CC BY
0
АНАЛИЗ ТИПИЧНЫХ ОШИБОК В РАСЧЕТАХ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
И.М. Крайнова, старший преподаватель С.Н. Артыкова, старший преподаватель
Сибирский государственный университет путей сообщения, (Россия, г. Новосибирск)
DOI:10.24412/2411-0450-2024-8-134-136
Аннотация. Статья посвящена вопросам признания в учете расходов, произведенных подотчетными лицами, в том числе налоговым последствиям данных операций. В статье рассмотрено ошибки связанные с неправомерным принятием НДС при приобретении авиабилетов и уплате сервисного сбора, учетом возмещаемых организацией расходов по проезду в общественном транспорте в месте командировки, случаями возвратов авиабилетов по несостоявшимся командировкам. Авторы также обращают внимание на документальное оформление командировочных расходов сотрудников компаний, типичные ошибки, которые встречаются в работе бухгалтеров, по результатам аудиторских и налоговых проверок.
Ключевые слова: командировка, подотчетное лицо, признание расходов, НДС, авиабилеты, сервисный сбор, проезд в общественном транспорте, возврат билетов.
Типичным нарушением при признании командировочных расходов, а, именно, расходов на проезд при приобретении авиабилетов и уплате сервисного сбора является неправомерное принятие к вычету НДС, выделенного в квитанции об оплате сервисного сбора и в чеке контрольно-кассовой техники.
Согласно нормам Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ), сумма НДС может быть принята к вычету без счета-фактуры или УПД только по расходам на проезд и проживание в командировке при условии выделения налога отдельной строкой в бланке строгой отчетности (п.7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ) [1]. Таким документом, например, является утвержденная Министерством транспорта России маршрутная квитанция электронного билета на самолет. Вычет входного налога правомерен только при условии, что командировка работника направлена на цели деятельности компании, то есть расходы соответствуют требованиям статья 252 НК РФ, признаются в расчете налога на прибыль организаций [2].
При приобретении авиабилетов сотрудник может оплачивать сервисные сборы за их оформление. Авторы обращают внимание на то, что данные расходы не относятся к командировочным расходам на проезд
к месту командировки и обратно. Расходы подтверждают квитанция с онлайн-чеком, которые не дают право на вычет НДС из бюджета. Таким образом, например, если к авансовому отчету работника приложена квитанция на оплату сервисного сбора на сумму 500 рублей, в том числе НДС -83,33 рубля, то бухгалтеру компании, применяющей общий режим налогообложения, следует отразить в учете следующие операции:
- Д-т 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «расходы на продажу» и др. К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 416,67 руб. - отражены расходы на приобретение авиабилета;
- Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К-т 71 - 83,33 руб. - отражен НДС, выделенный в квитанции;
- Д-т 91 «Прочие доходы и расходы» К-т 19 - 83,33 руб. - списан НДС на прочие расходы, не учитываемые при исчислении налога на прибыль организаций.
Напоминаем, что командировочные расходы признаются в бухгалтерском и налоговом учете по дате утверждения авансового отчета руководителем организации [3].
На практике в составе командировочных расходов сотрудникам нередко возмещаются расходы по оплате автобусных билетов по городу в месте командировки. Как правило, сумма этих расходов признается организацией в бухгалтерском и налоговом учете в общем порядке [2]. Следует учитывать, что расходы на проезд в общественном транспорте (метро, автобусе и др.) в месте командировки не относятся к расходам на проезд к месту командировки.
При направлении работников в командировку работодатель в соответствии со статьей 168 ТК РФ обязан возмещать сотруднику «расходы по проезду, проживанию, а также иные расходы», произведенные с ведома работодателя, при этом, в действующем законодательстве отсутствует детализация «иных» расходов [4].
