CC BY
36
Управление:
стратегия и тактика
М> 1>
h 1> ь i> ь
УДК 004.9+007.5 DOI 10.20310/1810-231X-2021-20-3(49V35-40
Поступила в редакцию / Received 15.09.2021 Поступила после рецензирования и доработки / Revised 26.10.2021 Принята к публикации / Accepted 15.11.2021
оригинальная статья
Аспекты цифровизации университета с применением технологий 1С
Седоплатов Иван Сергеевич ® © , Копытова Наталья Евгеньевна ©
ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина» 392000, Российская Федерация, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 33
^ sedoplatov2010@vandex.ru
Аннотация. В настоящее время цифровизация является важной задачей для любой крупной организации. Большое значение имеет цифровизация и для деятельности университетов. Рассмотрено текущее состояние цифровизации Тамбовского государственного университета имени Г.Р. Державина, основные преимущества внедрения комплексной системы автоматизации на платформе «1С: Предприятие»: использование единой платформы и языка разработки; сквозное движение данных в рамках одной системы; наличие регулярных обновлений; стыковка с федеральными информационными системами. Описано использование ряда программных продуктов. «1С: Университет ПРОФ» позволяет автоматизировать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах высшего учебного заведения: поступление в вуз, обучение, оплата за обучение и выпуск, расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава и др. «1С: Документооборот государственного учреждения» способствует минимизации бумажного документооборота; снижению риска утери документа; структурированию документации по утвержденной номенклатуре и др. «1С: Автоматизированное составление расписания. Университет» позволяет систематизировать процесс составления расписания; продуктивно использовать аудиторный фонд; отслеживать нагрузку преподавателей и др. «1С: ГПЬ. Управление информационными технологиями предприятия» в университете помогает в получении более полной и точной информации; создании иной точки входа заявок от пользователей; повышению скорости обработки заявок и т. д. Рассматриваются проблемы, возникшие на начальном этапе внедрения, и способы их решения.
Ключевые слова: цифровизация университета; программные продукты 1С; управление ресурсами университета; информационная инфраструктура
Конфликт интересов отсутствует
Для цитирования: Седоплатов И.С., Копытова Н.Е. Аспекты цифровизации университета с применением технологий 1С // Психолого-педагогический журнал «Гаудеамус». 2021. Т. 20. № 3 (49). С. 35-40. DOI 10.20310/1810-231Х-2021-20-3(49)-35-40
© Седоплатов И.С., Копытова Н.Е., 2021
original article
Aspects of university digitalization using 1C technologies
Ivan S. Sedoplatov ® © , Natalya E. Kopytova ©
Derzhavin Tambov State University 33 Internatsionalnaya St., Tambov 392000, Russian Federation
^ sedoplatov2010@yandex.ru
Abstract. Currently, digitalization is an important task for any large organization. Digitalization is also important for universities activities. The current state of digitalization of Derzhavin Tambov State University, the main advantages of implementing an integrated automation system on the 1C: Enterprise platform are considered: the use of a single platform and development language; end-to-end data movement within one system; availability of regular updates; docking with federal information systems. We describe the use of a number of software products. "1C: PROF. University" allows to automate the accounting, storage, processing and analysis of information about the main processes of a higher educational institution: admission to a university, tuition, tuition and graduation, calculation and distribution of the workload of the teaching staff, etc. "1C: Document management of a state institution" helps to minimize paper document management; reduce the risk of document loss; structuring documentation according to the approved nomenclature, etc. "1C: Automated scheduling. University" allows to systematize the scheduling process; productively use the classroom fund; monitor the workload of teachers, etc. "1C: ITIL. Enterprise information technology management" at the university helps in obtaining more complete and accurate information; creating a different entry point for applications from users; increasing the speed of processing applications, etc. We consider issues at the initial stage of implementation and ways to solve them.
Keywords: digitalization of the university; 1C software products; university resource management; information infrastructure
There is no conflict of interests
For citation: Sedoplatov I.S., Kopytova N.E. Aspekty tsifrovizatsii universiteta s primeneniem tekh-nologiy 1S [Aspects of university digitalization using 1C technologies]. Psikhologo-pedagogicheskiy zhurnal «Gaudeamus» - Psychological-Pedagogical Journal "Gaudeamus", 2021, vol. 20, no. 3 (49), pp. 35-40. DOI 10.20310/1810-231X-2021-20-3(49)-35-40 (In Russian, Abstr. in Engl.)
ВВЕДЕНИЕ
Работа современного университета немыслима без информатизации бизнес-процессов. Это связано с необходимостью быстрого обмена большими объемами информации с минимальным вмешательством человека и желанием сократить время выполнения какого-либо процесса. Следуя современным трендам, Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина уделяет существенное внимание процессам информатизации, при этом цифровизация внутренних процессов университета рассматривается как обязательное условие повышения эффективности его деятельности [1].
