CC BY
8
УДК 651
Дядюшкин Р. В. студент 2 курса Дёмин Е.В. студент 2 курса
специальность: «Организация и технология защиты информации»
научный руководитель: Салменкова М.В., к.пед.н.
преподаватель
Академия маркетинга и социально-информационных технологий
ИМСИТ Россия, г. Краснодар АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ В СИСТЕМЕ-ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Аннотация: В статье речь идет об архивном хранение в систем-электронного документооборота.
Целью работы является Архивное хранение в системе-электронного документооборота.
Система-электронного документооборота понимается, как передача архива через интернет/сеть.
Ключевые слова; Хранение в системе-электронного документооборота.
Dyadyushkin R.V. Demin E. V.
Students 2 courses, specialties: "Organization and technology of
information protection" Academy of Marketing and Social Information Technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) Supervisor - Salmenkova M.V. Candidate of Pedagogical Sciences, teacher Academy of Marketing and Social Information Technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) ARCHIVAL STORAGE IN THE SYSTEM-ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT Abstract: In this article we are talking about archival storage in the system of electronic document circulation.
The aim of the work is Archival storage in the system-electronic document management.
Key words; Storage in the system-electronic document management.
В работе любой фирмы однажды наступает момент, когда руководство и сотрудники фирмы понимают, что количество объема бумажных документов настолько велико, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и сил сотрудников. Особенно если этот
документ был создан несколько лет назад. Иногда какой-то нерадивый сотрудник взял документ попользоваться и не вернул или потерял. Поиск необходимого бумажного документа поистине является проблемой. На помощь приходит система электронного архивирования или попросту система электронного архива.127
Организация архивного хранения документов в системе электронного документооборота - это перечень работ по организации бизнес-процессов предприятия, которая рассчитывает себя на работу с документами. Система предполагает полный цикл обработки документов от создания, управления доступом и передачи документов до архивирования и хранения необходимых данных. Система электронного документооборота предназначена для систематизации, автоматизации и облегчения работы с документами предприятия, а также для обеспечения контроля над их потоками внутри компании. 128
Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.
Почему электронный архив лучше бумажного?
В реальном «бумажном» архиве процесс передачи связан с физическим перемещением документов, то есть получением их из различных подразделений компании и размещением на хранение в специальном помещении. В электронном архиве всё несколько сложнее: речь идёт только о виртуальном перемещении документов в архивную категорию. Дело в том, что все данные хранятся на одном физическом носителе и их выделение в архив происходит исключительно с точки зрения логики системы.
Речь идёт об организации архивного хранения документов в системе электронного документооборота таких компаний, которые работают именно с собственными базами данных, а не просто хранят их для того, чтобы соответствовать законодательству. Так, специализированные системы архивирования и физического разделения данных используются телерадиокомпаниями, разного рода файловыми хостингами и другими 1Т-сервисами, вычислительными центрами и подобными компаниями, использующими очень большие объёмы данных в работе. 129
127Жеребенкова А.В., Документооборот на предприятии /А.В. Жеребенкова. - М.: Вершина; Издание 2-е, перераб и доп., 2011. - 384 с.
128Салменкова М.В. Актуальность и практическая значимость правовой информации // Международное научно-практическое периодическое сетевое издание «Форум молодых ученых». Выпуск № 11 (15) (ноябрь 2017). http ://forum-nauka. гц(РИНЦ).
129Салменкова М.ВСистема электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования: Автореф...дис. кан. пед. наук./Краснодар.гос. ун-т культуры и искусств. Краснодар 2004. - 24 с.
Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.
Таким образом, система электронного документооборота подразумевает под собой - хранение документов в электронной форме.
Использованные источники:
1. Жеребенкова А.В., Документооборот на предприятии /А.В. Жеребенкова. - М.: Вершина; Издание 2-е, перераб и доп., 2011. - 384 с.
2. Салменкова М.ВСистема электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования: Автореф...дис. кан. пед. наук./Краснодар.гос. ун-т культуры и искусств. Краснодар 2004. - 24 с.
3. Салменкова М.В. Актуальность и практическая значимость правовой информации // Международное научно-практическое периодическое сетевое издание «Форум молодых ученых». Выпуск № 11 (15) (ноябрь 2017). http: //foritm-naitka.rit(PHHU).
