CC BY
202
УДК 658
ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ 8ЛБТ-МОДЕЛИРОВАНИЯ С. А. Помитов
В статье рассматривается методика формирования организационных структур управления предприятием на основе функционально-структурного подхода - БЛБТ-моделирования. Статья содержит подробное описание основных этапов проектирования и раскрывает ключевые правила их осуществления
Ключевые слова: организационная структура, БЛБТ-моделирование, процессный подход, СЛБЕ-технология
Построение и эффективное функционирование конкурентоспособной социально-экономической системы на современном этапе развития все больше зависит от наличия рациональной организационной структуры. В данной статье автором принята позиция, согласно которой система первична и функционирует, реализуя совокупность процессов. При этом структура вторична и является «порождением» системы. Однако несовершенство организационной структуры может сдержать развитие системы. Исходя из этого, основной задачей современного предприятия является формирование эффективной организационной структуры управления путем четкого выделения, развития и совершенствования протекающих управленческих процессов.
В настоящее время наиболее прогрессивным методом создания организационных структур является проектирование структур на основе функциональной модели. Нередко в целях повышения скорости и качества проектирования используются СЛ8Е-технологии и соответствующие инструментальные средства [1, 2]. Этапы работ по созданию функциональной модели и построению организационной структуры показаны на рисунке 1.
Данный алгоритм построен путем сочетания методов структуризации целей и организационного моделирования [3] и призван отобразить логическую последовательность действий, взаимосвязь результатов работ, выполненных на тех или иных этапах, и место формирования тех или иных материалов, составляющих основную документацию по внедрению службы (отдела, предприятия). Таким образом, формирование организационной структуры службы (отдела, предприятия) включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность и квалификацию работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.
Реализация алгоритма построения службы (отдела, предприятия) можно осуществить в несколько этапов. На первом этапе, руководствуясь информацией о стратегии предприятия и специфике его дея-
Помитов Сергей Александрович - ВГТУ, аспирант, Е-шаП: [email protected], тел. (4732) 43-76-67
тельности, определяются действующие долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели предприятия и проектируемой службы, устанавливаются необходимые функции управления и содержание работ, связанных с их выполнением. При этом необходимо соблюдать принцип построения функциональной модели - первичность функции и вторич-ность исполнительных звеньев. Исполнительные звенья создаются для реализации определенных функций, а не наоборот. На этом же этапе определяются задачи, стоящие перед каждой функцией управления, а также последовательность выполнения, взаимоподчиненность, полнота охвата, степень дублирования, стыковка или согласование задач. Основа для определения последовательности выполнения и взаимоподчиненности задач - это цели, стоящие перед предприятием, и содержание работ по каждой функции. На рисунке 1 работы первого этапа отмечены серым цветом.
На втором этапе определяется модель структурной и организационной схемы, состав исполнителей и подразделений и комплекс работ, выполняемых каждым исполнителем и подразделением. На рисунке 1 названия работ данного этапа выделены диагональной штриховкой.
На третьем, заключительном, этапе проектирования распределяются права и обязанности между подразделениями и работниками в процессе функционирования службы (отдела), осуществляется разработка Положения о службе (отделе) и разработка должностных инструкций и квалификационных требований для сотрудников, проектируется документооборот службы.
Представленный алгоритм сориентирован на функциональное описание, а результатом его применения выступают организационные структуры, сфокусированные на решении внутренних проблем, препятствующих достижению высокой эффективности [4]. Данные структуры целесообразно использовать в условиях стабильного «массового» рынка; в России их число является превалирующим.
В настоящее время большинство рынков сильно дифференцировано, и для эффективного выживания предприятие должно изменить ориентацию с эффективности на качественное и своевременное удовлетворение индивидуальных запросов конкретных потребителей, что невозможно достичь без таких организационных свойств как качество, гибкость
Рис. 1. Логическая схема разработки организационной структуры службы (отдела, предприятия)
инновационность [4, 5]. В результате возникла необходимость формирования рыночно-
ориентированных организационных структур управления. Под рыночно-ориентированной организационной структурой автором понимается гибкая организационная структура управления, ориентированная на достижение цели создания максимальной ценности для потребителя, построенная без жесткой иерархии, с хорошо развитыми горизонтальными связями между сотрудниками, чей творческий и научный потенциал становится главным ресурсом предприятия. Ее принципиальным отличием является сближение лиц, принимающих решения, и лиц, выступающих своеобразными «потребителями» этих решений [4]. Это в свою очередь можно осуществить только путем перехода от функционального управления к процессному, когда связи в структуре формируются в основном под влиянием отношений с потребителями [4].
