CC BY
126
ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ КЛЮЧЕВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВУЗА
В.В. Левшина,
заведующий кафедрой управления качеством и математических методов экономики Сибирского государственного технологического университета (г Красноярск),
доктор технических наук elenasvo@mail.ru
В статье представлены методические подходы к разработке системы ключевых показателей деятельности вузов, основанной на интеграции функционального и процессного подходов и объединяющей показатели, определенные исходя из стратегии вуза; показателей, полученных из информационных карт процессов, федеральных государственных требований.
Ключевые слова: вуз, система менеджмента качества, ключевые показатели деятельности, функциональный и процессный подходы
УДК 378.1:005.3
В настоящее время основу системы менеджмента качества вуза составляет процессная модель, представленная в стандарте ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008). Она ориентирована не только на требования потребителей (например, студентов, работодателей), а учитывать требования и других заинтересованных сторон: государства, в лице Минобрнауки и Рособрнадзора; органов местного самоуправления, профессиональных сообществ, общества и других. Кроме того, уже более десяти лет в практику вузов введена разработка пятилетних программ развития, которые последнее время дополняются стратегией, включающей миссию, видение, стратегические цели и задачи, целевые показатели и критерии их достижения. Вузы ежегодно проводят самооценку, в виде модуля сбора данных; а также, часть из них, использует и другие ее методы, например модели различных премий и конкурсов, SWOT-анализ. Все это позволяет утверждать, что системы менеджмента качества образовательных организации постепенно переходят из области требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 к реализации рекомендаций стандарта более высокого уровня — ГОСТ Р ИСО 9004-2010 «Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества». Одной из важнейших рекомендаций данного стандарта является определение ключевых показателей деятельности организации, которые «..должны поддаваться количественному измерению и должны давать возможность организации устанавливать измеримые цели, идентифицировать, вести мониторинг и прогнозировать тенденции и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия и действия по улучшению в случай необходимости показателей». Известно, что ключевые показатели деятельности (Key Performance Indicator, KPI) — количественные индикаторы, позволяющие измерять степень успешности деятельности организации в настоящем и строить прогнозы в будущем. Они предназначены для руководства компании в качестве инструмента поддержки определения и мониторинга стратегических целей, принятия решений в процессе управления деятельностью компании. Ключевые показатели деятельности (КПД) фокусируют внимание руководителей на наиболее критичных вопросах.
Как отмечает А. Молвинский [1], в мировой практике существует довольно много методов определения и группировки КПД. В России наибольшее распространение получил так называемый классический подход, основанный на использовании преимущественно финансовых показателей, а также система сбалансированных показателей (BSC). Для образовательных организаций, к которым относятся вузы, в настоящее время затруднительно применение финансовых показателей (экономическая добавленная стоимость, рентабельность собственного капитала). Известно [2], что BSC применялась, в основном, для разработки и реализации стратегий бизнес-организаций; практика использования ее в некоммерческом секторе носит ограниченный характер. Хотя, как отмечает И.Н. Баранов [2], BSC «позиционируется своими создателями как одинаково пригодная для оценки степени достижения стратегических целей как компаниями, ориентированными на получение прибыли, так и государственными учреждениями». В подтверждение этому Е.А. Князев и А.К. Клюев [2] приводят примеры разработки системы сбалансированных показателей, разработанных рядом российских вузов, но это явление не приобрело массовый характер, а в большинстве вузов России разработка стратегии и стратегических целей осуществляется в виде «дерева целей». Вследствие этого, определение методических подходов к формированию системы ключевых показателей деятельности вузов является актуальной.
Анализ деятельности вузов показывает, что в каждом из них сложились свои системы управления — «как есть», во многом имеющие общие черты. В рамках этих систем каждый вуз разрабатывает систему показателей для оценки своей деятельности. Как правило, она дифференцируется по традиционным направлениям: учебновоспитательной, научной, методической и др. В.Г. Елиферов и В.В. Репин [3] отмечают, что, если в организации существует система показателей деятельности, то необходимо провести декомпозицию этих показателей в показатели процессов. То есть показатели процесса должны быть интегрированы в общую систему показателей деятельности организации. Это должно привести к интеграции уже существующей и формируемой систем показателей измерения.
Для определения ключевых показателей деятельности вуза мы должны решить следующие задачи:
• из большого количества показателей, используемых в вузе для оценки его деятельности, выделить наиболее важные (ключевые), необходимые для управления основными и обеспечивающими процессами системы менеджмента качества. Эти показатели должны быть ориентированы на результат процесса;
• распределить ответственных за выделенные ключевые показатели деятельности вуза. Принимая, что в большинстве вузов организационная структура управления состоит из трех уровней, эта ответственность должна быть декомпозирована на руководителей различных уровней. За каждый ключевой показатель деятельности на своем уровне должен быть один ответственный.
