CC BY
141
УДК 332
A.A. Когдин, И.А. Сорочайкин* ПРОБЛЕМЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ (НА ПРИМЕРЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА)
В статье представлены проблемы функционирования информационных технологий в сфере управления персоналом на примере использования электронного документооборота в современных условиях.
Ключевые слова: управление персоналом, информационные технологии, электронный документооборот, рынок труда.
В последнее десятилетие, в связи с бурным развитием информационных технологий, появился новыш класс программного обеспечения — так называемые автоматизированные информационные системы (АИС). Данные программы являются одновременно интернет-технологией и специализированным программным обеспечением. В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенного для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией [4]. В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов информационной системы, в широком смысле включающее базы данных, системы управления базами данных и специализированные прикладные программы. Информационные системы в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации [1].
Сегодня АИС встречаются практически в каждом типе организаций, будь то предприятие здравоохранения, образования или административная структура. Они получили широкое распространение благодаря их:
1) универсальности;
2) практичности;
3) независимости от рабочего места.
Универсальность АИС заключается в том, что
документы, созданные в системе, хранятся в цифровом виде и могут использоваться и обрабатываться, например, для составления отчетов, кото-
рые могут быть сформированы за чрезвычайно короткий период времени. Программе достаточно нескольких секунд на операцию, требующую обработки огромного массива данных.
Практичность автоматизированных информационных систем заключается в готовности программы для введения, хранения и обработки данных. Пользователь самостоятельно вводит уникальную информацию в стандартные поля, все остальное делает за него программа.
Независимость АИС — один из важнейших критериев. Пользователь имеет возможность зайти в АИС с любого компьютера, используя свои данные авторизации. Обычно ими выступают логин и пароль в системе. Иногда применяются и более защищенные методы верификации. Это не создает проблем при невозможности воспользоваться штатным рабочим местом. Так как данные, вводимые пользователями, хранятся удаленно на общих сетевых компьютерах, а не на локальной машине пользователя, вероятность их потери минимальна. Но недостатком построения такого способа сети является неработоспособность АИС у всех пользователей, если происходит вывод из строя компьютера (-ов), содержащего (-их) обслуживающие данные информационной системы.
В идеале в рамках предприятия должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, так как существуют формализуемые и неформализуемые задачи. Вследствие этого на предприятии обыгано функционирует несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производ-
* © Когдин A.A., Сорочайкин И.А., 2013
Когдин Артем Андреевич (kogdin@gmail.com), главный специалист сектора муниципальных заказов и договорных отношений Департамента ЖКХ Администрации г.о. Самара, 443030, Российская Федерация, г. Самара, ул. Коммунистическая, 17А.
Сорочайкин Иван Андреевич (rotfurst@gmail.com), генеральный директор НП «Институт анализа экономики города и региона», 443011, Российская Федерация, г. Самара, ул. Сов. Армии, 220.
ством, финансово-хозяйственной деятельностью и т. д. Часть задач бытает охвачена или «покрыта» одновременно несколькими ИС, часть задач — вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название «лоскутной автоматизации» и является довольно типичной для многих предприятий [2].
Одним из самых новейших видов автоматизированных информационных систем являются системы электронного документооборота (СЭД). Система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой вышестоящей иерархической организацией с целью обеспечения выполнения данной организацией своих функций. При этом предполагается, что основой функционирования организации, ее продуктом выступает документация. То есть ре-альныш конкретным продуктом будет именно документ в любом его виде [7].
К основным принципам электронного документооборота относятся:
— однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
— возможность параллельного вытолнения операций, сокращающая время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
— непрерытность движения документа, дающая возможность идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
— единая (или согласованная распределенная) база документной информации, исключающая возможность дублирования документов;
— эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;
— развитая система отчетности по различныш статусам и атрибутам документов, контролирующая движение документов по процессам документооборота и позволяющая принимать управленческие решения, основытаясь на данных из отчетов.
На сегодняшний день развитие информационные технологий, СЭД являются необходимой и успешной конструкцией для работы с документами в каждой организации [5; 6].
Представляет интерес, как, каким образом функционирование систем электронного документооборота способствует управлению персоналом предприятия, насколько полезно ее внедрение кадровому менеджменту и какие проблемы встречаются на пути к переходу или созданию электронного документооборота в организации.
Выделим основные, однозначно положительные стороны электронного документооборота в организации с иерархической структурой.
Прежде всего идентификация документа по уникальному номеру очень удобна в работе. При
создании документа ему присваивается номер, позволяющий в любой момент времени найти какой-либо документ, чтобы произвести с ним необходимые действия.
