CC BY
202
УДК 33
РОЛЬ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В АУДИТЕ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
© 2015 И. Ю. Пикалов
канд. пед. наук, доцент кафедры комп. технологий и информатизации образования e-mail: pikalov@kursksu.ru
Курский государственный университет
В работе показана актуальность внутреннего аудита в современных условиях. Определено значение, цели и задачи аудита систем менеджмента. Доказана необходимость построения моделей бизнес-процессов предприятия для быстрого и качественного аудита систем менеджмента и для эффективного функционирования системы внутреннего контроля предприятия.
Ключевые слова: внутренний аудит, процесс, бизнес-процесс, процессный подход, моделирование бизнес-процессов, система менеджмента.
Решающее значение при принятии управленческих решений имеет качество экономической информации, которой оперирует менеджер. Она должна быть релевантной, полной, актуальной и достоверной, что напрямую зависит от аудита в финансовой, экономической и управленческой областях. При этом аудит обеспечивает соответствие выполняемых предприятием экономических операций и существующей отчетности действующему законодательству. В процессе аудита также могут формироваться предложения по оптимизации хозяйственной деятельности предприятия.
Согласно Федеральному закону «Об аудиторской деятельности», аудит -независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.
Возникновение аудита связано с разделением интересов лиц, которые непосредственно занимаются управлением предприятия (администрация, менеджеры), и людей, которые вкладывают деньги в его деятельность (собственники, акционеры, инвесторы) или хотят получить проверенную информацию о положении дел предприятия, соблюдении законодательства и т. п. (профильные министерства и ведомства, органы статистики).
Аудитор на основе анализа необходимых финансовых документов, нормативно-правовой базы и учетной политики организации выражает свое мнение о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных отношениях. Это мнение должно быть подтверждено аудиторскими доказательствами, позволяющими аудиторской организации с достаточной степенью уверенности сделать соответствующие выводы.
Потребность в услугах аудитора возникла в связи со следующими обстоятельствами [Шеремет 2006]:
1) возможность получения необъективной информации со стороны ее составителей (администрации) в случае конфликта между ними и пользователями этой информации (собственниками, инвесторами, кредиторами) или желание улучшить показатели отчетности;
2) зависимость последствий принимаемых управленческих решений (а они могут быть весьма значительными) от качества информации;
3) необходимость специальных знаний для проверки информации;
4) отсутствие у пользователей информации доступа к ней для оценки ее качества.
Основная цель аудита может дополняться определенными с клиентом дополнительным целями и услугами. Такие услуги могут быть подразделены на услуги контроля, действия и консультационные. Услуги контроля подразумевают, что аудитор контролирует правильность и обоснованность отражения фактов хозяйственной деятельности, начисление налоговых платежей и др. К услугам действия относятся, например, проведение маркетинговых исследований, разработка инвестиционных проектов, постановка, ведение и восстановление бухгалтерского учета.
С развитием рыночных отношений все более необходимыми становятся консультационные (консалтинговые) услуги. Это объясняется тем, что рыночная экономика базируется на формировании здоровой конкурентной среды, а чтобы достичь конкурентных преимуществ, фирмам нужны нововведения, для чего и требуются квалифицированные советы [Ерофеева 2010].
В настоящее время спектр консультационных услуг существенно расширился, и в него входят не только услуги, связанные с бухгалтерской деятельностью, но и образовательные, юридические, услуги по подбору персонала, обеспечение информанионными технологиями, инжиниринговые услуги, проектно-инвестиционное консультирование и прочие услуги.
По отношению к пользователям информации можно выделить внешний и внутренний аудит.
Внешний аудит проводится на договорной основе аудиторскими организациями и индивидуальными аудиторами главным образом с целью объективной оценки положения дел в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности экономического субъекта.
Внутренние аудиты, иногда называемые «аудитами первой стороны», проводятся самой организацией или от ее имени для анализа со стороны руководства или других внутренних целей (например, для подтверждения намеченных показателей результативности системы менеджмента или для получения информации по улучшению системы менеджмента) и могут служить основанием для декларации о соответствии [ГОСТ Р ИСО 19011-2012].
