Вопросы управления научно-технической деятельностью Текст научной статьи по специальности «Прочие технологии»

вопросы управления научно-технической деятельностью

Алексей Клепиков,

директор

центра качества

Национального

исследовательского

Томского

политехнического

университета

Олег

Сидуленко,

замдиректора

Аттестационного

регионального центра

специалистов

неразрушающего

контроля,

доктор

технических наук

Владимир Головков,

завлабораторией ПРВ фТИ

Национального

исследовательского

Томского политехнического

университета,

кандидат

физико-математических наук

Универсальный подход к построению систем менеджмента качества, заложенный в международных стандартах ISO серии 9000, признанных практически во всех странах, позволяет использовать мировой опыт управления, анализировать эффективность систем менеджмента по однотипным критериям и пр. В то же время эта универсальность имеет и существенный недостаток - отсутствуют рекомендации, адаптированные к конкретной отрасли промышленности.

Исправить этот пробел призваны стандарты, построенные на основе ISO 9000: QS 9000, TL 9000, GMP и др. Интерес к ним в последнее время постоянно растет и обусловлен стремлением организаций к изменению системы управления. Однако не все виды деятельности вписываются в структуру действия эталонов: это научные исследования (фундаментальные и прикладные);

разработки (конструкторские, проектные, технологические работы, опытные образцы, испытания); научно-технические услуги и образование, подготовка кадров высшей квалификации [1].

Научно-исследовательские организации (НИО) имеют определенный опыт применения системы менеджмента качества. Основными мотивами, которыми руководствуются данные структуры, применяя у себя СМК, являются:

■ поиск новых заказчиков и рынков сбыта, в том числе международных;

■ разработка и реализация долговременной стратегии развития института;

■ сокращение всех видов потерь и издержек;

■ повышение технологической и исполнительской дисциплины;

■ упорядоченность и организованность всех процессов;

■ необходимость сертификации продукции;

■ лицензирование отдельных видов деятельности. Исследовательская работа отличается наличием научной и

производственной деятельности и особой системы управления. Необходимо также учитывать характер деятельности, которой присущи трудность формализации процессов научных иссле-

дований, высокая степень зависимости изысканий от личности ученого, государственного финансирования, отсутствие четкой связи между вкладом и конечным продуктом; значительный риск при проведении НИР и др. Производственная деятельность тоже характеризуется своими особенностями: это не имеющее аналогов оборудование, широкий диапазон характеристик выпускаемой наукоемкой продукции, вовлеченность заказчика на всех стадиях ее создания и т.д.

Наконец, система управления НИО специфична в силу проектной организации труда, своеобразного порядка взаимоотношений между подразделениями, нематериального характера основных ценностей и многоуровневой системы документооборота.

Научная деятельность

Основной вид деятельности НИО - проведение научно-исследовательских работ, включающих фундаментальные и прикладные изыскания. Одно из требований СМК - выявление основных процессов деятельности организации и их документальное описание. Однако мыслительную работу человека практически невозможно формализовать. Выяснить, как влияет СМК на количество, например, новых открытий, также нельзя. В то же время в научных коллективах важна роль лидера, что полностью соответствует идеологии стандартов ISO серии 9000, где провозглашается принцип ответственности руководства, лидерства и наставничества. При этом практически нереально определить степень участия сотрудников, работающих над одним проектом в конечном результате научного исследования, а также вклад обслуживающего и технического персонала. СМК же предполагает, что каждый работник должен знать свою роль и степень участия в общем деле.

Финансовые вложения в НИР считаются рисковыми и зачастую не оправдываются. Международный стандарт стоит на защите потребителя и требует удовлетворения его запросов, для чего используется надежный инструмент - менеджмент рисков.

Производственная деятельность

Как правило, в составе НИО имеется собственное опытное производство. Созданная на его базе наукоемкая продукция уникальна и различна по техническим характеристикам, что вступает в существенное противоречие с принципом СМК, согласно которому технические параметры должны быть постоянны во времени. Соблюдения данного принципа, как правило, требуют и заказчики. Это противоречие разрешимо при разработке и внедрении стандарта ISO 9001 и гарантируется СМК. В то же время непрерывное участие заказчика в процессе создания наукоемкой продукции позволяет максимально учесть все его пожелания и «настроить» изделие под конкретного потребителя.

