CC BY
342
-т
SCIENCE TIME
ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОСНОВЕ BALANCED SCORECARD
Лыкова Анжелика Андреевна, Баженов Руслан Иванович, Приамурский государственный университет им. Шолом-Алейхема,
г. Биробиджан
E-mail: andel93@mail.ru
Аннотация. В статье раскрывается сущность качественного метода Balanced Scorecard. Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) проводится на основе использования стратегических карт. Проведенный анализ позволяет, сделать вывод об эффективном использовании СЭД на основе данного метода в коммерческих и государственных организациях разных сфер деятельности.
Ключевые слова: система электронного документооборота, стратегическая карта, оценка эффективности внедрения, Balanced Scorecard.
На современном этапе развития информационных технологий, в России быстрыми темпами растет объем рынка систем электронного документооборота (СЭД). Это объясняется тем, что государственные и коммерческие компании хотят получить прямую и косвенную выгоду от вложенных ими инвестиций в свою информационную инфраструктуру. Использование СЭД позволяет при минимальных финансовых затратах и с меньшей затратой времени, значительно повысить эффективность и оперативность выполнения важных управленческих задач. По статистике более 80% информационных ресурсов компании содержится в документах, поэтому компания стремится к автоматизации рабочих процессов, таких как документооборот. Исходя, из этого к промышленному применению СЭД переходит большое количество компаний.
Для достижения всех преимуществ внедрения СЭД в компанию программистами разработано большое количество программных продуктов представленных на информационном рынке России: Document, LanDocs, Дело, БОСС-Референт. Но будет ли внедрение СЭД целесообразным, чтобы это понять необходимо, провести оценку экономической эффективности.
Задача оценки экономической эффективности внедрения СЭД, заключается в получении показателей оценки, которые позволяют с большей точностью
оценить эффект от внедрения, затраты на обслуживание, затраты на ввод в эксплуатацию системы.
На сегодняшний день одной из самых распространенных методик оценки экономической эффективности является методика сбалансированных показателей (BSC или Balanced Scorecard).
Изучением метода Balanced Scorecard занимаются как российские, так и зарубежные ученые и практики. Г.Галкин [7] определил методы экономического эффекта от ИТ-проекта. Рассмотрели альтернативные модели - Balanced Scorecard В.Ивлев, Т.Попова [9]. М.Каменнова [10] изучала планирование развития ИТ на базе методологии Balanced Scorecard.. Balanced scorecard как систему стратегического управления исследовали О.А.Колесников, В.Ю.Ступин [11]. Г.Макфарлэйн [12] изучил ИТ-службу в зеркале сбалансированных показателей. А.Недосекин [13] оценил систему сбалансированных показателей (Balanced Scorecard^ выделил плюсы, минусы, проблемы внедрения. Рассмотрел использование системы сбалансированных показателей на практике управления компанией Д.Ткалич [14]. П.Хорват [15] внёс свое видение сбалансированной системы показателей как средство управления предприятием. Метод BSC применяют в своих исследованиях и зарубежные ученые [18-20].
Использование СЭД предполагает достижение компанией желаемых результатов и выгод. Применение СЭД позволит компании: увеличить производительность труда персонала на 20-25%; снизить стоимость хранения электронных документов на 80% по отношению к стоимости хранения бумажных архивов [8] .
Внедрение СЭД принесет компании прямые и косвенные выгоды.
Прямыми выгодами можно назвать выгоды связанные с увеличением прибыли и снижением затрат:
- на стоимость затраченных ресурсов и материалов на копировальную работу;
- на доставку документов в бумажном носителе;
- на уменьшение затрат на оборудование и работу персонала.
Косвенные выгоды связанны с эффективной работой компании:
- быстрый поиск и выбор документации (по различным критериям); повышение безопасности информации, так как работа с СЭД недоступна незарегистрированному пользователю, а доступна только пользователю с полученным доступом к информации;
- повышение контроля над исполнением документов; хранение документов в электронном виде на сервере, что делает процесс хранения удобным и безопасным [8].