Известно, что определение показателей деятельности организации тесно связано с целеполаганием. В нашей работе [4] были рассмотрены подходы к определению целей в системе менеджмента качества вуза. Основываясь на работах [5-7], нами было предложено [4] объединить управленческий подход «Управление по целям» (МВА), согласно которому цели организации разрабатываются сверху вниз и от общего к частному, и процессный подход, ориентированный на потребителя. Согласно последнему, показатели процесса и, следовательно, его цели определяет внутренний потребитель, то есть это могут быть владелец и (или) сотрудник «процесса-потребителя», внутренние потребители образовательной услуги — студент, слушатель.
По нашему мнению, создание системы показателей вуза, также как и определение измеримых целей вуза и его структурных подразделений, должно происходить по «вертикали» (функциональный подход) и по «горизонтали» (процессный подход). То есть, когда стратегические цели вуза «по вертикали» декомпозируются на структурные подразделения, то в стратегии для каждой стратегической задачи, как правило, уже определены «измеряемое значение для показателя стратегической задачи» и «величина индикатора достижения стратегической задачи», и их можно использовать для создания системы показателей оценки деятельности вуза и его структурных подразделений. В дополнении к ним, из информационных карт процессов вуза, также можно выделить показатели, полученные по «горизонтали», на основании требований потребителей процесса. Кроме того, каждый вуз должен выполнять федеральные государственные требования и требования ФГОС ВПО. Эти требования также распространяются на все уровни управления вузом.
В работе М. Коуэна [7] рассматривается функционально-процессная матрица Пола Хэриона, в которой по горизонтали представлено управление по процессам, а по вертикали управление по функциям. Основываясь на этой работе, мы также решили использовать матрицу как инструмент для интеграции различных показателей качества вуза и формирования их в единую систему.
Принимаем, что большинство показателей оценки деятельности вуза можно разделить на три множества:
1) Множество А, объединяющее показатели, определенные на основании стратегии вуза;
2) Множество В, включающее показатели, полученные из информационных карт процессов;
3) Множество С, состоящее из федеральных государственных требований (лицензионных и аккредитационных показателей) и требований ФГОС ВПО.
Все эти три множества являются пересекающимися, то есть некоторые из этих показателей могут входить в два и/или три множества.
Поэтапно показатели множеств А, В и С мы объединяем в подмножества Пмткп , которые располагаем в блочную матрицу (табл.1). Матрица состоит из трех блоков, расположенных вертикально и соответствующих различным уровням управления вуза: верхнего (В), среднего (С), нижнего (Н). В каждом блоке есть некоторое число руководителей (от 1 до п), например, для высшего уровня управления эти руководители обозначены Х1, Х2, ... Хп. В левой части матрицы представлены процессы: процесс 1, процесс 2, ..., процесс N. Это могут быть основные процессы и/или обеспечивающие. Следовательно, индексы в подмножествах Пмт к п означают: верхний — указывает к какому процессу относится подмножество; нижний — порядковый номер руководителя и к какому уровню управления он относится. Например, подмножество П2кс означает, что оно относится к процессу 2 и к-му руководителю среднего уровня управления.
Таблица 1
Матрица распределение показателей по процессам и ответственным руководителям
Процессы Уровни управления вуза и ответственные руководители
Высший (В) Средний (С) Нижний (Н)
х. х п Z т
Процесс 1 П11в П1пв П11С П1кС П11н П1тн
Процесс 2 П21в П2пе П21С П2кс П21н П2тн
Процесс N П^е ПМ пв ПМ1С П\с ПМ1н ПМтн
Для каждой ячейки матрицы проводится анализ с целью исключения дублирования показателей и получения непересекаю-щихся подмножеств Пмткп. Причем часть этих подмножеств для какого-то процесса и руководителя будет «пустой», то есть не будет содержать никаких показателей.
