CC BY
39
УДК 378.1.07 ББК 4481.4
КОНЦЕПЦИЯ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ В НАЦИОНАЛЬНОМ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ НА ОСНОВЕ ИНФОРМАЦИОННОГО РЕСУРСА
А.Е. Шевелев, М.Ю. Гвоздев
В статье рассмотрен подход к построению системы управленческого учета на основе информационного ресурса в национальных исследовательских университетах. Приведена схема системы. Проанализированы компоненты системы управленческого учета. Дано определение понятия информационного ресурса. Рассмотрен метод бюджетирования в структуре системы управленческого учета.
Ключевые слова: управленческий учет, инновационная деятельность, национальные исследовательские университеты, методы управления, информационный ресурс, метод управленческого учета, бюджетирование.
В настоящее время инновационная деятельность национального исследовательского университета связана с необходимостью внесения изменений в образовательный процесс, инновационного изменения в системе и структуре управления, масштабного обновления материально-технического потенциала. Используемые в данный период времени системы управления вузом существенно сокращают возможности перехода к инновационной деятельности. Сложившаяся со временем структура управления и, соответственно, ее составляющие, такие как методы управленческого учета, система планирование, система отчетности не удовлетворяют критериям, предъявляемым к национальным исследовательским университетам (НИУ) [1]. Следовательно, такие изменения продиктованы в первую очередь требованием к соответствию статуса исследовательского университета, а также современным представлением о структуре и деятельности вуза. Инновационная деятельность в сложившихся условиях должна стать основным видом деятельности как образовательная или научная, и это является необходимым условием дальнейшего развития НИУ.
Совершенствование инновационной деятельности в НИУ должно начинаться с построения эффективной структуры управления и базироваться на поиске и освоении новых подходов к методам управленческого учета. Для обеспечения информацией управленческого характера, необходимо сосредоточить усилия вуза на использовании существующих и перспективных методах управленческого учета. Управленческий учет должен обеспечивать текущие потребности в управлении, а также решать стратегические задачи. При этом необходимо отметить, что рост финансирования вузов по программе НИУ, увеличение масштабов проектов, применение новых технологий, а также необходимость в составлении отчетности перед управлением НИУ и Министерством образования и науки РФ активизировали поиски путей развития управленческого учета на местах и привели к широкому признанию
его как области исследования. Таким образом, управленческий учет в университете представляет собой подсистему управления и определяется как учетно-аналитическая система, интегрирующая информацию для оценки и анализа деятельности университета с целью принятия управленческих решений, повышающих результативность. В отличие от простого сбора данных и учета ресурсов и хозяйственных операций управленческий учет направлен на анализ и обобщение информации и осуществляется с использованием всех учетных данных, необходимых для управления НИУ.
Большинство университетов, получивших статус НИУ, или уже занимаются модернизацией системы управления, или находятся в состоянии определения и обоснования методов управления вузом [2]. И это очевидно, так как в настоящее время еще нет сложившихся, зарекомендовавших систем и методов управления НИУ. Об этом можно судить по ежегодным отчетам вузов перед Министерством образования и науки. Новые направления и возможности развития университетов, связанные с дополнительным финансированием, требуют особого инновационного подхода к построению структуры управления. Существующие и используемые успешно модели управления должны быть пересмотрены с учетом особенностей в деятельности вузов. В сложившихся условиях НИУ нуждается в решении задач управления на качественно новом уровне. Необходимость оперативного реагирования на изменения в структуре вуза и изменения, связанные с вводом новых объектов в исследовательских центрах, требует перестройки внутренней системы управления университета, постановки управленческого учета, оптимизации процессов управления. Безусловно, что на данный момент существует система управления в любом НИУ [3] независимо от того, выполняет ли она полностью свои функции или только частично. Такая система управления, как правило, функционирует на основе установленных документально (положения о подразделениях, должно-
стные инструкции и т. п.) или сложившихся практически правил. Она может устраивать до определенного момента руководство вуза и его управленческое звено, но качественный переход вуза в категорию исследовательских потребует как минимум внесения изменений или переход на систему, более совершенную. В рамках системы управления можно выделить внутреннюю область ресурсов и внешнюю область. Внутренняя область ресурсов должна служить целям управления, направленным на решения вопросов локального характера, и обеспечивать информацией руководство НИУ. Внешняя область должна обеспечивать необходимой информацией вышестоящие организации и заинтересованные стороны.
