CC BY
547
создание проектного офиса строительной организации
_Аннотация
Создание проектного офиса в строительной организации является своеобразной управленческой революцией. По меньшей мере, это переход на качественно новый уровень управления. Почему? Об этом рассказывается в
статье. _
Ключевые слова: проектный офис, проектное управление, строительная организация, организационное проектирование, социотехническая система _
Под проектным офисом понимают функциональное подразделение организации, укомплектованное постоянными сотрудниками и отвечающее за внедрение и применение в организациях проектного (проектно ориентированного) управления. Проектный офис призван осуществлять обеспечение количественных и качественных аспектов проектного управления. Создание проектного офиса (ПрО) является сложным и трудоемким процессом. Речь идет о внедрении в существующую (материнскую) организацию принципиально нового структурного подразделения, несущего новую (отличную от принятой в компании) проектную культуру, новую идеологию, новые методы и техники работы.
Создание ПрО следует рассматривать как один из важных шагов перехода организации на системное проектное управление. В нем сосредотачиваются основные функции проектного управления. ПрО должен обеспечивать единство подходов к управлению проектами и, соответственно, успешность реализации этих проектов.
ПрО обычно действуют на уровне компании в целом, обеспечивая ее соответствующей политикой, методами и процедурами. ПрО не занимается непосредственно управлением конкретными проектами, хотя подобные функции могут быть на него возложены [1].
Фадеев
Александр
Александрович
соискатель,
Нижегородский
государственный
архитектурно-
строительный
университет,
сотрудник Главного
управления внутренних
дел по Нижегородской
области
af02@yandex.ru
строит<
создание проектного офиса следует . как
Процесс создания проектного офиса
Создание ПрО в организации, тем более в строительной, следует рассматривать как своеобразную управленческую революцию, как улучшение деятельности организации прорывного характера (а не как мероприятие, направленное на некоторое совершенствование управления). ПрО, по определению, является сложной организационной системой, которую необходимо создавать по всем правилам общей теории менеджмента, теории организаций и организационного проектирования (Socio-Technical Systems Design).
Процесс создания ПрО включает 3 основных этапа:
1) обоснование необходимости создания ПрО и выбор модели ПрО конкретной организации;
2) проектирование ПрО;
3) внедрение ПрО.
Обоснование необходимости и целесообразности создания ПрО включает анализ и оценку состояния дел в организации с управлением проектами путем проведения опросов руководства и ведущих специалистов организации в области управления проектами. На этом этапе анализируются стратегии развития, стратегии роста организации, место проектов и использование системы проектного управления, видение и цели проектного офиса.
Далее, на основе анализа типологии ПрО, выбирается модель проектного офиса, отвечающая целям конкретной организации.
Проектирование проектного офиса
Проектирование ПрО является важнейшим этапом его создания, на котором определяются назначение, общие параметры ПрО и план проекта его создания и внедрения. Проектирование ПрО - это процесс, на выходе которого формируется пакет организационно-распорядительной документации, регламентирующей деятельность ПрО и взаимодействие его со структурными подразделениями материнской организации [2].
Внедрение ПрО - это внедрение проекта ПрО, внедрение организационной документации и регламентов, подбор и обучение персонала ПрО (в идеале его сертификация), разработка и утверждение плана работы ПрО и т.д.
ссийское предпринимательство, 2010, № 12 (1)
Вход
1. Миссия материнской организации.
2. Цели (дерево целей) организации.
3. Функции системы менеджмента организации (СМО).
4. Структура организации.
5. Модель распределения функций управления между элементами организационной структуры.
6. Стандарты и регламенты организации.
7. Стандарты менеджмента качества (ИСО серии 9000 версии 2008 года)
Методы и средства проектирования
1. Методология проектирования социотехничес-ких систем (Socio-Technical Systems Design).
2. Методы разработки отдельных элементов СМО
Выход
1. Политика в области управления проектами.
2. Цели ПрО.
3. Функции и процессы ПрО.
4. Структура ПрО.
5. Модель распределения функций и процессов ПрО между элементами его структуры.
6. Организационно-распорядительная документация, регламентирующая работу ПрО
Рис. 1. Процесс проектирования проектного офиса
Методические подходы к проектированию проектного офиса основываются на том положении, что ПрО создается как функциональная подсистема организации и на него распространяются методы и техники теории организационного проектирования. Проектирование ПрО реализуется как процесс (см. рис. 1 выше), на входе которого «задокументированная» система менеджмента организации, а на выходе - пакет организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность ПрО и его взаимосвязи с внутренними элементами материнской организации, а при необходимости -с элементами внешней среды организации - участниками проектов.
