CC BY
15
Научни трудове на Съюза на учените в България - Пловдив. Серия В. Техника и технологии, т. XIV, ISSN 1311-9419 (Print), ISSN 2534-9384 (On- line), 2017. Scientific Works of the Union of Scientists in Bulgaria-Plovdiv, series C. Technics and Technologies, Vol. XIV., ISSN 1311-9419 (Print), ISSN 2534-9384 (On- line), 2017.
ОЦЕНКА НА ФУНКЦИОНАЛНИТЕ ВЪЗМОЖНОСТИ НА ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ НА ВИСШИ УЧИЛИЩА
В ЧУЖБИНА
Валентина Русева, Радослава Габрова, Недялко Катранджиев Университет по хранителни технологии - Пловдив
ASSESSMENT FUNCTIONALITIES OF INFORMATION SYSTEMS AT UNIVERSITIES ABROAD Valentina Ruseva, Radoslava Gabrova, Nedyalko Katrandzhiev University of Food Technologies - Plovdiv
Abstract
This article analyzes existing information systems at some universities outside Bulgaria, their opportunities and prospects for development. The study of their capabilities provides new ideas for development of existing ICs in Bulgaria. Examines the information systems of 32 foreign university, a comparative analysis of their principal functionalities.
Key words: comparative analysis, automated management, basic functionalities
Въведение
Концепцията за информационна система (ИС) възниква около 1960 г. и въпреки че тя може да се счита за една добре изградена концепция, все още е трудно да се определи точно. Част от трудността произтича от факта, че ИС могат да бъдат анализирани от най-малко три различни, но допълващи се перспективи - техният принос, тяхната структура и поведение и функциите, които изпълняват. Според първата перспектива, информационната система не съществува за свои собствени цели, а е предназначена за подпомагане дейностите, управлението и вземането на решения в една организация. Втората перспектива подчертава структурата и поведението на физическите и абстрактни елементи, които изграждат ИС. Те могат да бъдат с повече или по-малко детайли. От гледна точка на функциите, които изпълнява, класическата дефиниция гласи, че ИС е система, която събира, съхранява, обработва и разпространява информация (Olivé, 2007).
Материали и методи
Развитието на информационните технологии налага все по-широкото навлизане на ИС в университетите с цел подпомагане на работата и вземането на най-правилните решения. В (Kasakliev, 2011) е разгледана уеб-базираната информационна система на Масачузетския технологичен институт, която предоставя услуги на три категории потребители: студенти, преподаватели и администратори. Системата предоставя информация и разнообразни услуги само на университетската общност и е защитена от неоторизиран достъп чрез име и парола, сертификат или домейн акаунт.
В друг анализ (Dimitriou at al., 2010) авторите описват еволюцията и успеха на интегрирана информационна платформа Cardisoft eUniversity за 10 годишен период. В страната има двадесет и три (23) университета, като платформата е изпълнена в 85% от тях. Данните се въвеждат еднократно и могат след това да се извличат от много системи, без каквито и да било взаимосвързани проблеми. Платформата се състои от следните модули: Digital Campus — обхваща всички дейности на учебен отдел, StudentsWEB — уеб портал за използване от студентите, който е свързан с учебен отдел, ClassWEB - уеб портал за преподаватели, свързан също с учебен отдел, VoiceStudent - автоматизирана информативна телефонна система за SMS съобщения, гласова поща, факс, имейл, SMS тревога и уведомление, iKiosk - информационен киоск за използване от студенти, Time Table - приложение за управление на графици, като се взима предвид наличието на свободни учебни зали, преподаватели и др., Reporting Suite - уеб базирано приложение за дизайн и управление на всички статистически отчети, File Manager - приложение за управление на електронни документа, Development Tool Kit - приложението позволява надграждане с нови функции и услуги, съобразно нуждите на университета. Като цяло системата позволява достъп на потребителите до различни нива чрез кодове и пароли, поддръжка на цифрови подписи, криптиране на данните върху необезопасени мрежи, регистриране на събитие. Като пример са дадени резултатите от внедряването на eUniversity в Университета в Крит (University of Crete) и Технологичен образователен институт в Атина (Technological Educational Institute of Athens).
В (Kryukov et al., 2007) са разгледани редица университети, като информационните им системи са разделени на две групи - ИТ решения на базата на единна технология, където информационните системи са собствена разработка на основата на единна технология, а също и такива, които в качеството на ядро на информационна среда използват комерсиални решения от вида Enterprise Recourse Planning (ERP). От разгледаните системи, базирани на еднната технология, авторите посочват следните недостатъци: невъзможност да се осигури разнообразие от функционални изисквания; невъзможност да се свързват в мрежа; ограниченост в използването - в някои случаи за отделни подразделения (факултети, институти), а в други за потребители (система, фокусирана върху управлението на персонала). Относно информационно-технологичните решения на базата на различни технологии авторите заключават, че ИС разработени на базата на интеграция на данни и приложения обхващат различни сфери на дейност, откриващи достъп до ресурсите за голям брой потребители, като те обикновено се явяват среда за самия университет, а не на отделни негови подразделения.