Исследование результатов цифровизации управления университетами указывает, что цифровизация выступает основой качественных изменений в системе управления университетами, позволяя отлаживать бизнес-процессы и формировать предпосылки для цифрового управления собственно образовательным процессом; цифровизация позволяет обеспечить максимально эффективное управление ресурсами университета, недоступное с применением традиционных методов и инструментов [2].
РЕЗУЛЬТАТЫ И ОБСУЖДЕНИЕ
Существенным направлением цифрови-зации университета с точки зрения повышения эффективности его деятельности высту-
пает совершенствование внутренней информационной инфраструктуры вуза. В частности, речь идет о совершенствовании механизмов функционирования и взаимосвязи учетных систем университета по управлению кадрами, учебным процессом и контингентом студентов с целью решения задач развития системы электронного документооборота, совершенствования управления кадрами университета, повышения безопасности учетных систем и персональных данных.
Для решения этих задач большинство отечественных вузов переходят на комплексную автоматизацию и активно внедряют программные продукты платформы 1С. Основными преимуществами внедрения комплексной системы автоматизации на платформе «1С: Предприятие» являются:
- использование единой платформы и языка разработки;
- сквозное движение данных в рамках одной системы;
- наличие регулярных обновлений;
- стыковка с федеральными информационными системами.
В данный момент в университете введены в эксплуатацию программные продукты «1С: Университет ПРОФ», «1С: Документооборот государственного учреждения», «1С: Автоматизированное составление расписания. Университет», «1С: ITIL. Управление информационными технологиями предприятия».
Программный продукт «1С: Университет ПРОФ»1 пришел на смену системе АСУ «Университет». Для функционирования системы АСУ «Университет» использовались дополнительные программы: модуль FoxPro и GosInsp. Программы взаимодействовали следующим образом: данные по созданным учебным планам из программы GosInsp вручную переносились в модуль программы FoxPro. Затем сохранялись в формате *.dbf и переносились в систему АСУ «Университет».
К недостаткам АСУ «Университет» можно отнести:
- отсутствие возможности делать планы в программе - перенос планов в программу осуществляется через 2 дополнительные программы;
1 1С: Университет ПРОФ. URL: https://solutions.lc.ru/
catalo g/university-prof (дата обращения: 14.07.2021).
- долгая загрузка приказов - список приказов довольно долго загружается. Также долгий переход между списками зарегистрированных и незарегистрированных приказов. Отсутствие возможности посмотреть все приказы одновременно;
- неудобный список студентов - нет возможности посмотреть всех студентов по списку курса/специальности/института. Только списки групп;
- отсутствие нагрузки в программе - нет возможности посмотреть в программе нагрузку на преподавателя.
Для исправления данных недостатков было принято решение внедрить в университет систему «1С: Университет.ПРОФ». Решение позволяет автоматизировать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах высшего учебного заведения: поступление в вуз, обучение, оплата за обучение и выпуск, расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава, деятельность учебно-методических отделов и деканатов, формирование различного вида отчетности.
Внедрение программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения» было осуществлено исходя из того, что процесс подписания приказов был не автоматизирован.
Внедрение данного продукта преследовало цели по решению таких задач, как:
- минимизация бумажного документооборота;
- снижение риска утери документа;
- структурирование документации по утвержденной номенклатуре;
- контроль над исполнением документов;
- уменьшение сроков процесса подписания и регистрации документов.
Процесс начинался со сбора информации, важно было знать, какой вид приказа должен подписывать тот или иной сотрудник учреждения. Эта информация влияла на маршруты приказов и содержание печатных форм. Исходя из собранных данных, были сформированы шаблоны комплексных процессов. Каждый шаблон связан с определенным видом документа. Под шаблоном понимаем маршрут, по которому движется документ от одного подписанта к другому. После того, как
документ подписан, он регистрируется в канцелярии, ему присваивается регистрационный номер и указывается дата регистрации. На этом движение документа не заканчивается, его распечатанная версия отправляется в архив, а электронная - на ознакомление и/или исполнение в различные структурные подразделения университета.
Основным этапом по внедрению «1С: ДГУ» было осуществление бесшовной интеграции с «1С: Университет ПРОФ». Тогда были созданы и добавлены правила интеграции для каждого документа. К ним относятся реквизиты - основные данные для определения движения приказа по конкретному маршруту. Были использованы не только те реквизиты, которые заложены в конфигурации, но и созданы дополнительные. Для дополнительных реквизитов были написаны правила их заполнения на встроенном языке 1С.
К правилам интеграции также относится печатная норма - это тот документ/приказ, который отправляется на подписание. Ее содержание формируется автоматически в зависимости от условий, заложенных в конкретный вид приказа.
