Анализ методов описания бизнес-процессов Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

АНАЛИЗ МЕТОДОВ ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

А.В. Яценко, магистрант

Е.А. Боркова, канд. экон. наук, доцент

Санкт-Петербургский национальный исследовательский университет информационных технологий, механики и оптики (Россия, г. Санкт-Петербург)

DOI: 10.24411/2411-0450-2019-11506

Аннотация. В данной статье представлен общий и сравнительный анализ востребованных на сегодняшний день методов (методологий) описания бизнес-процессов, выделены положительные аспекты бизнес-процессов и показано, где и какую методологию лучше использовать. Выделены наиболее актуальные для нашей страны методологии, на каких уровнях при описании бизнес-процессов лучше использовать ту или иную методологию, приводится их специфика. Особое внимание обращается на терминологический аспект в контексте темы статьи.

Ключевые слова: бизнес-процессы, описание бизнес-процессов, метод, методология описания бизнес-процессов.

В современном мире любое коммерческое предприятие или некоммерческая организация в числе основных задач своей деятельности приводит наибольшую эффективность деятельности при минимальных затратах (финансовых, временных и прочих). Потому столь значимым становится процесс оптимизации деятельности. Одним из востребованных способов такой оптимизации в последние десятилетия стала работа с бизнес-процессами, их описание, анализ, выявление «слабых мест» и последующий контроль. В данной ситуации особую роль начинают играть те методы, на которые опирается фирма при описании бизнес-процесса «как есть», так как от них зависит уровень объективности, учёт всех показателей, степень детализации и прочие параметры. Выбор метода сегодня - непростая задача, так как на рынке присутствует достаточное число предложений, с использованием разных методологий описания бизнес-процессов. Потому столь актуальным является вопрос анализа различных вариантов.

Цель данной статьи - провести анализ наиболее востребованных в России методологий описания бизнес-процессов. Основные задачи:

- уточнить терминологическую базу исследования;

- выявить ключевые методологии описания бизнес-процессов и провести их сравнительный анализ;

- на основе полученных выводов привести рекомендации по применению методологий описания бизнес-процессов в российских компаниях.

Результаты исследования. Стоит обратить внимание на то, что описание бизнес-процессов имеет чисто прикладное значение, оно направлено на то, чтобы компания по каждому из бизнес-процессов проделала путь от «как есть» до «как должно быть» [5, с. 19]. При этом теоретические основы многих из используемых понятий часто не сформированы до конца, и подобная неопределённость снижает результаты практической деятельности. В частности, базовое для нас понятие «бизнес-процессы» часто рассматривается как процессы, направленные на получение прибыли [2]. Однако какая прибыль может быть связана, например, с контролем процессов выплаты налогов организацией, прочими вспомогательными бизнес-процессами? А ведь такие процессы могут быть достаточно значимыми для успешного функционирования компании, потому их описание необходимо. В связи с этим мы предлагаем следующую формулировку понятия «бизнес-процессы»: это скорее совокупность действий, которая должна

быть выполнена организацией выпускающей продукт либо производящей услуги. При этом для бизнес-процесса обязательно участие человека [1] (иначе это уже технологический процесс или спецификация, а для них используются совсем другие методы описания).

Обратим также внимание на понятия «описание» и «моделирование бизнес-процессов». Они обычно рассматриваются в рамках данной темы как идентичные. Однако мы считаем, что более корректным и полным является здесь термин «описание бизнес-процессов». Конкретная схема, математическая модель, не является собственно «описанием бизнес-процесса». К тому же описание бизнес-процессов подразумевает не только создание конкретной модели, но и процесс сбора информации для создания каждой модели, последующий анализ результатов моделирования.

