CC BY
320
ГУМАШТАРШ ПРОБЛЕМИ
УДК 651.4/.9
ДОСЛ1ДЖЕННЯ Д1ЛОВОДСТВА ТА ДОКУМЕНТООБ1ГУ В УСТАНОВ1: ЕТАПИ, ПРИНЦИПИ, МЕТОДИ
САВЧЕНКО С. В.1 * , канд. icm. н, доц. ТКАЧ Л. М.2, канд. фшол. н., доц. ПРОКОФ'еВА К. А.3 * канд. фшол. н, доц. В1ТЕР В. О.4, студ. гр. Д1-01-10М
1 Кафедра документознавства та шформацшно! дiяльностi, Нацюнальна металургшна академiя Укра!ни, пр. Гагарша, 4, 49600, Дншропетровськ, Украша, тел. +308(056)274255 e-mail: [email protected]
2 Кафедра документознавства та шформацшно! дшльносп, Нацюнальна металургшна aкaдемiя Украши, пр. Гагарша, 4, 49600, Дшпропетровськ, Украша, тел. +308(056)274255 e-mail:[email protected]
3 Кафедра документознавства та шформацшно! дiяльностi, Нaцiонaльнa метaлуpгiйнa aкaдемiя Укра!ни, пр. Гaгapiнa, 4, 49600, Дншропетровськ, Украша, тел. +308(056)274255 e-mail: [email protected]
4 Кафедра документознавства та шформацшно! дшльносп, Нaцiонaльнa метaлуpгiйнa aкaдемiя Украши, пр. Гагарша, 4, 49600, Дншропетровськ, Украша, тел. +308(056)274255 e-mail: [email protected]
Анотащя. Постановка проблеми. Фахова подготовка сучасного фaхiвця з документознавства та шформацшно! дiяльностi передбачае й умшня застосувати на пpaктицi здобуп знання, зокрема, у науково-дослвдницькш pоботi. Головними сферами застосування документознавчих знань е дiловодство в установах та оpгaнiзaцiях, документaцiйне забезпечення управлшня, документaцiйне забезпечення кадрово! роботи, органь зацгя iнфоpмaцiйноi дiяльностi apхiву установи, аналогична обробка та оптимiзaцiя шформацшних потоков в оpгaнiзaцii. Мета cmammi. Окреслити етапи та кроки дослвдження дшоводства та документообiгу в установи виявити та змоделювати структуру установи, викрити недолiки дiловодних процедур i крок1в, нормативно-методичного та мaтеpiaльно-технiчного забезпечення, документообiгу в цiлому та фоpмуляpiв окремих докуме-нтiв; запропонувати низку зaходiв щодо paцiонaлiзaцii' та оптимiзaцii'. Висновок. Дослiдник дiловодствa та до-кументообiгу установи в процес дослiдження застосовуе так1 методи як шформацшний aнaлiз, формулярний aнaлiз, метод ушфжаци, метод спостереження, анкетування, штерв'ювання та опитування, системний та струк-туpно-функцiонaльний. Вiн складае двi модели змiстовно-логiчну "модель системи", яка фжсуватиме стан речей, допомагаючи вивчати властивосп об'екта за допомогою його уявного замшника. Друга - "модель для системи", або щеальний вapiaнт об'екта у його майбутньому, коли буде pеaлiзовaно пpопозицii щодо paцiонaлiзaцii та оптимiзaцii. Таким чином, розроблено та запропоновано рекомендаций що допоможуть фaхiвцевi з документознавства скласти та ефективно pеaлiзувaти наукову програму практичного дослiдження.
Ключов1 слова: документознавство, установа, модель, до^дження, методи, анал1з, документообг до-кументащя.
ИССЛЕДОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИИ: ЭТАПЫ, ПРИНЦИПЫ, МЕТОДЫ
САВЧЕНКО С. В.1*, канд. ист. н., доц. ТКАЧ Л. М.2, канд. филол. н., доц. ПРОКОФЬЕВА Е. А.з *, канд. филол. н., доц. ВИТЕР В. O. 4, студ. гр. ДИ-01-10М
1 Кафедра документоведения и информационной деятельности, Национальная металлургическая академия Украины, пр. Гагарина, 4, 49600, Днепропетровск, Украина, тел. +308(056)274255 e-mail: [email protected]
2 Кафедра документоведения и информационной деятельности, Национальная металлургическая академия Украины, пр. Гагарина, 4, 49600, Днепропетровск, Украина, тел. +308(056)274255 e-mail: [email protected]
3* Кафедра документоведения и информационной деятельности, Национальная металлургическая академия Украины, пр. Гагарина, 4, 49600, Днепропетровск, Украина, тел. +308(056)274255 e-mail: [email protected]
4 Кафедра документоведения и информационной деятельности, Национальная металлургическая академия Украины, пр. Гагарина, 4, 49600, Днепропетровск, Украина, тел. +308(056)274255 e-mail: [email protected]
Аннотация. Постановка проблемы. Профессиональная подготовка современного специалиста по доку-ментоведению и информационной деятельности предполагает и умение применить на практике полученные знания, в частности, в научно-исследовательской работе. Главными сферами применения документоведческих знаний является делопроизводство в учреждениях и организациях, документационное обеспечение управления, документационное обеспечение кадровой работы, организация информационной деятельности архива учреждения, аналитическая обработка и оптимизация информационных потоков в организации. Цель статьи. Обозначить этапы и шаги исследования делопроизводства и документооборота в учреждении; выявить и смоделировать структуру учреждения, разоблачить недостатки делопроизводственных процедур и шагов, нормативно-методического и материально-технического обеспечения, документооборота в целом и формуляров отдельных документов; предложить ряд мер по рационализации и оптимизации. Вывод. Исследователь делопроизводства и документооборота учреждения в процессе исследования применяет такие методы как информационный анализ, формулярный анализ, метод унификации, метод наблюдения, анкетирование, интервьюирование и опрос, системный и структурно-функциональный. Он составляет две модели: содержательно-логическую "модель системы", которая будут фиксированы положение вещей, помогая изучать свойства объекта с помощью его воображаемого заменителя. Вторая - "модель для системы" или идеальный вариант объекта в его будущем, когда будет реализовано предложения по рационализации и оптимизации. Таким образом, разработаны и предложены рекомендации, которые помогут специалисту по документоведению составить и эффективно реализовать научную программу практического исследования.
Ключевые слова: документоведение, учреждение, модель, исследования, методы, анализ, документооборот, документация
DOCUMENT MANAGEMENT AND CORPORATE RECORDS RESEARCH:
STAGES, PRINCIPLES AND METHODS
SAVCHENKO S. V.1*, Cand. Hist. Sc., Ass. TKACH L. M.2 , Cand. Philol. Sc., Ass. PROKOFIEVAY. A.3*, Cand. Philol. Sc., Ass. VITER V. O. 4, Stud. gr. CI-G1-1GM
1* Department of Business documentation Management and Informational activitiy, National Metallurgical pr. Gagarin, 4, 49600, Dnipropetrovsk, Ukraine, tel +308(056)274255 e-mail: [email protected] 2 Department of Business documentation Management and Informational activitiy, National Metallurgical pr. Gagarin, 4, 49600, Dnipropetrovsk, Ukraine, tel +308(056)274255 e-mail: [email protected] 3* Department of Business documentation Management and Informational activitiy, National Metallurgical pr. Gagarin, 4, 49600, Dnipropetrovs'k, Ukraine, tel. +308(056)274255 e-mail: [email protected] 4 Department of Business documentation Management and Informational activitiy, National Metallurgical pr. Gagarin, 4, 49600, Dnipropetrovsk, Ukraine, tel +308(056)274255 e-mail: [email protected]
Abstract. Introduction into problem.The professional training of modern specialist in Document Sciences and Information Activities provides the ability to put acquired knowledge into practice particularly in scientific research. The main areas of knowledge applying are Corporate Records and Document Management, Staff Document Management and Archives Information Activities, Analytical Process and Information Optimization. The purpose. The main purposes are: to show the Document Management and Corporate Records stages and steps; to determine and design the structure of the Corporation; to reveal Corporate Records Procedure and Steps errors; to provide regulatory and procedural documents and material and technical facilities; to provide document management in general and document forms particularly; to provide simplification of operation and document optimization. Conclusion. Corporate Records and Document Management Researcher in the process of investigation applies the methods, such as: information analyses, blank-form analyses, unification method, method of observation, interview, questionnaire survey, system and structural and functional methods. The Researcher designs two models. The first model is a content-logical one that is called "model of system" and that records current things. The model helps to study object features by its proper substitute. The second model is called "model for system" that is an ideal invariant of an object in its future when simplification of operation and optimization are applied. Thus, some recommendations are proposed to help specialist in Document Sciences design and provide scientific research.
Key words: document sciences, corporation, model, research, methods, analyses, document management, record-keeping.