На примере СибГТУ рассмотрим это для двух основных процессов и двух руководителей:
• подмножество П'пв , относящееся к процессу 1 и к п-му руководителю блока высшего руководства;
Таблица 2
Декомпозиция показателей стратегических задач на процессы системы качества вуза (фрагмент)
Процес- сы Измеряемые значения показателей стратегических задач Ответст- венные
Проектирование и разработка образовательных программ А1.1.2 Количество рабочих учебных планов по ФГОС ВПО в вузе А1.4.1 Количество новых конкурентоспособных ООП в вузе А1.4.2 Количество новых направлений подготовки магистров Проректор по учебной работе
А1.1.2 Количество рабочих учебных планов по ФГОС ВПО на факультете А1.4.1 Количество новых конкурентоспособных ООП на факультете Деканы
А1.1.2 Количество рабочих учебных планов по ФГОС ВПО на кафедре Зав. кафедрами
Довузовская подготовка А2.2.1 Количество направлений подготовки школьников по элективным курсам А2.2.2 Количество проведенных профориентационных мероприятий А2.2.2 Количество участников профориентационных мероприятий Декан ФДП
А2.2.1 Процент поступивших в СибГТУ от общего числа обучавшихся на ФДП и подавших заявление на поступление, %
Таблица 3
Распределение показателей цели процесса между ответственными руководителями (фрагмент)
Процес- сы Измеряемые значения для показателей цели процесса Ответст- венные
Проектирование и разработка образовательных программ Соответствие УМКД/ЭУМКД ООП вуза нормативным требованиям и требованиям заинтересованных сторон Процент обеспеченности УМКК/ЭУМКД ООП вуза Удовлетворенность студентов обеспечением (доступностью) УМКД/ЭУМКД ООП вуза Проректор по учебной работе
Соответствие УМКД/ЭУМКД ООП факультета нормативным требованиям и требованиям заинтересованных сторон Деканы
Соответствие УМКД/ЭУМКД ООП кафедры нормативным требованиям и требованиям заинтересованных сторон Зав.кафед- рами
Довузовская подготовка Процент поступивших в СибГТУ от обучившихся на ФДП Удовлетворенность слушателей обучением на факультете довузовской подготовки (фдП) Декан ФДП
Таблица 4
Ключевые показатели деятельности вуза, распределенные по процессам и ответственным руководителям (фрагмент)
Ключевые показатели деятельности вуза Ответст- венные
Процесс «Проектирование и разработка ООП»
1. Количество ООП в вузе, разработанным согласно ФГОС ВПО 2. Количество новых конкурентоспособных ООП в вузе 3. Количество новых направлений подготовки магистров в вузе 4. Соответствие структуры освоения всех ООП вуза требованиям ФГОС ВПО 5. Соответствие срока и трудоемкости освоения всех ООП вуза требованиям ФГОС ВПО 6. Процент обеспечения всех видов занятий по дисциплинам всех учебных планов вуза учебно-методической документацией 7. Наличие возможности доступа всех обучающихся к фондам учебно-методической документации и изданиям 8. Соответствие УМКД/ЭУМКД ООП вуза нормативным требованиям (в т.ч. вуза) и требованиям заинтересованных сторон (в т.ч. работодателей) 9. Удовлетворенность студентов обеспечением (доступностью) УМКД/ЭУМКД ООП вуза Проректор поучебной работе
Процесс «Довузовская подготовка»
1. Процент поступивших в СибГТУ от общего числа обучавшихся на ФДП и подавших заявление на поступление, % 2. Удовлетворенность слушателей обучением на факультете довузовской подготовки (ФДП) Декан ФДП
• подмножество П21с , относящееся к процессу 2 и к первому руководителю блока среднего руководства.
Предположим, что к подмножеству П1пв можно отнести процесс «Проектирование и разработка основной образовательной программы ООП». Это сквозной процесс, в котором участвуют различные структурные подразделения и его управление осуществляется на различных уровнях: вуза, факультетов и кафедр. К подмножеству П21с — процесс «Довузовская подготовка», который является функциональным и, в основном, осуществляется силами деканата довузовской подготовки.
На основании стратегии СибГТУ была осуществлена декомпозиция стратегических задач на процессы системы менеджмента качества вуза (табл.2).
Из информационных карт анализируемых процессов СибГТУ было проведено распределение показателей цели процессов между ответственными руководителями (табл. 3).
Для формирования подмножеств П1пв П21с для каждой ячейки, относящейся к конкретному процессу и руководителю, объединили показатели: «измеряемые значения показателей и стратегических задач» из табл.2 и «измеряемые значения показателей цели про-
цесса» из табл.3. Следует обратить внимание, что при разработке стратегии СибГТУ и создании информационных карт процессов использовались федеральные государственные требования и требования ФГОС ВПО, но рекомендуем еще раз проверить, нельзя ли эти требования и соответствующие им показатели применить к формируемым подмножествам П1пв, П21с , для исследуемых процессов и соответствующих руководителей. Следовательно, должна появиться новая таблица, в которой эти показатели объединены. В статье она не приводится.
Далее проводится экспертная оценка каждой ячейки новой таблицы, то есть собранных в ней показателей для каждого исследуемого подмножества — П1пв , П21с , с целью исключения коррелируемых или дублирующих показателей. Рекомендуется также исключать показатели, ориентированные на процесс, а не на его результат. Например, показатель «количество проведенных профориентационных мероприятий» для процесса «Довузовская подготовка».
