Разработка системы поддержки принятия решений при управлении закупками товаров Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ДИСКУССИЯ 4

журнал научных публикаций Ц

Я. М. Евса, аспирант,

кафедра экономики и управления горным производством,

Сибирский государственный индустриальный университет, г. Новокузнецк, Россия, yevsa@yandex.ru, ya.evsa@stroyservis.com

РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ ПРИ УПРАВЛЕНИИ ЗАКУПКАМИ ТОВАРОВ

На примере металлоторговой компании

В настоящее время в условиях все повышающейся конкуренции и нестабильности экономической ситуации наблюдается тенденция значительного снижения эффективности деятельности многих крупных компаний, в том числе компаний, осуществляющих торговую деятельность. Данная тема всегда занимала ключевое место среди актуальных проблем экономической науки. Эффективность — это мера достижения поставленной цели, а целью любого коммерческого предприятия является получение максимально возможного финансового результата. Увеличение прибыли за счет повышения торговой наценки в условиях современной рыночной ситуации невозможно. Крупные покупатели переходят на закупки через электронные тендерные площадки, что накладывает существенные ограничения на цену продаж, при этом, например, цена закупа металлопродукции продиктована ценой завода-производителя. Падение торговой наценки можно частично компенсировать ростом объемов продаж металлопродукции.

Увеличение прибыли за счет повышения торговой наценки в условиях современной рыночной ситуации невозможно Крупные покупатели переходят на закупки через электронные

тендерные площадки, что накладывает существенные ограничения на цену продаж.

Растущий объем реализации продукции неминуемо влечет к созданию еще больших запасов, к росту дебиторской задолженности. Все это в совокупности приводит к одной острой проблеме — потребности в пополнении оборотных средств. Сталкиваясь с такой проблемой, менеджеры компании начинают привлекать новые источники заемных средств, чем, в конечном итоге, только усугубляют положение. В повседневной практике хозяйствующих субъектов постоянно возникает ситуация, связанная с определением объема закупок товара определенного вида. При этом в рамках хозяйствующего субъекта сталкиваются интересы двух групп сотрудников: менеджеров по закупкам (продажам) и сотрудников финансового отдела. Менеджеры по закупкам (продажам) стремятся увеличить объем закупок, исходя из стремления обеспечить себя достаточным количество товаров на складе и других соображений, в частности из-за возможности изменения оптовых цен; а сотрудники финансового отдела пытаются уменьшить этот объем, исходя при этом из понимания

того, что ликвидность активов компании уменьшится, если закупленный товар не будет реализован в том периоде, к реализации в котором он предназначен.1,2 Построение системы поддержки приня- -тия решений при управлении закупками позволит найти компромисс, обеспечив управляющую систему критериями обоснования закупок.

Первым этапом при применении методов принятия решений = является предварительный анализ проблемы и ее структуризация. Обычно этот этап осуществляется опытным консультантом-аналитиком. Именно на этом этапе определяется, что следует принять во внимание, а что отбросить, каковы основные участники ее решения и основные факторы. Системы поддержки принятия решений (СППР) являются человеко-машинными системами, которые позволяют лицам, принимающим решения, использовать данные, знания, объективные и субъективные модели для анализа и решения слабоструктури-зованных проблем. СППР позволяет пользователю обрабатывать и анализировать массивы данных с помощью совокупности моделей объективного характера3.

В сфере организационного управления принято выделять высший, средний и низший уровни иерархической структуры. Наиболее распространенной является точка зрения, что СППР предназначена для руководителей высшего и среднего звеньев административной иерархии, т. е. для тех,

Руководители высшего эшелона

чаще выступают как лица, «ратифицирующие» решения, подготовленные их сотрудниками которые формируют альтернативы и готовят обоснование для выбора.

чья деятельность непосредственно связана с принятием решений. Однако руководители высшего эшелона чаще выступают как лица, «ратифицирующие» решения, подготовленные их сотрудниками, которые формируют альтернативы и готовят обоснование для выбора. В связи с этим в качестве лиц, принимающих решения (ЛПР), принято рассматривать людей (или группы лиц), которые заинтересованы в анализе альтернативных решений и хотят влиять на решение. В их числе могут быть и руководители, и аналитики-посредники, и эксперты — специалисты в различных областях, и сотрудники административного аппарата.

Используемые в СППР средства нацелены на обеспечение пользователя разнообразным технологическим инструментарием и создание комфортных условий для работы пользователя с системой. В рамках информационного подхода СППР относят к классу автоматизированных систем, основное назначение которых — улучшение деятельности работников умственного труда путем применения информационных технологий. Особенности информационного подхода отражает концептуальная СППР, основными компонентами которой являются интерфейс «пользователь-система», базы данных и базы моделей (рисунок 1).

