CC BY
46
УДК 657.1.011.56
Г. В. Данилов, В. Н. Кононов
СРЕДСТВА ОБСЛЕДОВАНИЯ И ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ОСНОВА РАЗРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Основу современных информационных систем составляют компьютерные программы и базы данных, которые с течением времени становятся все более сложными и интеллектуальными. При этом, однако, растет и число проблем , требующих решения на стадии проектирования информационных систем.
Для создания програм мных продуктов в настоящее время ^пользуются развитые средства проектирования. Это так называемые CASE-технологии (Computer-Aided Software/System Engineering - технологии автоматизированного проектирования и создания программ) и UML (Universal Modelling Language - универсальный язык моде -лирования). Эти средства характеризуются высокой степенью формализованности и позволяют с математической точностью описывать информационные процессы. Диаграммы, разрабатываемые с помощью UML, по своим возможностям приравниваются к инженерным чертежам.
CASE-технологии и UML в первую очередь ориентированы на разработчиков различных ка -тегорий (программистов, системных аналитиков ит.д.), а не на специалистов экономического профиля, в связи с чем участие последних в разработке современных экономических информационных систем минимально, что отрицательно сказывается на качестве и функциональности программ.
Экономисты и бухгалтеры слабо и непрямо участвуют в разработке современных экономических информационных систем, в то время как являются их активными пользователями. Разрешить это противоречие можно только путем разра-ботки и предоставления в распоряжение экономистов в качестве инструмента специальных формализованных средств, которые могли бы быть включены в процедуру разработки информационных систем с использованием CASE-технологий
Ключевым в данной! ситуации оказы-вается изучение документооборота.
В докомпьютерный период документооборот лежал в основе экономических
информационных систем. При автоматизации этих систем изучение и формализованное описа-ние документооборота не потеряло своей актуальности, поскольку структура документооборота находит отражение в структуре проектируе-мой информационной системы и, в первую оче-редь, в структуре базы данных, составляющей основу информационной системы.
Хотя документооборот в определенной сте-пени регламентирован различными норматив -ными актами, его реализация на средних и тем более крупных предприятиях имеет значитель-ную специфику. На документооборот оказывают влияние размер организации, ее организационно-правовая форма, отраслевая принадлежность, состав ввдов деятельности, технологические особенности, номенклатура выпускаемой продукции и многие другие факторы.
Законодательно правила документооборота регламентируются “Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете” № 105, утвержденным Министерством финансов СССР
Рис. 1. Соотношениепонятий предметной области, документооборота и базы данных
ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ
29.07.1983. Основное внимание в Положении уде -лено правилам оформления первичных документов. Технология дальнейшей обработки информа-ции оставляется во многом на усмотрение организации В качестве примера средства описания документооборота в Положении приведена таблица, в которой устанавливаются ответственные лица за оформление каждого документа на стадиях его создания, проверки, обработки и передачи в архив. Разноввдности графика документооборота, основанные на этой таблице, пригодны для раз -граничения должностных обязанностей учетных работников и регламентации сроков выполнения учетных работ. С точки зрения проектирования информационной системы этих данных недоста-точно. Дополнительно должны быть установлены взаимосвязи между документами, определены информационные процессы и их характеристики, проанализированы маршруты документов. Все это требует наличия специально разработанных средств, в первую очередь схем.
Хотя в экономической литературе широко применяются схемы различного содержания, в отличие от диаграмм, построенных с использова-нием языка иМЬ и других аналогичных средств (а их основу составляют именно формализованные схемы и диаграммы), экономические схемы характеризуются малой содержательностью и недостаточной четкостью, что не позволяет продуктивно использовать их как при проектировании информационных систем, так и при раскрытии содержания рассматриваемой проблемы.
Вместе с тем современные СЛБЕ-средства не ориентированы на обследование и описание до -куменгооборота. Они ориентированы на описание проектируемой информационной системы, т.е. результата процесса, и не затрагивают существующую информационную систему, основой которой является документооборот.
Определение терминов документооборота
Термин Определение
Реквизит Элемент данных (т.е. объект без структуры), отражающий свойствообъекта, измеренное в определенной шкале ивы раженное на определенном язык
Показатель Наименьшая совокупность данных, обладающая информативностью
Документ Носитель информации, на котором в установленном порядке зафиксирована совокупность данных, обладающих информативностью и функциональность
М аршрут документа Жизненный цикл документа, т.е. последовательность операций от моментасо-здания документадо момента его уничтожения в соответствии с установленным регламентом
Документооборот Взаимосвязанная система марщэутов документов, обслуживающих определенную функцию управления
Рис. 2. Классификация документов по ихструктуре
Таким образом, имеет место отсутствие подходящих средств описания информационных систем в бухгалтерском учете и несоответствие СЛБЕ-и аналогичных им средств особенностям инфор-мационных систем экономического назначения.
