Внедрение автоматизированных информационных систем управления как условие достижения устойчивого инновационного развития Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

А. С. Поникарова, Э. В. Бардасова, Г. Ф. Тагирова,

И. Н. Поникарова

ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ КАК УСЛОВИЕ ДОСТИЖЕНИЯ УСТОЙЧИВОГО ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ

Ключевые слова: информационный поток, устойчивость развития, автоматизированная информационная система, реинжиниринг, информационная система управления, управление использованием ресурсов на предприятии.

В современных условиях инновационного развития предприятий формируется необходимость непрерывного обновления информационных блоков, существующих на предприятии, в связи с ростом неопределенности внешней среды. Это обуславливает необходимость постоянного контроля за использованием имеющихся ресурсных потоков и их трансформации в условиях инновационной экономики. Специфика осуществления такого обновления, требования к его достоверности и своевременности создают условия для внедрения особых автоматизированных информационных систем управления использованием ресурсов на предприятии. Отмечается, что данная управленческая система имеет свои особенности и ее эффективность зависит от достоверности используемой на предприятии информации и эффективности менеджмента организации в целом. Формирование этой системы на отечественных предприятиях имеет ряд сложностей, что предлагается устранять путем последовательной реализации программ по внедрению автоматизированных информационных систем.

Keywords: an information stream, stability of the development, the automated information system, reengineering, an information

control system, management of use of resources at the enterprise.

In modern conditions of innovative development of the enterprises necessity of continuous updating of the information blocks existing at the enterprise, in connection with growth of uncertainty of environment is formed. It causes necessity of constant control over use of available resource streams and their transformation in the conditions of innovative economy. Specificity of realisation of such updating, the requirement to its reliability and timeliness create conditions for introduction of the special automated information control systems by use of resources at the enterprise. It is noticed that the given administrative system has the features and its efficiency depends on reliability of the information used at the enterprise and efficiency of management of the organisation as a whole. Formation of this system at the domestic enterprises has a number of complexities that it is offered to eliminate by consecutive realisation of programs on introduction of the automated information systems.

В новых условиях хозяйствования экономики России, ставшей на путь рыночных преобразований «конкуренция товаров и услуг» трансформируется в конкуренцию организаций, в соперничество управленческих знаний, искусства и мастерства управления [1]. Это объясняется тем, что наблюдается тенденция развития «интеллектуальной экономики», где основными источниками благосостояния и ведущими факторами производства становятся своевременные и эффективные инновации,

творческие (интеллектуальные) достижения.

Следовательно, в современных условиях приобретают устойчивость и высокий уровень

конкурентоспособности только те предприятия, которые гибко реагируют на требования рынка и организуют безопасное производство

конкурентоспособной продукции, обеспечивают эффективность перестройки

внутрипроизводственного процесса с целью достижения ресурсосбережения, другими словами, осуществляют устойчиовое инновационное развитие.

В практической деятельности предприятия возникает не только необходимость разработки и внедрения новшеств, но и растущая потребность в управлении ими с целью наиболее эффективного их осуществления в условиях ограниченности ресурсных возможностей у предприятий. При этом особенно актуализируются способности: с опережением

предусмотреть возможные инновационные

изменения; концентрировать и наиболее эффективно использовать ресурсы; комплексно и быстро управлять всем инновационным процессом; минимизировать риск ошибки при выборе оптимальной альтернативы или оптимального момента ее реализации. В этом случае гибкое управление инновационными процессами становится необходимостью.

Богатый зарубежный и пока еще сравнительно небольшой российский опыт показывают, что успешное ведение инновационного бизнеса возможно только на основе использования современных информационных технологий.

Наилучший эффект достигается при органичном сочетании предметной области (управление проектами, маркетингом и т.д.) и ее информационной поддержки. На сегодняшний день решение такой задачи немыслимо без прогрессивных информационных технологий.

Структура информационной системы современного промышленного предприятия

начинается с качественного анализа

информационного потоков, которые можно подразделить на внутренние и внешние [2].

Внутренние и внешние потоки по-разному воздействуют на предприятие. Внутренний поток осуществляет непосредственный перенос

информационных данных внутри всей системы отношений в предприятии, посредство этого потока

осуществляется связь между отдельными элементами организации. Следовательно, внутренними потоками предприятие может управлять, для чего в общей системе управления выделяется особый блок управления информационными потоками, инновации в котором обеспечивает предприятию возможность эффективного и безопасного инновационного развития. При этом необходимо учитывать степень и уровень взаимовлияния результатов инновационных изменений в обеих системах. На воздействие же внешних информационных потоков организация может только реагировать, адаптируя под их влияние систему управления. В таблице 1 представлены

источники внутренних и внешних информационных потоков.