В связи с вышесказанным описанный алгоритм не в полной мере отвечает современным требованиям к проектированию организационной структуры предприятия. Однако смена акцентов с функций на процессы никакого влияния на предложенную логи-
ку проектирования не оказывает, а, следовательно, его использование возможно и в случае управления по процессам.
Далее рассмотрим возможность использования современных имитационных процедур, позволяющих частично или полностью стандартизировать процесс моделирования организационной структуры.
Исходя из выбранного функционального принципа построения службы (отдела), автор считает возможным осуществлять первые два этапа проектирования с помощью функционально-структурного подхода - SADT-моделирования (Structured Analysis and Design Technique - техника структурного анализа и проектирования). SADT-методология позволяет построить целостную модель, состоящую из иерархически упорядоченного набора диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, связанных друг с другом с помощью перекрестных ссылок [2]. При использовании данного подхода структура управления проектируется в следующей последовательности: «функциональная организация ^ структурная организация ^ функционально-структурная организация».
Исходя из назначения и целей проектируемой системы устанавливаются основные и вспомогательные процессы и процессы управления, и осуществляется их декомпозиция, т.е. деление на составляющие подпроцессы (функции) в соответствии с выбранным способом декомпозиции - правилом, на основании которого исходный процесс разделяется по одному или нескольким признакам. При этом особое внимание уделяется указанию последовательности осуществления процессов, а также отображению механизмов, посредством которых они выполняются.
В результате декомпозиции исходного процесса составляется упорядоченная иерархическая совокупность функций (т.н. «дерево функций»), которые могут быть представлены в виде однокорневого иерархического графа, таблицы, структурированной схемы и т.п. Построение «дерева» функций может производиться двумя способами:
а) «сверху-вниз» в процессе декомпозиции общей функции системы;
б) «снизу-вверх» в процессе «восстановления» дерева функций.
В России методология 8ЛЭТ наиболее часто реализуется в виде её стандартизированного подмножества ГОЕБО. В основе стандарта ГОЕБО лежат следующие основные элементы [6, 7]:
* Функциональный блок (8Л-блок) - олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы и графически изображается в виде прямоугольника, каждая сторона которого имеет особое вполне определенное назначение (рисунок 2):
Управление
Вход
1
Функциональный
блок
т
-Выход
Механизм
Рис. 2. Основная единица представления информации SADT-методологии
• Верхняя часть имеет значение “Управление” (Control);
• Левая часть имеет значение “Вход” (Input);
• Правая часть имеет значение “Выход” (Output);
• Нижняя часть имеет значение “Механизм” (Mechanism).
Механизм следующий: вход при наличии
управления преобразуется в выход с помощью исполнительного механизма.
Каждый блок может быть подвергнут дальнейшей декомпозиции. Выходы блока могут быть входами или управлениями, или механизмом для других блоков. Функциональные блоки размещаются на диаграмме не случайным образом, а по степени важности. Относительный порядок блоков назы-
вается доминированием. Доминирование понимается как влияние, которое один блок оказывает на другие блоки диаграммы. Наиболее доминирующая функция изображается в виде блока в верхнем левом углу диаграммы, а наименее доминирующие - в правом нижнем углу. В результате получается ступенчатая схема. Порядок доминирования может обозначаться цифрой, размещенной в правом нижнем углу каждого блока. Номера присваиваются в порядке возрастания.
Связи по управлению и входу являются простейшими, поскольку они отражают прямые воздействия, которые интуитивно понятны и просты. Отношение управления возникает тогда, когда выход одного блока непосредственно влияет на блок с меньшим доминированием. Исполнительными механизмами реализации функций могут быть: весь персонал предприятия, структурные единицы, исполнители. Для управления процессами применяются заказы, спрос, наличие финансовых ресурсов, бюджет, законодательная и оперативная база, инструкции и правила и т. п.
По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в виде глаголов в неопределенной форме или глагольных оборотов.
* Интерфейсная дуга - отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком. Интерфейсные дуги также называют потоками или стрелками. Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка, связывающая блоки. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование. По требованию стандарта, наименование должно быть оборотом существительного, т. к. каждая дуга представляет собой множество объектов, в той или иной степени определяющие процессы, происходящие в системе. По требованиям стандарта любой функциональный блок должен иметь, по крайней мере, одну управляющую интерфейсную дугу и одну исходящую. Объясняется это тем, что каждый процесс должен происходить по каким-то правилам (отображаемым управляющей дугой) и выдавать некоторый результат (выходящая дуга).