Academyof Ukraine, Academyof Ukraine, Academyof Ukraine, Academyof Ukraine,
Постановка проблеми. Осв^ньо-професшна тдготовка сучасного фахiвця з документознавства та шформацшно1 дiяль-ностi передбачае не лише засвоення певно1 сукупностi знань, а й умшня застосувати 1х на практищ, зокрема, у науково-дослiдницькiй робот! на базi практики. Го-ловними сферами застосування дослщниць-ких умшь та навичок студенпв-документознавцiв е дшоводство в установах та оргашзащях, система документацiйного забезпечення управлiння й забезпечення ка-дрово'1' роботи, оргашзащя шформацшно1 дiяльностi архiву або архiвного пiдроздiлу установи, аналiтична обробка та оптимiзацiя документно-iнформацiйних потокiв в орга-шзацп.
Здебiльшого студент-практикант мае справу саме з дшоводством, документообь гом в установ^ оргашзацп або на тдприемс-твi, якi потрiбно не лише описати, а й про-аналiзувати: змоделювати його структуру, виявити недолши щодо документацiйних процесiв, нормативно-методичного та мате-рiально-технiчного забезпечення, докумен-тообiгу в цiлому та формулярiв окремих до-кументiв, а також запропонувати низку за-ходiв щодо 1'х рацiоналiзацii та оптимiзацii.
Мета статт1. Метою пропоновано! стат-т е спроба висвiтлити науково-методичнi рекомендацп для студента, який об'ектом сво'х студiй обрав органiзацiю (установу чи тдприемство), а предметом - документащю (як це бувае найчастiше - оргашзацшно-розпорядчу та iнформацiйно-довiдкову).
Виклад основного матер1алу. Один iз найскладшших етапiв роботи студента, з психолопчно1 точки зору, - це етап ознайо-млення. Щоб не розгубитися i не "розчини-тися" в об'ект^ який потрiбно буде досль джувати, у молодого фахiвця повинно сфо-рмуватися уявлення про нього як ч^ко структуровану систему з п елементами, що формують вертикально i горизонтально роз-ташованi зв'язки, iерархiчнi та транаерархь чнi, прямi та зворотнi. Необхiдно пам'ятати зауваження Ю. I. Макарського, що "будь-яка система управлiння <...> складаеться з низки дрiбнiших систем i сама е частиною бiльших систем", а шформащю в цьому контекстi
потрiбно сприймати як "форму зв'язку мiж головною та керованими тдсистемами".
Свого часу Анрi Файоль писав: "Керува-ти - значить передбачати, оргашзовувати, розпоряджатися, координувати та контро-лювати". Зважаючи на це, важливо з'ясува-ти, як функцiонуе система, як оргашзовано iнформацiйну взаемодiю вах ланок управ-лiння, зокрема, керiвництва та виконавцiв; в який споаб надходить iнформацiя до керiв-ника для прийняття управлiнських рiшень i якi вона мае властивостi (з точки зору актуальности повноти, своечасносп, доступнос-тi, достовiрностi); як функщонують шфор-мацiйнi потоки; як оргашзовано контроль виконання розпоряджень тощо.
Дослщження об'екта передбачае оволо-дiння загальною iнформацiею про установу, структуру тдроздшв, кiлькiсть i якiсний склад працiвникiв, рiвень техшчного забезпечення (комп'ютери та оргтехшка, викори-стання програм електронного дшоводства, умови працi тощо). Надалi вивчаеться орга-нiзацiйна документацiя (положення про ор-ганiзацiю та пiдроздiли); штатний розклад (аналiзуеться вiдповiднiсть мiж штатним складом установи чи пiдроздiлу та обсягом i складнiстю роботи); регламент роботи; по-садовi шструкцп пращвниюв (сфера вщпо-вiдальностi, якi питання входять до компе-тенцп кожного пращвника); аналiзуеться розподiл обов'язкiв (як регламентуеться ко-жний вид дiяльностi, рiвень контролю за ви-конанням, форма звггносп за виконання, вь дсутнiсть дублювань обов'язкiв); вивчаеться завантажешсть роботою (диспропорцп); потреба в нових пращвниках та наявнiсть ва-кансiй; порядок обiймання посад, професш-но-квалiфiкацiйнi вимоги до претендентiв.
Особливо1 уваги заслуговують нормати-внi та методичш матерiали з оргашзацп дь ловодства. Усе це важливо з огляду на те, що злагоджешсть управлшсько1 структури, правильний розподiл обов'язюв мiж пращв-никами, чiтке визначення сфери вщповща-льностi безпосередньо впливають на ращо-нальнiсть документообiгу.