Таблица 1 - Источники внутренних и внешних информационных потоков

Внутренние информационные потоки Внешние информационные потоки

- первичные документы; - нормативные акты федерального, регионального, местного уровня;

- данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного), включая приказы и распоряжения руководителя и менеджеров всех звеньев; - отраслевые нормативно -справочные документы;

- данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды; - данные о состоянии отрасли, основных рынков сбыта и сырья;

- результаты анализа финансовохозяйственной деятельности; - данные о состоянии мировой экономики;

- другие данные. - реклама и информация партнеров и конкурентов;

- информация от клиентов;

- выводы консультантов и экспертов, результаты аудиторских проверок.

Нужно отметить, что качество внутренних информационных потоков предприятия зависит от четкости организационной структуры управления, рациональности распределения функциональных обязанностей, надежности учета, достаточной эффективности схемы документооборота и прямо воздействует на величину рисков, возникающих в процессе инновационной деятельности. Поскольку недостаток и недостоверность информационного обеспечения на предприятиях приводят к нарушению

нормального хода производственного процесса, ошибкам в выборе альтернатив развития предприятий и момента их внедрения на предприятии. Внутренние информационные потоки формируется за счет собственных источников информации, которые можно проверить на полноту и достоверность.

Обрабатывать внешние информационные потоки гораздо труднее, при этом предприятие сталкивается с рядом проблем:

1. Недостоверность информации. Часть информации (особенно в некоторых СМИ и в интернете) представляется сомнительной, а в ряде случаях и ложной.

2. Неполнота информации. Источник информации специально или ненамеренно может предоставлять не всю информацию, а какую-то ее часть.

3. Противоречивость информации. Информация различных источников может быть противоречивой, при этом затруднительно выявить истинные данные.

4. Избыточность информации. Для выделения необходимой информации необходимо затрачивать значительные усилия.

5. Разнородность информации. Информация из разных источников поступает в различном формате. Для унификации информации в целях дальнейшего хранения и обработки по единой технологии ее необходимо конвертировать [3].

Эффективное управление информационными потоками на предприятии весьма непростая задача, которая может быть решена только при условии использовании современных автоматизированных информационных систем управления.

Помимо деления информационных потоков на внутренние и внешние, специалисты также выделяют:

1. Информационный поток, обслуживающий движение материального потока;

2. Информационный поток, обслуживающий процесс управления

Материальный поток двигается от первичного источника (например, поставщика сырья) через цепь производственных, транспортных и посреднических звеньев к конечному потребителю. На каждом этапе своего движения материальный поток сопровождается определенными первичными документами, которые фиксируют хозяйственные операции, и содержат информацию о состоянии материального потока.

Информационный поток также обслуживает основные функции управления предприятием: планирование, регулирование, прогнозирование, координацию, организацию, контроль, принятие решений и т.д. Для этого он выдает информацию о движении материального потока, но не в виде первичных документов, а в виде полученных на их основе сводных (агрегированных) показателей хозяйственной деятельности предприятия. На основании указанной информации выбираются стратегии развития предприятия являются базой для планирования деятельности предприятия.

Полученные в результате процесса планирования план-график производства, календарный график поставок продукции предприятия, план закупок материалов и сырья являются руководящими документами для формирования материального потока.

Таким образом, система управления информационными потоками является одним из

инструментов эффективного и безопасного инновационного развития предприятия, реализуемого в условиях ограниченности ресурсов и неопределенности внешней среды. В связи с чем, оптимизация темпов и выбор направлений совершенствования данного комплекса

управленческих мероприятий имеет особое значение в современных условиях.

В современных условиях рынка чтобы наладить процесс управления информационными потоками предприятию необходимо внедрять

автоматизированные информационные системы

управления. В таблице 2 представлены основные блоки, которые должна включать в себя

автоматизированная информационная система

управления предприятия [4].

