CC BY
242
УДК 004.91, 378.1
1 2 3 3
В.В. Белош , В.В. Быстров ' , С.В. Дмитриев
1 Чистопольский филиал "Восток" Казанского национального исследовательского технического университета им. А. Н. Туполева
2 ФГБУН Институт информатики и математического моделирования Кольского НЦ РАН
3 Кольский филиал ПетрГУ
ПРОГРАММНЫЙ МОДУЛЬ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ ВУЗА
Аннотация
Рассматривается разработка программного модуля на основе современных веб-технологий, способного автоматизировать сбор заявлений абитуриентов и хранить их персональную информацию, для дальнейшего построения списков предварительного зачисления, на базе приемной комиссии КФ ПетрГУ.
Ключевые слова:
автоматизация, приемная комиссия, абитуриент.
THE SOFTWARE MODULE OF AUTOMATED DOCUMENT PROCESSING STUDENTS ADMISSION COMMISSION
Abstract
Development of software module based on modern web-technology, that can automate the enrollees applications collection and storage their personal information for the further construction of the pre-enrollment list, on the basis of the Kola Branch of Petrozavodsk State University admission сommittee.
Key words:
automation, admission committee, enrollee.
Введение
Любая деятельность человека, связанная с обработкой информации, представленной на бумажных носителях, сопровождается рядом трудностей, например, такими как: проблема хранения, проблема физического износа, проблема извлечения информации и т.д. Для решения такого рода проблем в последние десятилетия успешно применяются информационные технологии и вычислительная техника. Этот процесс проявляется себя в виде разработки различного рода прикладных информационных систем: систем автоматизации документооборота, информационных систем поддержки управления предприятием, систем поддержки принятия решения и других.
Рациональное внедрение программных систем в деятельность подразделения, как правило, позволяет повысить оперативность и достоверность получаемой информации, сократить время на текущий сбор и обработку информации, что приводит к высвобождению рабочего времени рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций.
Основные аспекты деятельности приемной комиссии вуза
Во время проведения приемной кампании сотрудникам вуза приходится работать с большим потоком бумажных носителей информации: заявлениями и сопровождающих их документами, что в целом негативно сказывается на
производительности труда [1]. Для автоматизации рутинных операций с данными и документами сотрудника приемной комиссии вуза необходимо разрабатывать специализированные программные средства, которые позволят снизить вероятность появления ошибки за счет минимизации влияния человеческого фактора на процессы обработки и оперирования данными.
Во время проведения приемной кампании ФГБО ВПО «Петрозаводский государственный университет» Кольского филиала (КФ ПетрГУ) сотрудники приемной комиссии обычно выполняют следующие действия:
- принимают от абитуриента заполненное от руки заявление и копии документов;
- при получении каждого нового заявления ему присваивают идентификационный номер;
- после этапа сбора заявлений каждое из них сканируется и, с помощью имеющегося программного обеспечения, вся персональная информация заносится в базу данных (БД);
- производят процесс зачисления в автоматизированном режиме;
- формируют приказы зачисления;
- формируют дела зачисленных студентов для передачи в студенческий отдел кадров вуза.
В соответствии с правилами приема в вуз, действующими в 2013 году, процесс зачисления сводится к выполнению следующих шагов:
• В таблицах БД для каждой из возможных специальностей или направления подготовки формируются предварительные списки зачисления и ранжируются по суммарному балу по определенному предмету.
• Производится цикличное отсеивание абитуриентов с приоритетом выше «единицы», членом приемной комиссии вручную.
• После получения оригиналов документов, конкретной записи присваивается метка «подлинник». Абитуриенты, не предоставившие оригиналов документов, исключаются из списков, в результате чего высвобождаются новые места, что требует повторного выполнения действий, проделанных на втором этапе.
В результате проведения всех трех этапов формируются окончательные списки зачисленных.
Описание действующей информационной системы поддержки приемной кампании вуза.
В настоящее время, приемной комиссией КФ ПетрГУ используется унитарная программная система по учету и обработке заявлений абитуриентов. Она включает в себя:
ABBYY FormReader 6.0 - система ввода форм, заполненных от руки или на принтере, с применением технологии ICR (Intelligent Character Recognition).