В результате мы получаем табл. 4, содержащую селективные подмножества показателей. Эти показатели можно отнести к ключевым показателям деятельности (КПД).
Следует подчеркнуть, что окончательный перечень КПД должен быть подвергнут экспертизе и согласованию со всеми заинтересованными сторонами. В результате в него войдет оптимальный набор КПД, которые вуз выберет для себя в качестве «универсальной линейки», с помощью которой будут формироваться цели организации, а затем, по истечении определенного временного перио-
да, осуществляться оценка (измерение) их достижения. Это даст возможность рассчитать результативность процессов, дать оценку деятельности руководителей. Кроме того, по мере необходимости, эти показатели можно использовать для мониторинга процессов. Значение этих показателей должно подвергаться анализу с помощью статистических методов управления качеством.
Разработанная система ключевых показателей деятельности (КПД) вуза (табл. 4) не исключает сбор и других показателей или сведений, характеризующих процессы и деятельность вуза по всем направлениям. Это, как правило, мы видим в традиционных годовых отчетах образовательных организаций. В них освещается, что было сделано, сколько и каких мероприятий проведено, достижения вуза и т.д.
Разработанная система ключевых показателей деятельности образовательной организации позволит:
• исключить дублирование показателей;
• более четко распределить ответственность между руководителями различного ранга;
• повысить управляемость процессов системы качества образовательной организации.
Система КПД позволит провести оценку качества системы управления, по принципу: цели были поставлены, и как (насколько) они были реализованы. Это будет продвигать вузы к переходу реализации их деятельности на основе принципов менеджмента качества.
Литература
1. Молвинский А. Как разработать систему ключевых показателей деятельности // [электронный ресурс]. — режим доступа: http: //gaap.ru/articles/77178/
2. Разработка стратегии образовательного учреждения. Методические рекомендации / О.Б. Веретенникова, Н.В. Дрантусова, А.К. Клюев, Е.А. Князев, С.В. Кортов, В.И. Майданник, П.А. Малышева, Л.Н. Попова / Под ред. Е.А.Князева, А.К.Клюева. — Екатерингбург, 2007. — 408 с.
3. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: учебник. — М: ИНФРА-М, 2005. — 319 с.
4. Левшина В.В., Воронина Н.А. Определение целей в системе качества вуза //Проблемы науки и образования. — 2009. — №4 (32). —
С. 396-399.
5. Новиков М.В. Моделирование бизнес-процессов управления // http://www.intaliv.ru
6. Скопин О.В. Иерархия уровней процессного подхода к управлению в сфере физкультурно-оздоровительных услуг //Региональная экономика и управление: элект. науч. журнал / ГОУ ВПО «ВятГУ», ООО «МУНИП» [электронный ресурс]. — Киров.: ООО «Международный центр научно-исследовательских проектов». — 2008. — №1(13).- №рег. Статьи 0037
7. Коуэн М., Вэрни Д. 7 принципов управления процессом // Business Excellence. — 2012. — №5. — С. 46-49.
РАЗВИТИЕ ТЕХНОЛОГИЙ КОУЧИНГА В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ ПРОСТРАНСТВЕ ВУЗА
А.А. Трушевская,
доцент кафедры менеджмента и коммерции Санкт-Петербургского государственного университета сервиса и экономики,
кандидат экономических наук trushevskaya.anna@mail.ru
Статья освещает современные инновационные подходы к организации образовательного процесса в высших учебных заведениях на основе технологий коучинга. Изложена специфика интеграции технологий коучинга в учебном процессе высшей школы. Рассмотрены сущность и особенности коучинга и смежных понятий тренинга, консалтинга и наставничества.
Ключевые слова: коучинг, тренинг, консалтинг, наставничество, современная коуч-технология в учебном процессе, коучин-говые технологии, образовательный процесс, высшая школа.
ББК С550.373+С550.422.1+У9(2)-13(2Р)
«Обдумывая свои действия, Вы должны учиться. Вы должны исследовать ситуацию. Вы должны задаваться вопросами...»
Сунь-Цзы,•Искусство войны» •Важен не только результат обучения, но и процесс»
Сократ
Система высшего образования является бесспорным и мощным фактором всеобщего прогресса. В переходные эпохи, для
которых характерны глубокие системные перемены, роль высшего образования особенно актуализируется, ведь именно оно определяет качество того интеллектуального потенциала, который способен генерировать новые идеи для прокладывания маршрутов реформ и создавать «человеческий материал», способный осуществить прорыв в новое цивилизованное измерение. Именно высшее образование становится «точкой» роста «новой экономики знаний», модернизации социально-политической и социально-эко-
