Унификация жизненного цикла приказа по основной деятельности для систем электронного документооборота Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Проблемы экономики и менеджмента

МАТЕМАТИЧЕСКИЕ И ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ МЕТОДЫ ЭКОНОМИКИ

УДК 005

С.П. Белов

аспирант, кафедра ИТ-8,

ФГБОУ ВПО «Московский государственный университет приборостроения и информатики»

УНИФИКАЦИЯ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЛЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Аннотация. Во время внедрения системы электронного документооборота (СЭД) компания-исполнитель проводит анализ бизнес-процессов организации-заказчика, в том числе и приказа по основной деятельности. В данной статье представлен вывод унифицированного жизненного цикла приказа по основной деятельности, который может использоваться организацией-заказчиком ещё до начала процесса внедрения СЭД.

Ключевые слова: системы электронного документооборота, электронный документооборот, система управления документами, приказ по основной деятельности, унификация.

S.P. Belov, Moscow State University of Instrument Engineering and Informatics

THE UNIFICATION OF THE LIFE CYCLE OF THE ORDER ON THE MAIN ACTIVITY FOR SYSTEMS OF THE ELECTRONIC DOCUMENT PROCESSING

Abstract. During introducing the system of the electronic document processing (EDP) company-performer conducts the analysis a business-processes to organizations-customer, including order on the main activity. In given article is presented conclusion of the unified life cycle of the order on main activity, which can be used organization-customer else before begin process of the introduction EDP.

Keywords: EDP, EDI, DMS, order on main activity, unification.

Системы электронного документооборота (СЭД) разработаны для осуществления единого механизма по работе с документами: их электронизация и реализация на их основе безбумажного делопроизводства. СЭД в настоящее время являются современной заменой традиционного бумажного документооборота: экономия времени, материальных и денежных ресурсов, наблюдается постоянный рост объема рынка СЭД в России [1].

Использование СЭД подразумевает внедрение в организацию необходимого программного обеспечения и его настройку, исходя из особенностей каждой конкретной организации. В большинстве случаев компания-исполнитель, внедряющая СЭД в организацию-заказчика, имеет одну конкретную СЭД и частную методику для ее внедрения.

Особенности организации выявляются на стадии первых этапов внедрения СЭД. Например, в методике внедрения системы CompanyMedia это раздел «информационное обследование», в методике DocsVision - «анализ». В данных разделах указываются расплывчатые определения об оптимизации бизнес-процессов; например, в методике

34

№ 3 (19) - 2013

Проблемы экономики и менеджмента

внедрения DocsVision это «Детальное описание и анализ подлежащих автоматизации бизнес-процессов заказчика» [2]. Поверхностность формулировки подразумевает, что каждый бизнес-процесс организации-заказчика уникален, не предлагается каких-либо унифицированных методик в данном направлении.

В 2010 году Ю.В. Химич предлагает собственную методику внедрения СЭД в организацию, в которой предлагается унификация жизненного цикла приказа по основной деятельности [3, раздел «Информационное обследование и анализ»].

Рисунок 1 - Оперограмма жизненного цикла приказа по основной деятельности

Стоит отметить, что данная оперограмма является частным случаем жизненного цикла приказа по основной деятельности, и его внедрение в каждую организацию может быть неприменимо. Для наибольшей унификации данной оперограммы требуется внести в нее ряд актуальных изменений.

Приказы по основной деятельности издаются:

- для исполнения нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

- для осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельно-

№ 3 (19) - 2013

35

Проблемы экономики и менеджмента

сти, исходящей из функций и задач организации.

Приказы по основной деятельности: «готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов» [4] (на стадии подготовки может использоваться определение "проект приказа"). Поэтому проект приказа по основной деятельности должен оформляться не исполнителем, а руководящими сотрудниками или самим директором (пункт 1 оперограммы).

деятельности: пунктирными линиями обозначен циклический этап доработки документа; цикличность заключается, как правило, в повторных согласованиях

одного и того же документа

В случае неудачного согласования приказа проект приказа возвращается на доработку руководству, причем этот этап может повторяться неограниченное количество раз (пункты 2, 3 и 4 оперограммы). Сроки согласования, как и прочие сроки, указанные в оперограмме Химич, на практике имеют большой диапазон, в т.ч. из-за степени сроч-

36

№ 3 (19) - 2013

Проблемы экономики и менеджмента

ности приказа. Поэтому на доработанной оперограмме сроки не предоставляются.

Подпись приказа осуществляется также руководящими сотрудниками организации (пункт 5 оперограммы).

Исполнение приказа осуществляется непосредственно исполнителем (пункт 6 оперограммы).

В роли контролера может выступать как лицо, создавшее приказ, так и его подчиненные (пункт 10 оперограммы).

Одно из правил формирования дел: «помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре»

[5]. Это значит, что формирование дела возможно только после контроля исполнения приказа (пункт 11 оперограммы).

В итоге оперограмма, с учетом вышесказанных изменений, становится наиболее унифицированной (см. рис. 2).

Заключения:

- компания-исполнитель, проводящая анализ организации-заказчика, взимает денежные средства за оптимизацию бизнес-процессов. Чем больше бизнес-процессов будет унифицировано самой организацией-заказчиком - тем меньше денежных средств будет передано компании-исполнителю за услуги анализа;

- унификация жизненного цикла приказа по основной деятельности может стать началом создания методики оптимизации бизнес-процессов организации до взаимодействия с компанией-исполнителем по внедрению СЭД.

Список литературы:

1. Попова М. Рынок СЭД в России надеется избежать спада // CNews Analytics,

2009.

2. DocsVision. Методология внедрения системы DocsVision // Компания DocsVision, 2008.

3. Химич Ю.В. СЭД (методика внедрения) [Электронный ресурс] // Портал TAdviser, 2010. - URL: http://www.tadviser.ш/index.php/Статьи:СЭД_(методика_внедрения).

4. Макеева В.Ф. Приказы по основной деятельности // Секретарь-референт. -2005. - № 5.

5. Кошелева Е.А. Формирование дел в организации и их текущее хранение // Секретарь-референт. - 2011. - № 8.

List of references:

1. Popova M. Market EDP in Russia hopes to avoid decline // CNews Analytics, 2009.

2. DocsVision. Methodology of the introducing the system DocsVision // DocsVision Company, 2008.

3. Himich Yu.V. EDP (methods of the introduction) [Electronic resource] // TAdviser Portal, 2010. -URL: http://www.tadviser.ru/index.php/Статьи:СЭД_(методика_внедрения).

4. Makeeva V.F. Orders on main activity // Secretary-reader. - 2005. - № 5.

5. Kosheleva E.A. Shaping the deals in organizations and their current keeping // Secretary-reader. -2011. - № 8.

№ 3 (19) - 2013

37