CC BY
791
© Ю.А. Буханцев, 2009
УДК 657.633.5 ББК 65.052.8
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ СОСТОЯНИЯ РАСЧЕТОВ С КОНТРАГЕНТАМИ
Ю.А. Буханцев
Учетно-аналитическое обеспечение предприятия должно осуществляться посредством взаимодействия трех ключевых элементов: бухгалтерского учета, внутреннего контроля и анализа. Данная статья посвящена вопросу эффективной организации внутреннего контроля состояния расчетов с контрагентами. Исследованы преимущества и недостатки внутреннего аудита, определены возможности его организации и предложен порядок проведения внутреннего аудита расчетов с контрагентами.
Ключевые слова: внутренний контроль, внутренний аудит, аудит расчетов, расчеты с контрагентами.
Расчеты с контрагентами, под которыми принято понимать в основном расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, всегда были предметом пристального внимания со стороны руководства организаций. В современных условиях, когда хозяйственным субъектам приходится осуществлять их деятельность в обстановке все более обостряющейся конкурентной среды, расчеты с контрагентами приобретают особый характер и являются одним из ключевых элементов в вопросах выживания предприятий. От состояния расчетов с контрагентами во многом зависит устойчивость финансового положения предприятий, эффективность их функционирования и перспективы дальнейшего развития. В связи с этим очевидна потребность предприятий не только в обеспечении надлежащего учета и контроля расчетов, но и в осуществлении эффективного внутреннего контроля деятельности сотрудников, занимающихся учетом расчетов, и менеджеров, принимающих способные повлиять на состояние расчетов решения.
Внутренний контроль в общем виде подразумевает совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых ру-
ководством экономического субъекта в качестве средств упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Внутренний контроль включает организованные внутри экономического субъекта и его силами надзор и проверку соблюдения требований законодательства, точности и полноты документации бухгалтерского учета, своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности, предотвращения ошибок и искажений, исполнения приказов и распоряжений.
В настоящее время на многих предприятиях внутренний контроль состояния расчетов с контрагентами обеспечивается путем распределения функций между отделами организаций; выделения лиц, ответственных за проверку выполнения условий договоров и ведение учета расчетов; формирования системы подотчетности; функционирования ревизионной комиссии в качестве органа контроля финансово-хозяйственной деятельности организации. Все это, несомненно, дает в определенной мере положительный результат, однако наличие миллионных сомнительных и безнадежных долгов в хозяйственной деятельности предприятий ставит под сомнение эффективность таких мероприятий и подчеркивает актуальность поиска новых путей решения данной проблемы.
Актуальным является вопрос о том, следует ли организовывать внутренний аудит на
предприятии, если уже имеется ревизионная комиссия. Позволит ли внутренний аудит повысить эффективность системы внутреннего контроля в целом и по отдельным его направлениям?
Несмотря на выполнение ряда сходных функций внутренний аудит и ревизия - разные формы внутреннего контроля, в определенной мере дополняющие друг друга. Основная цель и фактическое содержание деятельности ревизионной комиссии являются более узкими, чем функции и полномочия внутреннего аудита, и заключаются лишь в осуществлении контроля соответствия финансово-хозяйственной деятельности организации требованиям российского законодательства. С нашей точки зрения, именно отдел внутреннего аудита является структурой, способной выполнять функции контроля подготовки объективной финансовой информации, оценки эффективности системы внутреннего контроля, выявления и управления рисками, поскольку внутренние аудиторы способны выполнять значительный объем контрольных функций, возложенных на руководство организации. Немаловажно и то, что отделы внутреннего аудита используются на предприятиях в подавляющем большинстве стран и на практике подтверждают свою эффективность.
