Научная статья на тему 'Оптимизация управления бизнес-процессами управления денежными потоками'

Оптимизация управления бизнес-процессами управления денежными потоками Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
488
102
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Иванов Е. Д.

Проанализированы подходы к определению понятия денежного потока. Представлены основы формирования платежного календаря.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Оптимизация управления бизнес-процессами управления денежными потоками»

УДК 336.14

Е.Д. Иванов (Орел, ОрелГТУ)

ОПТИМИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ ПОТОКАМИ

Проанализированы подходы к определению понятия денежного потока.

Представлены основы формирования платежного календаря.

Денежные потоки хозяйствующего субъекта обслуживают различные виды деятельности. Качество организации денежных потоков определяет степень финансового равновесия предприятия в процессе его развития, ритмичность осуществления операционного процесса, пропорции собственных и заемных источников финансирования, скорость оборота финансовых средств предприятия. Особенности механизма регулирования денежных потоков как на отдельном предприятии, так и в системе хозяйствующих субъектов имеют некоторые различия, которые обусловлены отраслевой спецификой, внешними и внутренними условиями функционирования предприятия, целями организации.

Темпы развития предприятия, его платежеспособность и финансовая устойчивость определяются достаточностью денежных средств и синхронизацией денежных потоков. Организация денежных потоков связана с операционной деятельностью предприятия и определяет ее эффективность, обеспечивая сокращение производственного и финансового циклов предприятия, а следовательно, получение дополнительной прибыли.

С другой стороны, платежеспособность предприятия сегодня означает гораздо больше, чем своевременное исполнение обязательств. Качество организации денежных потоков во многом определяет деловую репутацию предприятия. Следовательно, возникает необходимость совершенствования организации денежных потоков, способной стать основой не только улучшения финансовых показателей предприятия, но и высокого рейтинга.

Более того, организация денежных потоков предприятия должна быть адекватна стратегии развития предприятия. От этого зависит реализация целей текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия.

Существует два основных подхода к определению понятия денежного потока. Первый заключается в том, что денежный поток предприятия представляется как разница между полученными и выплаченными предприятием денежными средствами за определенный период времени. Очевидно, что в данном случае речь идет не столько о денежном потоке, сколько об остатке денежных средств на определенную дату. Денежные потоки в этом случае рассматриваются как превышение суммарных денежных средств предприятия над его денежными расходами. Второй подход характеризуется тем, что денежные потоки трактуются как движение денежных средств (оборот), их поступление и выплаты.

В практике денежные потоки формируются и распределяются по направлениям деятельности предприятия: текущей, инвестиционной и финансовой.

Денежный поток относится к тем немногим категориям, которые обладают многочисленными классификационными признаками (рисунок).

Денежные потоки как экономическая категория возникли в период расширения товарного производства и угасания натуральной системы хозяйствования при возникновении постоянного устойчивого обмена результатами труда с использованием денег в качестве меры стоимости и средства обращения, что характеризует экономическую природу денежных потоков субъектов экономики и подчеркивает их непрерывность.

Понятие денежного потока шире понятия финансовых ресурсов, так как все финансовые отношения происходят в денежной форме, но не все изменения денежных средств предприятия носят характер финансовых отношений. Денежный поток является результирующим показателем деятельности предприятия за некоторый отрезок времени и относится к категории динамических.

Таким образом, денежные потоки предприятия можно охарактеризовать как совокупность распределенных во времени поступлений и выплат денежных средств по текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия. При этом не выделяются факторы риска, ликвидности и времени, так как они не могут быть применимы абсолютно к каждому денежному потоку.

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:

- состав ЦФО (центры финансовой ответственности), по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;

- участников процесса, т. е. сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;

- обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;

- временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.

В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.

Классификация денежных потоков предприятия

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу — свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в регламентных документах, например в Порядке прохождения платежей в компании. Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

Для наглядности удобно систематизировать эту информацию в виде таблицы или графика платежей.

Необходимо отметить, что хорошо проработанный регламент должен предотвращать сбои в управлении платежной системой, быть прозрачным и однозначно трактовать действия того или иного сотрудника. Однако это не всегда можно проверить, пока регламент не запущен в работу. Поэтому нормальной является практика, когда регламент корректируется в процессе использования и заново утверждается вместе с изменениями.

Каждой статье расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:

- приоритет первой очереди — платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся оплата налогов и погашение кредитов. Оплачиваются финансовой службой строго в соответствии со сроком платежа, указанным в заявке;

- приоритет второй очереди — платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до трех банковских дней без серьезных негативных последствий для компании (выплата заработной платы, оплата основным поставщикам);

- приоритет третьей очереди — платежи, по которым допустим перенос сроков оплаты более чем на три банковских дня. При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение таких статей в бюджете или отмену таких платежей. Если финансовая служба изменила сроки платежа, указанные его инициатором в заявке на оплату, то она обязательно извещает инициатора об этом.

На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Чтобы избежать кассовых разры-

bob, целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом — при выполнении дополнительных условий.

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам.

При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням. Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.

Платежный календарь составляется на основании заявок на оплату, поданных и утвержденных в соответствии с регламентом прохождения платежей в компании. Все заявки регистрируются в реестре, в котором отражается необходимая информация о ходе согласования и оплате каждой из них.

Реестр может содержать и другую аналитическую информацию, необходимую для оперативного управления платежами, например название центра финансовой ответственности, к которому относится заявленный платеж, валюту платежа и соответствующий курс к валюте бюджетирования, название юридического лица, от имени которого будет осуществляться платеж, доступный лимит по статье платежа.

В заключение хочется подчеркнуть, что, когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное — их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.

Практика показывает, что если в компании более 5 % платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.