Программа ENRANTS, позволяющая:
- формировать списки зачисления, по указанным абитуриентами приоритетам;
- фильтровать списки с учетом наличия подлинников документов абитуриента и окончательного прохождения по выбранной специальности.
С ростом требований Министерства образования и науки РФ к организации и информационному сопровождению приемной кампании вузами возникла необходимость расширения спектра решаемых задач используемого в настоящее время программного обеспечения. Данное расширение было принято реализовать в виде отдельного программного модуля, интегрированного в существующее программное решение за счет использования единой БД.
Учитывая пожелания членов приемной комиссии, было решено добавить возможность удаленного заполнения заявлений на поступление и построения списков предварительного зачисления, без использования программ по распознаванию текстов.
Реализация программного модуля
Для хранения накапливаемой, на этапе сбора заявлений абитуриентов информации была доработана база данных с учетом возможности внесения данных с веб-ресурсов, в частности, с корпоративного сайта КФ ПетрГУ.
База данных состоит из пяти таблиц, содержащих персональные данные поступающих. Все поля таблиц атомарны и каждая запись в таблице уникальна, благодаря уникальному идентификатору FileID - номер дела.
(ЬЗ
^ Р11 еЮ(Нонер дел а) ги5(Балл русский язык] ги5йау[День сдачи русского языка) Ш5ГП0П№[Месяц сдачи русского языка) та^Балл математика) п^с1ау(День сдачи математики) гг^тог^ИМесяц сдачи математики) |£^Балл иссгория]
1$1с1ау|День сдачи истории) опИпМесяц сдачи истории) оЬ$(Балл общесгвознаение) оЬ5с1ау(День сдачи обществазнания) оЬзглоп^Месяц сдачи общесгвознания] ЫоЬаЩБалл биология)
Ыос1ау(День сдачи биологиия) ЫотопШ(Месяц сдачи биологии) т^Балл русский язык)
1пГс1ауДень сдачи русского языка) тГтогЛЬ
tbl
^ FileID(HoMep дела) со (Кон кур с: общий) сс(Ко нкур с: цел ево й) cv(Bие конкурса) 1з(Льгота: сирота)
II (Льгота: инвалид) 1г[Льгота:родитель ш
вал ид)
tb4
‘i1 Fi I eld (Ном ер дела) school (Школ а) gimn (Гимназия)
Мс(Лицей) col (Колледж)
Р11[Проф Училище) schnum(HoMep школы) с!ос(]ау(День выдачи аттестата) do cm о nth (Месяц выдачи аттестата) йосуеаг(Год выдачи аттестата) eng (Английский язык) пет(Немецкий язык) drug (Другой язык)
“5 FileId(hoMep дела) пате(Имя)
5игпате(Фамилия)
midname(OT4ecTBo)
Ьгіау(День рождения) bmonth (Месяц рождения) Ьуеаг(Год рождения) р5ег(Серия паспорта) рпит(Номер паспорта) рйауЩень выдачи паспорта] pm о nth (Месяц выдачи паспорта) руеаг(Год выдачи паспорта) гГ5Іа1е(Российское гражданство) 5Іа1е(Гражданство - не РФ) city (Гор од-п р о п и ска) street(Vn и ца -п р о п иска) МоикеЩом-прописка) рМопе(Гелефон)
tb5
W Fil eld (Но мер дела) infs(HH$ Системы) ес(Экономика) gd (Горное дело] пгі(Информ и ВТ) дгп(Гос и МунУп] ее(ЭиЭ ВЭЭ) Ьіг(Бизнес-Инф) зос(Социология) tf(Tex Физика]
Ыо [Биология] уг(Юриспруд)
№1- Вид конкурса №2- Личные данные №3- Экзамены №4- Учебное заведение №5- Приоритеты специальностей
Рис. 1. Концептуальная схема базы данных абитуриентов
Для оперирования с БД была разработана веб-страница, которую планируется интегрировать с корпоративным сайтом. Интерфейс веб-страницы предельно прост и не содержит никакой мультимедийной нагрузки, что позволяет пользователю не рассеивать внимание на лишних элементах, а сосредоточиться на выполнение конкретных действий. Чтобы обеспечить
возможность документирования информации, была разработана версия страницы для печати. Для реализации версии для печати были использованы средства CSS (Cascading Style Sheets — каскадные таблицы стилей).