Эффективность системы управленческого учета заключается в ее логичной структуре и обоснованности. В такой системе информация однородна и достоверна, причём очень важно, что достоверность информации должна гарантироваться собственно системой в целом, а не отдельными подразделениями или людьми. Результатом использования должна стать возможность простого и эффективного контроля работы НИУ в целом, контроля отдельных процессов, подразделений, объектов собственности, расходования средств и контроля деятельности отдельных сотрудников. Система управленческого учета должна содержать в себе следующий ряд обязательных модулей:
- планово-бюджетный модуль предназначен для принятия стратегического направления развития, составления плана бюджетов НИУ;
- модуль «Научно-образовательные центры □ (НОЦ) должен обеспечивать данными систему управления и систему отчетности по центрам;
- модуль корректировки планов и бюджетов дает возможность вносить определенные изменения, возникающие в ходе реализации бюджетов, и корректировать исходные показатели;
- информационно-аналитический модуль, позволяющий обрабатывать собранную информацию и давать количественную характеристику показателей.
Особенностью решения задач управления является необходимость использования в качестве одной из основ для принятия решений данных управленческого учета. Таким образом, логично считать, что НИУ нуждается в системе управленческого учета, которая позволит решать следующие задачи:
- эффективно управлять ресурсами: финансовыми, трудовыми, материально-техническими, информационными;
- планировать, анализировать и контролировать показатели инновационной деятельности НИУ (в целом и по подразделениям, центрам финансовой ответственности, инновационным проектам);
- оптимизировать ресурсы НИУ, выявлять и контролировать финансовые потоки внутри университета.
Создание такой системы невозможно без использования информационных ресурсов. Проведенный анализ публикаций по вопросу определения понятия «информационный ресурс □ позволяет сделать вывод, что большинство авторов придерживаются произвольной трактовки. В зависимости от темы, целей и задач исследований авторы приводят свое понимание содержания информационного ресурса. На сегодняшний день в научной литературе учеными отмечается решающая роль информационного ресурса в современном обществе. Однако практически отсутствуют работы, дающие полное представление о нем. Многие авторы дают узкую трактовку термина, относя к информационному ресурсу только информацию, отчужденную от его создателя и зафиксированную на материальном носителе (В.В. Годин, И.К. Корнеев, А.Б. Антопольский, А.В. Костров, Н.И. Гендина, О.В. Пешкова), научно-техническую информацию
(Р.М. Нижегородцев) либо расширяют его до информационной системы, включающей в себя кроме информации еще и персонал (Абрахам Штуб, Тимоти Д. Веллс и Кристин Севилла, Брет Вакнер, Элен Монк, Джеймс ОСБрайн и Джордж Маракас, Франк Дравис) [4].
Несмотря на разнообразие определений, в основном под информационным ресурсом понимается набор данных, документы, программное обеспечение. Такой подход к составу ресурса представляется несовершенным, так как не содержит носителей информации и средств обработки и передачи данных. В современных условиях информационный ресурс должен стать одним из инструментов в системе управленческого учета. Под информационным ресурсом следует понимать не только обмен информацией, наличие баз данных, нормативной документации и т. д., но и используемое оборудование, связанное локальной сетью. Обобщая вышесказанное, можно дать следующее определение: информационный ресурс □ это информационная система, состоящая из средств сбора, передачи, обработки, хранения данных, а также весь имеющийся в системе объем информации.
Наличие качественной информационно-
аналитической системы позволит выполнять не только повседневную работу по бухгалтерскому учету и оперативно управлять имеющимися ресурсами НИУ, но также создать единое информационное пространство университета. Имея столь полную и достоверную информацию, поступающую в режиме online, руководство НИУ сможет принимать управленческие решения, касающиеся образовательной и научно-исследовательской деятельности. Для эффективного управления в НИУ необходима сформированная система управленческого учета, которая позволяет максимально результативно использовать имеющейся ресурсный потенциал университета. Такая система может быть сформирована и может базироваться на использовании информационного ресурса универси-
Управление социально-экономическими системами
тета. На рисунке представлена система управленческого учета, построенная на основе информационного ресурса.