В бухгалтерском учете и экономической науке в целом вопросам формализованного (т.е. математически точного, обладающего точностью и четкостью инженерных чертежей) описания документооборота практически не уделяется внимание. Более того, не сформирована система понятий для решения этой задачи.
Такие понятия, как реквизит, показатель, документ и документооборот должны быть четко определены. В свою очередь, эти понятия опираются на такие общие понятия, как информация , данные, знания и т.д., содержание которых также нуждается в уточнении
Следующий необходимый шаг при построении системы понятий и ее ис-пользовании в процессе проектирования экономических информационных систем - это определение соответствий между терминами предметной области, документооборота и баз данных. Определим соответствие между этими терминами, воспользовавшись схемой, представленной на рис. 1.
Уточним в таблице основные понятия документооборота, а на рис. 2 представим использованную классификацию документов.
Применение предлагаемой классификации документов является
принципиальным при нахождении соответствий между понятиями предметной области, документооборота и базы данных, поскольку документ в зависимости от его сложности и структуры может отображаться в базе данных либо в отдельную запись, либо в набор взаимосвязанных таблиц.
Анализ структуры документов позволяет выявить структуру предметной области, поскольку отдельные фрагменты предметной области и связанные с ними события отображаются в документах соответствующего типа.
При нахождении соответствий между терминами предметной области, документооборота и базы данных имелось в ввду, что карточка - это
однострочный документ, а картотека - многострочный документ, каждая строка которого соответствует карточке.
Рассмотренные основные понятия документооборота, классификация документов по их структуре, соответствия между структурными составляющими предметной области, документооборота и базы данных являются неотъемлемой частью процесса проектирования экономических информационных систем. Развитие и ис-пользование предложенных методов и основанных на них СЛБЕ-средств позволит усилить роль экономических работников в проектировании информационных систем в целом и баз данных в первую очередь.
УДК 657.372.01
В. Н. Дорман, Т. С. Близнюк, И. В. Чуманова
МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ФОРМИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ «СТАНДАРТ-КОСТ» В РАМКАХ ИНТЕГРИРОВАННОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ПРЕДПРИЯТИЕМ
Автоматизация учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции, внедрение на крупных предприятиях комплекс -ных (корпоративных) информационных систем с использованием современных программных средств предполагает изменение методологических подходов как бухгалтерскому учету в це -лом, так и к учету затрат в частности
В настоящее время на ряде крупных отечественных предприятий осуществляется внедрение единых корпоративных интегрированных систем управления на базе ERP-системы Oracle Applications, впоследствии переименованной в Oracle E-Business Suite.
Применение данного программного продукта позволяет осуществлять на предприятии учет затрат по методу «Ставдарт-кост».
Система «Ставдарт-кост» является важным средством управления затратами на производство. Ее использование позволяет решить целый рядуправленческих задач:
- стимулировать структурные подразделения предприятия к формированию технически и научно обоснованной базы норм расхода ре -сурсов и нормативов затрат;
- получать в оперативном режиме данные о нормативных затратах предприятия и его
структурных подразделений на производство фактического объема продукции;
- ускорить процесс расчета фактической себестоимости фактического выпуска продукции за счет резкого снижения количества первичных документов оперативного учета из -расходованных ресурсов;
- достоверно определять показатели деятельности мест возникновения затрат (далее МВЗ);
- внедрить эффективные методы управленческого анализа затрат по местам возникновения;
- усилить мотивацию персонала по центрам ответственности
Схематично сущность системы «Стандарт-кост» представлена на рисунке.
Следует отметить, что при внедрении системы «Ставдарт-кост» снижается риск возникновения ошибок в расчетах, неточностей и других искажений учетной документации Возрастает достоверность и оперативность учетных данных. Они унифицируются, становясь одинаково пригодными для всех видов учета (оперативного, бухгалтерского, статистического). В связи с этим при внедрении системы «Ставдарт-кост» целесообразна разработка форм аналитических документов, в которых собранная информация может быть представлена для различных целей
