Особенности учета расходов ГСМ в транспортной организации Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

НАУЧНОЕ ПЕРИОДИЧЕСКОЕ ИЗДАНИЕ «IN SITU»

№1/2015

ISSN 2411-7161

Яковлева А.А.,

студентка 2 курса магистерской программы :Учет, анализ, аудит

направление :Экономика Тюменского Государственного университета в г.Сургуте;

Шилова Л.Ф.

Научный руководитель, д.э.н.

Профессор кафедры учет, анализ, аудит Тюменского Государственного университета

ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА РАСХОДОВ ГСМ В ТРАНСПОРТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ.

Аннотация

В статье рассмотрены особенности учета расходов на ГСМ. Обозначены и проанализированы такие проблемы как установление норм расхода топлива, учет перерасхода топлива и документальное подтверждение понесенных на ГСМ расходов. В заключение даны рекомендации по решению проблем.

Ключевые слова: транспортные организации; учет расходов ГСМ; нормы расхода топлива, перерасход топлива; путевой лист; снижения рисков; Министерства транспорта РФ.

Для транспортных организаций ГСМ являются основными запасами, используемыми для осуществления основного вида деятельности.

Учет и списание расходов на приобретение ГСМ относится к числу не простых для бухгалтера вопросов. Ведь, от того насколько грамотно поставлены учет и контроль за движением топлива, зависит не только эффективность его использования, но и в конечном итоге прибыль компании.

Среди наиболее актуальных проблем выделяют установление норм расхода топлива, документальное подтверждение понесенных на ГСМ расходов и учет перерасхода топлива.

Проанализируем проблемы связанные с учетом расходов на ГСМ в транспортных организациях.

Известно, что для транспортных организаций по распоряжению Министерства Транспорта РФ разработаны методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» от 14 марта 2008 года N АМ-23-р (с изм. на 14.05.2014г.).

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлив по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ. [ 3].

В первую очередь, необходимо учитывать какие транспортные средства имеются на балансе организации. Это могут быть как легковые автомобили, так и строительная техника, автокраны и т.д. Так как нормы расхода топлив должны устанавливаться для каждой модели эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автотранспорта согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлив, необходимый для осуществления транспортного процесса.

Очень важную роль в установление норм расхода топлива в транспортных организациях играет учет дорожных, климатических и других эксплуатационных факторов автотранспорта. Все эти факторы являются условиями для повышения норм топлива.

Существуют такие модификации автотранспорта, на которые не утверждены нормы расхода топлив Минтрансом России, в таком случае руководители организации могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методик.

Большинство транспортных организации следуют рекомендациям Минтранса России, так же есть такие транспортные организации, которые не согласны с данными рекомендациями и в судебном порядке добились право не использовать нормы Минтранса.[ 9]

В основном причиной отказа, транспортных организаций, следовать рекомендациям Минтранса России, являются перерасход топлива, когда фактический расход топлива транспортной организации

67

_____________НАУЧНОЕ ПЕРИОДИЧЕСКОЕ ИЗДАНИЕ «IN SITU» №1/2015 ISSN 2411-7161____________________

разница с нормами Минтранса. С учетом специфики работы автотранспорта руководители транспортных организаций сами разрабатывают свои нормы и отражают их в учетной политике организации. Но впоследствии у таких транспортных компаний могут возникнуть проблемы с налоговыми органами, которые могут не признать расходы на топлива и попросить экономически обосновать свои расходы.

Но все же, как считают эксперты, расходы на ГСМ безопаснее учитывать в пределах норм, разработанных Минтрансом России.[11]

Следующим немаловажным вопросом является документальное подтверждение понесенных на ГСМ расходов.

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Таким образом, следуя Налоговому кодексу, для принятия в целях налогообложения фактических расходов на ГСМ налогоплательщику достаточно доказать экономическую обоснованность и представить документальное подтверждение понесенных затрат.

Основным документом для списания ГСМ в транспортной организации является путевой лист утвержденный постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78

Следует отметить, что с 2008 г. путевой лист - это основной документ для учета и контроля работы транспортного средства, а также водителя. В нем указывают сведения об остатке горючего при начале работы и при окончание работы транспортного средства, количество выданного горючего, его марка, нормативном и фактическом расходе, пробеге автотранспортного средства.[6; с.275]

Так как многие транспортные организации содержат на балансе автотранспорт разной модификации, то путевой лист должен соответствовать модификации транспортного средства. Это означает что, форма путевого листа для каждой классификации автомобиля своя.

Например: для легкового автомобиля будет соответствовать типовая форма № 3 утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97г. № 78, для автобуса - типовая форма № 6, для грузового автомобиля -типовая форма №4П и т.д.

