CC BY
15
УДК 651.4
Якоб К.А. студент 3 курса специальность: «Туризм» научный руководитель: Салменкова М.В., к.пед.н.
преподаватель
Академия маркетинга и социально-информационных технологий
ИМСИТ Россия, г. Краснодар АНАЛИЗ РЫНКА АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОУ
Аннотация: в рамках настоящей статьи рассмотрены наиболее существенные вопросы анализа рынка автоматизированных технологий, используемых в детских дошкольных образовательных учреждениях.
Цель работы заключается в проведении детального анализа рынка автоматизированных систем ДОУ. В настоящее время общество находится на таком этапе развития, в рамках которого существенно углублены экономические связи, а степень зависимости мировых государств друг от друга также существенно возрастает, в силу чего актуальность и значение информации в ходе течения социальных и технических процессов также неуклонно увеличивается, позволяя максимально эффективно решить проблемы человечества, возникающие в начале третьего тысячелетия.
Ключевые слова: процессы документооборота, система документирования, процессы автоматизации, документальное обеспечение.
Yakob K.A.
3-year student, specialty:
"Tourism"
Academy of Marketing and Socio-Information Technologies
IMSIT Russia Krasnodar The supervisor of studies is Salmenkova M.
Candidate of Pedagogical Sciences, Teacher Academy of Marketing and Socio-Information Technologies
IMSIT Russia Krasnodar ANALYSIS OF THE MARKET OF AUTOMATED DOW SYSTEMS
Annotation: The article deals with the reflection of the issues of the analysis of the market of automated technologies of DOU.
The purpose of the work is to analyze the market of automated systems of DOU. The modern stage of social development, characterized by deepening economic ties and growing interdependence of states, objectively causes the continuous increase in the role of information in the social and technical process, in solving global problems that humanity faces when entering the third millennium.
Key words: document circulation, documentation, automation,
documentation support.
В рамках начальной, вводной стадии процесса анализа автоматизированных систем проводится исследование существующего сегодня программного обеспечения, используемого при работе с документацией в электронной форме. На данном этапе осуществляется также организация процедур взаимодействия персонала ДОУ, разрабатывается порядок контроля над работой сотрудников, отправкой уведомлений.
В расширенном аспекте АС ДОУ представляет собой особое современное организационно-технологическое явление, которое охватывает своим действием весь производственный организм, сюда входит и программный и технический и методологический компонент, более того в данном механизме присутствует также ряд ключевых организационных и нормативно-правовых компонентов .370
АС ДОУ внедряется в целях обеспечения повышения уровня эффективности и продуктивности функционирования учреждения путем использования автоматизированных технологий в рамках осуществления работ связанных с документальным оформлением аспектов деятельности. АС ДОУ призвана для решения комплекса приоритетных задач, в частности:
1. Осуществление процедур документирования (процессы подготовки, оформления, стадия согласования и утверждения, этап выпуска документации);
2. Осуществление процедур документооборота (процедуры приема документов, процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение процедур прохождения документации и документов, находящихся на стадии проектов, осуществление процедур отправки и сдачи документов в архив);
3. Документационная работа в рамках управленческого процесса в учреждении (осуществление контроля над их исполнением; учетные процессы, осуществление оперативного хранения, создание классификационных систем, присвоение индексов, процедуры поиска и обработки документации);
4. Обеспечение защиты от несанкционированного допуска к документам; обеспечение совместной работы сотрудников с документами, при одновременном контроле над уровнем доступа;
5. Организация и обеспечение процессов, связанных с принятием управленческих решений и отчетов по документам, оказание услуг, связанных с информационным консультированием и обслуживанием пользователей;
6. Обеспечение автоматизированного архивирования,
370 Быкова Т.А., Конькова А.Ю. XXIII Международная научно-практическая конференция, посвященная 50-летию ВНИИДАД: «Документация в информационном обществе: архивоведение и документоведение в современном мире» . Делопроизводство. 2017. № 1. С. 11-17.