В данном программном продукте есть механизм оповещения о поступлении новой задачи для пользователей по электронной почте, что значительно упрощает работу. Не приходится все время отслеживать новые задачи, а достаточно указать свой e-mail. Помимо оповещений на электронную почту - они также приходят в виде задач в систему «1С: Университет. ПРОФ», благодаря этому не обязательно находиться в двух системах одновременно.
Нельзя не отметить, что в конфигурации «1С: Документооборот государственных учреждений»2 заложена настройка работы с процессами и задачами - «эскалация задач». Эскалация задач - это процесс, используя который можно автоматически выполнить или перенаправить задачи при наступлении определенного условия. Благодаря этой настройке было создано условие автоматического закрытия задач ознакомления для авторов приказов.
2 1С: Документооборот государственного учреждения 8. URL: https://solutions.1c.ru/catalog/doc8-state (дата обращения: 14.07.2021).
На данный момент проект завершен не полностью. Идет этап по настройке работы с входящей и исходящей документацией, проектами и мероприятиями, а также с обращениями граждан.
Еще одним неавтоматизированным процессом в университете был процесс составления расписания. Для решения данной задачи было решено внедрить «1С: Автоматизированное составление расписания. Университет».
Данный программный продукт позволяет:
- систематизировать процесс составления расписания;
- облегчить и ускорить процесс;
- строить качественные расписания;
- продуктивно использовать аудиторный фонд;
- отслеживать нагрузку преподавателей.
Ключевыми задачами, решаемыми с помощью системы «1С: Автоматизированное составление расписания. Университет»3, являются:
- составление расписания занятий в автоматическом, ручном и смешанном режимах с учетом необходимых условий;
- оперативное изменение расписаний;
- создание отчетов о проведенных занятиях и эффективности использования аудиторий.
После расчета расписания автоматически имеется возможность внести изменения вручную, или, наоборот, распределив занятия вручную, оставшиеся занятия можно рассчитать автоматически. Система автоматически отображает все накладки и несоблюдение условий, возникающих в процессе составления расписания, и позволяет их быстро обрабатывать. Если в расписании есть ошибки, то они будут выведены, в момент заполнения занятия в определенной ячейке.
Программный продукт поддерживает обмен данными с «1С: Университет ПРОФ» с использованием правил конвертации и универсальной обработки выгрузки/загрузки через хт1-файл. Для системы «1С: Автоматизированное составление расписания» была написана обработка на встроенном языке 1С, которая позволяет выгружать данные на сайт
3 1С: Автоматизированное составление расписания. Университет. URL: https://solutions.1c.ru/ca1alog/asp univer/ features (дата обращения: 14.07.2021).
университета и в личный кабинет обучающихся.
Использование «1С: Университет ПРОФ» является целесообразным решением в рамках разработки реализации образовательных программ [3], так как система обладает достаточно широким набором функций, соответствует современным требованиям для формирования необходимого перечня документов. Ранее в вузе в системе «1С: Университет ПРОФ» были реализованы следующие приложения образовательной программы - учебные планы и графики учебного процесса. В настоящее время создан дополнительный модуль «Образовательные программы», в рамках которого автоматизирован процесс разработки рабочих программ дисциплин. Основным составляющим документом, на основе которого заполняются разделы рабочих программ, является учебный план, в котором заранее прописаны связь компетенций с дисциплинами. Использование программных комплексов автоматизированной подготовки рабочих программ дисциплин и практик, которые интегрированы с базами учебных планов, позволяет значительно повысить их качество подготовки. Предлагаемая информационная система внедрена и успешно использована как на уровне кафедры вуза, так и на уровне управления организации учебного процесса.
Помимо автоматизации процессов, затрагивающих непосредственно учебный процесс, в университете внедрены продукты, отвечающие за оказание технической поддержки как сотрудников, так и студентов. Одним из таких программных продуктов является «1С: ГПГЬ. Управление информационными технологиями предприятия». Продукт позволяет эффективно управлять подразделением, отвечающим за поддержку ИТ-систем, са11-центром, создавать и обрабатывать запросы клиентов и заявки сотрудников, вести учет программного обеспечения и оборудования, анализ событий при эксплуатации оборудования, выявлять места, требующие особого внимания в ИТ-инфраструктуре организации.
Внедрение «1С: ГПГЬ» преследовало следующие цели:
- получения более полной и точной информации;
- поиск каких-то узких мест, которые есть в ГП-инфраструктуре вуза;
- создание единой точки входа заявок от пользователей;
- разграничение зоны ответственности путем «слома» стен непонимания между отделами;
- повышение скорости обработки заявок и т. д.