Метод BSC используется, как основной инструмент управления бизнесом, предполагающий построение стратегии компании и воплощение на всех уровнях
организации.
Преимуществом данного метода, является определение наиболее короткого и эффективного пути для достижения экономического эффекта от реализации стратегии.
По отношению к традиционным методам, данный метод имеет смешанный подход к оценке эффективности проектов, что предполагает оценку как финансовых составляющих (увеличение прибыли, объема продаж и т.д.), так и нефинансовых составляющих (работу сотрудников с клиентами, мотивацию, квалификацию сотрудников). Актуальность оценки нефинансовых составляющих высока, так как качественная работа сотрудника и качественное обслуживание клиентов, непосредственно влияет на доходы компании.
Использование концепции BSC, увеличит шансы компании в достижении цели. Так как она предполагает формирование стратегических карт, представляющих собой зрительное описание целей и показателей, а так же путей их достижения.
Построение стратегической карты компании состоит из четырех составляющих:
- финансовая составляющая используется для оценки финансовых результатов после внедрения ИТ-проектов (выручка, рентабельность и т.п.);
- клиентская составляющая использует показатели эффективной деятельности компании для потребителей (увеличение количества постоянных клиентов, освоение новых рынков сбыта);
- внутренние бизнес-процессы включают в себя показатели эффективности компании главных бизнес-процессов, от чего и зависит удовлетворение потребителей и снижение затрат, реорганизация производства и уменьшение рисков;
- составляющая развития и роста персонала оценивает удовлетворенность коллектива и обслуживание производства, внедрение новых технологий, обучение персонала компании.
Количество и наименование ключевых показателей входящих в состав факторов оценки эффективности могут варьироваться в зависимости от важности для конкретной компании.
Каждый показатель стратегической карты влияет друг на друга, тем самым влияет на результат. Такая связь между составляющими, называется «причинно-следственной». При использовании её на практике, она позволит увидеть причины возникновения проблем в системе компании. Допустим, ухудшение качества выпускаемой продукции компании повлечет за собой уменьшение числа клиентов, снизит объем продаж и как результат снижение прибыли. Чтобы этого избежать, компании необходимо построение стратегической карты развития компании, которая вовремя определит и поможет руководителю компании устранить ряд проблем, тем самым избежит потери прибыли.
Метод BSC позволит максимально оптимизировать деятельность
компании. Благодаря этому методу можно отследить деятельность компании на каждом этапе от обучения персонала до оценки финансовых результатов.
Таким образом, внедрение системы электронного документооборота позволяет эффективно использовать трудовые ресурсы, ускорить обмен необходимой информации между сотрудниками предприятия, сокращать расходы на использование человеческих сил, обеспечивает прозрачность исполнения задач и движения документов.
Можно сделать вывод, что любое предприятие в независимости от его величины нуждается во внедрении системы электронного документооборота, которая вносит вклад в развитии и совершенствование предприятия.
Внедрение СЭД на основе метода BSC возможно в коммерческих и государственных организациях разных сфер деятельности, таких как: здравоохранении, телекоммуникациях, торговли, банковское дело, правоохранительных и образовательных учреждениях и т.п. Так как польза внедрения СЭД на основе метода не зависит от отрасли. Руководитель разрабатывает и определяет свое видение перспектив деятельности компании и доносит до своих сотрудников. Они в свою очередь направляют трудовую деятельность на достижение общих стратегических приоритетов. Таким образом, в компании достигается взаимопонимание между руководителями и сотрудниками, что дает компании двигаться к улучшению своей финансовой эффективности.
Рассмотренный в статье материал может быть использован в преподавании предметных информационных технологий для студентов различных направлений [1-6, 17].
