CC BY
0УДК 004.91
Ягнюк Я.В.
студент, кафедра прикладной информатики и информационных технологий Институт инженерных и цифровых технологий Белгородский государственный университет (г. Белгород, Россия)
АНАЛИЗ СИСТЕМ ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АГЕНТСТВАМИ НЕДВИЖИМОСТИ
Аннотация: в работе рассмотрены программные решения, которые можно использовать для формирования клиентских договоров агентствами недвижимости. Приведены их особенности, дано обоснование необходимости разработки новой подсистемы и описаны предъявляемые ей требования.
Ключевые слова: рынок недвижимости, агентство недвижимости, документооборот, система документооборота.
Рынок риелторских услуг в России развивается стремительными темпами. В него внедряется большое количество участников: банки, крупные девелоперы и агрегаторы. Они стараются усилить своё присутствие с помощью современных технологий и сервисов. Всё это вынуждает агентства недвижимости анализировать свои системы функционирования и рассматривать возможности технологического развития для того, чтобы выдержать конкуренцию [1].
Одним из проблемных участков, который требует развития все еще у весомой доли агентств недвижимости, является автоматизация процессов работы с клиентами на этапах формирования документов. Существует несколько вариантов реализации этого процесса:
- заполнение заранее распечатанных шаблонов без использования каких-либо программных средств,
- заполнение заранее распечатанных шаблонов с использованием CRM, которая предоставляет необходимые данные,
- создание документов в ECM-системе с последующим экспортом и печатью.
Чаще всего небольшие или средние по величине агентства недвижимости не прорабатывают свои бизнес-процессы глубже, чем регламенты взаимодействия с клиентами на ключевых этапах работы. Соответственно, риелторы либо заполняют документы вручную, либо, если агентство использует CRM-систему для учёта обращений клиентов, планирования встреч и отслеживания доступных объектов, то опираются на неё в качестве помощника по упорядочиванию данных.
В случае с достаточно крупными агентствами, которые используют ECM-системы с поддержкой функций генерации документов (и прописывают регламент работы с этим функционалом), риелторы используют его.
Если рассматривать риелторов с частной практикой или небольшие фирмы, где количество клиентов относительно невелико, траты на покупку и поддержку CRM или ECM систем становятся нецелесообразными, соответственно, для них остаётся только вариант ручного заполнения документов.
Анализ рынка программных решений, которые можно использовать в процессе формирования документов, позволяет выделить CRM-системы «YUcrm» и «INTRUM REALT», системы электронного документооборота (СЭД) «1С: Документооборот» и «Directum Lite».
Функционал CRM-системы «YUcrm» включает в себя управление клиентской базой, гибкую аналитику, интеграцию с почтой, анализ источников рекламы, возможность индивидуальной доработки под нужды агентства. Справочники системы возможно использовать для ускорения процесса заполнения документов, так как основную часть информации можно будет брать оттуда [3].
CRM-система «INTRUM REALT» предоставляет набор инструментов для управления клиентской базой и автоматизацией процессов продаж, куда входят интеграция с почтовыми службами, отслеживание этапов работы с клиентами, статистика по опубликованным объектам, создание отчётности по продажам, управление рассылками и рекламой [4].
СЭД «1С: Документооборот» представляет собой ECM-систему, направленную на регулирование деловых процессов и работу между сотрудниками. С помощью неё можно организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность. Перечень реализуемых функций:
- работа с договорными документами,
- управление документами,
- управление процессами,
- почтовый клиент,
- учет и планирование рабочего времени,
- проектный учет и контроль исполнения,
- инструменты для совместной работы [2].
СЭД «Directum Lite» предоставляет готовые инструменты для автоматизации ключевых бизнес-процессов компаний малого и среднего бизнеса. Система состоит из блоков, которые можно соединять в любой конфигурации. Реализуемые функции:
- цифровые процессы: этапы, сроки и результаты,
- делопроизводство: порядок в официальной переписке и внутренних нормативных документах, поручения с четким сроком и прозрачный контроль выполнения,
- документооборот: создание документов по шаблонам, поддержка версий и быстрый поиск в системе,
- проекты: планирование на диаграмме Ганта, контроль работ на Agile-досках,
- Обмен с контрагентами. Бесшовная интеграция с Контур.Диадок и СБИС для моментального обмена документами с партнерами, заказчиками и подрядчиками,
- совещания: готовые шаблоны протоколов с отправкой поручений исполнителям для эффективных рабочих встреч [5].
Как видно из описаний готовых программных решений, в СЯМ-системах для агентств недвижимости упор по функционалу сделан на управлении базами данных клиентов и автоматизации процессов переговоров с клиентами, а механика создания документов по умолчанию зачастую не реализуется. В ЕСМ-системах, спроектированных под реализацию электронного документооборота, напротив, существует функционал по разработке настраиваемых шаблонов документов, однако он всегда идёт в комплекте с полной реализацией электронной бухгалтерии - управление цифровыми процессами, рабочим временем, контроль проектов, финансов и взаимодействие с контрагентами.
Таким образом, при выборе любой из рассмотренных альтернатив для её эффективного использования агентству будет необходимо перенести часть процессов на выбранную систему чтобы обеспечить эффективное использование ресурсных вложений. Следовательно, это повлечет за собой необходимость частичного (или полного) реинжиниринга бизнес-процессов.
Главное преимущество разработки нового программного средства, в сравнении с рассмотренными альтернативами, заключается в узкой направленности на работе с документами, которые формирует риелтор при подготовке договоров. Имеет смысл разработать информационную подсистему, которая будет включать в себя только тот функционал, который необходим для рассматриваемого процесса, совместимость которой будет обеспечивать легкое внедрение в информационные системы агентств с минимальными корректировками рабочих интерфейсов. Соответственно, такая подсистема не будет обладать такими минусами как ресурсоёмкость, сложная интеграция или наличие неиспользуемых возможностей.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Хусаинов, И. Бизнес вчерашнего дня [Электронный ресурс]: 7 главных проблем современных риелторов / И. Хусаинов. - Электрон. текст. дан. - Москва: РБК-Недвижимость, 2017. - URL: https://realty.rbc.ru/news/596dbf529a7947389750545d (дата обращения: 14.06.2024);
2. 1С: Предприятие 8, система программ: 1С: Документооборот 8 [Электронный ресурс] - Электрон. текст, дан. - 1С-Софт, 2011-2024. - URL: https://v8.1c.ru/doc8/ (Дата обращения 14.06.2024);
3. CRM-система для недвижимости "YUcrm" [Электронный ресурс] - Электрон. текст, дан. - YUcrm, 2014-2024. - URL: https://yucrm.ru/ (Дата обращения 14.06.2024);
4. CRM для агентств недвижимости "INTRUM REALT" [Электронный ресурс] -Электрон. текст. дан. - INTRUM REALT CRM, 2013-2024. - URL: https://www.intrumnet.com/ (Дата обращения 14.06.2024);
5. Directum Lite: Система электронного документооборота для среднего и малого бизнеса [Электронный ресурс] - Электрон. текст, дан. - Directum, 2017-2024. - URL: https://lite.directum.ru/ (Дата обращения 14.06.2024)
Yagnyuk Ya.V.
Belgorod State National Research University (Belgorod, Russia)
ANALYSIS OF SYSTEMS FOR FORMATION OF DOCUMENTS BY REAL ESTATE AGENCIES
Abstract: the work discusses software solutions that can be used to create client contracts by real estate agencies. Their features are given, the need to develop a new subsystem is justified, and the requirements for it are described.
Keywords: real estate, real estate agencies, document management, electronic document.