В настоящий момент работа в данном программном продукте осуществляется в большей степени в области технической поддержки. Благодаря использованию данного продукта можно отслеживать этапы выполнения определенного запроса по конкретной проблеме. Когда происходит сбой в предоставлении ИТ-услуги, в ИТ-службу зачастую поступает масса противоречивой информации, пользователи могут сообщать о затруднениях эмоционально и с множеством ошибок. Системный процессный подход позволяет быстрее разобраться в сути проблемы, четко распределить задачи между специалистами, занимающимися их решением, снизить время устранения сбоя и избежать влияния инцидента на бизнес-процессы. Изначально все обращения попадают на первую линию технической поддержки - большую часть всех обращений закрывает первая линия. Далее -вторая линия - это чуть более дорогие специалисты, они уже конкретно разбираются с обращениями, которые не смогла выполнить первая линия. И третья линия - следующий этап - это производители, внешние поставщики и другие центры разработки.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, в Тамбовском государственном университете имени Г.Р. Державина созданы все условия для дальнейшей цифровизации его деятельности с использованием платформы «1С: Предприятие».
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Моисеев П.С., Якунина И.Н. Цифровизация деятельности университета как стратегическое направление развития современного вуза // Цифровые технологии в экономической сфере: возможности и перспективы. Тамбов: Издательский дом «Державинский», 2017. С. 149-155.
2. Афанасьев В.В., Афанасьева И.В., Куницына С.М., Нечаев М.П. Поиск концептуальных подходов к цифровизации управления университетом: обобщение российского и зарубежного опыта // Гуманитарные науки и образование. 2020. Т. 11. № 3 (43). С. 7-13.
3. Черкасова Т.А., Копытова Н.Е. Разработка образовательной программы высшего образования на базе 1С: Университет ПРОФ // Психолого-педагогический журнал «Гаудеамус». 2019. Т. 18. № 4 (42). С. 2733. DOI 10.20310/1810-231X-2019-18-4(42)-27-33.
REFERENCES
1. Moiseev P.S., Yakunina I.N. Tsifrovizatsiya deyatel'nosti universiteta kak strategicheskoe napravle-nie raz-vitiya sovremennogo vuza [Digitalization of university activities as a strategic direction for the development of a modern university]. Tsifrovye tekhnologii v ekonomicheskoy sfere: vozmozhnosti i perspektivy [Digial Technologies in Economics: Opportunities and Prospects]. Tambov, "Derzhavinskiy" Publ. House, 2017, pp. 149-155. (In Russian).
2. Afanasev V.V., Afanaseva I.V., Kunitsyna S.M., Nechaev M.P. Poisk kontseptual'nykh podkhodov k tsifro-vizatsii upravleniya universitetom: obobshchenie rossiyskogo i zarubezhnogo opyta [Search for conceptual approaches to digitalization of university management: a synthesis of Russian and foreign experience]. Gu-
manitarnye nauki i obrazovanie - The Humanities and Education, 2020, vol. 11, no. 3 (43), pp. 7-13. (In Russian).
3. Cherkasova T.A., Kopytova N.E. Razrabotka obrazovatel'noy programmy vysshego obrazovaniya na baze 1S: Universitet PROF [Development of educational higher education programs on the "1C: University Prof" base].
Psikhologo-pedagogicheskiy zhurnal «Gaudeamus» - Psychological-Pedagogical Journal "Gaudeamus", 2019, vol. 18, no. 4 (42), pp. 27-33. (In Russian). DOI 10.20310/1810-231X-2019-18-4(42)-27-33.
ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРАХ I INFORMATION ABOUT THE AUTHORS
Седоплатов Иван Сергеевич - программист. Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина, г. Тамбов, Российская Федерация. Е-таП: sedoplatov2010@yandex.ru ORCГО: https://orcid.org/0000-0001-7739-8609 Вклад в статью: анализ литературы, написание статьи.
Копытова Наталья Евгеньевна - кандидат химических наук, доцент кафедры математического моделирования и информационных технологий. Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина, г. Тамбов, Российская Федерация. Е-таП: nkopytova@mail.ru ORCГО: https://orcid.org/0000-0002-4264-2779 Вклад в статью: общая концепция статьи, написание и корректировка статьи.
Ivan S. Sedoplatov - Programmer. Derzhavin Tambov State University, Tambov, Russian Federation. E-mail: sedoplatov2010@yandex.ru ORCID: https://orcid.org/0000-0001-7739-8609 Contribution: literature analysis, article writing.
Natalya E. Kopytova - Candidate of Chemistry, Associate Professor of Mathematical Modeling and Information Technologies Department. Derzhavin Tambov State University, Tambov, Russian Federation. E-mail: nkopytova@mail.ru ORCID: https://orcid.org/0000-0002-4264-2779 Contribution: main study concept, article writing and editing.
