CC BY
100
© Матвеева Т. В., Картавченко И. В., 2009
МАТВЕЕВА Татьяна Владимировна
Доктор экономических наук, директор Центра дополнительной профессиональной переподготовки
Уральский государственный технический университет - УПИ им. первого Президента России Б. Н. Ельцина
620002, РФ, г. Екатеринбург, ул. Мира, 19 Контактный телефон: (343) 375-46-40 e-mail: yana@fsm.ustu.ru
КАРТАВЧЕНКО Ирина Витальевна
Аспирант, программист Центра дополнительной профессиональной переподготовки
Уральский государственный технический университет - УПИ им. первого Президента России Б. Н. Ельцина
620002, РФ, г. Екатеринбург, ул. Мира, 19 Контактный телефон: (343) 375-95-59 e-mail: kart_iv@mail.ru
Инновационный подход к созданию автоматизированной системы обработки данных в сфере образовательных услуг
Ключевые слова: инновационный подход; автоматизированная система документооборота; информационная система; сфера образовательных услуг; система обработки информации; документы; база данных; этапы внедрения; критерии оценки.
Аннотация. Рассмотрен инновационный подход к созданию автоматизированной системы документооборота данных в сфере образовательных услуг. Представлено краткое описание принципа работы системы хранения, поиска и обработки информации, разработанной для специфических функций учета и планирования в образовательном учреждении, на примере центра дополнительного образования. Проанализированы условия и основные этапы внедрения и эксплуатации.
Управленческая деятельность в любом учреждении осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются ее источником, результатом и инструментом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов.
Исследования показывают, что до 75% рабочего времени сотрудников организаций, в зависимости от вида деятельности, тратится на поиски, подготовку, сопровождение, заполнение, копирование, передачу и согласование документов [1]. Так, на поиски и согласование документов руководитель тратит до 45% рабочего времени, а рядовые сотрудники тратят на поиск документов до 30% рабочего времени, 70% документов создаются заново вместо изменения существующих, 6% документов безвозвратно теряются. Общие потери времени, связанные с документооборотом, - в среднем 8 часов в неделю, или 20% на каждого сотрудника [2].
Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
С ростом объема и разнообразия накапливаемой информации работа с ней становится возможна только с помощью электронной системы обработки данных. Система отчетности предоставляет руководителю достоверную информацию о деятельности организации, является основой для анализа работы предприятия, эффективности
принимаемых решений, оценки темпов развития. Особенно необходима четкость и упорядоченность документооборота в сфере образовательных услуг, так как на каждого студента необходим целый пакет документов.
Как мы знаем, в сфере образовательных услуг полное упразднение бумажного документооборота не возможно, так как обязательно (по крайней мере, на сегодняшний день) наличие подлинника на бумажном носителе любого значимого документа, даже при существовании электронного варианта.
Для решения задач, связанных с анализом данных и созданием сложных отчетных и статистических форм, необходимо выработать инновационный подход к разработке автоматизированной системы управления процессом документооборота. Такая система должна обеспечивать своевременность и достоверность предоставления любых документов и отчетных форм как для внутреннего использования, так и для контролирующих органов, оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками учебного процесса, возможность сопоставления множества факторов для принятия решения, сокращение времени, требуемого на подготовку документов для решения конкретных задач, значительное сокращение ошибок при подготовке отчетной документации, возможность контроля исполнения задач.
При создании системы электронного документооборота (СЭД) на основе инновационного подхода требуется учитывать основные принципы ее построения:
• переход от ручного к автоматическому формированию отчетов;
• повышение достоверности отчетов за счет уменьшения влияния человеческого фактора;
• накопление исторических данных;
• максимальное сокращение времени создания отчета;
• формирование статистических отчетов верхнего уровня на основе исходных данных, а не на данных оперативных отчетов;
• предоставление новых средств анализа информации в дополнение к стандартным отчетам;
• возможность вычисления норм на основе статистики;
• возможность постепенного наращивания системы (добавление новых видов стандартных отчетов и средств анализа).
Для эффективного функционирования предложенной нами системы требуется соблюдение последовательности и поэтапности ее внедрения.
Процесс создания и внедрения СЭД состоит из нескольких этапов: обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов; составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций; адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования; установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация; окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации; обучение персонала организации [3].
Некоторые их этих этапов могут проходить параллельно. Особое внимание следует обратить на процесс выявления основных бизнес-процессов и движения документов, так как от заложенной структуры документооборота зависит эффективность всей системы в целом.
