CC BY
25Шумская Е.В.
10 лет национальной стандартизации в области управления документами
В настоящее время стандартизация в Республике Беларусь рассматривается как приоритетное направление развития в различных сферах деятельности, реализуемое с учетом международного опыта. Разработка стандартов в области управления документами и архивного дела исторически обусловлена и является традиционным способом закрепления на государственном уровне требований к документированию и организации работы с документами.
Для разработки технических кодексов установившейся практики, государственных стандартов, межгосударственных стандартов, создания условий для участия в процессе стандартизации всех заинтересованных субъектов технического нормирования и стандартизации по их предложениям согласно Закону Республики Беларусь от 5 января 2004 г. № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» в качестве рабочих органов создаются технические комитеты по стандартизации, методическое руководство и координацию деятельности которых осуществляет Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь.
В целях создания платформы для сотрудничества государственных органов, учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, заинтересованных организаций для разработки стандартов в области управления документами на базе Белорусского научно-исследовательского института доку-ментоведения и архивного дела (БелНИИДАД), как ведущего научно-исследовательского института в рассматриваемой сфере, приказом председателя Государственного комитета по стандар-
тизации Республики Беларусь от 24 июня 2011 г. № 91 создан национальный технический комитет по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами» (далее — ТК BY 28 «Управление документами»), а также утверждено положение о нем.
Функции по ведению секретариата возложены на БелНИИ-ДАД. Председателем ТК BY 28 «Управление документами» является директор БелНИИДАД Рыбаков А.Е, ответственным секретарем — заведующий отделом документоведения БелНИИДАД Шумская Е.В.
На международном уровне в структуре Международной организации по стандартизации (ISO) зеркальным ТК BY 28 «Управление документами» является подкомитет 11 «Управление документами/архивами» технического комитета 46 «Информация и документация», играющего основную роль в деле стандартизации правил документирования и организации работы с документами, которому в 2022 году исполнится 75 лет.
ТК BY 28 «Управление документами» представляет собой объединение специалистов, являющихся полномочными представителями заинтересованных организаций — членов ТК BY 28 «Управление документами», созданное на добровольной основе для проведения работ по национальной, межгосударственной и международной (региональной) стандартизации в сфере управления документами в целях обеспечения единой технической политики в этой области.
В настоящий момент в состав ТК BY 28 «Управление документами» входят:
• Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь;
• Национальный банк Республики Беларусь;
• Оперативно-аналитический центр при Президенте Республики Беларусь;
• Республиканское унитарное предприятие «Национальный центр электронных услуг»;
• Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИ-ДАД);
• Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (Бел-НИЦЭД);
• Учреждение «Белорусский государственный архив научно-технической документации» (БГАНТД);
• Белорусский государственный университет (БГУ);
• Научно-производственное республиканское унитарное предприятие «Белорусский государственный институт стандартизации и сертификации» (БелГИСС);
• Научно-инженерное республиканское унитарное предприятие «Институт прикладных программных систем»;
• Научно-инженерное республиканское унитарное предприятие «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» Национальной академии наук Беларуси;
• Общество с ограниченной ответственностью «Электронное ДЕЛО»;
• Общество с ограниченной ответственностью «Дуал Лаб Бел»;
• Общество с ограниченной ответственностью «ДатаБокс Архивные Системы»;
• Открытое акционерное общество «Белорусский автомобильный завод» (БелАЗ).
С момента создания ТК BY 28 «Управление документами» была проделана значительная работа.
В соответствии с перечнем предлагаемых к разработке стандартов, который был согласован на организационном совещании ТК BY 28 «Управление документами», в 2011 году национальный технический комитет приступил к работе по принятию международного стандарта КО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Общие требования»
в качестве предварительного государственного стандарта Республики Беларусь.
В течение 2011-2020 годов Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) были разработаны и внесены ТК BY 28 «Управление документами» на утверждение следующие государственные стандарты.
Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29 марта 2013 г. № 18 утвержден государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Государственный стандарт введен в действие с 1 сентября 2013 г.
СТБ 2059-2013 является доработанной редакцией действующего с 1 января 2011 г. предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П 2059-2010.
Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 1 апреля 2016 г. № 27 утвержден государственный стандарт Республики Беларусь СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования». Государственный стандарт введен в действие с 1 октября 2016 г. Он идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 "Information and Documentation — Records management — Part 1: General". Данный стандарт является одним из ключевых документов, определяющих принципы и правила работы с документами в организациях.
СТБ ISO 15489-1-2016 является доработанной редакцией действующего с 1 июля 2012 г. предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-12001/2012.
В 2013 году были подготовлены и введены в действие Методические рекомендации по внедрению и применению предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документа-
ция. Управление документами. Часть 1. Общие требования» (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.06.2013 № 28) и Методические рекомендации по работе с документами в организациях Республики Беларусь, внедряющих международные стандарты ISO серии 9000 «Системы менеджмента качества» (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.09.2013 № 48).
Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. № 83 утвержден государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственный стандарт принят взамен действовавшего ранее СТБ 6.38-2004 и введен в действие с 1 июня 2017 г.
Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 8 июля 2019 г. № 42 утвержден государственный стандарт Республики Беларусь СТБ ISO 30300-2019 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». Государственный стандарт введен в действие с 1 марта 2020 г. Он идентичен международному стандарту ISO 30300:2011 "Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary".
Стандарт ISO 30300:2011 — первый из серии стандартов по управлению документами ISO 30300 «Информация и документация. Системы управления документами» и посвящен вопросам установления единой терминологии, используемой в сфере управления документами.
Новые стандарты ISO серии 30300 во многом базируются на положениях первого концептуального международного стандарта по управлению документацией ISO 15489-1:2001
"Information and Documentation — Records management — Part 1: General", принятого в большинстве развитых стран мира, в том числе в Республике Беларусь, — в качестве национального стандарта СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования».
Принятие международного стандарта ISO 30300:2011 в качестве государственного стандарта Республики Беларусь требует в дальнейшем принятия на национальном уровне других международных стандартов ISO серии 30300, так как они детально регламентируют основные требования к системам управления документами, а также содержат указания и рекомендации по внедрению системы управления документами. Это будет способствовать разработке нормативных и методических документов по интеграции системы управления документами в единую систему управления организацией, сохранению единых принципов организации делопроизводства, комплектования архивов документами Национального архивного фонда Республики Беларусь, их хранения, учета и использования в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.
Во исполнение пункта 4 Плана мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов, утвержденного Первым Заместителем Премьер-министра Республики Беларусь А.Г. Турчиным 17 октября 2018 г. № 37/226-274/334, ТК BY 28 «Управление документами» в апреле 2019 г. проводилась проверка следующих государственных стандартов Республики Беларусь по вопросам архивного хранения электронных документов с целью оценки их научно-технического уровня, анализа согласованности с актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства:
• СТБ 2402-2015 «Документы электронные. Порядок хранения и использования сертификатов открытых ключей и отозванных сертификатов в качестве доказательства»;
• СТБ 2403-2015 «Документы электронные. Форматы электронных документов для офисной работы и хранения электронных документов в архиве»;
• СТБ 2404-2015 «Документы электронные. Порядок защиты, учета, хранения и использования электронных документов в архиве»;
• СТБ 2405-2015 «Документы электронные. Создание копии электронного документа на бумажном носителе и порядок ее удостоверения»;
• СТБ 2406-2015 «Документы электронные. Политика долговременного хранения электронных документов в архивах»;
• СТБ 2407-2015 «Документы электронные. Создание электронной копии документа на бумажном носителе и порядок ее удостоверения».
Большинство заинтересованных субъектов технического нормирования и стандартизации — организаций-членов ТК BY 28 «Управление документами» высказалось в пользу отмены данных государственных стандартов в связи с их несоответствием требованиям актов законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства и нецелесообразностью их применения.
Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 7 июня 2019 г. № 34 «Об утверждении, введении в действие, отмене и изменении технических нормативных правовых актов» вышеуказанные стандарты отменены с 1 ноября 2019 г.
В целях устранения терминологического барьера в сфере архивного дела и делопроизводства, разночтения понятий и определений, используемых в практической деятельности работников соответствующих сфер, также была проведена работа по отмене ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 5 ноября 2020 г. № 64 «Об утвер-
ждении, введении в действие, отмене и изменении технических нормативных правовых актов и правил по межгосударственной стандартизации» ГОСТ 16487-83 отменен с 1 апреля 2021 г.
В настоящее время ТК BY 28 «Управление документами» работает над проектом государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 35.240.20 «Документы электронные. Состав реквизитов особенной части», подготовленным государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (БелНИЦЭД) (подготовлено и согласовано с Государственным комитетом по стандартизации Республики Беларусь техническое задание на разработку государственного стандарта, составлена сводка отзывов и предложений по проекту государственного стандарта).
10 марта 2021 г. в Минске состоялось заседание ТК BY 28 «Управление документами», в котором приняли участие полномочные представители организаций — членов технического комитета. В процессе обмена мнениями выяснилось неоднозначное понимание представителями организаций — членов ТК BY 28 «Управление документами» содержания понятия «особенная часть электронного документа». По итогам заседания принято решение доработать представленную редакцию проекта государственного стандарта.
В условиях проведения работ по национальной стандартизации, принятия в Республике Беларусь международных стандартов КО в сфере управления документами сотрудничество организаций в рамках ТК BY 28 «Управление документами» является весьма значимым для проведения единой скоординированной политики стандартизации в сфере управления документами, а также развития делопроизводства и архивного дела в стране с учетом современных тенденций и международного опыта.