Данная система представлена как непрерывный замкнутый цикл управления, позволяющий в необходимый момент времени иметь достаточную информацию о происходящих процессах. Система управленческого учета направлена не только на обеспечение сведениями внутренних пользователей, но и на формирование информации для внешних пользователей. Основой концепции такой системы послужил существующий и перспективный информационный ресурс НИУ. В данном случае информационный ресурс является базой и инструментом построения системы управления. Актуальность данного решения обусловлена особенностью подхода к разработке новой системы управленческого учета в НИУ на основе информационного ресурса. Использование такой системы предоставит возможность ее дальнейшего перспективного развития и одновременной интеграции в процесс автоматизации управления вуза. В системе управленческого учета выделены три области управленческого процесса:
- область генерального процесса предназначена для обобщенного анализа и разработки дальнейших планов;
- область периодического процесса включает в себя систему формирования данных, позволяющую корректировать или вводить новые показатели и ресурсы;
- область оперативного процесса, обеспечи-
вающая систему управленческого учета непрерывным процессом управления, движения и обработки данных.
На представленной схеме в структуре ключевое место занимает подсистема «Портал □ Она обеспечивает возможность сбора, обработки, размещения представленной информации. В цикле управления является основной частью всего процесса управления за счет уникального набора инструментов и свойств, характерных понятию «портал» Управление ресурсами НИУ осуществляется инструментами портала, такими как:
- система управления контентом, которая предназначена для классификации и размещения поступающей информации по ее видам, управления содержанием и способом отображения;
- система учет показателей, которая содержит средства сбора данных и привидения показателей в сопоставимый вид для дальнейшего анализа полученных значений;
- система управления базами данных, где вся информация по деятельности НИУ накапливается, сохраняется и обрабатывается, обеспечивая информацией элементы системы управления;
- система администрирования, которая позволяет распределять права доступа к информации, выделяя при этом внешнюю и внутреннюю область пользователей. Обеспечивает контроль соблюдения технологии сбора, обработки и размещения информации.
Также значительную роль в процессе управления играет система отчетности. В системе выде-
Структура системы управленческого учета в НИУ
ляется два вида отчетов: отчеты, предназначенные для внутренних пользователей в целях управления, и отчетность, представляемая для вышестоящих организаций и внешних пользователей. К свойствам стоит отнести доступность необходимой информации в любой момент времени и ее актуальность. Портал обеспечивает необходимый в таких случаях обмен данными, снабжает всю систему управления своевременной информацией.
Область генерального процесса охватывает всю систему управления НИУ. Задачами цикла является не только анализ состояния НИУ, но и стратегическое управление всей деятельностью. Система анализа позволяет оценить, на начальном периоде формирования системы и в процессе деятельности, состояние и возможности системы управления вуза, а также дать оценку ресурсам. Масштабность цикла управления влечет за собой соответствующую периодичность мероприятия.
В области периодического процесса реализуются укрупненные процессы, связанные с управлением как по срокам длительности цикла, так и по его функциональным возможностям. В состав этой области входит система формирования данных в виде показателей и информационных ресурсов. На текущей стадии процесса должны быть обоснованы и приняты показатели оценки деятельности. Сформированные показатели определят в дальнейшем структуру и набор данных отражаемых в отчетности. Образованные таким способом данные послужат основой дальнейшего анализа. Информационные ресурсы вуза должны служить целям управления и осуществлять функционирование системы управления. Так как данная система реализуется на основе информационных ресурсов, к ним предъявляются особые требования по формированию структуры и возможности быть интегрированными в управленческую среду. В данном цикле информационные ресурсы вуза либо формируются вновь, либо корректируются.
Эффективность деятельности заключается в движении и обмене информацией в системе управления и постоянным анализом поступающих данных. Область оперативного процесса обеспечивает движение потока таких данных в цикле управления НИУ, направлена на обработку и корректировку текущей информации в короткие сроки.
Работоспособность всей системы управления обеспечивает метод управленческого учета, бюджетирование. Система бюджетирования образует совместно с информационными ресурсами цикличность процессов управления, что позволяет обеспечивать данными всю систему управления. Метод бюджетирования позволит эффективно разрабатывать планы, вести контроль деятельности отдельных центров и всего НИУ, а также принимать обоснованные управленческие решения. В целях повышения скорости процессов система бюджетирования должна базироваться на информационном ресурсе.
Использование бюджетирования в системе управленческого учета инновационной деятельности университета выглядит наиболее приемлемым методом, позволяющим максимально эффективно строить структуру управления. Процесс бюджетирования сопровождается интенсивным информационным обменом и включает этапы: планирование, контроль исполнения бюджетов, анализ отклонений и корректировка бюджетов [5].