Представленная нами система хранения, поиска и обработки информации разработана для специфических функций учета и планирования в образовательном учреждении. Она отличается от традиционных автоматизированных систем документооборота тем, что представляет собой единую систему, в которой предусмотрены пять взаимосвязанных между собой подсистем, которые обеспечивают хранение, поиск и анализ необходимой информации для решения функциональных задач в сфере образования:
I - подсистема ввода и хранения данных; II - подсистема поиска данных; III - подсистема вычислений и обработки данных; IV - подсистема анализа, учета и отчетности; V - подсистема визуального представления данных,
Работа и взаимодействие описанных подсистем базы данных, предназначенной для управленческих специфических функций учета и планирования в сфере образования, схематически представлены на рис. 1.
Рис. 1. Условная схема автоматизированной системы учета документооборота в образовательном учреждении
Подсистема I, отвечающая за ввод и хранение данных, делится на пять блоков. В блоке 1.1 осуществляется выбор формы ввода данных в зависимости от вида информации. В блоке 1.2 осуществляется непосредственно ввод данных с клавиатуры. Блок 1.3 отвечает за ввод кодированных данных, реквизитов, структурных признаков и другой служебной информации; каждой записи присваиваются коды в зависимости от принадлежности к той или иной структурной группе, а также определенной информации коды присваиваются автоматически. Блок 1.4 предусмотрен для оптимизации процесса ввода, с помощью которого значительная часть информации вносится автоматически посредством запросов, на основе группировки и структуризации информации. В блоке 1.5 хранится введенная информация.
Подсистема II отвечает за поиск данных и состоит из четырех взаимосвязанных блоков. В блоке 2.1 осуществляется выбор вида поиска с помощью подсистемы визуального представления данных (блок 5.2). В блоке 2.2 происходит выбор или ввод критериев
(условий) поиска. В блоке 2.3 происходит оптимизация процесса поиска с помощью системы запросов и системы фильтров, В блоке 2.4 непосредственно осуществляется поиск данных.
Подсистема III отвечает за процессы вычислений и обработки данных и состоит из трех блоков. В блоке 3.1 осуществляется выбор видов вычислений в зависимости от уровня группировки и условий сортировки данных. В блоке 3.2, в зависимости от выбранного визуального представления данных, происходит сортировка данных, их кодирование, отбор критериев запроса или группы запросов для вычислений, за счет чего оптимизируется процесс обработки данных. В блоке 3.3 осуществляются сами вычисления.
Подсистема IV включает в себя четыре блока. В блоке 4.1 осуществляется выбор вида отчетности в соответствии с требованиями за счет взаимодействия с подсистемой визуального представления данных (блок 5.2). В блоке 4.2 с помощью системы основных и вспомогательных запросов за счет взаимодействия с подсистемой обработки данных (блок 3.3) происходит формирование отчетов и статистики. Блок 4.3 отвечает за вспомогательную систему запросов по сопоставлению данных как с текущими значениями, так и с предыдущими показателями за счет взаимодействия с блоком 4.4, в котором формируется и накапливается архив полученных статистических и отчетных данных.
Подсистема V визуального представления данных отвечает за визуальное представление данных, содержащихся в базе данных в зависимости от текущей потребности пользователя, и состоит из четырех блоков. Так как информация в программе может быть представлена в виде форм выбора видов функциональной деятельности в системе, различных форм ввода и корректировки данных, навигатора поисковой системы, справочных и информационных форм, списочных, табличных и отчетных документов, документов установленного образца, результатов поиска, вычислений и анализа данных, статистических и аналитических отчетов и т. д., то в блоке 5.1 в зависимости текущей функциональной задачи осуществляется выбор визуальной формы. В блоке 5.2 осуществляется связь с подсистемами II, III, IV в зависимости от поставленной задачи, и в данных подсистемах автоматически осуществляется отбор запроса или группы запросов и фильтров для поиска, вычислений и анализа данных. Блок 5.3 отвечает за непосредственное представление данных и вывод их на печать или на экран. В блоке 5.4 выбранная форма при необходимости размещается в архив.
Визуальное представление данных в программе подразделяется на несколько видов: рабочие формы для выбора видов ввода, корректировки, поиска; внешние формы для вывода на экран единичной информации для типовых документов, справочной информации и др.; отчетные, статистические и аналитические формы.
Подсистема визуального представления тесно связана с подсистемой ввода, поиска, вычислений и анализа, так как является результатом работы всей системы в целом.
Анализ данных в программе представлен отдельной подсистемой, так как существенно отличается от подсистемы вычислений возможностями сравнительного анализа с показателями предыдущих периодов и наглядного отображения данных в виде графиков и диаграмм.
Статистические данные по определенным временным периодам загружаются в архив и при необходимости могут быть размещены в дополнительной форме для сравнительного анализа, на основании которого могут быть сделаны выводы об эффективности того или иного процесса в сфере предоставления коммерческих образовательных услуг.
