CC BY
207
БИБЛИОСФЕРА, 2013, № 1, с. 20-22
Библиотековедение
УДК 025.2+025.7/.9 ББК 78.354.22
УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
© Н. И. Хахалева, 2013
Российская государственная библиотека 119019, г. Москва, ул. Воздвиженка, 3/5
Обозначены актуальные проблемы учета библиотечного фонда, предложены варианты их решения. Акцентируется внимание на особенностях учета библиотечного фонда при принятии к исполнению нормативных актов общего характера и назначения.
Ключевые слова: учет библиотечного фонда, особо ценное движимое имущество, периодические издания, электронная библиотека, электронные сетевые документы, обменный фонд.
Identified are current problems of library funds accounting, their solutions are offered. The attention is focused on the peculiarities of the library fund accounting when fulfilling normative acts of a general nature and purpose.
Key words: library funds accounting, especially valuable property, periodicals, electronic library, electronic network documents, exchange fund.
Совершенствование правового положения государственных (муниципальных) учреждений, закрепленное Федеральным законом № 83 от 08.05.2010 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений», предполагает упорядочение имущественных отношений данного вида юридических лиц. Это касается, в частности, и учета библиотечного фонда как имущества.
В то же время следует признать, что библиотечный фонд является специфическим объектом бюджетного учета и не всегда подпадает под общие подзаконные нормативные акты и правила бухгалтерского учета. Поэтому возникает множество вопросов, на которые трудно найти ответы. «Инструкция по учету библиотечного фонда», утвержденная Приказом Минкультуры Российской Федерации (РФ) от 02.12.1998 № 590, безнадежно устарела.
Постановление Правительства РФ от 26.07.2010 № 538 «О порядке отнесения имущества автономного или бюджетного учреждения к категории особо ценного движимого имущества» провозгласило новые подходы к управлению библиотечным фондом как имуществом, но внедрялось без разъяснений особенностей библиотечного фонда и породило ошибки, которые осознаются только сегодня, по мере накопления опыта.
В Приказе Министерства культуры РФ от 03.10.2011 № 956 «Перечень документов, необходимых для принятия решения о списании феде-
рального имущества, в том числе недвижимого (включая объекты незавершенного строительства) и особо ценного движимого имущества, закрепленного за подведомственными Минкультуры России организациями на праве хозяйственного ведения или оперативного управления» также не была учтена специфика библиотечного фонда. В результате заморозилось списание изданий из фондов большинства библиотек. В этих условиях значительно усилилось внимание к проекту новой «Инструкции по учету библиотечного фонда», который трансформировался в проект «Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», и ожидание принятия документа.
Новый документ действительно содержит правила, нормализующие процессы учета, списания изданий в современных условиях хозяйствования. Кроме того, обозначены единицы учета электронных сетевых документов, приведенные в соответствие с Международным стандартом по библиотечной статистике ИСО 2789:2006 «Информация и документация. Международная библиотечная статистика». Более детально комментировать документ до его официального утверждения не представляется целесообразным.
Хотелось бы обратить внимание на проблемы, которые не найдут своего разрешения в новом документе, но тем не менее должны быть решены, и эти решения должны найти отражение в Учетной политике каждой библиотеки.
Прежде всего, вновь обратимся к вопросу: что относить к библиотечному фонду как особо цен-
Н. И. Хахалева, 2013, № 1, с. 20-22
ному движимому имуществу? Библиотеки решают этот вопрос с учредителями, но при этом оглядываясь на опыт коллег.
Постановление Правительства РФ от 26.07.2010 № 538 выделяет три категории имущества, которые могут относиться к особо ценному движимому имуществу:
«<...> а) движимое имущество, балансовая стоимость которого превышает:
• для федеральных автономных и бюджетных учреждений - размер <...> в интервале от 200 тыс. рублей до 500 тыс. рублей;
• для автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в собственности субъекта Российской Федерации, и бюджетных учреждений субъекта Российской Федерации - размер <...> в интервале от 50 тыс. рублей до 500 тыс. <...>;
• для автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в муниципальной собственности, и муниципальных бюджетных учреждений - размер от 50 тыс. рублей до 200 тыс. рублей <...>;
б) иное движимое имущество, без которого осуществление автономным или бюджетным учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено <...>;
в) имущество, отчуждение которого осуществляется в специальном порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе музейные коллекции и предметы, находящиеся в федеральной собственности и включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации, а также документы Архивного фонда Российской Федерации и национального библиотечного фонда».
Некоторые библиотеки (первая группа) увидели себя в пункте «в» и выделили в особо ценное движимое имущество (ОЦДИ) издания, поступившие и поступающие в составе обязательных экземпляров. Другие библиотеки (вторая группа), не сумевшие выделить в учете обязательные экземпляры, отнесли к ОЦДИ все издания, подлежащие постоянному хранению, т. е. отечественные издания, приобретенные до появления законодательства об обязательном экземпляре, и иностранные издания, представляющие научную и историческую значимость.
Третья группа библиотек обозначила как ОЦДИ весь библиотечный фонд согласно пункту «в» Постановления Правительства РФ от 26.07.2010 № 538, исходя из того, что библиотечный фонд является основой всей деятельности библиотеки, и без него осуществление уставной деятельности будет не только существенно затруднено, но где-то
и просто невозможно либо бессмысленно. Наконец последняя (четвертая) группа библиотек также отнесла к ОЦДИ весь библиотечный фонд, но согласно пункту «а» Постановления Правительства РФ от 26.07.2010 № 538, основываясь на балансовой стоимости фонда, соответствующей установленным размерам.