Подiбнi завдання потрiбно виконувати за допомогою методу спостереження, опи-тування пращвниюв, опису процесiв та фак-
тсв, анкетування, хронометражу й моделю-вання. Зрештою, емтричне вивчення об'екта мае перейти у створення "моделi системи", що надасть змогу встановити, наскiльки ефективно функцюнуе система, спрогнозу-вати розвиток тих чи шших тенденцiй, оп-тимiзувати дослiджуванi процеси.
Бiльш складний етап - аналiз докумен-тооб^у в установi. Для цього, передуам, необхiдно визначитися з класифшацшними ознаками, за якими вiдбуватиметься такий аналiз:
- вхiднi - вихщш - внутрiшнi документи;
- перюдичш - неперiодичнi;
- термiновi - нетермiновi - безстроковi;
- документи загального доступу - з грифами обмеження доступу;
- паперовi - електронш;
- простi (де розглядаеться одне питан-ня) - складн (розглядаються два i бiльше питань);
- оригшали - дублiкати - копп - витяги;
- документи на рiзних стадiях роботи з ними: робочi проекти документiв - документи на узгодженш, вiзуваннi та затверджен-нi - документи, тдписаш вiдповiдальною особою, що набули юридично! сили;
- документи, що рееструються - не ре-еструються;
- документи, виконання яких контролю-еться - не контролюеться;
- за кореспондентами (вищi шстанцп; нижчi шстанцп; установи, що не перебува-ють у вщносинах субординацп; приватнi особи);
- документи, що перебувають у процес виконання - виконаш - передаш на архiвне зберiгання;
- документи з шформащею щодо впро-вадження яко!сь iнiцiативи - документи-вщповвд на iнiцiативу;
- за системами документацп (оргашза-цiйнi, розпорядчi, шформацшно-довщков^ статистичнi, облiковi, бухгалтерськi, кадро-в^ звiтнi);
- за видовою ознакою в рамках окремо! системи документацп (накази, протоколи, розпорядження, шструкцп, плани, ршення, звiти, технiчнi проекти тощо).
Загалом, параметром аналiзу докумен-тооб^у може бути будь-яка класифiкацiйна
ознака або вс разом, усе залежить вщ мети i завдань дослщження.
Значну роль у дослiдженнi ввдграють маршрути документопотокiв, якi слiд описа-ти й подати у виглядi схеми, формулюючи при цьому таю питания як: звщки почина-еться (початок маршруту); куди спрямову-еться (кшець маршруту); через якi шстанцп проходять (рух по маршруту); завдання -функцп - мiсце документа в потощ; трива-лiсть маршруту (вщстань, час); кiлькiсть до-кументацшних операцiй; кiлькiсть пращвни-юв, задiяних в оргашзаци руху документiв.
Обсяг документооб^у потрiбно визнача-ти у фiзичних величинах i вiдсотках, щоб простежити й пояснити його динамшу за певний промiжок часу. У процес свого дос-лiдження документознавець повинен помь чати й систематизувати недолши. Згодом на пiдсумковому етат роботи це допоможе ро-зробити програму оптимiзацii, розумiючи пiд цим термшом кореляцiю мiж формою та змютом (документа або процесу); вкладени-ми ресурсами та економiчним ефектом; якь стю змiсту та ергономiчнiстю; штатом пра-цiвникiв та обсягом роботи; квалiфiкацiею працiвникiв та об'ективними квалiфiкацiй-ними вимогами, що визначаються характером роботи; завданнями управлшня та ш-формацiйно-документним забезпеченням; зовшшшми та внутрiшнiми iнформацiйними потоками тощо.
