CC BY
1066
Граб В.П., Паникова Т.В.
ПРОЦЕДУРА ОЦЕНКИ ПОСТАВЩИКОВ И КАЧЕСТВА ПОКУПНЫХ ИЗДЕЛИЙ, МАТЕРИАЛОВ (ПКИМ).
Задачи, решаемые при управлении закупками
Качество поставляемых изделий во многом обеспечивается использованием качественных материальных ресурсов. В отечественных стандартах Системы разработки и постановки на производство вооружений и военной техники (СРПП ВТ) установлены жесткие требования к организации закупок: «Выбор квалифицированных поставщиков проводят на основе оценки их способности и возможностей обеспечить заданный технический уровень и качество поставляемых материалов при минимальной их стоимости, поставку в требуемых объемах и в заданные сроки, а также их заинтересованности в обеспечении соблюдения указанных требований. Оценка способностей поставщика может быть проведена на основе данных о сертификации системы качества поставщика и сертификации выпускаемых им изделий, а также на основе опыта сотрудничества с данным поставщиком и его репутации у других потребителей».
Хорошо организованная система материально-технического обеспечения позволяет предприятию, с одной стороны, снизить издержки, с другой - гарантировать потребителю поставку продукции требуемого уровня качества по приемлемой цене.
Для обеспечения результативной и эффективной деятельности предприятия по управлению закупками необходимо предусматривать наряду с оценкой деятельности поставщиков анализ качества закупаемой продукции до начала ее поставки, при этом выделены следующие основные направления проводимых работ:
- своевременное, результативное и точное определение потребностей и требований к закупаемой продукции;
- оценка стоимости закупаемой продукции с учетом стоимости поставки;
- верификация закупленной продукции;
- гарантийная замена несоответствующей закупленной продукции;
- требования к материально-техническому обеспечению;
- идентификация и прослеживаемость продукции;
- сохранение продукции;
- возможность улучшения качества закупаемой продукцией, имеющей отклонения от требований;
- доступ на предприятия поставщика;
- получение информации о режимах применения ПКИ и , монтаже или;
- оценка перспектив развитие поставщиков;
- определение и уменьшение рисков, связанных с закупленной продукцией.
Своевременное и точное определение потребностей и требований к закупаемой продукции является одним из важных факторов, влияющих на эффективность деятельности по управлению закупками.
На этапе проектирования определяются требования к показателям качества покупных изделий и материалов (ПКИМ) и их номенклатуре. Необходимые характеристики поставляемых ПКИМ устанавливает главный конструктор изделия при разработке КД. Внутренними потребителями ПКИ на предприятии являются:
- ГК, при проведении предварительного макетирования и отработки схемо-технических решений;
- производственный отдел (ПО), в который поступают покупные изделия и материалы для применения их в производстве.
Технический отдел предприятия (ТО), на основе информации от ПО, ОМТО, ГК, испытательских подразделений, осуществляет ведение картотеки поставщиков с отражением в ней информации о качестве поставляемых ПКИ. Выбор ПКИ при разработке схемо-технических решений производится с учетом рекомендаций ТО
Оценка, выбор и утверждение поставщиков ПКИМ осуществляется в следующих случаях:
- при необходимости закупки материалов, ранее не использовавшихся в производстве;
- при необходимости замены поставщика из-за снижения качества поставляемых материалов, нарушения сроков поставки;
- при неприемлемости цены на ПКИМ;
- в случае, когда поставщик не может обеспечить необходимый объем поставок в нужные сроки.
Контроль качества закупленных материальных ресурсов и проведение корректирующих и предупреждающих действий по предотвращению отклонений от установленных требований осуществляется для обеспечения качества при изготовлении изделий, при этом необходимо выполнение ряда процедур, направленных на создание и функционирование стабильных управляемых условий производства. Одной из важнейших процедур для обеспечения управления производственными процессами является подготовка производства, составной частью которой является процесс закупок, его планирование на основе проработки конструкторской документации.
Планирование закупок осуществляется в рамках разработки плана
предприятия при осуществлении работ (проектирование, изготовление,
испытания) по выполнению договорных обязательств.
В рамках деятельности при подготовке производства предприятие включает следующие направления работ по управлению закупками:
- «Проработка КД» - на основании разработанной схемотехнической документации определяется перечень покупных комплектующих изделий, составляется заявка на их приобретение (ГК);
- «Технологическая подготовка производства» - определяются требования к способам установки, контроля параметров покупных комплектующих изделий (технологическая служба);
- «Подготовка и аттестация рабочих мест и исполнителей» - аттестация рабочих мест и контрольно-измерительного оборудования на соответствие требованиям, заложенным в технологической документации, подготовка специалистов для проведения работ по установке, монтажу, использованию ПКИМ, аттестация исполнителей для проведения особо ответственных технологических операций;
- «Разработка и изготовление ТНА» - разработка и изготовление необходимой аппаратуры, обеспечивающей проведение работ по установке, монтажу ПКИМ, проверок и испытаний в процессе производства;
- «Входной контроль» - проводят с целью обеспечения производства покупной и поступающей по кооперации продукцией, отвечающей требованиям действующей нормативно-технической документации, а также положений, технических решений и других руководящих документов, устанавливающих требования к качеству продукции;
- «Метрологическая подготовка производства» - приобретение необходимых контрольноизмерительных приборов, обеспечивающих точность измерений процессов и проверку параметров покупных изделий, конкретизация выполняемых задач и их корректировка в соответствии с изменяющимися условиями.
