CC BY
65
УДК 378
Рюмшина Елена Владимировна
кандидат педагогических наук, старший преподаватель кафедры документоведения и информационной культуры Краснодарского государственного университета культуры и искусств [email protected]
ПЕРСПЕКТИВЫ ТРАНСФОРМАЦИИ ОТРАСЛЕВОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ В СФЕРЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Ryumshina Elena Vladimirovna
PhD in Education Science, Senior Lecturer of the Document Science and Information Culture Department, Krasnodar State University of Culture and Arts [email protected]
PERSPECTIVES OF DOCUMENTATION BRANCH SYSTEM TRANSFORMATION IN THE SPHERE OF HIGHER PROFESSIONAL EDUCATION
Аннотация:
В статье показаны направления трансформации отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, обусловленные современными тенденциями информатизации и глобализации.
Ключевые слова:
документы в сфере высшего профессионального образования, отраслевая система документации, электронный документооборот, система менеджмента качества.
Summary:
The article considers approaches to transformation of documentation branch system in the sphere of higher professional education, determined by the current tendencies of informatization and globalization.
Keywords:
documentation in the field of higher education, documentation branch system, electronic document management, quality management system.
Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования в настоящее время находится на пороге своей трансформации, которую можно рассматривать по нескольким направлениям. Первое направление связано с внедрением в процесс управления вузами компьютерных технологий, позволяющих оптимизировать, в первую очередь, документооборот, а вслед за ним все внутренние процессы образовательной деятельности. Второе направление связано с вхождением российского высшего профессионального образования в Болонский процесс, в связи с чем предстоят кардинальные изменения во всех документах, входящих в эту систему. Третье направление обусловлено широким внедрением в образование требований Системы менеджмента качества. Четвертое направление связано с изменением законодательной базы в сфере образования.
Каждое из названных направлений позитивно, способствует повышению качества образования вообще, но их временное совмещение требует слишком больших изменений, что ставит перед отраслевой системой документации в сфере высшего профессионального образования задачу выживаемости, мобилизации всех внутренних ресурсов. Рассмотрим каждое направление последовательно.
Качество образовательных услуг высшего профессионального образования напрямую зависит от работы всех структур образовательного учреждения, сопровождается работой с большим количеством документов. При этом в работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. Оптимизировать эту работу можно, внедрив систему электронного документооборота, который обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документов: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение [1].
Именно автоматизация документооборота дает новые возможности вузу по ускорению работы: обеспечит слаженную работу всех подразделений, упростит работу с документами, повысит ее эффективность, повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов, повысит оперативность доступа к информации, позволит разграничить права доступа сотрудников к информации. В электронную форму можно перевести многие документы, связанные с управлением деятельностью учебных заведений. В частности: контингент учащихся (создание базы данных), вести начисление стипендии, сводки по оплате обучения, мониторинг успеваемости, осуществлять сбор данных СПО-1/ВПО-1, карточ-
ки учебной нагрузки преподавателей, учебные планы, расписание занятий, журналы посещаемости студентов, вести базу данных по слушателям курсов повышения квалификации. Также можно вести контроль успеваемости студентов, а создание ряда электронных документов: зачетных книжек, ведомостей и т.д. дает возможность прослеживания всей цепочки - от приемной кампании до выпуска студента.
С помощью электронного документооборота в вузах возможно автоматизировать сложные в организационном плане процессы планирования, учета, контроля и анализа деятельности образовательного учреждения, формирование учебных планов по специальностям (включая индивидуальные) и планирование потоков учебных групп по видам (общих, специализированных, межфакультетских и проч.), формирование сводного линейного графика на год. Электронный документооборот позволяет составлять и контролировать план педагогической нагрузки, осуществлять планирование штатного расписания, работы Государственной аттестационной комиссии, Государственной экзаменационной комиссии.
Но внедрение электронного документооборота при всех его весомых преимуществах осложняется отсутствием качественных и недорогих лицензионных программ. Главной задачей, которую решают разработчики автоматизации учебного процесса в вузах, - обработка большого объема информации, часто становящейся причиной нестабильной работы системы и падения скорости обращения к базе. В свою очередь, небольшие вузы не могут себе позволить купить лицензию на серьезную систему по причине ее высокой стоимости, а «лоскутная автоматизация» не решает всей полноты поставленной задачи [2]. Придавая исключительное значение проблеме применения современных информационных технологий в вузах России, Государственный комитет высших учебных заведений Российской Федерации принял Концепцию информатизации высшего образования, в которой изложен общий подход к формированию информационно-интеллектуального пространства российской высшей школы на базе современных компьютерных и телекоммуникационных технологий, закреплены основные принципы, стратегические цели и механизмы реализации государственной политики в области информатизации высшего образования [3]. В Концепции дано обоснование процесса информатизации системы высшей школы в целом и тем самым заложены методологические основы для разворачивания процессов информатизации в каждом отдельно взятом российском вузе.