У кожного дослщника, безумовно, пос-тупово формуеться власний перелiк пробле-мних ситуацiй, типу:
- незадовшьний стан локально! нормативно-методично! бази оргашзаци дшоводс-тва та документооб^у в установi, вщсут-нiсть локальних нормативних документiв, якi регламентують роботу з документами в установи
- незадовшьне iнформацiйне забезпе-чення управлшня, невчасшсть подачi шфо-рмацп на той рiвень, на якому приймаються управлшсью рiшення;
- невчаснiсть виконання документацш-них робiт, затримки в робот^ повернення документiв на доопрацювання;
- зрив маршру^в документопотокiв (причини, фактори);
- недостатнiсть/надмiрнiсть контролю за виконанням i виконавцями;
- нерацюнальний розподiл повноважень та обсягу роботи мiж працiвниками служби дшоводства, невiдповiднiсть мiж фактични-ми повноваженнями i тими повноваження-ми, яю закрiпленi в Посадовiй шструкцп пращвника (перевантаженiсть/ недованта-женiсть пращвниюв);
- необлаштованiсть робочого мiсця пращвника служби дшоводства, недостатне те-хнiчне забезпечення роботи з документами;
- низький рiвень квалiфiкацii пращвни-кiв для виконання документацiйних робгг, низький рiвень знання нормативно-методично! бази оргашзацп дiловодства;
- надмiрнi/недостатнi ресурснi витрати на дiловодство i документопотiк (люди -кошти - час);
- дублювання документiв за функщями, надмiрна кiлькiсть вiзувань на одному документ (бувае, що той, хто вiзуе, не несе вщповщальносп за виконання i не контро-люе документ у його подальшш циркуляцп в установi);
- невщповщшсть формулярiв докумен-тiв ДСТ Украши, неправильне оформлення реквiзитiв, допущення мовно-стилiстичних помилок; надмiрна кiлькiсть узгоджень та засвщчень зайвими реквiзитами;
- наявшсть надлишкових документiв, що не виконують оперативнi функцп, а ю-нують завдяки бюрократичнiй шерцп та традищям в установi (журнали зi збором т-дписiв "для галочки", виконання яких шхто не контролюе, оскiльки ix iснування обумо-влене нормативними документами, що давно вийшли з оперативного обiгу);
- надмiрнiсть документування окремих управлiнськиx i робочих ситуацiй (ix можна виршувати шляхом усних розпоряджень чи шформувань - рiзнi "пояснювальш", "служ-бовГ' записки та звiти з дрiб'язковиx пи-тань). В установi не повинно бути "зайвих" документiв, не передбачених Номенклатурою справ, Табелем ушфшованих форм до-кументiв та шшими локальними норматив-ними актами;
- зайвi ланки в маршрутах документопото-
юв;
- iнформацiйнi бар'ери в шформацшно-
му ПOTOцi (передусiм, OCBiTHbO-
квалiфiкацiйнi, режимнi, mobhï, термшологь чш, eKOHOMÏ4HÎ, психологiчнi);
- втрати i пошкодження документiв пiд час роботи з ними, у документопотощ;
- вщсутшсть чи наявнiсть шформацш-но-пошуково'1' системи (карткова, електрон-на, нiяка), витрати часу та шших ресурсiв на пошук документiв у системi.
- паперовий та безпаперовий (електрон-ний) документообщ спiввiдношення мiж ними в установи тенденцп i прогнози, еко-номiчна доцiльнiсть тощо;
- наявшсть заходiв щодо оптимiзацiï системи керування документащею (унiфiкацiя, рацiоналiзацiя);
- застарше матерiально-технiчне та про-грамне забезпечення дiловодства.
Список проблемних ситуацш може бути збiльшено, скорочено, змшено. Усе зале-жить вiд поставлених завдань, анал^ичносп студента-практиканта, вiд того, чи зможе вш подолати в собi страх перед системою, щоб наважитися ïï критикувати. Молодий досль дник повинен бути готовий до випробуван-ня: пiд тиском системи в установi (на шдп-риемста) його можуть асимiлювати, прит-лумити реформаторсью задуми, приголом-шити своею iррацiональнiстю, а часом i аб-сурднiстю. Зокрема, це вiдбуваеться тд тиском авторитетних працiвникiв зi стажем, що звикли до певного порядку речей i вва-жають його рацiональним, "знають як треба" i не тддатш змшам. Дiловоди радянсь-кого вишколу здебшьшого не мали спеща-льно'1' осв^и й здобували знання та навички через практику, яка була своерщною секу-лярною iнiцiацiею до канцелярських тради-цiй.
Вiтчизнянi та зарубiжнi документознавцi (Т. В. Кузнецова, М. В. Ларш, А. М. Сокова, А. В. Ширстов, Б. I. Кремер, М. В. Бельдова, Г. Г. Воробйов) розробили низку критерпв рацiоналiзацiï дшоводства та оргашзацп до-кументооб^у, коли "рацiоналiзацiю" розг-лядати як комплекс заходiв щодо логичного упорядкування документацiйних процесiв iз метою подолання хаотичносп, неузгодже-
носп, розбалансованосп, неквалiфiкованос-тi, суперечливостi, надмiрностi тощо.