В итоге весь спектр данных может быть представлен в виде утвержденных типовых документов (приказов, распоряжений, договоров), отчетных форм, таблиц, графиков и т. д. При необходимости возможно создание архива создаваемых выходных форм.
Система охватывает практически весь круг учетных функций образовательной структуры.
Рассматриваемая система не только решает задачу повышения эффективности работы финансовой составляющей, но и позволяет получать и анализировать результаты по более широкому кругу вопросов, таких как уровень знаний, возрастной состав студентов и слушателей, сравнительный анализ успеваемости в динамике и т. д.
Система обработки данных в сфере образовательных услуг реализует задачу повышения эффективности работы данной структуры за счет минимизации трудовых и временных затрат на ведение документооборота, на поиск и обработку необходимой информации, повышение быстродействия и достоверности при получении финансовых результатов и отчетных форм, а также за счет оптимизации учетных функций учебного процесса и повышения качества предоставляемых услуг.
Техническими результатами внедрения системы являются: повышение эффективности и быстродействия работы за счет оптимизации процесса обработки данных (поиск, обновление, возможность различных вариантов группировки данных, систематизация и обобщение, дополнение, структуризация, представление); увеличение объема обрабатываемой информации; возможность анализа и детальной структуризации данных; возможность многовариантности в составлении отчетных документов; улучшение качества учебного процесса; возможность анализа эффективности рекламных и других РЯ-кампаний по продвижению образовательных услуг; повышение достоверности результатов оценки исследуемых параметров; возможность обновления и дополнения системы новыми функциями; возможность объединения различных функций структуры бизнес-образования, таких как делопроизводство, финансовый учет, учебный процесс и процесс управления структурой в единую систему.
Объектами учета данной системы являются «Учебный план», «Перечень специальностей», «Перечень групп», «Списочный состав слушателей и их личные данные», «График оплат», «Итоги сессии», «Документооборот» (учебные и личные карточки, договоры, приказы, протоколы, выписки, ведомости и другие типовые и рабочие документы).
Объектами анализа в системе выступают численность, состав и успеваемость студентов и слушателей, востребованность предмета, специальности, своевременность и полнота внесения оплаты, действенность рекламных акций и др.
Большое влияние на качество учебного процесса оказывают следующие факторы:
• согласованность действий структур, сопровождающих учебный процесс;
• своевременное обеспечение учебно-методическими пособиями;
• своевременность и достоверность получения информации о состоянии того или иного процесса;
• возможность многофакторного анализа;
• доступность и полнота организационной информации.
Данная программа позволяет существенно повысить качественный уровень этих факторов за счет очевидных преимуществ данного способа обработки и представления данных, которые схематически представлены на рис. 2.
Разработанная нами система электронного документооборота дает пользователям следующие возможности: оперативное и наглядное представление данных; полнота и прозрачность информации; возможность быстрого перехода на требуемые уровни детализации (система электронного документооборота позволяет при анализе статистических отчетов просмотреть также исходные значения); централизованная поддержка бизнес-процессов, связанных с документооборотом; формирование условий для безбумажного документооборота и значительного сокращения числа традиционных документов в оперативной управленческой работе. Все это способствует улучшению качества предоставляемых образовательных услуг и самого учебного процесса.
Рис. 2. Преимущества использования автоматизированной системы учета документооборота
Основная цель внедрения данной информационной системы управления учебным процессом - получение инструмента для планирования и поддержки принятия решений руководством, а также для решения локальных задач подразделения, повышение оперативности получения информации и ее достоверности.
Критерии оценки эффективности внедрения автоматизированной системы условно можно разбить на две категории - качественные и количественные.
Качественные критерии характеризуют изменения организационных процессов, произошедшие в подразделении благодаря проекту автоматизации, и то, как все сотрудники данного подразделения или их большая часть выполняют свои основные функции в новой системе.
Технические параметры работы новой системы можно оценить при помощи количественных критериев, например, стабильности (количество сбоев и отказов системы, выявленных за определенный период времени, скорость исправления и ликвидации этих сбоев) или производительности (количество операций, производимых в системе за определенный период времени с учетом требований к скорости этой обработки).
Если на «выходе» система отвечает основным качественным и количественным критериям, то проект по автоматизации можно признать успешным.
Данный подход позволяет сделать информационную систему более адаптируемой к особенностям каждого структурного подразделения, повышает уровень достоверности информации, увеличивает степень персональной ответственности пользователя, а также позволяет оценить образовательный процесс комплексно, используя как показатели структурных подразделений, так и показатели, характеризующие управляющую систему вуза в целом.
Источники
1. Бобылева М. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. 2000. № 11.
2. Шкумат Ю. Программное обеспечение автоматизации процессов и документооборота // Capitalist. 2006. № 10.
3. Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения. Режим доступа : www.ITeam.ru.