Также удобен просмотр статуса документа. Возможность отслеживания состояния документа и нахождение по заданным критериям (согласование, подписание...).
Целесообразно хранение электронной версии документа. Через систему можно получить доступ к содержательной части документа, то есть к его тексту. Эта опция сильно упрощает делопроизводство и позволяет начать работу с документом раньше, чем он поступит в оформленном по всем необходимым стандартам виде.
Кроме того, положительным является наличие единой базы документов, прозрачность информации внутри организационной структуры. Всегда имеется возможность доступа к необходимым документам, а в случае, если документ конфиденциален, оформления его соответствующим образом так, чтобы он был доступен только определенному кругу лиц.
Отмечается существенное ускорение назначения задач персоналу на выполнение. Входящая информация через систему электронного документооборота поступает исполнителям через задачи от вышестоящего руководства.
Возможность передачи отчета о выполненных задачах. Каждый иерархический уровень контролирует исполнение всех документов, которые быии «спущены вниз». При принятии отчета от нижестоящего уровня документ перемещается на более вышестоящий уровень, затем подписытается руководством организации и отправляется адресату (-ам). При непринятии отчета об исполнении документ остается в стадии доработки, при этом в него необходимо внести изменения. Также присутствует опция аннулирования задачи по документу нижестоящим исполнителям, если ее закрывает вышестоящий исполнитель. Эти функции — отчетность и контроль — являются одними из самых важных в системе электронного документооборота.
Отмечается четкая взаимосвязь документов. В СЭД присутствует возможность отследить связи между документами по какому-либо определенному вопросу в целях получения наиболее полной информации.
Примерная схема работы СЭД показана на рисунке.
На рисунке показана простая схема организации электронного документооборота. Она может быть усложнена в таких условиях:
1) если СЭД установлена во всех филиалах организации;
2) когда задача на исполнение отправляется одновременно нескольким исполнителям;
Рис. Схема работы СЭД
3) при большом объеме переписки по одной, связанной между разными документами тематике;
4) если вытолняется рассышка документа нескольким подразделениям организации;
5) когда на выполнение задачи отводятся короткие сроки;
6) в случае если документооборот является внут-риорганизационным.
Необходимо отметить, что чем сложнее и объемнее становится документооборот в организации, тем проще работать в СЭД — здесь наблюдается эффект масштаба.
При всех положительных сторонах внедрения данной технологии на предприятиях и ее качественном влиянии на управление персоналом организации следует отметить проблемные вопросы и недостатки внедрения систем электронного документооборота.
1. Учитывая, что в основном СЭД используется в целях контроля за документооборотом, отмечается ее необходимость только сотрудникам, осуществляющим делопроизводство.
2. Для простого исполнителя существенно увеличивается время подготовки одного документа — сначала его нужно создать, подготовить и оформить в бумажном варианте, затем создавать в СЭДе, так как документы в подавляющем большинстве организаций прежде всего готовятся и оформляются на бумаге.
3. Значительно больше времени требуется для назначения поручений и приема отчетов по причине работы с бумажной документацией и параллельным назначением поручений и приемом отчетов в системе.
4. Осложняет работу большое количество функций, неочевидный порядок действий в программе. Зачастую современные системы электронного документооборота имеют огромное количество функций, которые присутствуют при создании каждого документа, хотя противовесом этому служит тот факт, что для каждого типа документов необходима только часть функций. В итоге для исполнителя управление системой становится сложным, что порождает лишние затраты времени на работу с программой.
5. Отмечается неинтуитивное управление в системе. Часто программы электронного документооборота являются сложными, и необходимо постоянно работать с системой, чтобы овладеть навыками ее управления. Тем же, кто нечасто обращается к программе, работа в ней остается непонятной.
В настоящее время в связи с бурным развитием прикладных программ их недостатки постепенно устраняются, но многие все еще продолжают существовать, в итоге затрачивая самый ценный ресурс работника — время.
Далее предлагаются некоторые рекомендации к построению систем электронного документоо-
борота. Следует представить возможную модель идеального документооборота.
Во-первыгх, необходимо формирование документов в системе закрепить только за отделом делопроизводства, а исполнителям предоставить возможность для создания большего объема полезного продукта для организации, не привлекая их к работе с системой.
