CC BY
33
актуальной проблемой не только электронной коммерции, но и других видов деятельности в Интернете является отсутствие четкой и полной нормативно-правовой базы по вопросам ведения бизнеса в данной среде [4].
Таким образом, общий уровень развития электронной коммерции в России в значительной мере отстает от показателей развития западных стран. Негативные последствия экономического кризиса, недоступность современных телекоммуникационных сетей в большинстве регионов страны, низкая распространенность современных электронных платежных систем препятствовали своевременному развитию рынка. Но, в целом, на сегодняшний день в сфере IT-решений для электронной коммерции, формируется благоприятная обстановка, где растущий спрос стимулирует предложение.
Использованные источники:
1. Козырев А. А. // Информационные технологии в экономике и управлении. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2010.
2. Балабанов И.Т. //Интерактивный бизнес: Система электронных платежей; Интерактивное инвестирование; Торговля в Интернете. - СПб: Питер, 2012.
3. Царев В.В., Кантарович А.А. //Электронная коммерция: //Электронные платежные системы; // Экономическая эффективность: //Учебник для вузов. -СПб: Питер, 2008.
Борькина А. А. студент 4 курс Кузбасский государственный технический университет им. Т. Ф. Горбачева институт «Экономики и управления»
Овчинникова И.В. научный руководитель, старший преподаватель кафедра «Управленческий учет и анализ»
Россия, г. Кемерово АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ Статья посвящена актуальной теме в настоящее время - проблемы хранения документов в электронной форме. В статье рассматривается понятие электронного документооборота. Выделяются плюсы и минусы электронных документов. Далее формируются проблемы хранения электронных документов.
Ключевые слова: электронный документооборот, электронное правительство, хранение, информационные технологии, аутентичность.
The article is devoted to the topical subject at the moment - the problems of storage of documents in electronic form. The article discusses the concept of electronic document. Highlighted the pros and cons of electronic documents. Next are formed the problems of storage of electronic documents.
Keywords: electronic document management, electronic government,
storage, information technology, authenticity.
Электронный документооборот в России становится все более распространенным. В связи с этим проблемы, связанные с ним, становятся все более актуальными. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов [2].
В ближайшее время архивам придется принять тысячи, миллионы, и, возможно, миллиарды электронных документов. Хранить их нужно будет на протяжении многих лет, не нарушая при этом целостности, аутентичности, сохраняя информацию, которая может понадобиться в любое время.
Под «электронным документооборотом» понимают систему ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование и бумажных документов, но все же преобладает электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
Электронный документооборот, как и любая другая система, имеет свои плюсы и минусы.
С. С. Малофеев, Н. Храмцовская, выделяют плюсы электронного документооборота:
- ускорение процессов документооборота;
- способность передавать документ по цифровым каналам связи;
- электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
- легче искать необходимую информацию по поисковой (контекстный поиск) системе компьютера;
- в деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество [3].
С.Л. Кузнецов, Н. Храмцовская, выделяют минусы электронного документооборота:
- быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;
- короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;
- сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения
электронных документов по сравнению с бумажными документами;
- необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией [2].
Их выше сказанного можно выделить основные проблемы хранения электронных документов:
1) Основной проблемой является непонимание разницы между документами временного и долговременного, постоянного сроков хранения. Все документы должны обрабатываться по одной схеме, что влечет за собой попытки перевести все документы в электронную форму. Однако все современные технологии направлены в первую очередь на организацию работы с текущими документами, что обеспечивает оперативность передачи документов, их согласование, т. е. существенно повышает эффективность работы. Но, тем не менее, эти технологии не направлены на долговременное хранение документов [1].
2) Другая проблема, как обеспечить сохранность электронных документов. Носители, даже с однократной записью, недолговечны. Стандарт ISO/TR «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» содержит общие рекомендации по продлению срока жизни носителей и электронных документов. Но если речь идет о документах постоянного срока хранения, риск неприемлем. Любая система, программа и др. может выйти из строя из-за технического сбоя, поломки или ошибки персонала. И если произойдет сбой в компьютерной системе, то это повлечет за собой утерю всего массива информации, что совершенно недопустимо [1].
3) Также существует проблема обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками. Получается, что подлинник электронного документа будет невозможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия не будет иметь юридической силы.
Из всего выше сказанного можно сделать вывод о том, что проблем при переходе к электронным документам пока еще очень много. Это требует от специалистов тщательной проработки всех указанных вопросов. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны.
Использованные источники:
1. Кузнецов, С. Л. Проблемы перехода к электронным документам: взгляд архивиста / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2013. - №4. - с. 17-25.
2. Храмцовская, Н. Переход от бумажного к смешанному документообороту / Н. Храмцовская // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2011. - №2. - с. 4-9.
3. Малофеев С. С. О применение электронной цифровой подписи в электронном документообороте / С.С. Малофеев // Делопроизводство. -2010. - №4. - с. 6-9.