Предприятия, вовлеченные в острую конкурентную борьбу на отечественном и мировом рынках, нуждаются в проверках, вскрывающих недостатки хозяйствования до того, как они будут обнаружены внешними контролирующими органами или аудиторами, в установлении порождающих их причин, выявлении резервов производства, получении практических рекомендаций по улучшению организации финансово-хозяйственной деятельности. Это особенно важно для компаний, стремящихся к привлечению значительных объемов внешнего капитала, что связано с большим риском со стороны инвесторов [Качановский 2011].
Потребность во внутреннем аудите возникает в первую очередь у собственников, совета директоров или другого наблюдательного органа в компании, которые, с одной стороны, не занимаются повседневным контролем деятельности всех структур компании, а с другой стороны должны обладать объективной информацией о положении дел в ней [Шеремет 2006].
Внутренний аудит необходим текже менеджменту компании. Задача менеджеров - управлять бизнесом, достигая поставленных целей наиболее эффективным образом. Успешность выполнения этой задачи зависит в значительной степени от двух факторов:
- обладает ли менеджер информацией, необходимой для принятия правильных управленческих решений;
- существует ли эффективная система контроля выполнения принятых решений.
Сами менеджеры, для которых управление бизнесом является частью
повседневной работы, не всегда способны объективно оценить ситуацию. Даже если менеджер считает, что эффективно контролирует все процессы, у него, как правило, нет времени и специфических навыков для сбора и структурирования соответствующей информации [Сонин].
На протяжении последних лет в России наблюдается рост интереса к внутреннему аудиту. Сегодня службы внутреннего аудита существуют в большинстве крупных и во многих средних компаниях. Многие руководители компаний, где таких подразделений еще нет, задумываются об их создании [Сонин; Соколов].
В западных компаниях внутренний аудит существует десятилетия. Однако за последние годы его роль изменилась: он перестал выполнять только контрольные функции и теперь все в большей степени ориентирован на разрешение сомнений акционеров в отношении бизнес-рисков и эффективности работы компании в целом [Качановский 2011].
Мотивацией организации внутреннего аудита на крупных и средних предприятиях служит [Ерофеева 2010]:
- усложнение системы законодательства;
- стремление управлять финансовыми ситуациями;
- усиление эффективности управления деятельностью самого предприятия и его структурных подразделений;
- контроль за рациональным использованием ресурсов;
- выполнение обязательств;
- оптимизация системы учета.
Можно выделить следующие цели внутреннего аудита:
а) мониторинг эффективности процедур внутреннего контроля (сюда входит проверка используемых систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, мониторинг эффективности их функционирования, а также представление рекомендаций по их усовершенствованию) [Постановление];
б) исследование финансовой и управленческой информации, контроль правильности составления бухгалтерской отчетности, исчисления и уплаты налогов. Сюда входит обзорная проверка средств и способов, используемых для сбора, измерения, классификации этой информации и специфические запросы в отношении отдельных ее составляющих частей, включая детальное тестирование операций, остатков по счетам бухгалтерского учета и других процедур [Там же];
в) эффективное использование всех видов ресурсов предприятия и выявление новых резервов ресурсов;
г) оценка эффективности системы управления рисками и разработка методов контроля рисков [Сонин];
д) упорядочивание бизнес-процессов в компании, что во многих случаях может привести к весьма ощутимой экономии средств [Там же] и возможности тиражирования бизнеса;
е) контроль экономности, эффективности и результативности, включая нефинансовые средства контроля аудируемого лица [Постановление];
ж) контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, нормативных актов и прочих внешних требований, а также политики, директив и прочих внутренних требований руководства [Там же];
з) помощь сотрудникам организации эффективно выполнять свои функции;
и) разработка рекомендаций по повышению эффективности управления и консультативная поддержка руководства [Турищева 2011].