Блоки анализа проблем и принятия решений включают в себя процедуры и методы, позволяющие сформулировать постав-

Рис. 1. Концептуальная модель системы поддержки принятия решений

Внешняя среда системы поддержки принятия решений при управлении закупками

Управляющее воздействие

Методология управления запасами Стратегия руководства

А__________________4_______

Система поддержки принятия решений при '

управлении закупками

Статистические 1 1 1 Комплексный Ранжирование Норматив

данные 1 метод по показателю складского

и данные —Н анализа 'Потенциальная запаса План

по заказам 1 1 ассортимента прибыль с учетом продаж

покупателей 1 и запасов на единицу времени

1 1 товаров товара' на доставку

Механизм

Компьютерная система

Персонал

Обоснованная по величине и ассортименту закупка товаров

Рис. 2. Внешние связи системы поддержки принятия решений при управлении ассортиментом и закупками

ленную проблему, с помощью баз данных, моделей и знаний проанализировать возможности ее решения и получить результат. В СППР включаются также средства для извлечения данных и знаний, построения моделей и манипулирования ими4.

Состав внешних связей системы поддержки принятия решения при управлении закупками товаров на предприятии приведен на рисунке 2. Он представляет собой входящий массив данных, механизм анализа и принятия решений с целью выработки управляющего воздействия по формированию обоснованного портфеля заказов5.

Основу информационного обеспечения системы составляют спрос на товары и внутренние статистические данные. Исходными параметрами системы являются данные анализа за год, предшествующий дате отчета, такие как:

♦ объем продаж по номенклатурным позициям;

♦ средний уровень запасов по номенклатурным позициям в анализируемом периоде;

♦ фактическая маржинальная прибыль (маржа) с единицы продаж;

♦ коэффициент оборачиваемости по номенклатурным позициям.

Используемые в системе поддержки принятия решений средства нацелены на обеспечение пользователя разнообразным технологическим

инструментарием и создание комфортных условий для работы пользователя с системой.

♦ Данные показатели имеют ограниченное назначение и в отдельности не могут отвечать поставленной ранее цели, так как:

♦ объем продаж (в натуральном и в стоимостном выражении) показывает величину продаж, но не учитывает динамику продаж, продажи разовым крупным клиентам, а также не позволяет расставлять приоритеты в выборе номенклатурных позиций для закупа;

♦ оборачиваемость учитывает объем продаж и фактический уровень сложившихся за период запасов, при этом не отражает доходности номенклатурных позиции и характеристики самих продаж (сезонность, удельный вес в общей реализации и пр.);

♦ маржа по номенклатурным позици-

ям является критерием доходности, при этом не учитывает фактический объем продаж в анализируемом периоде и величину запасов.

Комплексный метод анализа ассортимента и величины запасов, расчет показателя потенциальной прибыли на единицу продукции позволяет увязать совокупность вышеперечисленных показателей и способствует принятию решений по величине закупки товаров6.

Состав системы поддержки принятия решений при управлении закупками:

♦ комплексный метод анализа ассортимента товаров и запасов, являющийся синтезом метода ABC/XYZ-анализа и группировки товаров по степени ликвидности. В результате получены четыре класса товаров: товары — локомотивы бизнеса, товары, обеспечивающие ассортимент для торговой деятельности, товары стоп-листа для закупа и класс низколиквидных товаров;

♦ расчет показателя «Потенциальная прибыль на единицу продукции». Чтобы принять решение по ассортименту и величине закупок, необходимо ввести некий комплексный показатель, который бы учитывал объем, характеристики продаж (сезонность, динамика), маржу, величину остатков. Данным показателем является показатель «Потенциальная прибыль с единицы товара» (формула 1):

ППет. = МПе.т.х Коб , (1)

где ППет. — потенциальная прибыль с единицы товара по номенклатурной позиции, руб.;

МПе.т. — маржинальная прибыль по номенклатурной позиции в анализируемом периоде, руб./тн;

коб — коэффициент оборачиваемости за анализируемый период, оборотов.

Экономический смысл этого показателя заключается в том, что он показывает, каков потенциальный доход каждой единицы товара (и*ш), осуществляющей в периоде п-оборотов при существующей марже в ш рублей.

При этом показатель потенциальной прибыли с единицы продукции позволяет принимать решения в рамках схожей по характеристикам продаж продукции, что возможно при использовании предлагаемой модели группировки складских остатков на основании синтеза методов ABC/XYZ-анализа продаж и метода деления складского запаса по ликвидности.

При выборе номенклатуры для закупки приоритет должен быть отдан классу значимости 1, далее классу значимости 2.

♦ Определение норматива складских остатков.

