в организации, её работоспособности;
- определение эффективности работы всей системы менеджмента, как системы, а не отдельных её элементов;
- определение уровня соответствия системы менеджмента стандартам и процедурам;
- проверка соответствия результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях;
- получение объективных свидетельств для определения возможностей улучшения деятельности организации.
Аудит системы менеджмента - это процесс с множеством участников, каждый из которых выполняет определённую роль (табл. 1). В каждом отдельном случае и в зависимости от решаемых задач определяются участники аудита.
Таблица 1 - Участники аудита систем менеджмента и их роль в процессе аудита [2]
Участники аудита и их роль в процессе _аудита_
Примечание
Заказчик аудита - организация или лицо, заказавшее аудит
Заказчик аудита - сторона, наиболее заинтересованная в проведении и получении результатов аудита Заказчиком внешнего и внутреннего аудита, как правило, выступает руководство проверяемой организации_
Проверяемая организация -организация, в целом или частями подвергающаяся аудиту_
Аудиторская группа - один или несколько лиц, проводящих аудит, поддерживаемые техническими экспертами (при необходимости)_
Группа лиц, которая может включать руководителя группы, аудиторов, ассистентов аудитора, экспертов, стажеров и технических работников
Аудитор - лицо, которое проводит аудит
Аудиторы - лица, обладающие компетентностью для проведения аудита
Качество и результативность проведения аудита во многом зависит от квалификации и подготовки аудиторов
Общие требования к квалификации аудиторов представлены в стандарте ISO 19011_
Технический эксперт - лицо, которое предоставляет специальные знания или опыт аудиторской группе
Технические эксперты привлекаются, если знаний и квалификации аудиторов оказывается недостаточно Привлечение технических экспертов возможно при внутреннем и внешнем аудите_
Наблюдатель - лицо, сопровождающее аудиторскую группу, но не участвующее в аудите
Наблюдатели могут сопровождать аудиторскую группу, но они не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита
Наблюдатели должны помогать аудиторской группе и действовать по просьбе руководителя аудиторской группы_
Сопровождающий - лицо, назначаемое проверяемой организацией либо проверяемым структурным подразделением, либо_
Сопровождающие назначаются для оказания помощи и содействия группе по аудиту
Сопровождающие не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита
представляющее область
аудита
В крупных организациях уже на стадии разработки и внедрения системы менеджмента целесообразно рассмотреть вопрос о создании службы внутреннего аудита.
Служба внутреннего аудита должна укомплектовываться сотрудниками, имеющими опыт практической работы и прошедшими специальное обучение в соответствии с требованиями к квалификации аудиторов [2]. Функции, ответственность и полномочия сотрудников службы внутреннего аудита устанавливаются в процедуре по внутреннему аудиту и должностных инструкциях.
Основными этапами аудита систем менеджмента являются следующие:
1) подготовка к аудиту;
2) проведение проверок;
3) завершающие действия.
Каждый этап аудита состоит из определённой последовательности работ. По результатам аудита определяются корректирующие действия для улучшения работы систем(ы) менеджмента.
4. Статус аудита систем менеджмента
Аудит систем менеджмента не регламентируется федеральным или международным законодательством. Правовые основы регулирования аудиторской деятельности в РФ определены в Федеральном законе от 30.12.2008 N 307-Ф3 (ред. от 30.12.2021) «Об аудиторской деятельности» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022) [4]. Но под действие этого закона попадает только проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Как было отмечено во введении, в РФ не существует обязательных законодательных норм для определения порядка и правил аудита систем менеджмента, определения требований к аудиторам и необходимой отчетности. Связано это с тем, что сертификация систем менеджмента относится к добровольной области сертификации и все работы, связанные с построением и внедрением системы менеджмента, являются добровольной инициативой организации.
Общепризнанная практика сертификации систем менеджмента описана в документах ISO 19011 «Руководство по проведению аудита систем
менеджмента» [2] и ISO 17021 «Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента» [1].
