CC BY
156
© Аношко П.С., 2013
УДК 378.096 ББК 74.480.47
РОЛЬ ДОКУМЕНТНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАФЕДРЫ В РЕАЛИЗАЦИИ ЕЮ ФУНКЦИЙ УЧЕБНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ВУЗА
Аношко Полина Сергеевна
Студент кафедры русского языка и документалистики Волгоградский государственный университет
Проспект Университетский, 100, 400062 г. Волгоград, Российская Федерация
Аннотация. Анализируется использование современных технологий в документном обеспечении кафедры. Выявляются проблемы, связанные с неэффективным процессом управления документооборотом. Предлагается концепция документного обеспечения деятельности кафедры как способа решения проблемы.
Ключевые слова: документное обеспечение, кафедра вуза, учебно-исследовательская деятельность, документооборот, делопроизводство, управление документооборотом кафедры.
Изменение языкового состава документного текста вызывается «экстралингвисти-ческими причинами - социально-политическими, культурными и административными изменениями в обществе, а также лингвистическими - самим ходом формирования русского литературного языка» [9, с. 110].
Роль документного обеспечения деятельности кафедры как учебно-исследовательского подразделения ВУЗа обусловлена тем, что эффективное документационное обеспечение позволяет значительно повысить производительность труда, сократить время, затрачиваемое на процессы документооборота. Рациональное документное обеспечение деятельности кафедры дает возможность полноценно реализовать учебно-исследовательские функции.
Делопроизводство - важнейший элемент системы управления любой организации, в том числе и высшего учебного заведения. Поэтому любые проблемы в системе делопроизводства немедленно вызывают соответствующие нарушения и в системе управления вузом в целом.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления, в том числе и вузов, ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Неэффективная организация делопроизводства является актуальной проблемой современного ВУЗа. Система менеджмента качества и государственное законодательство в целом предъявляют серьезные требования к организации документного обеспечения учебно-исследовательской деятельности ВУЗа, что обусловлено ее важнейшей ролью.
Кафедра информационных систем и компьютерного моделирования ВолГУ была создана в феврале 2008 г. в качестве выпускающей по инженерным 1Т-направлениям. Кафедра подчиняется ректору, проректору по учебной работе, директору института, в состав которого она входит, а по вопросам учебной и методической работы - начальнику
Учебно-методического управления вуза. Положение о кафедре и обязанности профессорско-преподавательского состава, научных работников и вспомогательного персонала кафедры разрабатываются в ВолГУ и утверждается ректором.
Организацией процесса документного обеспечения занимается заведующий кафедрой. Непосредственную работу с документами осуществляет специалист по учебно-методической работе.
В документном обеспечении деятельности кафедры информационных систем и компьютерного моделирования важное место занимает «Процедура управления документами и записями ВолГУ» (утверждена ректором ВолГУ 05.05.2009 г., №01-14-01-69). Настоящая процедура устанавливает требования к управлению документацией и записями ВолГУ как внутреннего, так и внешнего происхождения. Процедура управления документацией и записями является обязательной для исполнения всеми сотрудниками ВолГУ. Цель управления документацией и записями состоит в обеспечении доступности действующих редакций необходимых документов и четких, легко идентифицируемых записей в местах их использования (наличие документов и записей в нужном месте в нужное время). Результат процесса - наличие актуальных документов и записей в местах использования.
Проведенный анализ показал, что документное обеспечение кафедры осуществляется с использованием современных технологий. Однако на кафедре отсутствует регламентированная методика оценки эффективности документного обеспечения в области развития учебно-исследовательской деятельности. Данная методика позволяет сформировать объективную картину о качестве учебно-исследовательской деятельности кафедры, что в условиях инновационной экономики России является крайне значимым и актуальным. При недостаточном внимании к проблеме возникает негативная ситуация как на уровне кафедры, так и на уровне всего университета - снижение научно-исследовательского потенциала.
Основная проблема кафедры - неэффективная оптимизация процессов управления документооборотом, которая не позволяет
снизить нагрузку на преподавателей с помощью уменьшения объема создаваемых документов и сокращения времени поиска необходимых документов для реализации научноисследовательского потенциала каждого из сотрудников и студента.
Информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Для научно-исследовательской деятельности информационные потоки очень часто не менее важны, чем материальные. Потеря информации или ее использование посторонними людьми, может нарушить авторские права сотрудников вуза.
Основные причины подобной ситуации:
1. Трудности в обучении персонала;
2. Недостаток финансирования.
Можно выделить ряд проблем, которые
возникают на практике:
- потеря документов;
- накопление большого количества неиспользуемых документов;
- отсутствие места для нормативного хранения документов;
- несоблюдение конфиденциальности документов и информации в целом;
- большие трудозатраты на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- дублирование нескольких копий одного и того же документа с последующими его исправлениями и сложностью отслеживания последних «правильных» копий;
- временные трудозатраты на подготовку и согласование документов.
Основные задачи, стоящие перед кафедрой:
- обеспечение эффективной работы всех подразделений;
- упрощение работы с документами, повышение ее эффективности;
- рост производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
- повышение оперативности доступа к информации.