Система управления

научно-исследовательскими учреждениями

Особенность системы управления НИО заключается в проектной форме организации труда, то есть предполагает ограниченную во времени деятельность, которая имеет четко выражен-

Рис. 1. Структура документации

ное начало (вход) и завершение (выход), систему определенных мероприятий, позволяющих эффективно управлять проектом, и ресурсы. Проектный подход, основанный на стандарте ISO 10006, дает возможность с необходимой долей формализации описать процессы научно-технической деятельности для более эффективного управления.

Кроме того, основными ценностями НИО являются нематериальные ресурсы - кадровый и информационный. Следовательно, одна из приоритетных задач высшего руководства - эффективное

Таблица 1. Сравнительный анализ требований национальных стандартов управления научно-технической деятельностью и требований стандарта ISO 9001 (п. 7.3)

ТРЕБОВАНИЯ НАЦИОНАЛЬНЫХ СТАНДАРТОВ УПРАВЛЕНИЯ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ТРЕБОВАНИЯ ISO 9001 (П. 7.3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РАЗРАБОТКА)

4.4, 4.6 [11] 7.3.1. Планирование проектирования и разработки

4.6. Исполнитель НИР при необходимости разрабатывает, согласовывает с заказчиком и утверждает план совместных работ на выполнение НИР, содержащий последовательность и сроки выполнения этапов НИР, состав исполнителей, номенклатуру и сроки составления ОНТД по этапам НИР и НИР в целом, сроки приемки этапов и НИР в целом. Согласованный и утвержденный план совместных работ на выполнение НИР является обязательным для всех участников НИР 4.4. Этапы конкретной НИР, а также необходимость их приемки должны быть определены в ТЗ и контракте на ее выполнение. Этапы допускается разделять на самостоятельные отчетные подэтапы, что также должно быть оговорено в ТЗ и контракте При планировании должны быть установлены стадии проектирования и разработки При планировании должны быть установлены стадии проведения анализа, верификации* и валидации** При планировании должно быть установлено распределение ответственности и полномочий

Требования не установлены Должна быть обеспечена эффективная коммуникация различных групп

4.6. В процессе выполнения работ исполнитель НИР по согласованию с заказчиком может уточнять и корректировать план совместных работ в пределах условий ТЗ и контракта на выполнение НИР Результаты планирования должны актуализироваться по ходу проектирования и разработки (в случае целесообразности)

2.1, 2.4 [9], 2.2.1 [10], 4.1, 4.2 [11], 3.3 [14], 3 (Приложение 4), 5 (Приложение 6) [15] 7.3.2. Входные данные для проектирования и разработки

4.1. Основанием для выполнения НИР служит техническое задание (ТЗ) на выполнение НИР и (или) контракт (договор) с заказчиком [11] 2.4. В качестве технического задания допускается использовать любой другой документ (контракт, протокол, эскиз и др.), содержащий необходимые и достаточные требования и признанный заказчиком и разработчиком (предполагает наличие подписи. - Прим. автора), а также образец продукции, предназначенный для воспроизведения [9] Входные данные должны быть определены (задокументированы)

Требования не установлены Записи*** должны поддерживаться в рабочем состоянии

2.1. Техническое задание... должно содержать технико-экономические требования к продукции, определяющие ее потребительские свойства и эффективность применения. [9] Входные данные должны включать функциональные и эксплуатационные требования

2.2.1. В ТЗ должны быть даны ссылки на действующие государственные и отраслевые стандарты, технические условия, нормы, правила и инструкции органов государственного надзора. [10] 4.2. В. ТЗ должны быть разработаны и реализованы требования по стандартизации, унификации и метрологическому обеспечению [11] Входные данные должны включать соответствующие законодательные и другие обязательные требования

3. В разделе «Цель и исходные данные для проведения работ» указывается. перечень научно-исследовательских работ, открытий, изобретений или других работ, на базе которых выполняется данная работа (Приложение 4) [15] Входные данные должны включать информацию, взятую из предыдущих проектов (где это целесообразно)

5. Раздел «Технические требования» (ТЗ. - Прим. автора) указывают требования и нормы, определяющие показатели качества, условия производства и эксплуатации (потребления продукции). В числе этих требований могут быть указаны дополнительные требования (Приложение 6) [15] Входные данные должны включать другие требования, важные для проектирования и разработки

3.3. Получение заключения по техническому заданию целесообразно, если в действующих стандартах и других документах не содержится достаточных требований безопасности, охраны здоровья и природы, существенных для данного вида продукции, или установленные в документах требования применительно к данной продукции вызывают неоднозначное толкование [14] Требования должны быть полными недвусмысленными и непротиворечивыми