Литература:
1. Баженов Р. И. Информационная безопасность и защита информации: практикум. Биробиджан: Изд-во ГОУВПО «ДВГСГА», 2011. 140 с.
2. Баженов Р.И. О методике преподавания дисциплины «Управление проектами информационных систем» // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 3 (35). С. 55.
3. Баженов Р.И. Об организации деловых игр в курсе «Управление проектами информационных систем» // Научный аспект. 2014. Т.1. №1. С. 101-102.
4. Баженов Р.И. Об организации научно-исследовательской практики магистрантов направления «Информационные системы и технологии» // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 9-2 (41). С. 62-69.
5. Баженов Р.И. Организация научно-исследовательской работы студентов по дисциплине «Теория автоматов» // Современная педагогика. 2014. №5 (18). С. 20.
6. Баженов Р.И. Проектирование методики обучения дисциплины «Информационные технологии в менеджменте» // Современная педагогика. 2014. №8 (21). С. 24-31.
7. Галкин Г. Методы определения экономического эффекта от ИТ- проекта [Электронный ресурс]. - URL: http://www.iteam.ru/publications/it/section_53/ article_2905/ (дата обращения 27.01.2015)
8. Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. - URL: http://citforum.ru/consulting/docflow/market/ article1.8.200222.html (дата обращения 27.01.2015)
9. Ивлев В., Попова Т. Balanced Scorecard-альтернативные модели // Банки и технологии. 2002. №. 4. С. 3-7.
10. Каменнова М. Планирование развития ИТ на базе методологии Balanced Scorecard [Электронный ресурс]. - URL: http://balanced-scorecard.ru/article/bsc-it (дата обращения 27.01.2015)
11. Колесников О. А., Ступин В.Ю. Balanced scorecard как система стратегического управления // Экономические стратегии. 2006. №. 2. С. 140-152.
12. Макфарлэйн Г. ИТ-служба в зеркале сбалансированных показателей // Computerworld Россия. 2000. №42 [Электронный ресурс]. - URL: http:// www.osp.ru/cw/2000/42/7797/ (дата обращения 27.01.2015)
13. Недосекин А. Система сбалансированных показателей (BalancedScorecard): плюсы, минусы, проблемы внедрения [Электронный ресурс]. - URL: http:// balanced-scorecard.ru/node/591/linkintel (дата обращения 27.01.2015)
14. Ткалич Д. Система сбалансированных показателей. Часть 2 [Электронный ресурс]. - URL: http://balanced-scorecard.ru/article/tkalich2 (дата обращения 27.01.2015)
15. Хорват П. Сбалансированная система показателей как средство управления предприятием //Проблемы теории и практики управления. 2000. №. 4. С. 108113.
16. Шиловец А.В. Построение системы ключевых показателей эффективности по методу balanced scorecard (BSC) в ИТ подразделении // Известия Тульского государственного университета. Экономические и юридические науки. 2009. № 1. С. 130-135.
17. Vexler V.A., Bazhenov R.I., Bazhenova N.G. Entity-relationship model of adult education in regional extended education system // Asian Social Science. 2014. Т. 10. № 20. С. 1-14.
18. Asosheh A., Nalchigar S., Jamporazmey M. Information technology project evaluation: An integrated data envelopment analysis and balanced scorecard approach // Expert Systems with Applications. 2010. Т. 37. №. 8. С. 5931-5938.
19. Chen F. H., Hsu T. S., Tzeng G. H. A Balanced scorecard approach to establish a performance evaluation and relationship model for hot spring hotels based on a hybrid MCDM model combining DEMATEL and ANP // International Journal of Hospitality Management. 2011. Т. 30. №. 4. С. 908-932.
20. Bolívar R.M.P., Hernández L.A. M., Rodríguez O.D. Implementing the balanced scorecard in public sector agencies: An experience in municipal sport services // Academia Revista Latinoamericana de Administracion. 2010. №. 45. С. 116-139.