Сформульоваш вченими критери е щеа-льною призмою оцiнювання реального стану справ в установи оргашзаци, шдприемст-вi. Йдеться про оператившсть руху докуме-нтiв (швидкiсть, уникнення бар'ерiв); опти-мальнiсть форми i змiсту документiв з точки зору !х головних функцiй; цшеспрямова-шсть (уникнення зворотного руху докумен-тсв); економнiсть ресурсiв; максимальна од-номаштшсть (унiфiкованiсть) документiв (форма, змiст); оптимальшсть розподiлу фу-нкцiй i обов'язюв працiвникiв служби дшо-водства; сформовашсть локально! нормативно! бази для ефективного дшоводства (ш-струкци з дшоводства на основi ДСТ Укра!-ни; перелiк документiв iз зазначеними тер-мiнами зберiгання; Положення про службу дшоводства чи ДЗУ; Положення про архiв-ний тдроздш; посадовi шструкци пращвни-кiв служби дшоводства та архiву; Положення про експертну комiсiю; Табель ушфшо-ваних форм докуменпв; Альбом ушфшова-них форм докуменпв для застосування в оргашзаци (електронш та паперовi зразки); Номенклатура справ оргашзаци); максимальна автоматизовашсть, ршмчшсть i безпе-рервнiсть руху документiв; паралельнiсть (роботу з документом виконують кшька пращвниюв одночасно); пропорцiйнiсть за-вантаження шформацшних каналiв руху до-кументiв (уникнення перевантаження i не-довантаження каналiв); гнучкiсть i здатнiсть системи перебудовуватися вщповщно до зовшшньо! кон'юнктури.
Нарешт^ студент мае вiдповiдально пос-тавитися до застосування методiв досль дження, а не придумувати !х "задшм числом" у звiтi про практику чи встуш до диплому. Потрiбно нагадати: метод - це комплекс штелектуальних процедур, яю засто-совуються до об'екта для отримання про нього ново! шформаци. Результат може бути передбачуваний, як наслщок пщтвердження (або спростування) дослщницько! гiпотези, i навпаки. Метод - це певний алгоритм ди дослщника, "правила гри", яких дотриму-еться наукова спiльнота. Звiсно, е думка, що справжш вченi школи не дiють за правила-
ми, бо репродуктивне дотримання методу виключае творчють. Однак, щоб здобути право порушувати усталенi правила, потрiб-но спочатку ними оволод^и.
Отже, дослщник-документознавець мае оволодiти такими методами:
1. Ыформацтний аналгз документа
Можливосп цього методу висв^лив ви-
датний документалют-юбернетик Г. Г. Во-робйов у монографи "Документ: информационный анализ" (М., 1973), яка, попри пев-ну застарiлiсть, лишаеться "базовою" для документознавщв. Вона е необхiдною скла-довою методологiчноi пiдготовки фахiвцiв-анал^июв документно-iнформацiйних систем. Нагадаемо, що головними категорiями iнформацiйного аналiзу, за автором, е фiзи-чний обсяг документа, шформацшний обсяг документа, шформацшна емнiсть документа, iнформативнiсть, шформацшний тезаурус, шформацшна щшьшсть документа та ш. Дослiдник порушуе проблему шформа-цiйноi перенасиченостi, рацiонального об-грунтування впровадження нових форм до-кументiв, способiв побудови iнформацiйних зв'язюв, сприйняття людиною iнформацiних потокiв та багато шших [2].
2. Формулярний анал1з документа Кате-гори та процедури формулярного (структурного) аналiзу документа були усшшно роз-роблеш в рамках спецiальноi iсторичноi ди-сциплiни "Дипломатика". Тому детально ознайомитися з цим методом можна за пра-цями класиюв вiтчизняноi дипломатики О. С. Лаппо-Данилевського, . М. Каштанова та О. А. Купчинського. З юторичною ево-лющею ре^зипв умовного формуляра дi-лового документа студента ознайомлюють автори першого радянського документозна-вчого шдручника "Документоведение. Документ и системы документации" (М., 1977) М. 1люшенко, Т. Кузнецова та Я. Лiвшиць. Упроваджеш вченими аналiтичнi процедури на прикладi публiчно-правових та приватно-правових акпв середньовiччя доволi унiвер-сальнi й можуть застосовуватися щодо ш-ших видiв документiв, у тому чист оранiза-цiйно-розпорядчих та iнформацiйно-довщкових.