5.8.4, 5.8.5, 5.8.6 [11], 5.2 [14], 7 (Приложение 4), 5.7 (Приложение 6) [15] 7.3.3. Выходные данные проектирования и разработки

5.8.4. На приемку НИР исполнитель НИР предъявляет:

■ утвержденное ТЗ;

■ утвержденные акты приемки завершенных этапов НИР; ■ утвержденный научно-технический отчет по НИР и другую ОНТД по НИР, предусмотренную ТЗ и контрактом; ■ макеты, программы и методики испытаний макетов, если это предусмотрено ТЗ и контрактом; Выходные данные должны быть представлены в форме, позволяющей провести проверку относительно входных данных

■ рекомендации и предложения по реализации и использованию результатов НИР;

■ другие материалы по предложениям инстанций, утвердивших ТЗ или программу приемки НИР [11]

5.8.6. По результатам приемки НИР комиссия оформляет акт приемки НИР, подписанный председателем и всеми членами комиссии и утверждаемый руководством исполнителя НИР или заказчиком. Датой окончания НИР считают дату утверждения акта приемки НИР [11] Выходные данные должны быть утверждены до их последующего использования

7. В разделе «Перечень технической документации, предъявляемой по окончании работ» указывают документы, предъявляемые для рассмотрения и приемки НИР (Приложение 4) [15] 5.8.5. Приемка НИР заключается в рассмотрении и проверке результатов выполненных работ на соответствие ТЗ, анализе качества принятых технических решений, а при необходимости и в подтверждении результатов исследований проведением испытаний макетов [11] Выходные данные должны соответствовать входным данным

5.2. На приемочную комиссию представляют документы, необходимые для будущего производства и применения продукции (проект нормативно-технического документа или документа, его заменяющего, эксплуатационную документацию и др.). [14] Выходные данные должны обеспечивать информацией по закупкам, производству и обслуживанию

Продолжение таблицы 1.

ТРЕБОВАНИЯ НАЦИОНАЛЬНЫХ СТАНДАРТОВ УПРАВЛЕНИЯ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ТРЕБОВАНИЯ ^ 9001 (П. 7.3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РАЗРАБОТКА)

5.8.5. При приемке НИР оценивают научно-технический уровень исследований, обоснованность предлагаемых решений и рекомендаций по реализации и использованию результатов НИР для создания конкурентоспособной продукции и услуг [11] Выходные данные должны содержать критерии приемки продукции или ссылки на них

5.7. В подразделе «Требования безопасности, охраны здоровья и природы» в общем случае указывают требования к обеспечению безопасности при производстве, монтаже, эксплуатации, обслуживании и ремонте (Приложение 6) [15] Выходные данные должны определять характеристики продукции, существенные для ее безопасного и правильного использования

5.7.1, 5.7.3, 5.7.4, 5.7.5 [11] 7.3.4. Анализ проекта и разработки

5.7.4. Приемка этапа НИР заключается в рассмотрении и оценке результатов выполненных работ, качества предъявленной ОНТД и других материалов по этапу в соответствии с требованиями ТЗ и контракта, а также в подтверждении результатов исследований проведением испытаний макетов, если это указано в ТЗ или контракте [11] 5.7.5. К приемке этапа предъявляют: утвержденную ОНТД завершенного этапа, проект программы приемки этапа (если она разрабатывалась), протокол о рассмотрении этапа НИР на НТС (секции НТС), а также другие технические материалы, предусмотренные ТЗ и контрактом В соответствии с запланированными мероприятиями должен проводиться систематический анализ проекта и разработки

Этап НИР принимает комиссия, необходимость создания которой, ее состав и сроки работы устанавливает руководство исполнителя НИР по согласованию с заказчиком [11]

5.7.1. После завершения этапа НИР его результаты и разработанная ОНТД должны быть рассмотрены на научно-техническом (ученом) совете (далее - НТС) организации - исполнителя НИР или на секции НТС с участием заказчика, головного НИИ по виду техники или других заинтересованных организаций по решению исполнителя НИР и заказчика [11] В состав участников такого анализа должны включаться представители подразделений, имеющих отношение к анализируемой(ым) стадии(ям) проектирования и разработки

5.7.1. Результаты рассмотрения этапа НИР на научно-техническом совете (НТС) оформляют протоколом [11]

5.7.3. Откорректированную по результатам рассмотрения на НТС (секции НТС) ОНТД утверждает руководство исполнителя НИР [11] 5.7.5. Результаты приемки оформляют актом приемки этапа НИР, утверждаемым руководством исполнителя НИР. Утвержденный акт является основанием для того, чтобы считать этап НИР завершенным [11] Записи результатов анализа и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии

5.7.1, 5.8.1 [11] 7.3.5. Верификация проекта и разработки

5.8.1. После приемки этапов НИР исполнитель НИР оформляет ОНТД и другие материалы по НИР в целом, которые должны быть рассмотрены на научно-техническом совете (НТС)/секции НТС [11] Верификация должна осуществляться в соответствии с запланированными мероприятиями

5.7.1. Результаты рассмотрения НИР в целом оформляют протоколом [11] Записи результатов верификации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии

5.8.2, 5.8.3, 5.8.6 [11] 7.3.6. Валидация проекта и разработки

5.8.2. Приемку НИР осуществляют постоянно действующей или специально создаваемой комиссией.

Основанием для приемки НИР является приказ (распоряжение) руководства исполнителя НИР и (или) заказчика о приемке НИР. В приказе указывают наименование НИР, состав комиссии, цели и задачи комиссии и сроки проведения работ по приемке НИР [11] 5.8.3. При необходимости исполнителем НИР может быть разработана программа приемки НИР, утверждаемая руководством исполнителя НИР. В программе указывают наименование работы, конкретный перечень предъявляемых к приемке технических материалов и документов, объем, содержание и последовательность работ при проведении приемки НИР [11] Валидация должна осуществляться в соответствии с запланированными мероприятиями

5.8.6. По результатам приемки НИР комиссия оформляет акт приемки НИР, подписанный председателем и всеми членами комиссии и утверждаемый руководством исполнителя НИР или заказчиком. Датой окончания НИР считают дату утверждения акта приемки НИР [11] Записи результатов валидации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии

2.5 [9], 1.2, 1.3, 1.4, 1.5 [13], 2.5 [9], 3.5 [14] 7.3.7. Управление изменениями проекта и разработки

2.5. При согласии заказчика и разработчика в техническое задание могут быть внесены изменения и дополнения [9] 3.5. Изменения в техническое задание вносят на любой стадии разработки по согласованию с заказчиком. Оно может быть оформлено в виде дополнения к техническому заданию, протокола или другого документа, подтверждающего согласование с заказчиком, а на титульном листе технического задания записывают «Действует совместно с дополнением №...», или «Действует совместно с протоколом №... от...» и т.д. [14] Изменения проекта и разработки должны быть идентифицированы Изменения должны быть проанализированы, верифицированы и подтверждены соответствующим образом, а также согласованы

1.5. Изменение документов на всех стадиях жизненного цикла изделия вносят на основании извещения об изменении (ИИ). Информацию об изменении документа указывают в основной надписи этого документа и (или) в листе регистрации изменений [13] Записи, связанные с изменениями проектирования и разработки, должны поддерживаться в рабочем состоянии

1.2. Изменения в документы вносят в случае, если они не нарушают взаимозаменяемость изделия с изделиями, изготовленными ранее [13] 1.4. Если изменяемый документ на изделие входит в состав документов других изделий, то должна быть обеспечена возможность внесения изменений в документы всех изделий, указанных в карточках учета документов по ГОСТ 2.501 или в карточке учета применяемости документов по ГОСТ 3.1201. Если хотя бы для одного изделия изменение документа окажется неприемлемым, то на изменяемое изделие должен быть выпущен новый документ с новым обозначением [13] Анализ изменений проекта и разработки должен включать оценку влияния изменений на составные части и уже поставленную продукцию

1.3. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы [13] Записи результатов анализа изменений и любых необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии

* Верификация — подтверждение на основе предоставления объективных свидетельств того, что объективные требования были выполнены

** Валидация — подтверждение на основе предоставления объективных свидетельств того, что требования, предназначенные для конкретного использования или применения, выполнены ***3апись — документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности

управление информационными ресурсами, накопленными знаниями и персоналом. Квалификацию сотрудников необходимо постоянно повышать, и делать это нужно на плановой основе. Для этого в стандарте предусмотрены определенные мероприятия по выявлению потребностей в обучении, планировании и последующем анализе эффективности проведенной учебы. Однако при внедрении СМК необходимо учитывать и процесс управления знаниями (должен включать их идентификацию), а также информацию (создание, эффективное использование, хранение и защита).

СМК, основанная на ISO 9001, может способствовать решению еще одной проблемы - обособленности подразделений путем формирования единых целей всей организации. Поэтому руководству следует уделить первостепенное внимание данному обстоятельству и при разработке основополагающих документов СМК организовать с участием всех подразделений совет по качеству.

