CC BY
6УДК 336.6
Чаузова Д.А.
магистрант
Ижевский государственный технический университет им. М.Т. Калашникова (г. Ижевск, Россия)
АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ОПЕРАТИВНОГО ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Аннотация: в работе проведен анализ системы формирования и выполнения платежного календаря, характеризующий функционирование оперативного финансового планирования на предприятии. На основании анализа предложено решение для улучшения системы, которое поможет перспективе наладить платежеспособность организации, что в дальнейшем повысит рентабельность операционной деятельности и снизит риски увеличения кредиторской задолженности.
Ключевые слова: анализ, система, финансы, планирование, платежный календарь.
В современных условиях для любого предприятия финансовое планирование является одним из важнейших элементов его деятельности. Основной целью любой коммерческой организации является получение прибыли, а это невозможно без тщательного планирования всех финансовых потоков и процессов предприятия. С помощью финансового планирования предприятия прогнозируют финансовую ситуацию в зависимости от изменения различных внешних и внутренних факторов.
Для оперативного контроля за поступлением и расходованием денежных средств предприятия используют платежный календарь. Платежный календарь дает возможность финансовым службам предприятия обеспечить оперативное финансовое планирование, выполнение расчетных и платежных требований,
фиксировать текущее состояние платежеспособности предприятия [1].
Предприятия прикладывают не мало усилий для повышения эффективности финансовой работы. Зачастую данное повышение не может сопровождаться результатами, при отсутствии оперативного метода контроля за финансовой деятельностью подразделений. В организациях до сих пор распространена тенденция передачи информации на бумажных носителях, а также ведение собственноручного учета.
В связи с этим целью данной работы является анализ системы формирования платежного календаря, а также предложение решений по улучшению оперативного финансового планирования.
Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:
1. Разработать модель структуры формирования платежного календаря,
2. Провести анализ функционирования системы формирования платежного календаря,
3. На основании анализа предложить решение для дальнейшего улучшения оперативного финансового планирования на предприятии.
Платежный календарь - это инструмент оперативного финансового планирования. С помощью платежного календаря прослеживается динамика платежей, определяется их приоритетность и синхронизируются поступления и выплаты [2].
Платежный календарь представляет собой таблицу, в которую включаются все ожидаемые приходы и расходы на плановый период, по закрепленным за подразделением статьям бюджета.
Входные данные для управления процессом формирования платежного календаря следующие:
1. Потребность в расходах. Оперативная потребность подразделения организации в финансировании расходов с учетом выполнения утвержденных мероприятий,
2. Программное обеспечение. Совокупность комплекса различных по
функциям и взаимосвязанных программ, участвующих в решении задач управления, и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ,
3. Бюджет денежных средств. Прогноз поступлений и расходований денежных средств, сформированный по определенным периодам для предотвращения кассовых разрывов,
4. Договорной документ. Данные договорного документа, текущее состояние расчетов с контрагентами.
5. Комплект документов к договору. Счет, первичные документы (приходный ордер, счет-фактура, товарная накладная, акты и т.д.),
6. Организационно-распорядительные документы. Утвержденные генеральным директором приказы, графики и т.д.
Выходными данными будет являться сформированный и принятый к исполнению платежный календарь.
Во время подготовки платежного календаря расходы прогнозируются при помощи действующих договоров и первичных документов на оплату. А при прогнозе поступлений денежных средств во внимание принимаются фактически совершенные отгрузки товара покупателям. Поэтому данный документ обычно составляется на месяц.
Проведем структурный анализ, чтобы исследовать систему начиная с общего обзора и затем детализируя. Это поможет выявить элементы необходимые для функционирования подсистем.
Таблица 1. Формальная модель состава.
Система Подсистема Элементы
Назначение платежа
Тип платежа
Название организации
Сумма оплаты
№ договорного документа
Договорной документ Общая сумма договора
Валюта договора
Подразделение
исполнитель
Статья ДДС
Номер
Платежный Счет на оплату Дата
календарь Номер
Служебная записка на Дата
оплату Тип
Сумма
Первичный документ Номер
Дата
Потребность
Количество
Статья ДДС
Заявка Номер
Лист согласования
Месяц
Год
В таблице 1 выявили подсистемы и элементы подсистем, для дальнейшего моделирования и выявления взаимосвязей. Выявим взаимосвязи подсистем в таблице 2:
Таблица 2. Взаимосвязи подсистем.