Следующая проблема заключается в том, что просто переложить работу на один отдел невозможно. Во избежание этого возможно применение специальных считытающих устройств и сканеров для документов, а на бумажных документах —создание специальных меток, по которым автоматизированно будет формироваться документ в СЭД. Например, создание меток для полей «категория документа», «тема» «откуда», «куда», «от кого», «кому», чтобы специалист просто вписал тему или краткое содержание, суть документа. Во-вторых, предлагается внести изменения в программу, чтобы в соответствии с определением категории документа по меткам она автоматически бы прикрепляла нужные очереди согласования, подписания. А сканированный текст письма также автоматически прикреплялся бы к электронной записи.
Кроме того, можно ввести создание собственных меток, например, для повторяющихся тем документа.
В этом случае исполнитель сможет просто заходить в систему под своей учетной записью и отслеживать статусы документов. Тогда проблема возврата на доработку документа теряет всякий смысл, так как документ проходит все этапы согласования на бумажном носителе и в случае наличия электронного документооборота, и без него.
Нельзя не упомянуть о том, что СЭД должна быть интуитивно понятна, чтобы обучение работы в ней не выходило за рамки видеокурса, а уверенные пользователи персональных компьютеров могли бы ей пользоваться без специальной подготовки.
Главное предназначение СЭД заключается в контроле над документооборотом в организации, назначении задач работникам и проверке исполнения документации.
СЭД — единая панель задач, которую можно настраивать не только в задачах, привязанных к документам, но и без них. Такая система может стать «прогрессивным менеджером задач» для каждого сотрудника. Отмечается возможность ее соединения с внутриорганизационныш сервисом мгновенных сообщений, электронной почтой и т. д. Следует отметить, что в системе электронного документооборота существует множество возможностей для управления персоналом организации.
В заключение необходимо сказаты, что эффек-тивносты исполызования сотрудниками организации СЭД определяется объемом затрат на управление самой системой, то есты чем она ниже, тем система более эффективна [8].
Несмотря на то что болышинство информационные технологий, исполызуемых в кадровом менеджменте, изначалыно не бышо создано для данной области управленческой деятелыности, потребности современного бизнеса выдвинули новые требования к их функционалу. На сегодняшний дены информационные технологии позволяют оп-тимизироваты и ускориты процесс трудовой дея-телыности специалистов в сфере управления персоналом практически на каждом этапе работы с кадрами. Поэтому современным компаниям требуются не толыко высококвалифицированные сотрудники, способные работаты с информационными технологиями, но и сотрудники, умеющие сформулироваты потребносты организации в этих технологиях, так как они требуют значителыныгх финансовых вложений, которые в случае непра-вилыно сформулированной потребности могут быпы потеряны в двойном или тройном размере [3].
Библиографический список
1. Лисин Н. Лоскутная автоматизация, или как управлять «зоопарком» программ //BYTE Россия. 2009.
2. Маглинец Ю. .А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам. М.: Бином, 2008.
3. Дейнека А.В., Жуков Б.М. Современные тенденции в управлении персоналом: учебное пособие. М.: Академия Естествознания, 2009.
4. Атаян А.М. Информационные технологии в управлении персоналом / X межвуз. научно-практич. конфе. «Человек, государство, общество: традиционные проблемы и новые аспекты»: материалы и доклады. Владикавказ: Владикавказский институт управления, 2008.
5. Баласанян В. Электронный документооборот — основа эффективного управления современным предприятием // Управление персоналом. 2002. № 2. С. 22-24.
6. Сорочайкин А.Н. Информационное общество и теория управления персоналом // Основы экономики, управления и права. 2012. № 1(1). С. 121-125.
7. Говядкин И.Е Информационные технологии в управлении персоналом // Управление персоналом. 2008. № 1. С. 60-62.
8. Иваненко Л.В., Когдин А.А. Проблемы функционирования современных информационных технологий в управлении персоналом // Основы экономики, управления и права. 2012. № 6. С. 112-116.
A.A. Kogdin, I.A. Sorochaikin * PROBLEMS OF FUNCTIONING OF MODERN INFORMATION TECHNOLOGIES IN PERSONNEL MANAGEMENT (ON THE EXAMPLE OF THE SYSTEM OF ELECTRONIC DOCUMENTS CIRCULATION)
In the work the problems of functioning of information technologies in the sphere of personnel management on the example of using of electronic documents circulation in modern conditions are presented in the article.
Key words: personnel management, information technologies, electronic documents circulation, labour market.
* Kogdin Artem Andreevich (kogdin@gmail.com), chief specialist of the Sector of Municipal Orders and Contractual Relationships, the Dept. of Housing and Communal Services, Samara, 443030, Russian Federation.
Sorochaikin Ivan Andreevich (rotfurst@gmail.com), director general of the Institute of Analysis of the Economy of the City and Region, Samara, 443011, Russian Federation.