Для того, чтобы правомерно признать командировочные расходы сотрудников в расчете налога на прибыль организаций, списать данные суммы с подотчета работника, их перечень должен быть закреплен компанией или в отдельном локальном акте, например, в приказе (положении) по командировкам, или в трудовых или коллективном договоре с работниками [5]. Таким образом, если соответствующим нормативным актом в компании предусмотрено возмещение расходов работника на проезд в общественном транспорте (метро, автобусе и др.) во время служебной командировке, то расходы могут быть признаны при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, как «иные» командировочные расходы.
При отсутствии указанной нормы в документах компании расходы не должны учитываться при налогообложении прибыли, при возмещении работнику включаются в доход, облагаемый НДФЛ, и в базу по страховым взносам, включая взносы по травматизму.
Нередко встречаются на практики случаи возвратов авиабилетов по несостоявшимся командировкам, в том числе при-
обретение невозвратных билетов. В данном случае, следует выяснить причину, по которой служебная поездка не состоялась в утвержденные руководителем сроки, например, перенос срока по просьбе контрагента компании и другие. Возможна ситуация, когда возврат одного билета и приобретение нового связан с тем, что работник опоздал на рейс по неуважительной причине. Нормативными документами подобная ситуация напрямую не регулируется. По общему правилу работодатель обязан возместить работнику расходы на проезд в командировку (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках). Во избежание сложных кадровых ситуаций рекомендуем заранее подробно отражать такие случаи опозданий в локальных нормативных актах работодателя [6].
Если работник опоздал на поезд не по своей вине, покупая новый билет, он разумно и добросовестно действует в интересах работодателя. Поэтому рекомендуем возместить ему стоимость билета, если объективные причины опоздания, как и расходы на приобретение билета подтверждены соответствующими первичными документами.
Если в опоздании на самолет виноват сам сотрудник, то эта ситуация тождественна нарушению трудовой дисциплины. Из-за такого рода действий работника работодатель не должен нести дополнительные затраты в виде стоимости нового билета. В случае, если компания возместит работнику такие расходы, то стоимость этого билета не учитывается в расходах для целей налогообложения прибыли. Возмещенная при этом сумма является доходом работника, облагаемым НДФЛ, включаемым в базу по страховым взносам, в том числе взносам по травматизму.
Авторы надеются, что материалы статьи помогут бухгалтерам компаний избежать ошибок при отражении операций, произведенных подотчетными лицами, в бухгалтерском и налоговом учете.
Библиографический список
1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ. -[Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://legalacts.ru/kodeks/NK-RF-chast-2/razdel-viii/glava-21/.
2. Письмо Министерства финансов РФ от 10.11.2022 №03-03-06/3/109215 // Нормативные акты для бухгалтера, 2022, № 24.
3. Расчеты с подотчетными лицами: спорные вопросы в актуальных ситуациях / И.М. Крайнова, Н.А. Савельева // Актуальные вопросы современной науки. - 2015. -№ 41. - С. 53-60.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 06.04.2024) // Гарант: [сайт]. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12125268/.
5. Оплата командировки по основной должности и по совместительству / С.Н. Артыко-ва // Экономика и бизнес: теория и практика. - 2022. - № 4-1 (86). - С. 10-12.
6. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки») // Минтруд России: [сайт]. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://mintrud.gov.ru/docs/government/postan/213.
ANALYSIS OF TYPICAL ERRORS IN SETTLEMENTS WITH ACCOUNTABLE
PERSONS
I.M. Krainova, Senior Lecturer
S.N. Artykova, Senior Lecturer
Siberian State University of Railway Engineering
(Russia, Novosibirsk)
Abstract. The article is devoted to the issues of recognition in accounting of expenses incurred by accountable persons, including the tax consequences of these transactions. The article considers errors related to the unlawful acceptance of VAT when purchasing air tickets and paying a service fee, taking into account the expenses reimbursed by the organization for travel on public transport at the place of business trip, cases of refunds of air tickets for failed business trips. The authors also pay attention to the documentation of travel expenses of company employees, typical errors that occur in the work of accountants, based on the results of audit and tax audits.
Keywords: business trip, accountable person, cost recognition, VAT, air tickets, service fee, public transport, ticket refund.