Към 2006 г. според (Kudras, 2006) използването на информационни технологии в германските университети се характеризира с исторически остарели системни платформи, ниска интеграция и непълна поддръжка на бизнес процесите в университетската администрация. ИТ системите изпълняват предимно задачи, които са специфични за съответните организации. Разгледан е Лайпциски университет по приложни науки (HTWK Leipzig), където основната административна функционалност е обхваната от HIS (Hochschul Information System) - комерсиална софтуерна система широко разпространена в немските университети. HIS се състои от няколко модула: управление на студенти (SOS), изпити (POS), процесa по прием (ZUL), самообслужване (QIS), докладване (LSF), както и статистика (ISY). Освен HIS, системата S-PLUS се прилага за разработване на графиците (разписите) на учебните занятия. И двете системи управляват припокриващи се данни и само при интегрирането им може да се извлича обединена информация. Към днешна дата информационните системи са осъвременени, т.е. да са съобразени с новите тенденции в интернет технологиите.
Няколко години по-късно в (Lazarov, 2014) се споменава, че липсата и недостига на управленски информационни системи в повечето европейски университети като цяло, е довело до създаването в Германия на прототип на информационната банка за университетите
от Баварска област, наречен CEUS. Основната му цел е да служи като компютъризирана система за подпомагане вземането на управленски решения. Системата включва три нива: министерство, университет и факултет. На първо (най-ниско) ниво се съдържа информация за дейностите и етапите на учебния и изследователския процес и спомагателните услуги на факултетите. Тази информация произтича от оперативните административни системи на факултета и университета, например административна система, която се занимава със студентите, с изпитите, система за счетоводство и др.
В повечето от елитните университети в Германия е въведена информационна система за цялостно управление на дейността SUPER X (Университет във Фрайбург), която притежава модули за управление на студентска статистика, на данни и заявки, данните за служители и персонал, финансови данни, данни за сгради и съоръжения.
Информационната система на Новосибирски държавен технически университет (НГТУ) (НГТУ, 2016) включва редица подсистеми, автоматизиращи всички основни бизнес-процеси в университета, обезпечаващи единното информационно пространство на факултетите (деканати, катедри), служби и подразделения. ИС е снабдена с комплекс от инструментални средства - система за събиране на информацията (ССИ), позволяваща на всички преподаватели и сътрудници да участват в запълването на системата с информация (сведения за научните и професионални дейности, показване на електронни учебни курсове, работни програми, учебни материали и др.). На основата на тази информация се формират общоуниверситетските и катедрени отчети. Портала за НГТУ, сайтовете на факултетите, катедрите и преподавателите са достъпната част от информационната система и тази част е предназначена за разглеждане и поискване на информация (в няколко раздела има възможност за обратна връзка - да се остави съобщение, да се зададе въпрос). В недостъпната част ползвателите имат възможност да разглеждат допълнителна информация и да въвеждат данни според своите пълномощия като затова е необходимо да имат потребителско име и парола. В тази част на ИС са също и личните профили на студентите, за достъпа до които също е необходима оторизация. НГТУ поддържа също така облачна платформа като интеграцията й с информационната система ще позволи в бъдеще да се създаде единно информационно пространство с лесен и прозрачен достъп до изчислителните ресурси за всички сътрудници и студенти.
Университетска информационна система (УИС) е внедрена в деканатите на всички факултети на Новосибирски държавен университет (НГУ) (НГУ, 2016), във всички катедри, в учебните отдели, приемни комисии, канцеларии и др. УИС автоматизира по-голямата част от дейностите в университета - провеждане на кандидатстудентска кампания, включително и онлайн регистрация, изготвяне на учебните планове, определяне натоварването на преподавателите, планиране и провеждане на изпитните сесии, подготовка и публикуване на учебните разписания, подготовка на дипломите, в това число и отпечатването им, отчитане на платените студенти, фактуриране, кадрови отчет, входяща и изходяща кореспонденция в университета. Достъпът до ресурсите на УИС е защитен с потребителско име или имейл и парола. Отделните групи потребители имат достъп само до този тип информация, до която администраторът им е дал права.