Значение бюджетирования в университете состоит в том, что оно:
1) представляет стратегические и тактические цели университета в виде конкретных финансовых показателей;
2) выявляет возможность реализации программ и планов развития университета с точки зрения обеспеченности их финансовыми ресурсами;
3) позволяет определить приоритеты развития университета в условиях ограниченности финансовых ресурсов;
4) определяет размеры финансирования подразделений университета из различных источников;
5) позволяет проконтролировать целевой характер и эффективность использования финансовых ресурсов [6].
Бюджетирование как технология управления позволяет повысить эффективность и качество управленческой работы, усилить режим экономии материальных и финансовых ресурсов, выявить причины отклонений тех или иных показателей деятельности предприятия.
В основу бюджетирования, прежде всего, положена разработка различных видов бюджетов (планов), являющихся одним из основных инструментов управленческого учета. Однако, основываясь на формировании бюджетов, бюджетирование подразумевает не только собственно планирование, но одновременно создает условия для проведения контроля и анализа исполнения запланированных показателей. Сравнивая полученные фактические результаты с бюджетными (плановыми) и проводя их оценку, руководством осуществляется бюджетный контроль и пополняется информация обо всех направлениях и аспектах деятельности организации, которая используется затем при проведении корректировочных мероприятий и принятии решений относительно будущих элементов сводного бюджета.
Эффективное управление университетом все более зависит от уровня информационного обеспечения его отдельных подразделений и служб. Вузы, имеющие сложную организационную структуру, остро нуждаются в оперативной экономической и финансовой информации, помогающей оптимизировать затраты и финансовые результаты, принимать обоснованные управленческие решения. Информация, необходимая для оперативного управления университетом, содержащаяся в системе управленческого учета, должна связать все звенья такой системы, образовав потоки, и должна
Управление социально-экономическими системами
стать основанием для принятия управленческих решений.
Анализ отечественных научных публикаций показывает, что во многих национальных исследовательских университетах не выработано четкого механизма управления ресурсами, подготовки достаточно полной информации о деятельности университета. Неумение оперативно управлять материальными и информационными потоками мешает университету принимать управленческие решения и планировать свою работу.
Информационные ресурсы, являясь объектами информационной экономики, обладают совершенно иными свойствами, не присущими ресурсам материальным. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационные ресурсы имеют свойство накапливаться, обогащаться и могут использоваться многократно. Эти свойства позволяют говорить о большом потенциале этого вида ресурсов, которые необходимо использовать для решения стратегических управленческих задач.
Анализ различных подходов к составу информационных ресурсов НИУ позволяет выделить следующие их виды:
1) средства вычислительной техники и коммуникационное оборудование;
2) лицензионное программное обеспечение и автоматизированные информационные системы;
3) совокупность данных и документов в библиотеках, архивах, фондах, базах данных и др., а также электронные и бумажные носители информации;
4) локальная сеть, доступ в Интернет, информационный портал.
НИУ обладает всеми вышеперечисленными видами информационных ресурсов, совокупность которых образует единый информационный ресурс НИУ. Использование информационного ресурса и построения на его основе системы управленческого учета в НИУ позволит решить проблемы информационного обеспечения и автоматизации процесса управления инновационной деятельностью НИУ. Это позволит использовать весь накопленный потенциал вуза, сократит время и расходы, связанные с внедрением системы.
На текущий момент отсутствует типовая унифицированная информационная модель управления инновационной деятельностью, способная автоматизировать процессы управления в НИУ. Соответственно, на рынке информационных технологий не представлен готовый программный продукт, готовый в полной степени автоматизировать и обеспечить полноценную поддержку процесса управления ресурсами НИУ в сфере инновационной деятельности. Применение универсальных БИР-систем в НИУ без значительной корректировки программного продукта будет затруднительно в связи со спецификой, обусловленной научной и исследовательской деятельностью. Прове-
денный анализ публикаций по теме внедрения БИР-систем на предприятиях позволяет охарактеризовать этот процесс как весьма непростой. Основная сложность заключается во внедрении БИР-системы и построении ее работы на основе существующей системы управления. В этом случае необходимо подстраивать БИР-систему под существующие процессы управления предприятием. Такое решение задач, как правило, накладывает ряд ограничений на БИР-систему и в значительной мере сужает ее эффективность. Порою перед разработчиками возникают проблемы, которые невозможно решить и, как итог деятельности, либо принять компромиссный вариант, либо вообще отказаться от дальнейшего внедрения. Такие трудности в основном вызваны отсутствием возможности автоматизировать определенные управленческие процессы.