Аналiзуючи формуляр документа, дос-лщник мае зважати на оптимальнють форми i змюту. Йдеться про кореляцiю мiж прями-ми оперативними функцiями, з одного боку, i зовшшньою та внутршньою формою (структурою) - з шшого. У цьому випадку проблемами можуть бути, наприклад, шфо-рмацiйна перевантаженють змiсту (недореч-на деталiзацiя, безперспективш пропозицп), нелогiчнiсть побудови змютовно:1 частини, недостатнш або надмiрний iнформацiйний обсяг для документа певного виду та рiзно-виду, недостатня шформатившсть (з точки зору шформацшних потреб запитувача).
Пропозицп щодо оптимiзацiï формуляра стосуються:
- стилiстики та посилення шформацш-но'1 щiльностi документа (спiввiдношення мiж "корисною" iнформацiею та загальним обсягом документа. Завдання полягае в тому, щоб визначити необхiдний i достатнш обсяг шформацп для оперативного вирь шення основного питання, заради якого i створювався документ в системi документо-обiгу за мiнiмальних витрат часу, засобiв i коштiв;
- адекватносп внутршньо:1 структури, зокрема, чи вс необхiднi реквiзити присутнi у належному порядку;
- можливосп ушфшацп змiсту й форми з метою вдосконалення автоматизованоï обробки.
3. Метод утфтацп дшоводства, доку-ментацп та документооб1гу
Вщомий украшський документознавець С. Г. Кулешов визначае ушфшащю як "при-йняття единих та оптимальних на певний перюд часу технологйчних процесiв i опера-цiй". Мета ушфшацп полягае у "забезпечен-нi типового складу докумешйв певно'1' системи, основних аспекпв змiсту та форми, що передбачае стале розмщення реквiзитiв з метою 1'х зiставлення у взаемопов'язаних документах" [5]. Ушфшащя документiв та процеав роботи з ними була в цен^ уваги радянських документознавцiв. Цш проблемi присвячено збiрник наукових праць ВНД1ДАС "Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы" (М., 1989). М. В. Бельдова розгля-дае унiфiкацiю як "зведення документiв до
одноманiтностi вiдповiдно до сформульова-них критер^1'в 1'х якосп" [1, с. 15]. За С. А. Степановим, метою ушфшацп е "ство-рення стабiльних комплексiв документацп, що мiстять необхiдну та достатню шформа-цiю для оперативного виконання поставле-них завдань управлiння при мшмальних ви-тратах засобiв та часу на збiр, обробку та передачу на збер^ання".
Серед дослщниюв ключовою стала теза, що ушфшащя е основним методом "прикладного документознавства", яка ставить за мету пошук оптимальних шляхiв удоскона-лення документацшного забезпечення управлiння. Об'ектами ушфшацп е i докуме-нти, i системи документацп та ДЗУ. На думку М. I. Додоновох, цшшсть ушфшацшних заходiв полягае в тому, що вони допоможуть рацiоналiзувати структуру та штатну чисе-льшсть служб ДЗУ, охарактеризувати обсяг та склад функцш органу управлiння, технологию пiдготовки та прийняття ршень, <_> уникнути надлишковоï iнформацiï в ДЗУ".
4. Метод спостереження
Т. В. Кузнецова розглядае цей метод як один iз найважливших у дослщженш документацп та оргашзацп документацшних процеав в установi, оскшьки вiн полягае у "безпосереднiй присутносп в установi на конкретних робочих мюцях та вiзуальнiй фiксацiï процеав та умов працi" [3, с. 20]. За допомогою цього методу можна з'ясувати рiвень "завантаження рiзних категорiй пра-цiвникiв закладу, оргашзацп роботи з при-йому, обробки, виготовлення, транспорту-вання, збер^ання документiв, забезпечення комп'ютерною технiкою, стан архiву".
5. Метод iнтерв'ювання, анкетування та опитування затосовуеться для оцшюван-ня стану дшоводства самими пращвниками. ^ данi допоможуть скласти план заходiв щодо рацiоналiзацiï документацiйних про-цесiв.
6. Системний та структурно-функщональний метод дозволить студенту розглянути об'ект як логично впорядковану сукупшсть елемешйв, що пребувають у складних функцiональних зв'язках. Систем-ностi цим елементам надае та обставина, що ïx взаемодiя породжуе у цiй сукупностi новi
штегративш якосп, яю не властивi кожному елементу системи окремо. Наприклад, системою е установа, тдсистемами - функцю-нальнi пiдроздiли, а елементами - службов-цi. Усю документовану i недокументовану iнформацiю ("шформацшш ресурси") в установi також можна подати як систему, окремi iнформацiйнi потоки - як тдсисте-ми, а системи документацп та види документ, що входять у цi потоки - як елементи -"неподшьш носп властивостей системи". Структурний аналiз допоможе виявити характер взаемозв'язку компонент системи та ïx властивостей.