Информационната система на Imperial College London (ICL, 2016) предлага достъп до основните финанси на Колежа, човешки ресурси, дарения и системата за студентска администрация. Всички служители на пълно работно време получават достъп до ИС на Колежа и възможност за виждане на месечния фиш онлайн, позволява промяната на лични данни онлайн, достъп за разглеждане и регистриране за курсове за обучение към Център за обучение и развитие, както и достъп до информация за свободните работни места. Студентската информационна система на Колежа (OSS) се използва за управление на информацията за студентите и предлага достъп до информацията за тях от кандидатстването им до дипломирането. Тя е ограничена от упълномощено използване и е достъпна за академичния и административен състав на Колежа. Системата включва модулите: прием,
е-прием, досиета, изпити, студентско финансиране и дипломиране. Студентите нямат достъп до административное функции, а по-скоро до техен собствен портал е-обслужване, където могат да се регистрират в Колежа, да видят своите резултати от изпити, да актуализират своите данни за контакт и да подават заявления. От 2015 г. съществуващата OSS е заменена с нова система за администрация на студентите (SIMP). Тя е ключова и има за цел да подобри процесите по студентската информация за служители и студенти през целият учебен цикъл на студента.
УИС на University of Colorado (UC, 2016) предлага инструмента и приложения, които поддържат бизнес и академичните процеси в целият университет и включва: студентска информационна система (СИС) достъпна за студенти, преподаватели и служители, които обслужват студентите; система за е-администрация - осигурява напълно интегрирано управление на документи, което намалява разходите, а същевременно осигурява скоростен достъп до тях на съответните административни звена; система за управление на човешките ресурси - позволява на всички, които работят в този отдел да се занимават с информация относно наемане, повишаване или прекратяване на договори и всякакви промени в персоналната информация на служителите и осигурява достъп на всички преподаватели, служители и студенти до техните лични досиета; система за финансово администриране - управлява разплащателни сметки, договори, заеми, наеми, фактуриране, проекти, придобивки и осигурява достъп на всеки заитересуван клиент; система за бизнес проучване и съхранение на данни - подпомага всички служители на университета с обща административна информация и е достъпна за всички активни служители, уеб-портал за административни услуги - основна точка за достъп до входа за приложенията за самообслужване и технологични услуги за управление на системата - приложение, което се използва да планира обработката на данните в целия университет. Достъп до приложението имат само тези, които отговарят за обработката на данни в университета, а за всички останали е само за четене.
Основната система, която се поддържа в Columbia University in the city of New York (CUNY, 2016), е СИС за запис на студентски данни, която включва прием, финансова помощ, регистрация, преписи, фактуриране, текущо административно обслужване на студентите и настаняване в общежитията на университета. Реализирана през 1992 г., системата непрекъснато се подобрява и модифицира, така че да отговори на съвременните нужди на потребителите. Тя позволява взаимодействие със системи на външни организации, като например: Columbia University Information Technology (CUIT), International Students and Scholars Office (ISSO), здравно обслужване, Човешки ресурси, the National Student Clearinghouse, the University's Financial Accounting System (FAS) и много други.
University of Nairobi (UN, 2016) до голяма степен разчита на няколко информационни системи, за да изпълнява своите административни, преподавателски и учебни функции: Информационна система от уеб сайтове - чрез интернет страницата, Университетът публикува информация като съобщения, постижения, предстоящи събития, новини, работа, програмни реклами; Студентска информационна система за управление се използва непрекъснато за образователните процеси в университета и директни плащания към банката;
Системата за онлайн резервация и разпределение на стаите подобрява ефективността при наемането и проследяване на заетостта на стаите в кампуса; Система за онлайн заявление за отпуска автоматизира подаването на заявление за отпуск като по този начин процесът по одобрение е по-лесно управляем; Финансово-информационна управленска система (ФИУС) спомага за финансовата дейност на университета; Университетска система за управление на здравеопазването подпомага здравните услуги в университета, включително контрол и лечение от наркотици. За в бъдеще се предвижда съвместяване на системата с ФИУС; Платформа е-обучение съдържа учебни материали, публикувани от преподавателите, до които студентите имат онлайн достъп; Система
за съвместно допускане (ССД) компютъризира процесите за прием във всички държавни университети в Кения. Одобрените кандидата могат да получат достъп до ССД резултатите чрез сайта на Университета в Найроби или с изпращане на SMS; Система за редуциране на студентите автоматично намалява броя на студентите, които са финализирали своето обучение или такива, които желаят да преустановят своето обучение; Q-пулс системата е въведена, за да автоматизира системите за управление на качеството на университета в Найроби - контрол на документи, одит, активи, клиенти и доставчици, както и обучение; Система за онлайн кандидатстване за работа позволява кандидатстване за работа в университета по електронен път; Информационна система за управление на изпълнението проследява и анализира процесите по изпълнение на договорите. Според създателите си, последните две системи са напълно развити.
