Научная статья на тему 'Системы управления: оптимизация и эффективность (советы управленцу)'

Системы управления: оптимизация и эффективность (советы управленцу) Текст научной статьи по специальности «Философия, этика, религиоведение»

CC BY
991
56
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Ключевые слова
УПРАВЛЕНИЕ / ОРГАНИЗАЦИЯ / ЦЕЛИ / ФУНКЦИИ / СТРУКТУРА / ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ

Аннотация научной статьи по философии, этике, религиоведению, автор научной работы — Королев Евгений Алексеевич

На основе обобщения опыта управленческой деятельности в сфере экономики, государственного управления и с учетом основных положений теории управления и теории организации в статье рассматриваются практические вопросы оптимизации и повышения эффективности систем управления и управленческой деятельности. Предлагаемая статья первая из серии статей под общим названием «Советы управленцу».

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Системы управления: оптимизация и эффективность (советы управленцу)»

ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ М ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ

СИСТЕМЫ 'і

УПРАВЛЕНИЯ:

ОПТИМИЗАЦИЯ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Аннотация

На основе обобщения опыта управленческой деятельности в сфере экономики, государственного управления и с учетом основных положений теории управления и теории организации в статье рассматриваются практические вопросы оптимизации и повышения эффективности систем управления и управленческой деятельности. Предлагаемая статья - первая из серии статей под общим названием «Советы управленцу».

эффективной, все в ней должно оптимально соответствовать цели. Каждый элемент должен обладать требуемым качеством, находиться в требуемом состоянии и на вполне определенном месте.

Конструкция системы, составленная из этих элементов, должна обеспечивать наиболее эффективное их сопряжение и функционирование.

Каждый элемент в направленно взаимосвязанной цепи взаимодействий должен, располагая необходимыми ресурсами, входить в нужные области пространства и в нужные моменты времени, чтобы за счет реализации своей функции обеспечить финальный эффект всей цепи.

Сами же цепи процессов и взаимодействий должны быть сфокусированы по наиболее эффективным схемам на достижение требуемых целей»3.

(Продолжение следует.)

3 Винограй Э.Г. Методологические принципы организационной оптимизации систем // Проблемы методологии управления социальными процессами. Томск: Изд-во Томского университета, 1974. С. 29.

Управленец №3-4 (7-8) 2010

Всегда ли персонал подбирается исходя из необходимости реализации конкретных функций?

7 Наконец, любая производственная и иная система существует и действует не в вакууме, а во вполне конкретной совокупности условий, которые необходимо учитывать при создании и совершенствовании системы управления. Причем эти условия всегда накладывают определенные ограничения на выбор цели, а значит, и на все остальные действия управленца.

Следовательно, восьмой вопрос, требующий четкого уяснения, состоит в следующем:

Какие существуют ограничения на управление? Как влияют существующие условия функционирования организации на выбор вариантов действий из множества возможных?

Всякий управленец должен отчетливо представлять: на что его система способна в принципе, какие возможности предоставляет ей внешняя среда и что она реализует на практике. Другими словами, управленец всегда имеет дело с тремя функциональными пространствами:

Один из недугов, которым вот уже четверть века больно наше Отечество, можно смело назвать реформаторским зудом. Временами этот зуд обостряется до степени чесотки. Перестройки, реформы, модернизации и т.п. идут непрерывным потоком и конца им не видно. И все это

I

Управленец №3-4 (7-8) 2010

конов классической механики, действие их -столь же неотвратимо; любые попытки решать организационные и управленческие проблемы вопреки этим законам приводят к значительно более разрушительным последствиям, чем попытки игнорировать законы природы. Следовательно,

непременным условием эффективного управления является знание объективных законов и закономерностей управления.

Не дают результатов попытки пересадить на нашу почву западные, преимущественно американские (точнее - англосаксонские), методы и модели организации и управления. И дело здесь не в нашей тупости, менталитете и т.п. Дело опять же в игнорировании фундаментальных законов и закономерностей управления. Идеальных, пригодных для «всех времен и народов» систем управления в природе не существует. Эффективная для одного объекта система управления может оказаться абсолютно непригодной для другого объекта, хотя на первый взгляд они кажутся совершенно одинаковыми.

Наконец, не так уж редки попытки «эффективных» менеджеров гарвардской и прочих школ, даже не дав себе труда хотя бы поверх-

ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ

ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ

делается для того, чтобы оптимизировать системы управления, повысить их эффективность, сделать управление более гибким и т.д. и т.п. Но результативность этих преобразований, не говоря уже об их эффективности, чаще всего невелика; временами же результат получается прямо противоположным тому, который ожидался в начале реформ.

Причина видится в том, что преобразования, как правило, ведутся стихийно, бессистемно, при полном игнорировании фундаментальных законов организации и управления. Во многом сохраняется ситуация, которую еще в 1990 г. очень метко и емко охарактеризовал «многолетний» ректор Магнитогорского пединститута, народный депутат СССР В.Ф. Романов: «На моей памяти не было еще такого разгула дилетантизма, безответственности, а то и просто невежества, в котором почти не слышно голоса действительно компетентных, знающих людей...»1.