Очевидно, что информатизация высшей школы сможет дать необходимый социальный и экономический эффект только в том случае, если создаваемые и внедряемые информационные технологии станут не инородным элементом в традиционной системе высшего образования, а будут естественным образом интегрированы в нее, сочетаясь с традиционными технологиями обучения. Такая системная интеграция требует совместных усилий профессорско -преподавательского состава, научно-технического персонала и администрации, предельной скоординированности в работе всех подразделений вуза, имеющих отношение к процессу информатизации.
По второму направлению можно отметить, что присоединение России к Болонской декларации 19 сентября 2003 г. на Берлинской конференции выступило одним из важнейших стимулов преобразования всей образовательной структуры страны, направленного на оптимизацию взаимосвязи образовательного сектора Российской Федерации с европейским сообществом, делающим интенсивные шаги на пути к интернационализации образования [4]. Предполагаемые изменения станут общими для всех российских вузов и позволят стандартизировать используемые в образовательном процессе документы как в масштабе страны, так и всей Европы. Но и изменения в документации будут значительными.
Вопрос о соответствии российского высшего образования мировым стандартам требует проработки и пересмотра сложившейся ситуации в области качества образования, что рассматривается в рамках третьего направления трансформации документации. Целенаправленная работа по созданию и внедрению систем управления качеством на основе требований стандартов качества ISO 9000:2000 ведется в настоящее время во многих вузах России. Высшие учебные заведения проходят международную сертификацию на соответствие системы менеджмента качества образования требованиям международного стандарта. Основными причинами для внедрения Системы менеджмента качества в образование служат, с одной стороны, обострение конкурентной борьбы среди вузов на рынке образовательных услуг как в отношении стоимости обучения, так и в области его форм, специальностей, программ, качества обучения, с другой - необходимость быстрой реакции на меняющиеся потребности рынка труда и адаптации к ним. Однако можно выделить ряд проблем, которые затрудняют создание и эффективное использование таких систем, среди которых наибольшее значение имеет отсутствие однозначно определенной нормативно-правовой базы, методических пособий и рекомендаций, квалифицированных менеджеров на среднем уровне управления вузом и и.д.
Кроме того, процесс разработки и внедрения системы менеджмента качества должен включать разработку и внедрение документации, подтверждающей соответствие деятельности высших учебных заведений требованиям выбранной модели системы менеджмента качества и сформированной на основе макетов документов, рекомендованных Рособрнадзором для вузов: приказы, которыми утверждаются или вводятся в действие документы системы менеджмента качества, необходимые положения, руководство по качеству, книга процессов, обязательные системные процедуры и т.д.
Четвертое направление трансформации обусловлено разработкой Федерального Закона «Об образовании в Российской Федерации». Проект закона устанавливает общие принципы и начала правового регулирования отношений в сфере образования, государственные гарантии прав и свобод в образовании Российской Федерации; регламентирует отношения, возникающие в сфере образования, определяет правовое положение их участников, закрепляет особенности применения к отношениям в сфере образования норм административного, гражданского, трудового, финансового и других отраслей права. Все эти изменения отразятся и на документах системы высшего профессионального образования.
Анализ предстоящих изменений в системе документации в сфере высшего профессионального образования, суммированных по четырем направлениям, позволяет утверждать, что масштаб этих изменений весьма обширный. Изменениям будут так или иначе подвергнуты практически все документы, входящие в эту систему, что поставит отраслевую систему документации в области высшего профессионального образования и вузы страны перед необходимостью разработки совокупности мероприятий по предотвращению разбалансированности, которая может негативно сказаться на всей образовательной деятельности.
Ссылки:
1. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. № 1. С. 43-52.
2. Ларьков Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе // Документ в меняющемся мире: материалы Первой Всероссийской научно-практ. конф. (27-28 ноября 2003 г.) / под. ред. проф. Н.С. Ларькова. Томск, 2004. С. 3-13.
3. Пахтанова О. Российские системы автоматизации документооборота / О. Пахтанова, А. Прохоров // Компьютерпресс. 2005. № 7. С. 36-41.
4. Магун В.С. Ход Болонского процесса в европейских странах В.С. Магун // Университетское управление: практика и анализ. 2005. № 5/6 С. 33-47.
References (transliterated):
1. Kukarina Y.M. Formirovanie ponyatiy «elektronniy dokument» i «elektronnaya tsifrovaya podpis'» v zakonodatel'nykh i normativno-metodicheskikh aktakh Rossiyskoy Federatsii // Deloproizvodstvo. 2003. № 1. P. 43-52.
2. Lar'kov N.S. Aktual'nie problemy dokumentovedeniya na sovremennom etape // Dokument v menyayushchemsya mire: materialy Pervoy Vserossiyskoy nauchno-prakt. konf. (27-28 noyabrya 2003 g.) / ed. by prof. N.S. Lar'kov. Tomsk, 2004. P. 3-13.
3. Pakhtanova O. Rossiyskie sistemy avtomatizatsii dokumentooborota / O. Pakhtanova, A. Prokhorov // Komp'yuter-press. 2005. № 7. P. 36-41.
4. Magun V.S. Khod Bolonskogo protsessa v evropeyskikh stranakh V.S. Magun // Universitetskoe upravlenie: praktika i analiz. 2005. № 5/6 P. 33-47.