Подсистема 1 Подсистема 2 Связь Примечание
Задача: «согласование договоров» Договорной документ может
Лист согласования Договорной документ приниматься в выполнение, только после полного его согласования во всеми заинтересованными подразделениями.
Подразделение-потребитель направляет
запрос на приобретение. На основании
заявки определяется потребность в
Договорной документ Заявка Система документооборота закупке, количество необходимое для удовлетворения потребности, статья движения денежных средств (ДДС). На основании этих данных формируется договорной документ.
Контрагент выставляет счет на оплату по
Счет на Договорной Электронная запросу, на основании выставленного
оплату документ почта счета формируется сумма договорного документа и размер НДС.
Договорной документ Служебная записка на оплату Документ Excel Служебная записка на оплату оформляется в формате. xlc на основании договорного документа для его последующего выполнения
Структура, в данном случае, отразила наиболее существенные взаимоотношения между элементами и их группами, которые мало меняются при изменениях в системе и обеспечивают существование системы и ее основных свойств. Структура характеризует организованность системы, устойчивую упорядоченность ее элементов и связей. Компоненты системы
взаимосвязаны согласно определённой схеме, обеспечивающей функционирование системы в целом.
Проведем расчет временных затрат на процесс в таблице 3.
Таблица 3. Временные затраты процесса
«Формирование платежного календаря».
Наименование подпроцесса Описание Минимальное время выполнения Максимальное время выполнения Среднее время выполнения
Внесение данных платежного календаря исполнителями договорных документов Каждый исполнитель договора вносит информацию по своему договору, по которому планируется оплата в следующем месяце в платежный в таблицу Excel. Одновременно данные исполнители вносить не могут, так как документ находится в общем доступе. 45 мин. 240 мин. 142,5 мин
Проверка данных платежного календаря Ответственным за формирование платежного календаря проводится проверка каждой позиции: правильность написания суммы, номера договора, типа оплаты, статьи отнесения затрат. Каждая позиция находится отдельно в системе и путем просмотра каждого договора 270 мин. 1230 мин. 750 мин.
Наименование подпроцесса Описание Минимальное время выполнения Максимальное время выполнения Среднее время выполнения
проверяются внесенные данные. Проводиться проверка лимитов финансирования согласно годовому финансовому плану. Если сумма платежного календаря больше плана на месяц необходимо исключить некоторые позиции из платежного календаря, или запрашивать разрешение высшего руководства на оплату сверх платежного календаря.
Согласование печатного варианта платежного календаря Проверенный документ согласовывается с каждым исполнителем договора, ответственными за статьи ДДС, начальником подразделения. 90 мин. 300 мин. 195 мин.
ИТОГО 405 мин. 1770 мин. 1087,5 мин.
Согласно таблице 3, процесс формирования платежного календаря может занимать в среднем 2,3 рабочих дня.
Выявим преимущества и недостатки функционирующего процесса формирования платежного календаря на данный момент в организации, согласно таблице 4.
Таблица 4. Преимущества и недостатки действующего процесса формирования платежного календаря.
Достоинства Недостатки
Дешевизна Длительное время формирования и проверки правильности
Процесс однотипный для всех подразделений, формирующих платежный календарь Большое количество ошибок
Не требует дополнительного обучения персонала Лимит финансирования на период приходится рассчитывать самостоятельно вручную
Каждую позицию платежного календаря приходится проверять вручную, путем открытия каждого договора и сверки данных.
Данные договорного документа не взаимосвязаны в действующей системе, исполнитель вводит несколько раз однотипные данные для различных отчетов
В документ Excel невозможно одновременно вносить данные нескольким исполнителям
Проведем анализ процесса выполнения платежного календаря в течение месяца (для одной служебной записки), чтобы выявить элементы, которые можно объединить с процессом формирования платежного календаря.
^ Конец^)
Рис. 1. Алгоритм процесса «Выполнение платежного календаря».
Проведем расчет временных затрат в таблице 5, при условии отсутствия замечаний, учитывая, то, что в месяце 22 рабочих дня, в день может оформляться в среднем 10 служебных записок.
Таблица 5. Временные затраты для функционирования процесса «Выполнение платежного календаря».