Поддержание порядка идентификации, приемки, учета, хранения и отпуска в производство ПКИМ.
В сферу управления производственным процессом включается также выполнение требований идентификации и прослеживаемости материалов, комплектующих изделий, деталей и готовой продукции на всех стадиях жизненного цикла продукции, включая эксплуатацию.
Важное место при контроле материальных потоков в процессе производства принадлежит прослежива-емости, т.е. способности проследить предысторию, использование или местонахождение объекта. Принцип прослеживаемости применительно к ПКИМ означает, что по каждому виду продукции соответствующим образом фиксируются особенности этапов ее изготовления и перемещения.
Это необходимо для обеспечения следующих основных принципов:
обеспечения однородности партий;
избежание появления смешанных изделий (деталей);
последовательного использования расходуемых материалов;
выявления отказов изделий;
минимизации возвратов продукции;
оценивания результативности корректирующих и предупреждающих действий.
Основным средством обеспечения прослеживаемости является идентификация - установление принадлежности объекта к определенному виду или группе. На всех стадиях производственного цикла, а также при поставке и эксплуатации продукции, идентификация позволяет отличить данный объект от всех аналогичных объектов. С помощью идентификации определяется местонахождение исследуемого объекта: материалов, комплектующих изделий, единиц или партий готовой продукции, технической документации и др. Чтобы идентифицировать продукцию, ее составным частям (деталям, сборочным единицам), а также поступающим в производство материалам и комплектующим изделиям должно быть присвоено однозначное кодовое обозначение, обеспечивающее возможность их опознания. Способы идентификации и просле-живаемости продукции выбираются с учетом технической и экономической целесообразности, требований потребителя и технологического маршрута изготовления изделия.
Таким образом, реализация в полном объеме требований международных стандартов к системе менеджмента качества при производстве изделий позволяет гарантировать заказчику не только качество отдельного приобретенного им изделия, но и качество производства, услуг, контроля и управления в масштабах всего предприятия.
Разработка процедуры оценки поставщиков и качества поставляемых изделий, являющейся составной частью процесса
«Закупки» системы менеджмента качества предприятия, осуществляется с целью предотвращения непреднамеренного приобретения несоответствующих ПКИМ, которые могут стать потенциальной предпосылкой несоответствий продукции, поставляемой потребителю.
При выборе поставщиков следует отдавать приоритет организациям, имеющим сертификат соответствия СМК требованиям ГОСТов, другим НД, выданным органами по сертификации СМК, уполномоченными государственным заказчиком, а также предприятиям, имеющим «Лицензию второго поставщика».
При выборе поставщиков (Рис. 1), производится оценка их деятельности и поставляемой продукции по следующим критериям:
- опыт предприятия;
- деятельность поставщиков в сравнении с деятельностью конкурентов;
- качество закупленной продукции, цены, осуществления поставки и реагирования на проблемы;
- система менеджмента поставщиков и оценка их потенциальной способности обеспечивать потребителей необходимой продукцией результативно, эффективно и в соответствии с графиком;
- контроль сведений и имеющихся данных поставщика об удовлетворенности потребителей;
- финансовая оценка обеспечения жизнедеятельности поставщиков в течение предполагаемого периода поставки и сотрудничества;
- реагирование поставщиков на запросы, котировки и участие в тендерах;
- реагирование поставщиков на запросы о способах монтажа и условиях применения ПКИ;
- осведомленность поставщиков и соответствие применимым законодательным и другим обязательным требованиям;
- возможности материально-технического обеспечения со стороны поставщиков, включая местонахождение и ресурсы;
- положение и роль поставщика в обществе, а также его восприятие обществом.
Рис. 1 Базовая схема процедуры выбора поставщиков
По результатам совместной деятельности с поставщиком и оценки его способности поставлять продукцию, соответствующую требованиям предприятия осуществляется повторная оценка поставщика.
Все данные, представленные в нижеследующей таблице 1, оцениваются в сравнении с потенциальным поставщикам, с продукцией - аналогом
Таблица 1. БАЗОВЫЕ КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ ПОСТАВЩИКОВ
Критерии оценки Показатели оценки
Репутация поставщика как делового партнера по данным опроса потребителей его продукции выполнение контрактных обязанностей экономическое положение политика в отношении долгосрочных связей ценовая политика и т.д.