Автоматизированная система поддержки научной и инновационной деятельности исследовательского университета должна решать следующие задачи:
1) планирование научной и инновационной деятельности (формирование планов НИР и научных мероприятий);
2) анализ и прогнозирование результатов дея-
тельности (анализ загруженности и результативности использования аудиторного фонда и лабораторного оборудования, анализ занятости и результативности работы профессорско-преподава-
тельского и учебно-вспомогательного состава);
3) управление научными исследованиями
(управление проектами НИУ ЮУрГУ; мониторинг ключевых показателей проектов НИУ; оперативное управление бюджетом научно-
исследовательского и образовательного процесса);
4) формирование внутренних и внешних отчетов (подготовка годового отчета об инновационной деятельности НИУ, отчетов научнообразовательных центров; формирование перечня мероприятий в области инновационной деятельности, отчетов об использовании ресурсов в ходе учебного процесса и научно-исследовательских работ) [7].
Использование информационных технологий в системе управленческого учета инновационной деятельности НИУ обусловлено такими факторами, как постоянно растущий объем информации о ходе работ и результатах инновационного процесса, потребность в оперативных данных, позволяющих принимать оптимальные управленческие решения по результатам деятельности руководителей, преподавателей, сотрудников и студентов НИУ. Необходимость многогранного анализа научно-инновационной деятельности, прослеживания динамики изменений и своевременной корректировки хода исследовательского и образовательного процесса, потребность в учете результатов использования инновационных ресурсов НИУ. Таким образом, информационные ресурсы стано-
вятся базой построения системы управленческого учета, обеспечивая ее дальнейшее развитие и эффективное функционирование.
Литература
1. Официальный сайт Министерства образования и науки РФ. □ http://mon.gov.ru/pro/niu/
2. Официальный сайт Национального фонда подготовки кадров. □ http://ntf.ru/
3. Официальный сайт НИУ ЮУрГУ. Управление научных исследований. □ http://susu.ac.ru/ru/
about/Struktura_vuza/Upravlenija/
4. Лаврищева, Е.Е. Роль информационных ресурсов предприятия в формировании внутренней инновационной среды/ Е.Е. Лаврищева //Воспроиз-
водство: взаимосвязь политико-экономического и институционального аспектов: межвуз. сб. науч. ст. □ Иваново: Иван. гос. ун-т, 2010. □ С. 56—67.
5. Сингатуллина, Г. Р. Система финансового управления университетом: бюджетирование и управление финансовыми ресурсами / Г.Р. Сина-гатуллина. □ Казань: «Физтехпресс□ □ 2006. □ С. 172-178.
6. Храмова, Т.М. Формирование системы внутривузовского бюджетирования / Т.М. Храмова // Вестник Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова. □2007. □ № 3 □ С. 10—17.
7. Говорков, А.С. Автоматизация управления научной деятельностью университета / А.С. Говорков // Университетское управление: практика и анализ. □2009. □ № 6. □ С. 13—18.
Поступила в редакцию 23 июня 2011 г
Шевелев Анатолий Евгеньевич. Доктор экономических наук, профессор, заведующий кафедрой «Бухгалтерский учет и финансы □ торгово-экономического факультета, Южно-Уральский государственный университет (г. Челябинск). Область научных интересов □ риски в бухгалтерском учете, налоги и налогообложение, бухгалтерская (финансовая) отчетность. Контактный телефон: (8-902) 267-93-91.
Shevelev Anatoly Evgenevich is Doctor of Science (Economics), Professor, head of the Accounting and Finance Department of the of the Trade and Economics Faculty of South Ural State University, Chelyabinsk. Research interests: risks in accounting, taxes and taxation, book-keeping (financial) report. Tel: (8-902) 267-93-91
Гвоздев Максим Юрьевич. Старший преподаватель кафедры «Бухгалтерский учет и финансы» торгово-экономического факультета, Южно-Уральский государственный университет (г. Челябинск). Область научных интересов □ управленческий учет в национальных исследовательских университетах. Контактный телефон: (8902) 267-93-91.
Gvozdev Maxim Jurevich is a senior lecturer of the Accounting and Finance Department of the Trade and Economics Faculty of South Ural State University, Chelyabinsk. Research interests: the administrative account of national research universities. Tel: (8-902) 267-93-91