Особое внимание при заполнении путевого листа необходимо обратить на следующие моменты. Срок действия путевого листа для нетранспортных компаний ограничен в пределах месяца, в то время как автотранспортные компании обязаны ежедневно составлять путевой лист при оказании услуг по перевозке сторонним лицам (Письмо Минфина от 30.11.2012 г. № 03-03-07/51, п. 10 Приказа Минтранса № 152). В то же время составление путевого листа сроком более чем на 1 день должно обеспечивать достоверный учет отработанного времени и учета ГСМ на случай доказательства позиции налогоплательщика в суде.[9]

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Так же согласно п.4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта. Таким образом, автотранспортные организации также могут не применять унифицированную форму путевого листа, а разработать свою.

Хотя при не оформлении путевых листов велика вероятность того, что проверяющие органы откажут в признании таких расходов по ГСМ для целей налогообложения прибыли со ссылкой на нарушение ст. 252 НК РФ. И судьи, скорее всего, их поддержат, потому что возникают проблемы даже с существующими путевыми листами, заполненными с нарушениями. Основными нарушениями считаются: не заполнение реквизитов в путевом листе, километраж, маршрут движения, сведения о водителе, наличие подписи.[10]

И наконец, главной проблемой бухгалтеров при учете расходов ГСМ является перерасход топлива.

В случае перерасхода топлива транспортной организации, так как она является налогоплательщиком, следует установить причины.

Причинами перерасхода могут быть неверные расчеты норматива расходования топлива, неисправность автомобиля (заниженное давление в шинах, неисправность топливной системы), влияние погодных условий, влияние загруженности транспортного потока, большое количество подъемов при выполнении маршрута, а также неправомерные действия водителя, доказать которые без надлежащего контроля практически невозможно.

68

_____________НАУЧНОЕ ПЕРИОДИЧЕСКОЕ ИЗДАНИЕ «IN SITU» №1/2015 ISSN 2411-7161__________

В случае, если установили факт перерасхода топлива и вина работника не установлена, транспортная организация, при условии документального подтверждения, а также доказательства обоснованности и производственной необходимости, вправе учесть возникший перерасход при определении налоговой базы по налогу на прибыль [9].

Доказательств обоснованности, в свою очередь, является фактический остаток топлива при возвращении автомобиля с маршрута, который указывается в путевом листе. Но, как правило, организации не производят фактический замер топлива, а определяют остаток топлива в баке по датчикам пробега автомобиля, вследствие чего могут возникнуть споры с налоговыми органами, а также проблемы при взыскании стоимости топлива, которое было перерасходовано, с работника.

Таким образом, для снижения рисков возникновения споров с контрольными органами, а также правомерного взыскания перерасхода топлива с водителя, организации необходимо использовать дополнительные меры для измерения фактического расхода топлива и контроля за маршрутом.

Самым оптимальным решением на сегодняшний день является использование спутниковых систем слежения GPS и топливомеров.

В этом случае транспортной организации необходимо проанализировать стоимость внедрения дополнительных технологий и принять решение о целесообразности их использования.

Итак, подтвердить обоснованность перерасхода ГСМ может правильно составленный акт на списание ГСМ, в котором необходимо указать выявленные причины перерасхода. В случае отсутствия таких актов уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму понесенных расходов по ГСМ может быть признано неправомерным.

В заключении следует отметить, что учет расходов на ГСМ всегда вызывал споры в отношении установления норм расхода, документального оформления, а так же учет перерасхода топлива. Однако во избежание споров следует четко следить за учетом данных расходов.

Список использованной литературы:

1. Налоговый кодекс РФ

2. Федеральный закон от 06.12.11 №402 ФЗ (ред. От 04.11.2014)

«О бухгалтерском учете».

3. Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

4. Постановление Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте"

5. Письма Минфина РФ

6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков. - 4-e изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 681 с.

7. Кондраков Н.П. Основы малого и среднего предпринимательства: Практическое пособие / Н.П. Кондраков, И.Н. Кондраков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 446 с.: 60x90 1/16 + ( Доп. мат. znanium.com). (переплет) ISBN 978-5-16-005687-6, 700 экз.

8. Кругляк З.И. Налоговый учет и отчетность в современных условиях / Кругляк З.И., Калинская М.В.: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2013.

-352 с.

9. Осадский А.И.,статья «Учет и списание ГСМ» /Осадский А.И.// Журнал "Профессионал Дон-Консультант" №8 август 2013г.

10. consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?base=PBI;n=189300;req=doc (05.12.2014г.)

11. http://www.glavbukh.ru/art/20289 (03.12. 2014г.)

©Яковлева А.А., Шилова Л.Ф.,2015

69