7. Метод моделювання дозволяе схематично зобразити об'ект як систему з уама його тдсистемами та елементами, виявле-ними недолшами в оргашзацп системи. Б. I. Кремер розглядае моделювання як "на-уковий прийом", що полягае у фiзичному та шшому вiдтвореннi об'екта, який або немо-жливо спостерiгати, або вш вiдзначаеться значною складнiстю [4]. На його думку, мо-делювання допоможе визначити ефектив-шсть функщонування системи, спрогнозу-
ВИКОРИСТАН1 ДЖЕРЕЛА
вати розвиток певних тенденцш та оптимь зувати процеси. Конструюючи модель треба пам'ятати, що вона не повинна бути повшс-тю тотожною об'екту, шакше, за словами В. В. Добровольсько!, модель "фактично перестае юнувати".
Висновок. Таким чином, ми спробувати коротко, у виглядi "методичного дайджесту", сформулювати орiентири, яю допомо-жуть фахiвцевi з документознавства скласти та ефективно реалiзувати наукову програму практичного дослiдження. Рекомендуемо студенту скласти двi моделi: одна - змютов-но-логiчна "модель системи", яка лише фш-суватиме реальний стан речей i допомагати-ме вивчати властивосп "живого" об'екта за допомогою його уявного замшника; друга -"модель для системи" або "щеальний варь ант" об'екта у його недалекому майбутньо-му, коли будуть реалiзованi розробленi молодим науковцем пропозицп щодо рацюна-лiзацii та оптимiзацii. Зазвичай конструю-вання "моделi для системи" завершуе нау-ково-дослiдницькi пошуки.
1. Бельдова М. В. Место унификации в структуре документоведения / М. В. Бельдова // Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы / Главархив СССР, ВНИИДАД. - Москва, 1989. - С. 14 - 22.
2. Воробьев Г. Г. Документ: информационный анализ / Г. Г. Воробьев. - Москва, 1973. - 255 с.
3. Кузнецова Т. В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства / Т. В. Кузнецова, И. А. Подольская // Делопроизводство. - 2004. - № 3. - С. 18 - 24.
4. Кремер Б. И. Применение метода моделирования для изучения постановки делопроизводства / Б. И. Кремер // Труды Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. - Москва, 1973. - Т. 2. - С. 57 - 72.
5. Кулешов С. Г. 1сторичне документознавство: зм1ст та основш завдання наукового напряму (до постановки проблеми) / С. Г. Кулешов // Арх1ви Укра1ни. - 1998. - № 1 - 6. - С. 9 - 30.
REFERENCES
1. Beldova M. V. Mesto unifikatsii v structure dokumentovedeniya [The role of theunificationin the structure of the documentationdiscipline]. Unifikatsiya system dokumentatsii: istoriya, sovremennoe sostoyanie, perspektivy.- Unification documentation systems: history, current status, perspektivy.Moscow, 1989 pp. 14 - 22. (in Russian).
2. Vorobiev G. G. Dokument: informatsionny analiz [Document: information analysis]. Moscow, 1973. 255 p. (in Russian ).
3. Kuznetsova T. V. Metody predproektnogoobsledovaniya pri ratsionalizatsii deloproizvodstva [Methods of pre -screening on the rationalization of office]. Deloproizvodstvo - Paper Work. 2004 no. 3.pp. 18 - 24. (in Russian ).
4. Kremer B. I. Primenenie metoda modelirovaniya dlya izucheniyapostanovki deloproizvodstva [Application of simulation to study the performances of office]. Trudy Vsesoyuznogo nauchno-issledovatel'skogo instituta dokumentovedeniya i arkhivnogo dela - Proceedings of the All- Union Scientific Research Institute of Records Management and Archives .Moscow, 1973. vol. 2 pp. 57 - 72. (in Russian ).
5. Kuleshov S. G. Istorychne dokumentoznavstvo: zmist ta osnovni zavdannia naukovogo napriamu 9do postanovky problemy [Historical Documentation: content and main tasks of scientific direction (to the formulation of the problem)]. Arkhivy Ukrainy-Archives of Ukraine. 1998, no. 1 - 6, pp. 9 - 30. (in Ukrainian).
Стаття рекомендована до друку 12.03.2015. Рецензент: д. icm. н., проф. В. М. Заруба.
Надшшла до редколегп 12.03.2015 р. Прийнята до друку 18.03.2015 р.