Наличие у поставщика системы менеджмента качества Соответствие системы менеджмента качества: - типу производства заказчика - отечественным/международным стандартам и т.д.
Производственные/технологические возможности обеспечения качества - техническая оснащенность - эффективность технического и превентивного контроля продукции - эффективность контроля параметров ТП т.д.
Условия поставки возможные объемы поставок в установленные сроки вид и норма отгрузки - вид транспорта, дальность транспортировки, транспортные расходы.
Послепродажное взаимодействие/ сервис межфирменная коммуникабельность запросы, консультации готовность к кооперации готовность к удовлетворению необходимых пожеланий и т.д.
Деятельность предприятия по управлению закупками
Последовательность оформления документации по закупкам, последовательность проведения работ по материально-техническому
обеспечению, этапы, на которых производится верификация покупных изделий, материалов, комплектующих, с указанием оформляемых документов и подразделений, ответственных за проведение работ, представлены в СТП «СМК. Закупки. Материально-техническое обеспечение».
Информация по закупкам
Информация по закупкам содержит описание заказанной продукции, включая, где это необходимо:
- требования к утверждению продукции, процедур, процессов и оборудования;
- требования к квалификации персонала;
- требования к системе менеджмента качества.
Организация обеспечивает адекватность установленных требований к закупкам до их сообщения поставщику.
Верификация закупленной продукции
Организация разрабатывает и осуществляет контроль или другую деятельность, необходимую для обеспечения соответствия закупленной продукции установленным требованиям к закупкам путем - проведения входного контроля, разработки инструкций по входному контролю и т. д.
Если организация или её потребитель предполагают осуществить верификацию на предприятии поставщика, то организация устанавливает в информации по закупкам предполагаемые меры по проверке и порядок выпуска продукции у поставщика.
Выявление требований к процессу закупок.
Требования к закупаемой продукции устанавливаются подразделениями предприятия в соответствии с направлениями их деятельности, а именно:
ГК в части номенклатуры и технических характеристик ПКИМ;
ТО в части номенклатуры (наличие ПКИ в «Перечне разрешенных к применению изделий») и соответ-
ствия технических характеристик;
ОМТО в части требований к поставке;
ПО и ОМТО в части требований к количеству и срокам;
ЮО в части законодательных требований;
СК в части требований к СМК организации-поставщика;
ПЭО в части финансовых ресурсов, денежных расчетов и цены.
Входная и выходная информация процесса, связанная с качеством, необходимая для оценки резуль-
тативности закупок представлены в таблице 2. Таблица 2_______________________________________
Процесс Информационный вход Информационная обработка Информационный выход
Закупки Перечни ПКИМ, списки поставщиков Технические характеристики, Сформулированные потребности Выбор и оценка поставщиков Составление заказа, приобретение ПКИМ, проверка качества ПКИМ Результаты оценки (повторной оценки) поставщиков Информация о качестве ПКИ, График проведения корректирующих и предупреждающих действий
Характеристики процесса закупок, необходимые для измерения и оценки, выделены с целью мониторинга полученных данных и использования результатов при оценке, выборе и повторной оценке поставщиков, а также для обеспечения результативности процесса. Результативность процесса определяется по критериям, представленным в «Листе результативности» (Таблица 3):
Таблица 3 Лист результативности процессов системы менеджмента качества
Процесс, измеряемый параметр Единица измерения Квартал 200 г. Результаты измерения
1 2 3 4
Закупки
Соблюдение условий поставок да/нет/ частично
Соответствие поставщиков требованиям ГОСТов да/нет/ частично
Качество закупок (данные входного контроля) Брак, %
Претензии к поставщикам Количество
Задержки в поставке ПКИМ Дни
Оценка поставщика
Оценка поставщика определяется как индекс качества поставок, приписываемый поставщику на основе выполнения заказов в прошлом. В любой системе оценки поставщиков желательно наличие общей базы для обеспечения сопоставимости поставщиков. Для хорошей системы оценки поставщиков необходимо наличие формальных процедур связи между потребителем и поставщиком, с помощью которых возможно регулярно обмениваться информацией как о забракованной, так и о доброкачественной продукции. Должны существовать система немедленной обратной связи, действующая в случае обнаружения брака, и процедуры, обеспечивающие скорейшее его обнаружение. Потребитель должен всегда быть готовым к оказанию максимальной помощи своим поставщикам, и особенно если его персонал обладает высокой квалификацией в области управления качеством или в специальной области.