Для проведения процесса зачисления был разработан программный модуль, который может использоваться вместо или параллельно с другими компонентами уже существующей информационной системы. Программный модуль разработан в среде программирования Delphi, входящей в интегрированный пакет разработки приложений BDS 2006. Он обладает предельно простым пользовательским интерфейсом (рис. 2) и достаточным функционалом для решения поставленных задач.
В качестве основных функций разработанного программного модуля можно выделить следующее:
- импорт/экспорт данных из/в БД информационной системы с возможностью задания критериев различного вида;
- формирование списков рекомендованных к зачислению по каждому направлению подготовки и специальности с возможностью вывода на печать;
- подготовка данных в нужном формате и передача другим компонентам информационной системы поддержки деятельности приемной комиссии вуза.
Рис. 2.Интерфейс разработанного программного модуля
Процесс работы приемной комиссии на этапе сбора заявлений, при использовании компонентов разработанной системы, может быть представлен в виде последовательности следующих действий:
•абитуриент подает все необходимые документы сотруднику приемной комиссии, который заполняет данными форму на веб-странице;
• производится документирование формуляра для выдачи одной копии абитуриенту и передачи в архив другой;
•содержимое формы отправляется на сервер для занесения в базу данных;
• с каждым новым отправленным заявлением генерируется уникальный
идентификационный номер, обеспечивающий связь между таблицами, содержащими классифицированную персональную информацию об абитуриенте.
После проведения процедуры сбора заявлений администратор разработанного приложения «Entrants Sorter», должен:
• произвести авторизованное подключение к серверу СУБД MySQL.
• ввести некоторые установки: минимальные баллы по дисциплинам, количество бюджетных и льготных мест, и необходимые экзамены для поступления на ту или иную специальность.
• запустить импорт базы данных.
В результате проведения вышеперечисленных процедур будет сгенерирована база данных формата MySQL, содержащая:
- персональную информацию об абитуриентах;
- таблицы специальностей и направлений подготовки, заполненные в зависимости от выставленных абитуриентами приоритетов;
- суммарные баллы абитуриентов по экзаменам, необходимым для каждой выбранной специальности или направления подготовки.
Заключение
В статье представлены основные результаты по автоматизации документооборота приемной комиссии вуза на примере КФ ПетрГУ. Разработанный программный модуль интегрируется в уже существующую информационную систему и позволяет автоматизировать рабочее место сотрудника приемной комиссии вуза.
В ближайшем будущем планируется продолжить работу в данном направлении, добавив возможность подачи заявления электронным способом самим абитуриентом. Но данный вопрос требует дополнительной проработки и исследований, т.к. связан с проблемами идентификации личности и защитой персональных данных.
Литература
1. Игнатовский, А.Н. Автоматизация документооборота приемной комиссии вуза на базе применения современных Интернет-технологий / А.Н. Игна-товский // Надежность и качество: труды международного симпозиума.
- Пенза. - 2010. - С.145-146.
Сведения об авторах
Белош Виктор Владимирович - к.т.н., доцент компьютерных и телекоммуникационных систем, e-mail: bvv1950@mail.ru Viktor V. Belosh - Ph.D. (Eng.), Associate professor the chair of computer and telecommunication systems
Быстров Виталий Викторович - к.т.н., научный сотрудник, доцент, е-mail: bystrov@iimm.kolasc .net. ru
Vitaliy V. Bystrov- Ph.D. (Tech. Sci.), Researcher, Associate professor
Дмитриев Сергей Владимирович - студент 5 курса ИПМ КФ ПетрГУ, e-mail: dsvoficialmail@mail. ru Sergey V. Dmitriev - Student