Таблица 2 - Блоки информационных систем

Окончание табл. 2

1 2

5. Управление производством - диспетчирование производства; - учет трудозатрат; - ведение производственного журнала; - подсистема контроля качества; - учет незавершенного производства; - расчет потребности в полуфабрикатах;

6. Бухгалтерский учет - учет основных средств и капвложений: подготовка документации по поступлению; - выбытию и перемещению основных средств; - расчет амортизационных отчислений; - формирование возрастной структуры оборудования; - финансовые средства и расчеты; - расчет заработной платы;

7. Маркетинг - прогнозирование состояния рынка сбыта готовой продукции; - планирование рекламных компаний; - прогноз изменения рынков сырья и основных материалов;

8. Служебное администрирование и управление политикой безопасности - управление доступом: настройка полномочий пользователей, организация пользовательских групп, ограничение доступа к данным; - операционный мониторинг действий пользователей; - статистический контроль активности пользователей; - мониторинг системных ошибок; - контроль возникновения, анализ причины и сохранение контекста ошибок разработчика и т.д.

В зависимости от специфики и масштаба предприятия блоки системы могут дополняться. Говоря о физической реализации выделенных логических блоков, следует отметить, что корпоративная информационная система строится как единый комплекс программно-технических и организационных решений, охватывающих все производственные, технологические, финансовые и

Блоки Функции

1 2

1. Управление сбытом - управление складом готовой продукции; - таможенное декларирование; - электронная коммерция; - управление взаимоотношениями с клиентами и т.д.

2. Управление закупками - складской учет сырья и материалов; - оформление товарнотранспортных накладных; - формирование отчетности по движению товарно-материальных ценностей;

3. Подсистема электронного документооборота - контроль исполнения поручений; - реестр служебных записок; - управление нормативнотехнической документацией; - договора на поставку продукции, на снабжение;

4. Планирование и бюджетирование - план-прогноз производства и продаж; - планирование потребностей в материалах; мощностях, распределении; - финансовое планирование: синхронное планирование и оптимизация;

хозяйственные процессы, и объединяя все

подразделения предприятия в единое информационное пространство. Комплексная

автоматизированная информационная система предприятия обязательно предполагает наличие внутри предприятия единой корпоративной сети передачи данных, связывающей все структурные подразделения. Логические модули, описанные выше, физически могут быть разработаны как отдельные программные комплексы, так и входить в состав более крупных программных комплексов. В частности, развитая ERP-система (Enterprise Resource Planning) может иметь функциональность большей части из вышеуказанных модулей.

Сам процесс внедрение ERP-системы на предприятии нередко занимает несколько лет. По оценкам экспертов, не более 20% всех проектов по внедрению ERP-решений заканчивается в

оговоренное контрактом время и с сохранением бюджетов. Зачастую дополнительные факторы, среди которых, например, незапланированные финансовые издержки, приводят к тому, что ограничивается функциональность решения, либо проект завершается досрочно, когда внедрена только часть модулей.

На предприятие перед внедрением ERP-системы проводится обязательная фаза, называемая реинжинирингом бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов - это фундаментальное

переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений современных показателей деятельности компаний, таких как стоимость, качество, сервис и темпы. В России ей зачастую не уделяется должное внимание, а ведь эта стадия крайне важна, вследствие чего множество проектов оказываются провальными. Многие российские предприятия считают, что в ходе внедрения ERP-системы бизнес перестроится сам по себе и сам факт внедрения системы уже можно считать переходом к западному стилю управления, но это невозможно без грамотного реинжениринга. На сегодняшний день на российском рынке представлены практически все значимые в мире разработчики ERP. Конкуренция на рынке возрастает, появляется все большее количество новых игроков, в результате заказчику предлагается весьма широкий выбор продуктов, направленных на решение различного спектра задач. Кроме того, в последнее время все громче заявляют о себе отечественные поставщики этого класса решений. Мы не станем описывать системы и их возможности, так как сейчас они широко описаны множеством научных изданий. Отметим лишь основные отличия между зарубежными и российскими системами:

- Зарубежные системы ориентированы на хорошо структурированную, иерархическую систему процессов, выполняемых на предприятии.

- Зарубежные системы, как правило, опираются на наборы стандартов, которым процессы должны удовлетворять, например стандарт ММAS.

- Зарубежные системы, направленные на автоматизацию управления, в настоящее время поддерживают полный набор управляющих функций

(в рамках процесса или предприятия): планирование -контроль отклонений (учет) - регулирование.

-Зарубежные системы включают приложения, использующие методы, позволяющие оптимизировать решение ряда частных управленческих задач, например, выбор оптимального маршрута при управлении транспортом.