Необходимость внутреннего аудита вытекает из проблем, связанных с «эффектом масштаба». В экономике понятие «эффект масштаба» означает, что, во-первых, по мере роста масштаба производства организация достигает снижения издержек за счет действия ряда факторов (это - положительный эффект масштаба); во-вторых, параллельно существует отрицательный эффект масштаба, который заключается в определенных управленческих трудностях, связанных с координированием и контролированием деятельности крупной организации [2, с. 4]. Особенно важен внутренний аудит в том случае, если компания имеет территориально разбросанные филиалы или подразделения, в которых местное руководство принимает самостоятельные решения, а центральному руководству необходима достоверная информация об их деятельности для осуществления контроля и оценки принятых решений в целом. Многоуровневый аппарат управления создает проблемы
обмена информацией, координации решений, увеличивает вероятность принятия различными звеньями управления решений, противоречащих друг другу. Затрудняется контроль различных звеньев управления со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений персонала.
Внутренние аудиторы способны помочь менеджерам обеспечить защиту от ошибок и злоупотреблений, определить «зоны риска» и возможности устранения будущих недостатков или недостач, идентифицировать и «усилить» слабые места в системах управления и выявить те принципы управления, которые были нарушены. Все эти действия дополняются обсуждением проблем с высшими органами управления компании, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся компетенции этих специалистов). Таким образом, возможно использование услуг внутренних аудиторов как дополнительных ресурсов, помогающих органам управления осуществлять их функции по управлению компанией.
Основной целью организации внутреннего аудита на предприятии является снижение возникающих по различным причинам финансовых потерь. В условиях рынка потери неизбежны, но их необходимо свести к минимуму. Для этого необходимо организовать эффективный контроль, предотвращающий потери и на стадии планирования, и при осуществлении текущей деятельности. Внутренний аудит в современных условиях является наиболее действенной формой внутреннего контроля. Чем более эффективен внутренний аудит, чем выше результат его действия, тем меньше потерь несет предприятие [1, с. 41].
В абсолютном выражении результат действия внутреннего аудита представляет собой сумму экономии потерь, возникающую в связи с функционированием компании. Однако для создания внутреннего аудита требуются определенные затраты. Без учета инвестиций в создание внутреннего аудита экономия предприятия от его внедрения представляет собой разность между результатом функционирования внутреннего аудита и стоимостью функционирования отдела внутреннего аудита.
Очевидно, что внутренний аудит принесет выгоду только в том случае, если результат функционирования отдела внутреннего аудита будет превышать его стоимость.
С точки зрения влияния риска на финансовое положение предприятия действие внутреннего аудита проявляется в виде снижения суммы убытка от наступившего рискового события при условии срабатывания защиты. Эффективность деятельности отдела внутреннего аудита определяется показателями: вероятность обнаружения ошибок; степень зашиты. Показатель степени защиты представляет собой долю снижения убытка, которая достигается в результате обнаружения ошибок в компании внутренними аудиторами. При осуществлении контроля состояния расчетов с поставщиками и заказчиками основными рисками являются:
- закупки у ненадежного поставщика и (или) по завышенной цене;
- несанкционированные закупки, оплата несуществующих обязательств;
- учет счетов поставщиков, в то время как поставки фактически не были произведены;
- возникновение безнадежной дебиторской задолженности - в результате принятия решения о работе с некредитоспособным покупателем;
- совершение сделок с неплатежеспособным покупателем;
- существенное искажение финансовой отчетности - если резерв под сомнительную задолженность создан неверно. Таким образом, основным критерием
повышения эффективности контроля состояния расчетов с контрагентами является снижение потерь, связанных с возникновением сомнительных и безнадежных долгов.
Возможность снижения потерь, связанных с осуществлением расчетов с контрагентами, несомненно, подчеркивает необходимость создания служб внутреннего аудита, однако практическая реализация подобного проекта в отечественной практике сталкивается с определенными трудностями. Среди общих постановочных проблем следует выделить недостаток теоретических разработок в области внутреннего аудита, отсутствие стандартизации внутреннего аудита, без чего
трудно добиться эффективной аудиторской деятельности внутри предприятий.
Создание отдела внутреннего аудита в компании - весьма сложный процесс, требующий решения ряда методологических и организационно-технических проблем [3, с. 39]. Служба внутреннего аудита должна быть организована в соответствии со спецификой деятельности предприятия, системой его управления и состоянием внутреннего контроля. Все положения по организации внутреннего аудита и методике его проведения должны быть регламентированы внутренними документами предприятия и отражены в учетной политике.