♦ Планирование продаж является важным не только при управлении сбытовыми запасами в процессе реализации продукции, но и в деятельности предприятия. Именно продажи — основной источник финансовых поступлений. План продаж является базой для разработки плана производства и закупок.

I---------------------------------------------------------------1

Основа системы поддержки принятия решений в управлении ассортиментом и величинами | закупок |

Л

Рис. 3. Структура модели поддержки принятия решения в управлении ассортиментом и запасами

♦ Планирование закупок на основании фактических остатков на складе по номенклатурным позициям, норматива запаса и плана продаж.

Определить фактический дефицит или профицит товара на складе на конец анализируемого периода позволяет расчет величины товарного запаса (формула 2):

ТЗдн = Зкп

Оср.дн.

(2)

где ТЗдн — товарный запас, дней;

Зк.п. — запас на конец анализируемого

периода, тонн; Оср.дн. — среднедневная отгрузка за анализируемый период, тонн.

Учитывая среднее время размещения и доставки товара на склад филиала, определяется товарный запас на конец анализируемого периода с учетом доставки (формула 3).

13 дн = ТЗдн - 1 пост (3)

где ТЗдн — товарный запас с учетом времени поставки товара до склада, дней;

Тпост — время на поставку товара на склад, дней.

Если значение данного показателя меньше или равно нулю, следует сделать заказ по данной номенклатурной позиции, так как с учетом времени доставки номен-

Л <

Определение величины товарных запасов

1

Идентификация товара

Да

Конец

Рис. 4. Алгоритм формирования портфеля заказов Департамента металлов

Таблица 1

Расчет потребности в товаре для обеспечения рабочего запаса на складе

Номенклатура Реализация, тн/год Остаток на 01.01.13, тн Фактический товарный запас в днях продажи, дн Средний период доставки, дней Норма запаса, дней Товарный запас с учетом доставки, дн Закуп план, тн

1 2 3 5=[3]/([2]/ /365) 6 7 8 9

1. Группа товаров-локомотивов бизнеса

швеллер 22П 50 0 45 30 0 4,11

лист 3 мм г/к 1,5 х 6 м ст3сп5 69,7 10,21 53 45 30 8 4,11

лист 30 мм ст.09Г2С 36,38 0 45 30 0 2,99

труба проф. 100 х 100 х 4 83,65 2,84 12 45 30 0 6,88

Таблица 2

Расчет эффекта от перехода на модель поддержки принятия решения по результатам анализа 1 квартала 2013 г.

Номенклатура Реализация, тн Остаток на 01.01.13, тн ПЛАН закупки, тн ФАКТ закупки, тн Отгрузка за 1 квартал 2013 г., тн Остаток на 01.04.13, тн Эффект, тн

1 2 3 4 5 6 7 8=[5]-[4]