Для устранения выявленных проблем и решения поставленных задач рекомендуется внедрить концепцию документного обеспечения деятельности кафедры информационных систем и компьютерного моделирования, ос-
новная идея которой - развитие учебно-исследовательского процесса на кафедре с помощью эффективного документного обеспечения.
С помощью внедрения концепции можно решить следующие проблемы кафедры:
- снижение конкурентоспособности кафедры как ведущей научно-педагогической школы в сфере теории и практики 1Т.
- уменьшение имеющихся на кафедре научных тем и концепций;
- снижение координации тематики научных исследований аспирантов, их концентрация на основных направлениях научных исследований кафедры;
- уменьшение участия кафедры в общероссийских и международных проектах, регулярное осуществление публикаций по кафедральным темам;
- частичное отсутствие устойчивых научных связей с базовыми партнерами и учреждениями;
- снижение кадрового потенциала кафедры.
Основные инструменты в рамках концепции:
1. Подготовка к изданию и издание учебников и учебных пособий по профильным дисциплинам кафедры. Постоянное совершенствование и систематизация материалов УМК. Разработка фондовых лекций и типовых методических планов проведения занятий по дисциплинам кафедры.
2. Разработка учебно-методических материалов по дисциплинам специализации кафедры по проведению всех видов учебных занятий, а также других пособий, предусматривающих использование наиболее целесообразных форм и методов преподавания, рациональное сочетание методических приемов, эффективное использование современной учебной техники, компьютеров и лабораторного оборудования.
3. Открытое обсуждение проектов учебных программ курсов и учебно-методических материалов.
4. Разработка эффективных способов контроля за освоением студентами учебных курсов: ежемесячное электронное тестирование, обязательность выступления на конференциях и т. д.
5. Формирование библиотеки кафедры.
Одним из важнейших этапов предлагаемой концепции является оценка результативности документного обеспечения как инструмента развития учебно-исследовательской деятельности кафедры.
Критериями данной оценки являются фактически достигнутые результаты по учебно-исследовательской деятельности. Проводить оценку должен заведующий кафедрой. Методика оценки должна быть единой всех кафедр ВУЗа с определенными показателями, которые адекватно отражают ситуацию. Возможно применение программных продуктов.
Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что существующая практика функционирования кафедры выявила серьезные проблемы и недостатки, которые не позволяют сформировать условия, приемлемые для результативной учебно-исследовательской деятельности. То есть кафедра не выполняет функции учебно-исследовательского подразделения. Подобная ситуация требует эффективного и комплексного подхода. Внедрение эффективного документного обеспечения позволит кафедре стать более мобильной, оперативной и эффективной. Кроме этого она сможет быстрее реагировать на изменяющиеся потребности общества и мира в целом.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Бабин, Е. Н. Информационное обеспечение управления вузом: преимущества процессномодульного подхода / Е. Н. Бабин // Университетское управление: практика и анализ. - 2011. - N° 6. -С. 15-22.
2. Бедрина, С. Л. Информационная система как основа эффективного управления кафедрой вуза / С. Л. Бедрина // Культура & общество. - 2006. -С. 10.
3. Воробьева, О. В. Совершенствование документационного обеспечения управления деятельностью ВУЗа / О. В. Воробьева // Вестник Ассоциации ВУЗов туризма и сервиса. - 2007. - N° 2. -С. 63-66.
4. Резник, С. Д. ВУЗ: информационные технологии в системе кадрового делопроизводства / С. Д. Резник, И. А. Панов // Кадровик. - 2008. - № 2. - С. 51-57.
5. Соколов, Е. А. Информационный сервис электронного документооборота ВУЗа / Е. А. Соколов, С. Н. Середа // Современные проблемы науки и образования. - 2012. - N° 5. -С. 106.
6. Страхова, Е. С. Документы Усть-Медведиц-кого окружного училища как памятник региональной деловой письменности XIX века / Е. С. Страхова // Вестник Волгоградского государственного университета. Серия 9, Исследования молодых ученых. - 2012. - № 10. - С. 110-114.
7. Ярыгина, Н. А. Особенности информационного обеспечения для эффективного управления вузом / Н. А. Ярыгина // Вестник Самарского государственного технического университета. Серия: Психолого-педагогические науки. - 2012. - № 1. -С. 221-227.
8. Официальный сайт Волгоградского государственного университета. - Электрон. текстовые дан. - Режим доступа: new.volsu.ru. - Загл. с экрана.
ROLE OF DOCUMENT SECURITY ACTIVITIES OF THE DEPARTMENT IN THE IMPLEMENTATION OF THE FUNCTION OF TEACHING AND RESEARCH UNIT OF THE UNIVERSITY
Anoshko Polina Sergeevna
Student, Russian Language and Documentary Department
Volgograd State University
Prospect Universitetsky, 100, 400062 Volgograd, Russian Federation
Abstract. Analyzes the use of modern technologies in document security department. Identified problems associated with inefficient process of document management. A concept document-security activities of the department as a way to solve the problem.
Key words: bond collateral, Department of the university, teaching and research activities, flow of documents, clerical work, document management department