Помимо требований стандарта ISO 9001 и особенностей организации (собственной системы менеджмента), при внедрении СМК должны быть учтены и законодательные требования, сформулированные в национальных стандартах [7].

На основе сопоставления был проведен сравнительный анализ национальных стандартов управления научно-технической деятельностью и стандарта ISO 9001 (п. 7.3) (табл. 1).

Анализируя две системы, можно выделить следующие различия: национальные стандарты, в частности, не устанавливают обязательных требований к планированию совместных с заказчиком процессов проектирования и разработки, а план работ исполнителя НИР не является обязательным документом [11]. Его отсутствие не позволяет в полной мере реализовать требования ISO 9001.

Не регламентированы национальными стандартами требования к обеспечению эффективной коммуникации между сотрудниками, участвующими в процессе исследований и разработок. Как правило, она зависит в первую очередь от личности руководителя и стиля управления творческим коллективом. В некоторых случаях данные процессы регламентируются внутренней документацией НИО (устав, положение о подразделении, коллективный и конфиденциальный договоры и т.д.).

Отсутствие требований по управлению документацией и записями на всех этапах научно-технической деятельности не означает того, что их нет [12]. Это указывает лишь на отсутствие процедуры управления ими, включающей определение средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии.

Требования национальных стандартов управления научно-технической и инновационной деятельностью в большинстве своем оправданны и необходимы при проведении научных исследований и управлении ими. Однако их положения, как правило, не выполняются либо выполняются «не всеми и не всегда». Одна из основных причин этого - отсутствие механизма внешнего или внутреннего контроля. Первый в виде действующей модели государственной аккредитации научных организаций носит, по сути, регистрационный характер. Второй используется лишь в случае выхода результатов исследований и разработок во «внешний

мир» (аннотированные отчеты, подача заявок на патенты, публикации) [16]. Эффективной может стать независимая проверка функционирования системы менеджмента качества органом по сертификации, а также внутренние аудиты организации.

Требования, сформулированные в национальных стандартах управления научно-технической деятельностью, распределены среди большого количества стандартов, что не всегда удобно для пользователя. В качестве единого документа может выступить национальный стандарт (технический регламент) управления научно-технической деятельностью, включающий две основные компоненты [16]: оценку уровня менеджмента качества, основанную на части применимых к научно-технической деятельности требований стандарта ISO 9001; и подтверждение соответствия выполняемых работ требованиям технических регламентов, международных, национальных и внутрифирменных стандартов, а также условиям договоров. ■

Литература

1. Инновационный менеджмент. Под ред. Ильенковой С.Д. - М., 1997.

2. Мокров Е., Каршаков В. Система качества в НИИ // Стандарты и качество. №8, 2000. С. 62-66.

3. Воробьев В.П. Модель TQM в российском научном центре «Курчатовский институт» // Стандарты и качество. №12, 2000. С. 74-80.

4. Воробьев В.П., Перетолчин А.А., Кухаркин Н.Е. Управление качеством в институте ядерных реакторов РНц «Курчатовский институт» // Стандарты и качество. №3, 1997.

5. Клепиков А.С., Погребняк С.А., Моисеенко М.В. Особенности внедрения систем менеджмента качества в научно-исследовательских учреждениях // Стандарты и качество. №11, 2002. С. 24-27.

6. ИСО 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Международный стандарт. - Международная организация по стандартизации.

7. ИСО 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования. Международный стандарт. - Международная организация по стандартизации.

8. ГОСТ Р 15.000-94 Система разработки и постановки продукции на производство. Основные положения.

9. ГОСТ 15.001-88 Система разработки и постановки продукции на производство. Продукция производственно-технического назначения.

10. ГОСТ 15.005-86 Система разработки и постановки продукции на производство. Создание изделий единичного и мелкосерийного производства, собираемых на месте эксплуатации.

11. ГОСТ 15.101-98 Система разработки и постановки продукции на производство. Порядок выполнения научно-исследовательских работ.

12. ГОСТ 7.32-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

13. ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений.

14. Р 50-601-10-89 Рекомендации. Система разработки и постановки продукции на производство. Применение ГОСТ 15.001-88.

15. Р 50-601-5-89 Система разработки и постановки продукции на производство. Формирование исходных требований к продукции.

16. Кулагин А.С., Рожков М.А., Литвак Ш.И. Государственная аккредитация научных организаций: проблемы и перспективы // Сертификация. №1, 2003. С. 32-35.