Между тем законы организации и управления столь же объективны, как и законы природы, и игнорировать их никому не рекомендуется. И хотя проявление этих законов не всегда так наглядно, как, например, проявление за-

I1 Романов В.Ф. На историческом перепутье: избранные статьи и интервью (1988-2004). Магнитогорск, 2005. С. 7.

Управленец №3-4 (7-8) 2010

ностно ознакомиться с тем объектом, которым они собираются управлять, с «налета» решать все проблемы. А когда из этого ничего не получается, следуют объяснения, что управляемые еще не доросли до уровня их гениальных идей.

Между тем, чтобы создать действительно эффективную систему управления, или хотя бы оптимизировать уже существующую, требуется учет всех закономерностей управленческого процесса, вскрытых теорией управления за многие тысячелетия ее становления и развития. А для этого нужно сначала ответить на несколько элементарных, на первый взгляд, вопросов, которые в действительности являются выражением ряда фундаментальных законов и принципов управления.

1. «ЭЛЕМЕНТАРНЫЕ» вопросы

1 Прежде чем начать управлять, а тем более пытаться реформировать уже существующую систему управления, требуется четко уяснить:

Что является объектом управления?

1) пространством способностей системы;

2) пространством ее возможностей,

3) пространством реализаций.

Последнее образуется путем наложения второго пространства на первое: не все, на что система способна, она имеет возможность реализовать, и не все возможности, которые предоставляет ей внешняя среда, могут быть ею реализованы.

Четкие и, по возможности, детальные ответы на эти вопросы, конечно, не дают полной гарантии построения оптимальной системы управления для данной конкретной организации, но, по меньшей мере, позволят избежать хотя бы грубых ошибок.

В заключение отметим следующее. Все сказанное перекликается с главным принципом организационной оптимизации управляемых систем, который еще в 1974 г. был сформулирован Э.Г. Винограем:

принципом оптимального соответствия состава, структуры и функций системы ее цели.

«Этот принцип, являющийся обобщением организационной практики, выражает хорошо известный из опыта факт: чтобы система была

Управленец №3-4 (7-8) 2010

пока остается актуальной поставленная цель и пока используется та же технология.

Тогда приходится поручать исполнение этих «осиротевших» функций другим работникам в нагрузку к тем обязанностям, которые они исполняли до сих пор. В итоге формальная структура организации перестает соответствовать существующей структуре функций, что ведет к неравномерной нагрузке работников, а в конечном счете - к сбоям в работе. Приходится вновь увеличивать численность персонала, но уже с «запасом», необходимым для компенсации неоптимальности формальной структуры, возникающей из-за ее несоответствия объективно необходимой структуре системы функций.

Вот тут и вступает в силу известный «закон»: любое сокращение штатов всегда ведет к росту численности работающих.

6 Вновь повторим: цели достигаются в результате деятельности людей. Отсюда седьмой вопрос:

Какие люди, с какими качествами нужны для реализации каждой функции или каждой их группы?

I

3

ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ Ш ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ

ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ

но меняются - должна изменяться и система управления этим объектом.

Это значит, что от управленца любого уровня требуется доскональное знание своего объекта управления (не объектов данного типа, например предприятий данной отрасли, а именно этого конкретного предприятия) и протекающих в нем процессов, параметров, характеризующих его динамику, и факторов, ее определяющих (опять же не «вообще», а применительно к данному конкретному объекту).

Разумеется, руководитель высшего звена управления в процессе своей деятельности не может и не должен вникать во все, даже мелкие проблемы. Но знать о наличии этих «мелочей» и тех условий, при которых «мелочи» приобретают решающее значение, он обязан.

И все действия по созданию новой или перестройке существующей системы управления должны исходить из этого совокупного знания управляемого объекта, протекающих в нем процессов, факторов, определяющих его динамику.

2 Любая социальная система - это целенаправленная система. Без четкого представления о том, какой конечный результат нужен, т.е. без постановки всесторонне проработанной,

Управленец №3-4 (7-8) 2010

конечный результат всегда есть сумма множества частных результатов, которые потребовалось получить для достижения конечного результата (глобальной цели). Эти частные результаты, когда они рассматриваются в процессе постановки общей цели, и есть частные цели управления.

Общий результат (глобальная цель) может быть достигнут лишь тогда, когда все частные цели направлены на его достижение.

Отсюда второй принцип управления -

абсолютный приоритет глобальной (общей, конечной) цели перед любой частной или промежуточной целью и всей их совокупностью, сколь бы важными они ни казались.

3Достижение цели невозможно, если на этом пути нельзя оценить то, насколько получаемые или уже полученные результаты соответствуют ей. Иными словами, если, исходя из сформулированной цели, не определить показатель (критерий), который позволит оценить то, насколько в процессе своей деятельности

ная совокупность этих связей, охватывающих все действия и функции, есть структура системы функций.