- Российские системы, как правило,

направлены на решение только задач учета и генерации бухгалтерской отчетности.

- Зарубежные системы ориентированы на хорошо структурированную иерархическую систему процессов, выполняемых на предприятии.

- Зарубежные системы, как правило,

опираются на наборы стандартов, которым процессы должны удовлетворять.

- Зарубежные системы, направленные на

автоматизацию управления, поддерживают полный набор управляющих функций: планирование -

контроль отклонений (учет) - регулирование.

- Российские системы более полно учитывают национальные особенности, российскую учетную специфику.

- Логика российских систем близка

российским управленцам.

- Российские системы более удобны в случае работы с неполными, недостоверными или конфиденциальными данными.

- Российские системы на порядок дешевле зарубежных [6].

К основным проблемам и задачам, возникающим в большинстве случаев при внедрение информационных систем управления предприятием, можно отнести следующее:

1. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии

Необходимо максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но затраты на консультантов намного меньше, чем убытки от проваленного проекта автоматизации.

2. Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия

Выше было сказано о необходимости частичного или полного реинжениринга на предприятии.

3. Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса

Не стоит полагать, что работать при наличии информационной системы управления предприятием станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность

предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить

организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

4. Сопротивление сотрудников

предприятия

Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы управления

предприятием ,вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

- создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;

- наделить руководителя проекта внедрения

достаточными полномочиями, поскольку

сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;

- всегда подкреплять все организационные

решения по вопросам внедрения изданием

соответствующих приказов и письменных

распоряжений.

- временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения информационной системы управления предприятием.

На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников

предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей,

сотрудникам необходимо осваивать новые знания и

технологии. В таких случаях руководителю

предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

1. Повысить уровень мотивации

сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

2. Принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

5. Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы

Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления предприятием

производится по следующей технологии: на

предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы

является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй и в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУП или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

- Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;

- С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

- Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

- После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день [5].

Естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении информационной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения. Собственно для этого и существуют профессиональные бизнес-консультанты.

Решение вышеперечисленных задач и проблем является своего рода алгоритмом поэтапного движения при внедрении информационных систем управления рисками на отечественном предприятии. Эти действия позволяют предприятию сформировать условия для создания и успешного внедрения адаптированной под особенности предприятия автоматизированную информационную систему управления инновационной деятельностью. В свою очередь, это позволит добиваться оптимизации использования ресурсных потоков, реализуемой за счет внедрения предлагаемых автоматизированных управленческих информационных систем и осуществлять устойчивое инновационное развитие как отдельных предприятий, так и региональных комплексов, а значит и всей национальной экономики в целом.

Литература

1. Управление современной компанией: учебник / Под ред. Проф. Б. Мильгира и проф. Ф. Лиса. - М.: ИНФРА-М, 2001. - XVIII, 586 с.

2. Логистика : Учебник / Дыбская В.В., Зайцев Е.И., Сергеев В.И., Стерлигова А.Н.; под ред. В.И.Сергеева -М.: Эксмо, 2008. -944с.

3. Гилязутдинова, И.В., Поникарова, А.С. Управление промышленными рисками инновационной деятельности на предприятиях нефтехимической промышленности / И.В. Гилязутдинова, А.С. Поникарова // Вестник Казан. технол. ун-та.- 2009. - №3. - С. 370-376.

4. Максимов А.А. Структура информационных потоков современного промышленного предприятия /

А.А. Максимов Режим доступа:

http://www.aselibrary .ru/digital_resources/joumal/irr/2005/nu mber_5/number_5_2/number_5_2316/

5. Верников Г. Внедрение информационной системы управления предприятием, основные задачи / Режим доступа:

http://www.cmdsoft.ru/information_systems/erp/system_mana

gement/

6. Савтюгин А. Особенности использования и внедрения

ERP - систем в России / Режим доступа:

http://bigc.ru/publications/other/it/osob_use_erp_russia.php

© А. С. Поникарова - канд. экон. наук, доц. каф. менеджмента и предпринимательской деятельности КНИТУ, ponic7@yandex.ru; Э. В. Бардасова - д-р экон. наук, проф. каф. менеджмента и предпринимательской деятельности КНИТУ, eleonora.bardasova@yandex.ru; Г. Ф. Тагирова - студ. КНИТУ; И. Н. Поникарова - канд. техн. наук, доц. каф. инженерной графики КНИТУ, pin1011@mail.ru.