Регламентация проведения аудитов систем менеджмента в РФ представлена в стандарте ГОСТ Р ИСО 19011-2021 - «Национальный стандарт РФ. Оценка соответствия. Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента» [2]. В настоящем стандарте даны руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента, включая принципы проведения аудита, управление программой аудита и проведение аудитов систем менеджмента, а также руководящие указания по оценке компетентности лиц, участвующих в процессе аудита, включая деятельность лица (лиц), осуществляющего управление программой аудита, аудиторов и аудиторских групп. Стандарт ISO 19011 не подлежит сертификации.
5. Типы аудита систем менеджмента
В современной экономической практике существуют различные типы аудитов. Но единой классификации типов аудита нет. Применяется множество критериев классификации: по выполняемым функциям, по статусу аудитора, по характеру проверки, по требованиям законодательства и другие. Причём схожие по смыслу классификации часто называются по-разному. Рассмотрим классификацию аудита в соответствии с указаниями стандарта ISO 19011 (рис. 5):
• Аудит первой стороны (внутренний аудит). Это внутренняя проверка в организации, обследование собственных систем, процедур и работ с целью удостовериться в их адекватности и соответствии [2].
• Аудит второй стороны (аудит внешнего поставщика; аудит другой внешней заинтересованной стороны). Это внешняя проверка в организации - заказчик или потенциальный заказчик проверяет своего поставщика услуг (товаров или работ) [2].
• Аудит третьей стороны (аудит для сертификации и/или аккредитации; аудит соблюдения законодательства, нормативных правовых требований и аналогичных целей). Это внешняя проверка в организации, которая выполняется независимой организацией [2].
Рисунок 5 - Типы аудита систем менеджмента (ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021) [2]
Стандарт ISO 19011:2018 уделяет особое внимание аудитам первой и второй стороны, а также содержит требования к аудиту систем менеджмента для сертификации третьей стороной. Однако стандарт ISO 19011:2018 можно использовать для внешнего аудита третьей стороной, выполняемого с целью, отличной от сертификации систем менеджмента третьей стороной [2].
Кроме того, стандарт ISO 19011:2018 вводит следующие понятия [2]:
- комплексный (комбинированный) аудит (аудит, проводимый в одной проверяемой организации для двух и более систем менеджмента одновременно);
- совместный аудит (аудит, проводимый в одной проверяемой организации двумя и более проверяющими организациями);
- аудит интегрированной системы менеджмента (аудит двух или более систем менеджмента, объединенных в одну систему менеджмента, которую называют интегрированной системой менеджмента).
Выводы
• Цель аудита систем менеджмента - собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) и др.
• Основными этапами аудита систем менеджмента являются следующие: подготовка к аудиту; проведение проверок; завершающие действия.
• В практике менеджмента выделяют системы менеджмента в рамках международной организации по стандартизации ISO. Например, система менеджмента качества, система энергетического менеджмента и др. Также система менеджмента может строиться на основе международных стандартов BRS, IFS, FSSC, GLP/GCP/GMP и других.
• В РФ не существует обязательных законодательных норм для определения порядка и правил аудита систем менеджмента, определения требований к аудиторам и необходимой отчетности.
• Аудиту систем менеджмента посвящён международный стандарт ISO 19011:2018 - «Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента» (ISO 19011:2018 «Guidelines for auditing management systems», IDT). Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 19011-2021 идентичен международному стандарту ISO 19011:2018.
• В соответствии со стандартом ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021 различают аудит первой стороны (внутренний аудит), аудит второй стороны (аудит внешнего поставщика; аудит другой внешней заинтересованной стороны) и аудит третьей стороны (аудит для сертификации и/или аккредитации).
Список литературы
1. ISO/IEC 17021-1:2015 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента Часть 1. Требования» [Электронный ресурс]. - URL: https://standartgost.ru/g/ISO/IEC 17021-1:2015
2. ГОСТ Р ИСО 19011-2021 «Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента» [Электронный ресурс]. - URL: https://standartgost.щ/g/ГОСТ Р ИСО 19011-2021
3. Перечень стандартов систем менеджмента ИСО [Электронный ресурс]. -URL: https://www.iso.org/ru/management-system-standards-list.html . Свободный. - Загл. с экрана
4. Федеральный закон от 30.12.2008 N 307-Ф3 (ред. от 30.12.2021) «Об аудиторской деятельности» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022) [Электронный ресурс]. - URL: http s://legalacts.ru/doc/federalnyi-zakon-ot-30122008-n-307-fz-ob/