автоматизированного хранения документов в архивах и их уничтожения (соблюдение правил хранения, поиска и работы с документацией);
7. Передача документов на хранение в госархивы или уничтожение архивной документации. 371
В силу того, что в настоящее время отмечается недостаточность регулирования автоматизированных систем со стороны государства, порядок организации процедур делопроизводства на предприятиях существенно разнится даже при реализации самых простых процедур, таких как регистрация и распечатка. По этой причине компании вынуждены самостоятельно разрабатывать и реализовывать проекты систем документооборота, стоимость которых порой весьма высока.
Вместе с тем, нужно сказать, что с момента разработки и внедрения первых информационных технологий в этой сфере, делопроизводство становится высокоэффективным и мобильным орудием практического воплощения разнообразных инновационных проектов.
При использовании АС ДОУ решается основная стратегическая задача, стоящая перед системой делопроизводства. Уже не требуется централизованное делопроизводство, но при этом присутствует возможность организации централизованной системы учета и контроля. Так, например, теперь любому специалисту можно делегировать полномочия по регистрации документов в рамках своей компетенции и осуществлять их передачу исполнителям для дальнейшей работы с ними, при этом не утрачивается элемент контроля со стороны непосредственных руководителей. Таким образом, учреждениям предоставлена возможность осуществлять модернизацию своей структуры, не утратив при этом элемента управляемости. 372
Появляется множество новых возможностей для внедрения в деятельность новых, высокоэффективных управленческих схем. Традиционно, локальная и удалённая документация передается от главы компании к руководителю структурного подразделения, и только после этого поступает к конкретным исполнителям. Таким образом руководство каждого уровня может осуществлять контроль над деятельностью персонала, но при этом не вызывает сомнения, что продолжительные, нередко с элементом формальности цепочки негативно сказываются на уровне управленской эффективности.
Адекватно сформированная система позволит отслеживать стадии прохождения и исполнения, как бумажных, так и электронных документов, а также непосредственно осуществлять работу с электронной документацией. Внедрение электронной документации в систему делопроизводства
371 Быкова Т.А. Профессиональная подготовка документоведов: от истории к современности. Документ. Архив. История. Современность//Материалы VI Международной научно-практической конференции. 2016. С. 17-20.
372 Салменкова М.В. Потребители правовой информации: теоретический и системный анализ. Вестник научных конференций. Перспективы развития науки и образования. Научный журнал, 31 мая 2017 г. № 5-3(21) Часть 2. г Тамбов: ООО «Консалтинговая компания Юком», РИНЦ (Elibrary.ru), С.84-87.
позволяет обеспечить большую эффективность и скорость работы с документами. 373
При использовании АС ДОУ появляется возможность активно внедрить современные управленческие системы для управления ресурсами учреждения. В рамках систем управления ресурсами, как правило, содержится только информация о бизнес-процессах непосредственно, а хранения документации в них не осуществляется, при этом на АС ДОУ можно возложить обязанность исполнения функции документационного контура управления, включая контроль над бизнес-процессами.
АС ДОУ формирует фундамент для того чтобы интегрировать все документационные технологии в совокупный механизм, в том числе инструменты сканирования и распознавания текстов приема, а также позволяет организовать единое информационное пространство, которое предоставит управленческому составу компании орудия для совместной работы со всей документацией компании: входящая и исходящая корреспонденция, внутренние организационные и распорядительные материалы, а также сопроводительную переписку.
После того, как активное использование документов завершается, система отправляет их на архивное хранение или зафиксировать информацию об отправке их на уничтожение или сдачу в госархив
Использованные источники:
1. Быкова Т.А., Конькова А.Ю. XXIII Международная научно-практическая конференция, посвященная 50-летию ВНИИДАД: «Документация в информационном обществе: архивоведение и документоведение в современном мире». Делопроизводство. 2017. № 1. С. 11-17.
2. Быкова Т.А. Профессиональная подготовка документоведов: от истории к современности. Документ. Архив. История. Современность//Материалы VI Международной научно-практической конференции. 2016. С. 17-20.
3. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.
4. Салменкова М.В. Потребители правовой информации: теоретический и системный анализ. Вестник научных конференций. Перспективы развития науки и образования. Научный журнал, 31 мая 2017 г. № 5-3(21) Часть 2. г Тамбов: ООО «Консалтинговая компания Юком», РИНЦ (Elibrary.ru), С.84-87.
373 Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.