Внутренний аудит - неотъемлемая часть управленческого контроля предприятия, а его объекты могут быть различными в зависимости от особенностей экономического субъекта и требований его руководства и (или) собственников. Тесное взаимодействие со службой внутреннего аудита повышает эффективность принятия решений менеджментом.
Компаниям, работающим в современных условиях рыночной экономики, необходимо иметь хорошо функционирующую систему менеджмента. Для этого нужно осуществлять внутренний аудит систем менеджмента, который будет играть роль обратной связи, показывающей соответствие существующей системы управления современным требованиям к данным системам, запланированным показателям развития существующей на предприятии системы управления и позволяющей предложить пути её совершенствования.
Целью аудита систем менеджмента (управленческого аудита) является определение результативности системы менеджмента данной организации [ГОСТ Р ИСО 19011-2012].
Оценка должна проводиться с учетом не только экономических, но и технических и социальных показателей. При этом оценивается общий результат трудовой деятельности аппарата управления как единой команды, нацеленной на достижение поставленных целей, и вклад каждого члена управленческой команды предприятия, начиная с менеджеров нижнего звена и заканчивая руководителями этой команды [Ерофеева 2010].
На наш взгляд, аудит систем менеджмента призван решать следующие задачи:
- определение достижений и недостатков в работе каждого из участников и всей службы менеджмента в целом;
- аудит существующей системы управления деятельностью предприятия;
- выработка предложений по устранению существующих недостатков системы менеджмента предприятия;
- определение оптимальной структуры системы менеджмента;
- аудит кадрового потенциала;
- поиск резервов дальнейшего развития предприятия;
- автоматизация системы менеджмента;
- разработка и поддержание в актуальном состоянии положений и должностных инструкций и других законодательных актов организации.
Большое значение при проведении аудита систем менеджмента и дальнейшего развития этих систем имеет построенная система бизнес-процессов организации. Имея описание бизнес-процессов, можно не только эффективно ими управлять, но и решать ряд стратегических задач управления предприятием и его развитием. К таким задачам можно отнести оптимизацию организационной структуры предприятия, автоматизацию процессов с использованием информационных систем и технологий, поиск скрытых резервов предприятия, определение ответственных за бизнес-процессы, охватывающие несколько подразделений и имеющие важное значение.
Под процессом будем понимать любую деятельность, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы. То есть сюда относятся не только процессы, относящиеся к производству товаров и услуг, но и процессы управления и контроля.
В стандарте ИСО 9000 указано, что чтобы результативно функционировать, организации должны определять бизнес-процессы, их связи и взаимодействие между собой и управлять ими. При этом часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего.
Подход к управлению организацией, при котором применяется систематическая идентификация, описание взаимодействия и менеджмент применяемых организацией процессов (бизнес-процессов) получил название «процессный подход управления организацией».
Для применения процессного подхода нужно определить и описать все существующие бизнес-процессы предприятия, или, для начала, необходимые для его успешного функционирования. Конечными целями описания бизнес-процессов будут:
- эффективное управление бизнес-процессами компании;
- совершенствование существующих бизнес-процессов и, как следствие, увеличение выручки предприятия, сокращение затрат на производство продукции и услуг, повышение качества продукции, оптимальное использование ресурсов;
- разработка и внедрение систем автоматизации процессов производства и управления;
- более точный, качественный и быстрый аудит систем менеджмента компании.
Для достижения обозначенных целей модель бизнес-процесса должна наряду с
описанием функций, относящихся к производству товаров, услуг или других продуктов, содержать функции руководителей (владельцев бизнес-процессов), а также предусматривать контроль эффективности и качества бизнес-процессов, управление несоответствующей продукцией, сбор фактической информации по показателям эффективности бизнес-процессов и т. д. [Репин, Елиферов 2013]
Практически все стандарты системы менеджмента качества в зарубежной практике направлены на применение процессного подхода и улучшение результативности системы управления, а деятельность организаций в рамках стандартов менеджмента качества рассматривается как «деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях преобразования входов в выходы».