Ограничения
при проектировании
При проектировании ПрО необходимо учитывать требования и ограничения, инициируемые материнской организацией:
- в области проектного управления - ПрО должен являться органом реализации общесистемной функции «Руководство проектами», включающей управление портфелями и программами, и работать в соответствии с требованиями стандарта организа-
проектный офис должен обеспечивать единство подходов куправлению проектами и, соответственно, успешность реализации этих проектов
_Л_
Разработка Положения о ПрО и должностных инструкций
Рис. 2. Алгоритм проектирования ПрО
ции (СО) по проектному управлению;
- в области менеджмента качества - функционирование ПрО должно осуществляться в соответствии с требованиями международных и национальных стандартов ГОСТ Р ИСО серии 9000;
- в области охраны труда - в соответствии с требованиями национального стандарта ГОСТ Р ИСО 12.0.006-2002, гармонизированного с международным стандартом OHSAS 18001:1999;
- в области охраны окружающей среды - в соответствии с требованиями национального стандарта ГОСТ Р ИСО 14001-2007, идентичного международному стандарту ИСО 14001:2004;
- в области автоматизации процессов управления проектами - в соответствии с требованиями совре-
российское щ
редпринимательство, 2010, № 12 (1)
менных программных продуктов типа Spider Project, Primavera и др.
Процесс проектирования ПрО включает [3]:
- разработку и обоснование технико-экономических параметров ПрО;
- разработку миссии, целей, функций и организационной структуры ПрО;
- разработку Положения о ПрО;
- разработку должностных инструкций персонала ПрО;
- разработку паспортов процессов ПрО.
На рис. 2 (см. на с. 100) представлен алгоритм этого процесса.
Процесс создания и работы проектного офиса отличается от существующей практики тем, что вводятся новые инструменты временной и организационной координации (систем уведомлений о событиях в проекте), все процедуры управления проектами стандартизированы. От сотрудников организации ожидается приверженность к этим процессам (после соответствующего обучения персонала).
Оптимизация проектного управления
Приведенная схема создания проектного офиса строительной организации позволяет в конечном итоге решить следующие основные задачи, направленные на улучшение проектного управления:
- сокращение сроков выполнения проектов за счет устранения ограничений, связанных с одновременным выполнением многих проектов;
- организация и поддержание информационного обеспечения руководства данными о состоянии портфелей компании. ПрО с самого начала должен стать для руководителей всех уровней источником информации о состоянии портфелей проектов, отдельных проектов, ресурсов, активов и стратегических целей;
- отслеживание хода выполнения отдельных проектов и портфелей проектов и предоставление отчетов руководству компании;
- методическая поддержка в области управления проектами, где задачами ПрО должны быть экспертиза, пропаганда и поощрение применения этих методов;
- корректирующие действия, исключающие причины увеличения сроков выполнения проектов, кото-
создание проектного офиса в организации, тем более в строительной, следует
рассматривать как своеобразную управленческую революцию
_...проектный офис
_должен постоянно _пропагандировать свою полезность для
_организации
_и поощрять
_внутренних
_заказчиков
рые должны преимущественно затрагивать организацию работ в масштабах всей компании, нежели по отдельным проектам;
- подготовка руководителей проектов. Здесь ПрО должен играть ведущую роль в создании стандартизированной, высококвалифицированной стратегии организации в обучении и подготовке руководителей и исполнителей проектов;
- маркетинг и коммуникации. В плане маркетинга ПрО должен постоянно пропагандировать свою полезность для организации и поощрять внутренних заказчиков. В области коммуникаций каждый потребитель должен иметь возможность получать информацию от ПрО в режиме онлайн и с помощью Интернета.
Литература
1. Кендалл И., Роллинз К. Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами: Максимизация ROI. / Пер. с англ. - М.: ПМСофт, 2004. - 576 с.
2. Управление инновационно-строительными проектами: международный подход: Руководство. / Под ред. И.И. Мазура, В.Д. Шапиро. - М.: Омега-Л, 2010. -766 с.
3. Углов Ю.К., Чернышев В.А.. Проектное управление строительной организацией: Учебное пособие. -Н.Новгород: ННГАСУ, 2003. - 357 с.
AleksandrA. Fadeev
Applicant, Nizhny Novgorod State University of Architecture and Civil Engineering, Member of the Main Department for Internal Affairs in the Nizhny Novgorod Region
Creating a Project Office of Construction Organization
_Abstract
Creating a project office in A construction organization is a kind of managerial revolution.At least, that is a transition to a new level of management. Why? This topic is covered in the article.
Keywords: project office, project management, construction organization, organizational design, social and technical system
российское п
предпринимательство, 2010, № 12 (1)