Далее коснёмся понятия «метод описания бизнес-процессов». Метод в науке и практике - это способ достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи, включающий в нашем случае совокупность теоретических и практических приёмов. Среди методов описания бизнес-процессов стоит выделить текстовые, табличные, а также графические. Многие авторы сегодня пишут о том, что методы первого и второго типов сегодня не востребованы [6, а 65-66]. Однако, к примеру, текстовые описания применяются в программировании. Таблицы часто используются в процессе сравнительного анализа описаний. Однако графические методы с оптимальной для восприятия подачей информации сегодня применяются чаще всего. Современные графические методы имеют собственный язык, специально разработанный синтаксис, отражают объекты и связи между ними. В связи с тем, что любая организация - это сложная система, включающая бизнес-процессы различных типов, ни один конкретный метод не позволит полно и точно описать все бизнес-процессы организации целиком. Потому для данной цели применяется не единственный метод, но формируется методология описания бизнес-процессов.

Сейчас выпускается достаточно много работ, посвящённых конкретным методам. Однако большинство из них лишь формально описывает возможности нотаций и программных продуктов, без приведения примеров, предоставления рекомендаций по максимально эффективному применению конкретного метода.

Основные типы методологий для описания бизнес-процессов - это:

- методологии создания моделей структурного типа;

- методологии описания потоков работ;

- методологии описания потоков данных [6, c. 69].

Востребованный пример методологии структурного анализа - IDEF0. Данный метод максимально упорядочен, его развитие происходит исключительно за счёт поддерживающих его программных продуктов (например, Casewise, Business Studio и прочие). Данная методология оптимальна для описания на верхнем уровне с акцентом на управление процессами. Однако часть менеджеров высшего уровня находят эту методологию слишком сложной (в первую очередь, в сфере аналитики) и насыщенной, потому отказываются от работы с ней [4]. Данную методологию наиболее целесообразно применять при описании локальных бизнес-процессов, а также в небольших проектах, где в большей мере участвуют и принимают решения специалисты предметных областей (а не руководители высшего уровня).

Для потоков работ используется методология WFM, определяющая временную последовательность выполнения потоков работ, проектирование маршрута следования бизнес-процессов в зависимости от значения разных логических выражений. WFM обычно применяется для описания бизнес-процессов нижнего уровня, поскольку на нём необходимы детализация и наличие чёткого алгоритма выполнения работ исполнителями [6, c. 60].

Один из первых вариантов этой методологии - IDEF3. Она сходна с алгоритмическими методами построения схем процессов и стандартными средствами построения блок-схем. Специфика - она содержит два значительно отличающихся

метода описания процессов [2]. Её принципы легли в основу таких современных методологий описания потоков работ, как ARIS eEPS и BPMN-2.0.

Классический пример методологии описания потоков данных - DFD, входными и выходными данными для которой являются информационные и материальные ресурсы. Она позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами. Эта методология, как правило, применяется для описания наиболее глобальных бизнес-процессов, применима в управлении организацией [6, а 56]. Усложнение классической методологии DFD представлено в нотации Гейна Сарсона (добавление объектов «хранилища данных» и «внешние сущности»). Её аналог - нотация Йордана-де Марко отличается, по сути, только формами объектов.

Обратим внимание на тенденцию к формированию интегрированных методологий, наиболее яркий пример - ARIS. Основа методологии ARIS - наличие четырёх основных групп моделей: моделей организационной структуры, моделей функций, моделей данных и объединяющих 3 предыдущих группы моделей бизнес-процессов. По сути, это расширение методологии IDEF3 за счёт введения понятия «событие» [6, а 54-55]. Данная методология наиболее объёмная, на данный момент включает более 100 различных моделей, направленных на описание, анализ и оптимизацию различных направлений деятельности организации. Преимущества методологии — эргономичность и высокая степень визуализации бизнес-моделей. Свою роль здесь играет цвет, с помощью которого повышается восприимчивость и читабельность схем [2]. Наибольшим по сравнению с прочими методологиями является и количество различных объектов, что увеличивает аналитичность. Методология ARIS позиционирует себя как конструктор, подстраиваемый под любой проект. Однако наиболее часто применяются 9 основных моделей.