Сегодня, анализируя накопленный опыт разделения библиотечного фонда на ОЦДИ и иное движимое имущество, мы можем сказать, что с позиции бухгалтерского учета, на котором и должно основываться это деление, в лучшем положении оказались третья и четвертая группы библиотек. Первая и вторая группы начинают видеть на своих счетах библиотечного фонда как иного движимого имущества суммы, превышающие допустимые пределы. Подобные случаи становятся предметом обсуждения библиотеки с учредителем.
Требует анализа и принятое ранее решение об учете периодических изданий. Согласно «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений», утвержденной приказом Министерства финансов (Минфин) РФ от 01.12.2010 № 157н, газеты, журналы и тому подобные издания учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования».
Счет введен для упрощения бухгалтерского учета наиболее оперативной части библиотечного фонда - периодики, которая быстро устаревает и списывается. Но это не может относиться к периодическим изданиям, входящим в состав национального библиотечного фонда, т. е. поступающим в составе обязательных экземпляров на постоянное хранение в библиотеку, а также относящимся к категории книжных памятников. Кроме того, хотелось бы отметить, что забалансовый учет периодики не освобождает от общепринятой процедуры ее списания на основании решения комиссии учреждения путем оформления Акта о списании.
Согласно Приказу Минфина России «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» от 15.12.2010 № 173н, библиотеки имеют официально утвержденную форму Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда.
БИБЛИОТЕКОВЕДЕНИЕ
В данном Акте предусматривается передача исключенной из действующих фондов литературы в обменный фонд с отражением на забалансовом учете. Разъяснений по этому поводу не было, и библиотеки самостоятельно решают данную проблему, консультируясь на форумах и обмениваясь опытом.
Действительно, в каждой библиотеке своя ситуация, и решения принимаются, исходя из ряда факторов: правового статуса библиотеки, системы фондов библиотеки, технологии и организации процесса перераспределения списанной литературы, принятой в библиотеке, объема обменного фонда и объема списываемой литературы.
В некоторых библиотеках стоимость обменного фонда была включена в общую балансовую стоимость, и встала задача ее вычленения. В других библиотеках, как например, в Российской государственной библиотеке, обменный фонд не состоял на балансе, поэтому пришлось провести инвентаризацию фонда для постановки его на баланс.
Организационно данная процедура прошла в два этапа. Сначала по приказу генерального директора библиотеки создали комиссию для осуществления инвентаризации и провели инвентаризацию обменного фонда (учитывая объем фонда в 1,2 млн экз., было решено основываться на учетных документах и, прежде всего, на Книге суммарного учета обменного фонда). Вторым приказом открыли забалансовый счет для учета обменного фонда и обозначили учетные документы, на основании которых должно определяться увеличение и уменьшение стоимости фонда.
С упорядочением имущественных отношений в библиотеке особое значение приобретает полнота отражения в бухгалтерском учете изданий, входящих в состав библиотечного фонда. К бухгалтерскому учету должны приниматься все издания, неопубликованные документы, поступающие в библиотеку и включаемые в библиотечные фонды.
Но проблема состоит в том, что бухгалтерия видит только часть входящего потока - стоимость закупаемых и приобретаемых по подписке изданий. Поступления на безвозмездной основе могут пройти в фонды, минуя постановку на баланс, если комплектатор не представит сведения в бухгалтерию. Во избежание подобных потерь в учете необходимо отработать организационно и технологически взаимосвязь отдела комплектования и бухгалтерии.
Обязательные экземпляры и другие поступления на безвозмездной основе, поступающие в библиотеку без сопроводительных документов и без указания цены, должны быть оценены оценочной или экспертной комиссией библиотеки и оформлены Актом о приеме (кроме пожертвований) комиссией по приему документов. Безвозмездные поступления в качестве пожертвований (целевое дарение в соответствии с уставной деятельностью библиотеки) оформляются договором пожертвования. Согласно статье 574 Гражданского кодекса РФ «Форма дарения», договор дарения (пожертвования) заключается обязательно в письменной форме при приеме дара от юридического лица в случаях стоимости дара свыше 3 тыс. рублей, в остальных случаях - на усмотрение дарителя и библиотеки.
В настоящее время библиотеки более предметно занимаются постановкой на учет электронных сетевых локальных документов, составляющих электронную библиотеку. Начинается этот процесс с регистрации электронной библиотеки как базы данных в Федеральной службе по интеллектуальной собственности и постановки на баланс (нематериальные активы) стоимости исключительного права на базу данных.
Далее к бухгалтерскому учету принимается стоимость информации, включаемой в содержание электронной библиотеки, которая суммируется с общей стоимостью библиотечного фонда. При этом электронные сетевые документы удаленного доступа (лицензионные ресурсы, к которым оформляется право доступа) приобретаются как услуги и в течение срока действия числятся на забалансовом счете.
Статистический учет электронных сетевых ресурсов должен быть уточнен в пояснениях к заполнению формы государственного учета 6-НК «Сведения об общедоступной (публичной) библиотеке».
Учет библиотечного фонда сегодня становится комплексным направлением, проникающим в различные сферы деятельности библиотеки. Возникает множество вопросов, требующих обсуждения, консультаций. Именно потребность в профессиональном общении послужила поводом для открытия блога «Учет библиотечного фонда», который функционирует с октября 2012 г. на площадке http: //libraryfunds.blogspot.ru.
Приглашаем всех к участию!
Материал поступил в редакцию 16.10.2012 г.
Сведения об авторе: Хахалева Нина Ивановна - кандидат педагогических наук, советник генерального директора, тел.: (495) 695-35-89, e-mail: hahaleva@rsl.ru