Следовательно, пятый вопрос, требующий четкого уяснения в процессе совершенствования системы управления:

Как действия и функции связаны между собой? Какова структура деятельности по достижению цели?

Структура деятельности по достижению цели является основой для построения связей между людьми, осуществляющими отдельные функции или их группы, а структура совокупности функций является основой для построения формальной структуры организации.

Другими словами, структура совокупности функций, объективно необходимых для достижения цели, есть основа для построения структуры организации, но не наоборот.

И отсюда встает шестой вопрос:

Как оптимально сгруппировать отдельные функции в единую систему? Как оптимизировать формальную структуру вашей системы?

Управленец №3-4 (7-8) 2010

мы приближаемся к поставленной цели, - достижение этой цели невозможно.

Отсюда следующий вопрос:

Каким критерием (или какими критериями) следует руководствоваться в процессе достижения цели?

Сразу укажем, что проблема критериев достаточно сложна. Это одна из центральных проблем теории управления. Поэтому мы не будем здесь останавливаться на данном вопросе, а рассмотрим его отдельно и более детально.

4Всякая цель достигается только в процессе деятельности людей. Любая деятельность есть совокупность взаимосвязанных действий, которые в целом представляют собой сложно организованную, структурированную систему. В этой системе всегда выделяются отдельные группы однородных по тому или иному признаку действий, которые направлены на достижение частной конкретной цели. Эти отдельные группы действий, объединенных по некоторому признаку, в теории менеджмента и носят название функций.

В свою очередь, каждая функция подчинена задаче достижения общей цели.

ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ 1-І ПРИКЛАДНОЙ МЕНЕДЖМЕНТ

И

Таким образом, мы сформулировали еще один принцип управления -

4

принцип абсолютного приоритета функции и всей их совокупности перед структурой.

Поэтому,

когда появляются новые задачи и новые функции, обеспечивающие их решение, следует менять структуру под эти новые функции, а не «втискивать» их в старую структуру.

Но формальная структура организации всегда приобретает относительную самостоятельность, начинает «жить своей собственной жизнью».

В итоге нередко начинают менять структуру, исходя из каких угодно соображений, только не из интересов дела. К тому же структуры, и соответствующее штатное расписание, чаще всего разрабатывают не производственники, а кадровики, юристы и т.п., главная цель которых - экономия на управлении за счет сокращения управленческого аппарата.

Но функции не исчезают сами по себе, если ничего не изменилось в производственном процессе; они объективно необходимы,

За этим элементарным вопросом стоит первый фундаментальный принцип теории и практики управления -

принцип абсолютного приоритета объекта управления перед субъектом.

К-

Этот принцип означает следующее. Любая система управления всегда строго и однозначно определена в пространстве и во времени. Поэтому

любая система управления создается только для данного конкретного объекта и только для данного конкретноисторического периода.

Универсальных, т.е. на все случаи жизни и оптимальных во всех случаях, систем управления не существует. Нельзя взять за образец систему управления, которая эффективно действует в какой-либо организации, пусть даже и по всем параметрам сходной с нашей организацией, и попытаться применить ее без изменений и доработок. Такие попытки никогда не дают ожидаемого результата; чаще же всего они приносят только вред.

Когда условия функционирования объекта (фирмы, учреждения, организации) кардиналь-

Управленец №3-4 (7-8) 2010

Управленец №3-4 (7-8) 2010

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Таким образом, функция, по определению, есть совокупность однородных по некоторому признаку действий, направленных на достижение какой-либо частной цели, которая подчинена задаче достижения общей цели 2.

Отсюда четвертый вопрос:

Какие действия необходимо совершить, чтобы обеспечить достижение поставленных целей (частных и общей)?

Этот вопрос вытекает из третьего фундаментального принципа управления -

принципа абсолютного приоритета цели перед функцией.

То есть любая функция, равно как и вся их совокупность, вытекает из совокупности частных и общей цели, но не наоборот.

5 Действия, равно как и функции, в которые объединены отдельные группы действий, всегда взаимосвязаны между собой. Пол-

2 Словарь-справочник менеджера / под ред. М.Г. Лапусты. М.: Инфра-М, 1996.

четко сформулированной глобальной цели никакое управление невозможно.

Следовательно, второй вопрос, который требует уяснения, звучит так:

Какова конечная цель, к которой следует стремиться?

Здесь нужно учесть следующее. Цели ставятся людьми. Но они не субъективны.

Правильная постановка цели возможна только на основе глубокого знания объекта управления, законов и закономерностей природы и общества, частных форм их проявления в динамике управляемой системы, условий, в которых функционирует система, четкого и ясного понимания того, как каждое из этих условий и вся их совокупность влияют на деятельность организации.

Это означает, что и в данном случае объект управления имеет абсолютный приоритет не только перед субъектом, но в какой-то мере и перед всем процессом целеполагания.

Далее. Цель, как известно, есть желаемый результат, результат «в идеале». Но любой

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.