Крупные разработчики информационных систем (например, SAP/R3, BAAN и

ORACLE) также стремятся к интегрированию: для повышения эффективности внедрения собственных информационных систем они создали свои стандарты и программные продукты для описания бизнес-процессов, включающие по нескольку бизнес-моделей (к примеру, методология ORACLE содержит 5 бизнес-моделей). Мы полагаем, что интеграции - это перспективное направление в сфере описания бизнес-процессов, которое сделает описание всех бизнес-процессов организации более удобным.

Стоит заметить, что качество описания бизнес-процессов компании далеко не всегда зависит от специфики выбранных методик (методологии), так как очень большое значение здесь имеет субъективный фактор. Цель описания бизнес-процессов -оптимизация затрат, в том числе, сокращение штата и повышение нагрузки на сотрудников. Описание должно сделать прозрачной деятельность каждого сотрудника компании. Большинство работников воспринимают это негативно, потому при подаче информации для описания часто искажают данные в ту или иную сторону (порой даже неосознанно). Присутствует и когнитивное искажение, связанное со спецификой человеческой памяти, наконец, математическая неопределённость [3]. Кроме того, описание бизнес-процессов является довольно длительным (обычно от 4 месяцев до 1 года. За это время компания может измениться, и описания отдельных бизнес-процессов приходится регулярно корректировать. Часть руководителей в целях экономии средств рассматривают описание только основных процессов. Мы считаем это не верным. Основные процессы обязательны, и могут быть только модернизированы после описания. А вот при анализе описания вспомогательных и управленческих бизнес-процессов очень часто обнаруживаются процессы и люди, которые в организации являются не нужными, и их устранение позволит существенно снизить расходы.

Заключение. Таким образом, описание бизнес-процессов, в том числе в России, сегодня является востребованным путём оптимизации деятельности организаций

различного типа. Для качественной работы меняемые в нашей стране. Важно, что в в этом направлении необходима дополни- большинстве случаев для качественного тельная терминологическая работа, и в описания всех бизнес-процессов организа-данной статье мы приводим собственные ции требуется использование нескольких размышления относительно понятий «ме- методологий, ориентирующихся на разные тод», «методология», «бизнес-процессы», типы бизнес-процессов. Заметим, что се-«описание / моделирование бизнес- годня далеко не все методологии могут на процессов». Мы рассматриваем отдельные современном уровне быть реализованы в методы, а также методологии описания нашей стране, так как часть программного бизнес-процессов, наиболее активно при- обеспечения не поддерживается.

Библиографический список

1. Кинзябулатов Р. Что такое бизнес-процесс и описание бизнес-процесса. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://habr.com/ru/company/trinion/blog/342448/

2. Ковалёв С.М. Современные методологии описания бизнес-процессов: просто о сложном / С.М. Ковалёв, В.М. Ковалёв. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.betec.ru/index.php?id=6&sid=33

3. Мнацаканян А. Как ускорить описание бизнес-процессов. - [Электронный ресурс]. -Режим доступа: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1988366-kak-uskorit-opisanie-biznes-protsessov

4. Перепелицын Р.И. Методика описания бизнес-процессов / Р.И. Перепелицын, П.Е. Шурай. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: // https://scienceforum.ru/2014/article/2014001227

5. Репин В. Тотальное описание бизнес-процессов: за и против // Business Excellence. -2018. - №2 (февраль). - С. 18-22.

6. Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В.Г. Елиферов. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 544 с.

ANALYSIS OF METHODS OF DESCRIPTION OF BUSINESS PROCESSES A.V. Yatsenko, Graduate Student

E.A. Borkova, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor

Saint-Petersburg National Research University of Information Technologies, Mechanics and Optics

(Russia, St. Petersburg)

Abstract. This article presents a general and comparative analysis of the methods used in modern methods (methodologies), a description of the business processes identified as positive aspects, and the processes shown in the methodology that are best used. All that is needed to describe business processes is better to use one or another methodology, their specificity. Particular attention is paid to the terminological aspect in the topics of the article.

Keywords: business processes, description of business processes, method, methodology for describing business processes.