На службу внутреннего аудита следует возложить следующие функции:
-проверка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, их мониторинг и разработка рекомендаций по улучшению этих систем;
- проверка бухгалтерской и оперативной информации, изучение отдельных статей отчетности, включая детальную проверку операций, остатков по счетам;
- проверка соблюдения законов и других нормативных актов, а также требований учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства;
- проверка деятельности различных звеньев управления;
- оценка эффективности механизма внутреннего контроля, изучение и оценка контрольных процедур в филиалах, структурных подразделениях;
- проверка наличия и состояния имущества и обязательств;
- оценка используемого программного обеспечения;
- специальные расследования отдельных случаев, например подозрений в злоупотреблениях;
- разработка и представление предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления;
- осуществление аналитических мероприятий (в рамках контроля расчетов с контрагентами отслеживание состояния дебиторской и кредиторской задолженности организации с целью оптимизации ее
уровня, повышения эффективности управления оборотными активами и заемным капиталом).
Чтобы работа службы внутреннего аудита была объективной, необходимо обеспечить ее независимость в структуре управления предприятия от руководителей проверяемых филиалов и структурных подразделений. В идеальном варианте служба внутреннего аудита должна подчиняться только назначившему ее высшему руководству [4, с. 58].
Создание эффективной системы внутреннего аудита позволит:
- обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях многоплановой конкуренции;
- сохранить и эффективно использовать ресурсы и потенциал организации;
- своевременно выявить и минимизировать коммерческие, финансовые и иные риски в управлении организацией;
- сформировать адекватную современным постоянно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование организации к изменениям во внутренней и внешней среде.
Для осуществления внутреннего аудита расчетов с поставщиками и заказчиками предприятиям следует использовать единую методику, которая будет определять порядок и сроки ее проведения, а также приемы и процедуры, применяемые при проверке.
Внутренний аудит расчетов с поставщиками и заказчиками в целях осуществления оперативного контроля и управления желательно проводить не реже чем два раза в год. Кроме того, следует проводить внеплановые проверки, уделяя особое внимание случаям подозрения в злоупотреблениях.
В план мероприятий внутреннего аудита расчетов рекомендуется включить:
-проверку соответствия заключаемых с контрагентами договоров требованиям законодательства и конкретным обстоятельствам осуществляемых операций;
- инвентаризацию (взаимную сверку) расчетов;
- аудит организации первичного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками;
- аудит состояния задолженности перед поставщиками и подрядчиками;
- проверку правильности отражения в бухгалтерском учете отдельных операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками;
- проверку соответствия данных аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками данным сводного (синтетического) учета;
- проверку организации налогового учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
Для реализации предлагаемого плана проверки необходимо проведение следующих аудиторских процедур:
- проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования товарноматериальных ценностей, принятия к учету работ, услуг;
-проверка оперативности регистрации фактов поступления сырья и материалов, оказания услуг;
- проверка законности первичной учетной документации;
- проверка соблюдения графика документооборота;
- проверка точности регистрации документа в учетных регистрах;
- проверка организации хранения документов и организации доступа к первичной учетной документации;
- проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности;
- проверка правильности списания дебиторской задолженности, безнадежной ко взысканию;
- проверка расчетов по неотфактурованным поставкам;
- проверка расчетов по выданным обеспечениям исполнения обязательств;
- проверка расчетов по коммерческим кредитам;
- проверка расчетов по претензиям;
- проверка учета курсовых и суммовых разниц (в случае осуществления расчетов в иностранной валюте);
- проверка соответствия данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
- проверка правильности отражения в отчетности итоговых данных по расчетам с поставщиками и подрядчиками;
- проверка налогового учета (процентов по коммерческим кредитам, сомнительной задолженности, налога на добавленную стоимость).