При представлении проектируемого объекта в виде 8ЛЭТ-диаграммы необходимо учитывать его целостность. В противном случае из-за отсутствия понимания объекта как системы, сути процессного подхода (как следствие некорректная постановка задачи описания) и использование функциональноструктурного подхода станет неэффективным [8]. К сказанному можно добавить слова американского исследователя М. Месаровича [9]: "В настоящее время уже довольно ясно, что систему нужно проектировать как целое, а не начинать с процесса и затем лишь добавлять необходимое управление. Несмотря на то, что можно привести примеры, в которых при проектировании технологии процесса учитывается и наличие управляющих подсистем,
общесистемный подход, не делающий никакого разделения, все еще не реализован".
С другой стороны, т.к. деятельность любой службы (отдела) является многоцелевой, разнохарактерной по направлению и предметам, при использовании проектирования по бизнес-процессам может создаться впечатление отсутствия "профессиональной" целостности этой службы (отдела), причем как в понимании проектировщика, так и руководителя этого объекта [10]. Однако впечатление на деле оказывается «обманчивым», и проектируемые действия оказываются ошибочными, а сам создаваемый объект создается неэффективно функционирующим. По этой причине при использовании 8ЛБТ-методологии при формировании функциональных блоков и связей между ними требуется особая внимательность.
Разработку оргструктуры службы при использовании 8ЛОТ-моделирования необходимо начинать с построения диаграммы высшего уровня. В литературе её иногда называют родительской диаграммой. Она содержит всю совокупность процессов, которые должны реализовываться в проектируемой службе (отделе). Очередность доминирования определяется логической последовательностью протекания процессов. В дальнейшем строится контекстная диаграмма и проводится декомпозиция каждой «ветви» родительской диаграммы. Контекстная диаграмма отражает основную цель, управляющие характеристики и исполнительные механизмы создаваемой службы.
Рассмотрение 8ЛБТ-диаграмм позволяет выделить и сгруппировать основные и вспомогательные виды управленческой деятельности, возложенные на отдельного специалиста или их группу. В дальнейшем это будет основой для планирования численности создаваемой структуры с учетом информации о трудоемкости исполнения каждой функции и фактическом фонде времени работника. Указанные данные служат базой построения структурной схемы службы (отдела).
После составления структурной схемы службы строится её организационная модель. Удобнее всего
эту модель изобразить в виде матрицы распределения ответственности за процессы и штатного расписания. Официальное оформление и закрепление разработанной структуры осуществляется с помощью Положения об отделе. Оно содержит описание основных направлений деятельности, выполняемых функций, перечень структурных звеньев, их права и ответственность, документооборот.
Таким образом, проектирование организационной структуры на основе 8ЛЭТ-моделирования позволяет, с одной стороны, внедрить процессную модель управления, т.к. оно ориентировано на рассмотрение бизнес-процессов, с другой - формализовать процедуру проектирования и перепроектирования структур.
Литература
1. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 426 с.
2. Маклаков С.В. ЕРжт и BPwin. СЛ8Е-средства разработки информационных систем / С.В. Маклаков. -М.: Диалог-Мифи, 2000. - 238 с.
3. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник / Б.З. Мильнер. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 526 с.
4. Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - М.: «Фирма Гардарика», 1996. - 416 с.
5. Ковальчук Ю.А. Концепция опережающей организации производства / Ю.А. Ковальчук // Организатор производства. - 2005. - №1(24). - С. 5 - 9.
6. Кравченко В.Ф. Организационный инжиниринг: Учеб. пособие / В.Ф.Кравченко, Е.Ф.Кравченко, П.В.Забелин. - М.: «Приор», 1999. - 256 с.
7. Черноморец Д. Описание и оптимизация логистических бизнес-процессов в стандарте ГОЕЕ0 / Д. Черноморец // http://www.zis.by/services/training/teachers/0000192/.
8. Новиков М.В. ГОЕЕ0 в моделировании бизнес-процессов управления / М.В. Новиков // http://idefinfo.ru/component/option.com comprofiler/task■User Profile/user■62/
9. Месарович М. Теория иерархических многоуровневых систем / М. Месарович. - М.: Мир, 1973.
10. Мильнер Б. З. Системный подход к организации управления / Б.З. Мильнер. - М.: Экономика, 1983.
Воронежский государственный технический университет
DESIGNING OF THE ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF MANAGEMENT ON THE BASIS OF THE SADT-MODELLING S.A. Pomitov
In the article is considered the technique of the creation of enterprise’s organizational structures of management on the basis of the functional - structural approach - SADT-modelling. The article contains detailed description of the basic stages of designing and describes the main rules of its realization
Keywords: organisational structure, SADT-modelling, the process approach, CASE-technology