1. Группа товаров-локомотивов бизнеса

лист 8 мм ст.09Г2С 78,6 24,94 0 14,73 2,83 36,84 14,73

лист 10 мм.ст.09Г2С 122,38 5,08 10,06 53,17 9,35 48,9 43,11

лист 12 мм 122,03 57,38 0 50,41 28,06 79,73 50,41

лист 20 мм 200,92 41,23 0,06 15,56 28,04 28,75 15,5

лист 25 мм 60,55 11,89 0,56 28,66 7,29 33,26 28,1

проволока ВР-1 ф5 87,32 6,95 7,18 20 2 24,94 12,82

труба 89 х 3,5 св 108,68 19,21 3,12 31 3,22 46,99 27,88

труба 108 х 4 св 153,06 40,6 0 32,29 26,15 46,74 32,29

труба 219 х 6 св 182,14 4,93 14,97 50,22 1,86 53,29 35,25

труба 325 х 8 св 145,51 78,03 0 23,21 38,48 62,76 23,21

швеллер 20Уст 09Г2С 117,85 11,36 9,69 66,69 17,1 60,95 57,01

2. Группа товаров для поддержания рабочего ассортимента

лист 16мм.ст.09Г2С 66,13 49,73 0 50,13 39,17 60,69 50,13

труба 325 х 8 цт 39,89 3,91 3,28 15,66 3,91 15,66 12,38

труба проф. 25 х 25 х 1,5 3,07 3,09 0 11,35 2,24 12,2 11,35

труба проф. 40 х 25 х 1,5 18,68 4,6 0 18,75 2,42 20,92 18,75

уголок 63 х 5 ст3 16,41 23,47 0 33,16 16,7 39,93 33,16

уголок 90 х 7 44,77 15,44 0 19,92 9,69 25,67 19,92

швеллер 14П ст3сп 13,52 17,22 0 28,17 15,43 29,96 28,17

3. Стоп-лист для закупа

круг 6,5 длина 4-6 м 0,36 1,47 0 1,63 1,47 1,63 1,63

лист 4 мм г/к 1,5 х 6м 7,68 8,61 0 1,13 5,65 4,09 1,13

труба 15 х 2,8 вгп 1,03 0,01 0,08 3,39 0,01 3,39 3,31

труба 76 х 5 цт 8,29 1,92 0 4,81 0,9 5,83 4,81

труба 133 х 6 цт 10,39 14,04 0 0,87 7,12 7,79 0,87

труба 159 х 8 цт 16,61 11,65 0 1,6 13,25 1,6

4. Низколиквиды

труба 57 х 6 цт 0,08 0 1,49 1,57 1,49

труба 325 х 9 цт 0,8 0 0,95 1,75 0,95

клатурная позиция окажется дефицитной, что приведет к упущенной выгоде, связанной с неудовлетворенным спросом.

Результирующий показатель величины закупки отражен в формуле 4.

Заказ = Оф + Отранз + ^ х Оср.дн , (4)

где Заказ — величина закупки по номенклатурной позиции, тонн;

ОФ — согласованная величина отгрузки под крупных клиентов, тонн;

Отранз — заказ под планируемые транзитные поставки, тонн;

N — норматив товарного запаса на складе, дней;

Оср,дн. — среднедневная по анализируемому периоду отгрузка товаров со склада, тонн.

Составляющая М х Оср.дн формулы 4 является инвестицией в фактический товарный запас, призванный обеспечить ритмичность и бесперебойность торговой деятельности.

В результате предложенной системы поддержки принятия решений алгоритм формирования портфеля заказов Департамента металлов состоит из закупки товаров под согласованные с покупателями потребности и данных, полученных благодаря системе поддержки принятия решений (рисунок 4).

Пример планирования величины закупки на основании данных системы поддержки принятия решений в управлении ассортиментом и величиной запасов представлен в таблице 1.

Расчет эффекта от перехода на систему поддержки принятия решений в управлении ассортиментом и величиной запасов выявил при анализе закупочной деятельности 1 квартала 2013 г. позиции, закупка которых является необоснованной по величине и ассортименту (таблица 2). По данным анализа одного из филиалов ЗАО «Стройсервис» величина необоснованного закупа составила 8,6 % от общей суммы закупок за 1 квартал 2013 г.

Величина денежных средств, отвлеченных из товарного оборота в излишне созданных запасах составила по анализируемому складу 13,9 млн. рублей, которые целесообразно было инвестировать в позиции класса 1 с недостатком рабочего запаса на скла-

де. При реализации продукции на 13,9 млн. рублей с средней торговой наценкой склада потеря в валовой прибыли филиала за квартал составила 1,3 млн. рублей.

Таким образом, предлагаемая система поддержки принятия решений в управлении ассортиментом и величиной запасов позволит обосновать решение по выбору ассортимента и величины закупок, упорядочить процесс закупочной деятельности, -'(jj

1. Заложнев А. Ю. Модели принятия решений об объемах закупок фирмой — оптовым покупателем в зависимости от оценки объемов предстоящих розничных продаж [Электронный ресурс] / А. Ю. Заложнев // УБС. - 2003. - №4. - Режим доступа. — URL: http://cyberleninka.ru/article/n/ modeli-prinyatiya-resheniy-ob-obemah-zakupok-firmoy-optovym-pokupatelem-v-zavisimosti-ot-otsenki-obemov-predstoyaschih-roznichnyh (дата обращения: 10.08.2013).

2. Рогожкина Н. Л. Что влияет на управление сбытовыми запасами [Электронный ресурс] / Н. Л. Рогожкина // ЛОГИНФО. — 2012. — Режим доступа. — URL: http://loginfo.ru/issue/104/1101 (дата обращения: 10.08.2013).

3. Ларичев О. И. Система поддержки принятия решений: современное состояние и перспективы развития / О. И. Ларичев, А. Б. Петровский // Итоги науки и техники. М.: ВИНИТИ, 1987. Т 21, с. 131164.

4. Там же

5. Пинигин Е. Б. Управление запасами на предприятиях оптовой торговли: актуальность, структура, особенности [Электронный ресурс] / Е. Б. Пинигин // Прикладная информатика. - 2006. - №6. - Режим доступа. — URL: http://cyberleninka.ru/article/n/ upravlenie-zapasami-na-predpriyatiyah-optovoy-torgovli-aktualnost-struktura-osobennosti (дата обращения: 02.08.2013).

6. Евса Я.М. Оптимизация методов управления складскими запасами на примере металлоторговой деятельности ЗАО «Стройсервис» // Дискуссия. — 2013. — №8 — С. 62-66.