Информационната система на University of Hong Kong (HKU, 2016) включва множество информационни системи, поддържащи различни функции: административни системи, система за управление на събитията (HKUEMS), HKU приложение (HKUApp), HKU портал и поддръжка на уеб-сайта. Административните системи на университета обслужват целия университетски персонал, студенти, катедри, факултетните администратори и бизнес клиенти, като основните такива са: студентски информационни системи, система за управление на човешкия капитал, електронна поща, система за управление на обучението, библиотечни услуги, системи за управление на съоръжения, системи за обслужване на научно-изследователската дейност и финансови системи. HKUEMS е уеб-базирана система, предназначена за отдели и студентски общества да управляват своите събития и дейности. HKU App е мобилно приложение, разработено за да подобри комуникацията между служители, студенти, посетители и Университетът. HKU портал осигурява лесен достъп на университетската общност до информация и услуги от административните системи, електронна поща и библиотечни услуги.
Заключение
Направеният анализ на базата на литературно проучване на ИС на ВУ в чужбина обобщава техните модули и функционални възможности, като информацията е представена в Таблица 1. Широко застъпено е обслужването на студенти, преподаватели и учебен процес, а в по-слаба степен управлението на документи, статистически отчети и онлайн подаването на документи за кандидатстване. Като переспектива за развитие на ИС е използването на интегриран подход при разработването им, осигуряващ възможност за надграждане с нови модули, специфични за всяко висше училище и неговите подразделения - факултети, катедри и др.
Таблица 1
Функционалности/ Модули Университет Студенти Преподаватели Упр. на уч. процес Е-обучение Партньори Упр. на статист. отчети Упр. на ел. документи Поща/ обратна вр. Библиотека Научно-изследов. дейност Финанси Човешки ресурси Онлайн подав. на докум.за кандид.
Масачузетски технол. институт + + + + +
Университет в Крит + + + + + +
Технолог.образов. институт - Атина + + + + + + +
Московски държавен институт за електронни технологии „ МИЭТ" + + + + + + +
Иркутски държавен университет + + + + +
Бурятски държавен университет + + + + +
Иркутски държавен медицински университет + + + +
Московски държавен индустриален университет + + + + + +
Пензенски държавен педагогически университет + + + +
Петрозаводски държ. университет + + + + + + +
Московски държавен университет + + + + + +
Волгоградски държавен технически университет + + + + +
Уралски държавен университет + + + + + + +
Санкт-Петербургски държавен университет по информационни технологии + + + + + + + +
Вороженски държ. университет + + + + +
Ростовски държавен университет + + + + + + +
Новгородски държавен университет + + + + + + +
Красноярски държавен технически университет + + + + + +
Тангаротски държавен радиотехнически университет + +
Университет в Ливърпул + + + + +
Техн. университет в Лисабон + + + +
Университет в Амстердам + + + +
Университет в Бъркли + + +
Лайпциски университет по приложни науки + + + + + + +
Университет във Фрайбург + + + + + +
Новосибирски държавен техн. университет + + + + + + + + + +
Новосибирски държавен университет + + + + + + + + + + +
Imperial Collage of London + + + + + + + +
University of Colorado + + + + + + + + +
Columbia university of New York + + + +
University of Nairobi + + + + + + + + + +
University of Hong Kong + + + + + + + + +
Литература
Olivé, A. (2007): Conceptual Modeling of Information Systems. Springer ISBN 978-3-54039389-4, p. 455.
Kasakliev N., (2011). Sravnitelen analiz na infornatsionni sistemi za Wisshi ichilishta В: Sbornik dokladi na natsionalna konferentsij „Obrazovanieto v informatsionnoto obshtestvo"(Bg).
http://sci-gems.math.bas.bg/jspui/bitstream/10525/1532/1/adis-may-2011-139p-148p.pdf, pp. 139-147.
Dimitriou G., Milonas T., Velonis A., Papazidis G. (2010). Integrated Administrative Information Systems The Case of Greece. - Cardisoft eUniversity Suite http://www.cardisoft gr/images/wWte_papers/Integrated_Administrative_Information_Systems_The°/o20Case_of_ Greece.pdf, 2010, p. 9. Wisshi ichilishta
Крюков, В. В., Шахгельдян, К. И. (2007). Корпоративная информационная среда вуза: методология, модели, решения. Монография. Владивосток:Дальнаука, ISBN 978-5-80440959-0, 308 pp.
Kudrass T. (2006). Integrated university information systems, Proc. Eight International Conference on Enterprise Information Systems, Databases and Information Systems Integration (Conference Proceedings), Paphos, Cyprus, pp.208-214.
Лазаров Л. (2014). Анализ на съществуващите информационни системи в съвременната университетска среда. http://www.uni-freiburg.de http://www.nstu.ru http://www.nsu.ru www.imperial.ac.uk http://www.cu.edu http://www.columbia.edu http://www.uonbi.ac.ke https://www.hku.hk