Для описания бизнес-процессов компании можно использовать любое из имеющихся средств моделирования бизнес-процессов, таких как Business Studio, Aris или ER-Win, и любую из нотаций описания бизнес-процессов: IDEF0, IDEF3, Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0, Процесс (Basic Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain), DFD.
Для эффективного использования процессного подхода в управлении нужно определить: владельца процесса, исполнителей процесса, требования к срокам выполнения, используемые документы и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов [Стратегия]. Это позволяет использовать систему бизнес-процессов компании в решении многих задач, в число которых входит проведение внутреннего аудита.
Имея построенные модели бизнес-процессов, можно использовать методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа для оценки времени и стоимости выполнения проектов или отдельных процессов. Если для этих целей использовать систему Business Studio, то для указанных характеристик можно получить не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения, что позволяет бизнес-аналитику более точно управлять выполнением и оптимизацией бизнес-процессов [Там же].
При применении процессного подхода в управлении организацией решаются следующие задачи:
- эффективное использование ресурсов организации, поиск скрытых ресурсов;
- возможность тщательного анализа потока данных;
- упрощение процесса составления и актуализации должностных инструкций, положений и прочей документации;
- возможность мониторинга и более тщательного анализа последствий принимаемых решений;
- упрощение процесса проектирования и внедрения информационных систем предприятия;
- оптимизация структуры предприятия (в том числе и систем менеджмента);
- упрощение процесса проведения аудита предприятия, как внешнего, так и внутреннего;
- улучшение качества внутреннего аудита и количества дополнительных аудиторских услуг.
Таким образом, можно сделать вывод, что применение процессного подхода при управлении предприятием позволяет решать многие задачи аудита и совершенствования систем менеджмента. При наличии в организации структуры, занимающейся вопросами построения и совершенствования бизнес-процессов, функции внутреннего аудита систем менеджмента организации можно возложить на данное структурное подразделение.
Построение системы бизнес-процессов организации и применение внутреннего аудита систем менеджмента организации будет способствовать становлению нового управленческого информационного учетного пространства высокого качества.
Библиографический список
ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента. URL: http://gostrf.eom/normadata/1/4293791/4293791784.pdf [дата обращения: 19.12.2014]
Ерофеева В.А. Аудит: учеб. пособие/ В.А. Ерофеева, В.А. Пискунов, Т. А. Битюкова. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Юрайт; Высшее образование, 2010. 638 с.
Качановский Д. Актуальность внутреннего аудита. // Аудит. М., 2011. № 11. С. 14-17
Международный стандарт ИСО 9000. 3 изд. 2005-09-15. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. URL: http://www.pqm-online.com/assets/files/lib/std/iso 9000-2005%28r%29.pdf (дата обращения: 19.12.2014)
Постановление об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности. URL: http://base.eonsultant.ru/eons/egi/online.egi?req=doe;base=LAW;n=124340 (дата обращения: 19.12.2014)
Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. 544 с.
Соколов Б. Внутренний контроль и аудит на российских предприятиях. URL: http://www.b-seminar.ru/artiele/show/641.htm (дата обращения: 19.12.2014)
Сонин А. Внутренний аудит как важнейший элемент системы управления компанией. URL: http://www.iia-ru.ru/inner_auditor/publieation/member_artieles/vnutrennii_audit_Sonin/ (дата обращения: 19.12.2014)
Стратегия, KPI, Бизнес-процессы, СМК [Электронный ресурс]. URL: http://www.businessstudio.ru/deseription/funetional/#2 (дата обращения: 19.12.2014)
Турищева Т.Б. Внутренний аудит в системе внутреннего контроля организации // Вестник РГТЭУ. Российского государственного торгово-экономического университета: Научный журнал. М., 2011. № 4 (53). С. 86-92.
Федеральный закон «Об аудиторской деятельности». URL: http://www.eonsultant.ru/popular/auditor/ (дата обращения: 19.12.2014)
Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: учеб. 5-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2006. 448 с.