Осуществление аудиторских процедур при проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками позволит реализовать внутренний контроль по следующим направлениям:
- создать базу данных утвержденных поставщиков (подрядчиков), для каждого поставщика определить категорию расхода, ответственного менеджера, ответственного бухгалтера;
- оптимизировать выбор поставщиков (подрядчиков) и изменить информационные данные о них в информационной системе;
- увеличить ответственность менеджеров за закупки товаров и услуг, претензионную работу с поставщиками (подрядчиками), своевременное представление документов в бухгалтерию;
- обеспечить контроль наличия договоров;
- обеспечить контроль процесса осуществления платежей;
- получать актуальную аналитическую информацию о предоплатах и состоянии кредиторской задолженности;
- анализировать все операции с конкретным поставщиком или подрядчиком (платежи, цены, претензии).
Аудит расчетов с покупателями и заказчиками следует проводить в порядке, аналогичном осуществлению аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками. При этом основными этапами проверки будут: проверка договоров с покупателями и заказчиками (их правовая оценка, изучение условий договоров, установление круга покупателей и заказчиков); сверка расчетов с покупателями и заказчиками; аудит организации первичного учета расчетов с покупателями и заказчиками; аудит состояния задолженности покупателей и заказчиков; проверка правильности отражения в бухгалтерском учете отдельных опера-
ций по расчетам с покупателями и заказчиками; проверка соответствия данных аналитического учета расчетов с покупателями и заказчиками данным сводного (синтетического) учета; проверка организации налогового учета по расчетам с покупателями и заказчиками.
Процедуры по контролю состояния дебиторской задолженности необходимы в основном для аналитических целей и предназначены для анализа и улучшения ликвидности предприятия, уменьшения риска возникновения безнадежных долгов, а также для снижения уровня просроченной дебиторской задолженности, обеспечения своевременно притока денежных средств.
В соответствии с целью и задачами каждой отдельной проверки внутренние аудиторы должны самостоятельно определять набор применяемых процедур исходя из потребностей в части контрольной информации. Это позволит избежать тотального контроля отдельных операций, снизить расходы на проведение проверок, обеспечивая получение разумных гарантий того, что процессы, осуществляемые в организации, эффективны.
Подводя итоги, отметим, что рекомендуемые в статье принципы организации службы внутреннего аудита и порядок осуществления внутреннего аудита расчетов с контрагентами позволят повысить эффективность действующей на предприятиях системы внутреннего контроля в целом и внутреннего контроля состояния расчетов в частности.
Осуществление внутреннего контроля посредством организации службы внутреннего аудита позволит предприятиям оптимизировать их деятельность, содействуя руководству в выполнении его обязанностей посредством информирования и консультирования, а также свести к минимуму возможность принятия нерациональных, невыгодных управленческих решений и достигнуть приемлемого уровня риска возникновения убытков.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Бурцев, В. В. Внутренний аудит как форма контроля коммерческой организации / В. В. Бурцев
// Проблемы теории и практики управления. -2007.- № 1. - С. 41-48.
2. Бурцев, В. В. Как организовать внутренний аудит на предприятии в современных условиях / В. В. Бурцев // Аудит. - 2006. - № 5. -С. 4-11.
3. Внутренний аудит: организация и планирование / Ф. Б. Риполь-Сарагоси, В. Ю. Реутов. - Ростов н/Д : Феникс, 2006. - 189 с.
4. Воропаев, Ю. Н. Система внутреннего контроля организации / Ю. Н. Воропаев // Бухгалтерский учет. - 2003. - N° 9. - С. 56-60.
IMPROVEMENT OF INTERNAL CONTROL EFFICIENCY IN CALCULATIONS WITH CONTRACTORS
Yu.A. Bukhantzev
Appropriate accounting, internal control and analysis are key constituents guaranteeing functioning of enterprises. This article is devoted to effective organization of internal control in calculations with contractors. Advantages and disadvantages of internal audit are investigated, the ways of its organization are determined and the method of internal audit in calculations with contractors is developed.
Key words: internal control, internal audit, audit in calculations, calculations with contractors.