Наименование элемента алгоритма Среднее время выполнения
Предоставление документов на оплату 5*10*22=1100 мин.
Оформление служебной записки на оплату 10*10*22=2200 мин.
Согласование с начальником подразделения 2*10*22=440 мин.
Согласование с бухгалтерией 10*10*22=2200 мин.
Передача в финансовое управление 5*22=110 мин.
Учет оплат по данным финансового управления 20*22=440 мин
Итого 6 490 мин = 108,2 ч.
Согласно представленному алгоритму, процесс выполнения платежного календаря в месяц составит 13,5 рабочих дней.
Входы процессов являются однотипными, это позволит объединить процессы формирования и выполнения платежного календаря в один, без потери динамики обмена информацией между процессами. Составим диаграмму декомпозиции для дальнейшего анализа взаимосвязей функций процесса.
Рис. 2. Контекстная диаграмма ГОРО «Формирование и выполнение платежного календаря».
Выявили проблемы, данного процесса в том числе: длительный процесс формирования и выполнения платежного календаря, большое количество ошибок при заполнении, ручное заполнение данных в электронные таблицы, а также длительное время на проверку заполнения.
Для решения найденных проблем следует рассмотреть вариант внедрения функции формирования платежного календаря в существующую информационную систему. Это позволит автоматизировать процесс, а также существенно сократит трудоемкость. Это не увеличит затраты и при этом не потребуется переобучение персонала, т.к. программа уже знакома работникам.
Также при разработке данной функции учесть возможность экспорта данных по оплатам из программы, что позволит объединить процессы формирования и выполнения платежного календаря, а также объединить усилия подразделений и снизить дублирование одного и того же процесса в течение месяца.
Рассмотрим затраты времени на выполнение процесса формирование и выполнение платежного календаря.
Таблица 6. Временные затраты для функционирования процесса «Формирование и выполнение платежного календаря».
Наименование подпроцесса Минимальное время выполнения Максимальное время выполнения Среднее время выполнения
Формирование
платежного 55 мин. 71 мин. 63 мин
календаря
Согласование 31 мин. 41 мин. 51 мин.
Выполнение
платежного 3 850 мин. 6 490 мин. 5 170 мин.
календаря
ИТОГО 3 936 мин. 6 602 мин. 5 269 мин.
Согласно таблице 6 планируемый процесс формирования платежного календаря с учетом его выполнения в течение месяца может занимать в среднем 11 рабочих дней. Таким образом при выполнении работ по данному процессу в среднем удастся сократить временные затраты на формирование платежного календаря с учетом его выполнения с 16 рабочих дней до 11 рабочих дней.
В процессе выполнения работы был проведен анализ оперативного финансового планирования на предприятии на примере формирования и выполнения платежного календаря.
На основе анализа и выявленных проблем разработали модель структуры процесса, упростили его, объединив функции с процессом выполнения платежного календаря в течение месяца, что позволило в дальнейшем совместить ведение учета.
Предложили мероприятие по улучшению функционирования процесса оперативного финансового планирования, что в дальнейшем позволит: автоматизировать формирование и ведение платежного календаря, снизить количество ошибок при формировании и контроле платежного календаря, сократить время на выполнение процесса и тем самым уменьшить трудоёмкость процесса.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Малиев, Х. Е. Платежный календарь как элемент финансового планирования в организации / Х. Е. Малиев // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. - 2015. - №2 6-4. - С. 50-52. - EDN TVQAKX;
2. Платежный календарь предприятия - как составить, примеры // WiseAdvice URL: https://wiseadvice-it. ru/o-kompanii/blog/articles/platezhnyi-kadendar/ (дата обращения: 20.12.23).
Chauzova D.A.
Kalashnikov Izhevsk State Technical University (Izhevsk, Russia)
ANALYSIS OF OPERATIONAL FINANCIAL PLANNING SYSTEM AT ENTERPRISE
Abstract: paper analyzes the system of formation and execution of the payment calendar, characterizing the functioning of operational financial planning at the enterprise. Based on the analysis, a solution has been proposed to improve the system, which will help to establish the solvency of the organization in the future, which will further increase the profitability of operating activities and reduce the risks of increasing accounts payable.
Keywords: analysis, system, finance, planning, payment calendar.