Почти во всех схемах оценки поставщиков сосредоточивается внимание на измерении качества поступающих изделий, но не всегда учитываются другие факторы, такие, как цена, своевременность поставок, предоставляемое поставщиком обслуживание. Хотя соответствие установленному уровню качества играет очень важную роль, но эффективность закупки с точки зрения издержек в большинстве случаев является решающим фактором, поэтому следует учитывать и перечисленные выше факторы. Решение вопросов оптимизации действующей структуры поставщиков по номенклатуре ПКИ необходимы для
осуществления производственной деятельности. Выбор поставщиков осуществляется на основе:
1) анализа базы имеющихся поставщиков и номенклатуры поставляемых изделий;
2) анализа поставщиков на соответствие критериям отнесения поставщика к итоговой группе, включая:
-Оценку затрат на качество ПКИ на основе анализа причин отказов ЭРИ по темам (изделиям);
-Итоговую оценку затрат, связанных с устранением выявленных несоответствий в структуре себестоимости изделия.
Процедура анализа и его результат
Каждый отказ ПКИ на предприятии регистрируется в Журнале учета отказов (ЖУО), с указанием при-
чин, категорий, виновников отказа. Группой
по анализу отказов (ГАО) ежемесячно составляются отчеты по количеству и номенклатуре отказавших ПКИ (Таблица 4), с учетом их стоимости.
По результатам анализа отчетов за год производится выборка наиболее дорогостоящих или часто отказываемых ЭРИ. По информации, полученной из отдела материально-технического обеспечения, технического отдела определяются поставщики этих изделий, а также объемы поставок и стоимость ПКИ. Собранная информация заносится в специальную таблицу (Таблица 5), учитывающую номенклатуру ПКИ и поставщиков, а также ряд специальных условий, таких как: наличие сертификата по СМК, наличие лицензии второго поставщика, стоимость ПКИ и количество отказов в прошлом.
Проводится анализ поставщиков на соответствие критериям выбора:
- наличие сертификата по СМК;
- количество отказов ПКИ, поставляемых в прошлом каждым поставщиком;
- цена на закупаемую продукцию в сравнении с аналогами;
- качество осуществления поставки: сроки, объем, номенклатура;
- реагирование на проблемы и запросы предприятия;
- опыт поставщика;
- возможности обслуживания, монтажа и поддержки со стороны поставщика.
Но в то же время, необходимость учета не только количества отказавших ПКИ, но и стоимости (затрат) на устранение выявленных несоответствий по закупленной продукции для обеспечения более полного анализа и оценки деятельности по закупкам вынуждает предприятие производить оценку этих затрат. Поскольку показательными в данной ситуации являются затраты на качество по каждому из раз-
рабатываемых изделий, целесообразно осуществлять расчет затрат на замену отказавших ЭРИ по темам (изделиям).
По результатам ежемесячных отчетов составляется итоговый отчет о динамике стоимости брака за
год по изделиям и составляется итоговая диаграмма.
Для оценки затрат на качество необходимо осуществлять оценку затрат на устранение выявленных несоответствий (отказы ЭРИ) в структуре себестоимости разрабатываемого изделия. Форма ведения записей по отказам ПКИ, с указанием причин и виновников возникновения отказов, стоимости ПКИ и работ, связанных с проведением анализа и устранением несоответствий. Таблица заполняется ежемесячно и позволяет получать информацию о несоответствиях по всем перечисленным показателям и стоимости несоответствий по каждому из изделий
Таблица 4. Пример ОТЧЕТА ПО ЗАТРАТАМ НА БРАК (ЭРИ)ЗА 200 г.
№ № Дата Тема Наимено- вание изделия Децималь ный номер Этап замены ЭРИ Вид забрако-ван-ных ЭРИ Количество Стоимость брака ЭРИ с НДС, руб
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. 01.03 аааа блок 2..135.705 регулировка ЕРМ7128БЬС 1 1311-60
2. 03.03 ббб плата 3.055.116 регулировка 1812- 10мкГнСМ45323 2-100к 1 4-44
Для обеспечения процедуры оценки затрат на выявленные несоответствия на предприятии разработа-
ны следующие стандарты предприятия:
-СТП «Оценка затрат на качество»
-СТП «Классификатор отказов»
- СТП «Анализ отказов изделий»
- СТП «Управление несоответствующей продукцией» и т.д.
Порядок проведения работ по оценке поставщиков определен стандартом предприятия «Закупки» и «Методикой оценки поставщиков».
Результатом процедуры выбора поставщиков являются:
- дополнения или изменения действующего на предприятии первичного перечня приемлемых поставщиков;
- выбор наиболее приемлемых ПКИМ;
- выявление доли затрат на устранение выявленных несоответствий в структуре себестоимости разрабатываемого изделия,
-минимизации возвратов продукции;
-обеспечение заданного технического уровеня и качества поставляемых ПКИМ,
- минимизация стоимости ПКИМ, поставка в требуемых объемах и в заданные сроки,
