CC BY
329
Список литературы:
1. Казина Т.В. Конфликт интересов в системе государственной гражданской службы / Т.В. Казина // Государственная власть и местное самоуправление. - 2015. - №9. - С. 13.
2. Конституция Российской Федерации: офиц. текст. - М.: АСТ, 2018. - 32с.
3. О государственной гражданской службе Российской Федерации [Электронный ресурс]: Федер. закон от 27.07.2004 №79-ФЗ. - Режим доступа: URL: http://www.consultant.ru
4. Эскиев М.А. Понятие и сущность государственной службы как административно-правового института / М.А. Эскиев // Вопросы экономики и управления. - 2016. - №5(7). - C. 54-57.
Запольских О.М.
магистрант
ФГБОУ ВПО Краснодарский государственный
институт культуры г. Краснодар, Россия
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ -ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИЕЙ Аннотация. В статье рассмотрено определение электронного документооборота и его целей. Основное внимание сосредоточено на преимуществах внедрения электронного документооборота в организацию.
Ключевые слова: документ, электронный документооборот, системы электронного документооборота, организация, эффективность.
Zapolskikh O.M.
undergraduate
FGBOU VPO Krasnodar state Institute cultures
Krasnodar, Russia
ELECTRONIC DOCUMENT FLOW - IMPROVING THE EFFICIENCY OF ORGANIZATION MANAGEMENT
Abstract. The article describes the definition of electronic document management and its goals. The focus is on the benefits of introducing electronic document management to the organization.
Keywords: document, electronic document management, electronic document management systems, organization, efficiency.
Из-за постоянного роста объемов документов во всем мире, все более широкого применения ЭВМ при обработке информации, использования не бумажных носителей необходимо искать новые возможности овладения и управления документированной информацией.
Организация работы с документами влияет на качество работы руководства фирмы, культуру труда ее сотрудников и организацию работы в целом. Успех управления организацией зависит от того, насколько профессионально ведется документация.
Государственные и коммерческие предприятия переходят на систему электронного документооборота. Она представляет собой организационно-техническую систему. Эта система обеспечивает процесс создания, управления, распределения, контроля над потоками электронных документов в организации, а также их хранение.
Электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с осуществлением концепции «безбумажного делопроизводства» [1].
Внедрение систем электронного документооборота (далее -СЭД) позволяет решить ряд задач и достичь определенных целей.
Основными целями при внедрении СЭД ставятся достижение следующих ориентиров: 1) повышение управляемости компанией; 2) предоставление информации о том, какие документы обрабатываются в фирме и в какие сроки это происходит; 3) повышение
исполнительной дисциплины; 4) оперативный контроль выполнения задач и исполнения приказов; 5) быстрое и качественное предоставление текущей статистики работы; 6) сокращение времени на внедрение управленческих решений; 7) сокращение времени согласования приказов и распоряжений; 8) повышение качества работы фирмы (сокращение времени обработки запросов и количества совершаемых ошибок при обработке запросов).
Данные ориентиры помогают увидеть, какие основные преимущества получает компания при использовании электронного документооборота.
Они могут быть различны. Это позволяет условно разделить эти преимущества на три группы. В первую в группу входит выполнение части операций, т.е. автоматически увеличивается скорость и точность работы за счет переложения части операций на СЭД. Это достаточно высоко смогут оценить клиенты организации.
Во вторую группу можно отнести повышение мобильности компании (адаптации к окружающему миру): 1) компания имеет возможность быстрее менять свое направление движения, благодаря оперативной реакции на управленческие воздействия; 2) вследствие вовремя предоставляемой аналитической информации о ходе работ, качество этих управленческих воздействий оказывается на совершенно другом уровне.
И третья группа - улучшение взаимодействия сотрудников.
Например, исключительно благодаря регистрации документов и назначению заданий в электронном виде секретарь получает отчет в течение нескольких секунд и пересылает его руководителю без дополнительных усилий, с помощью СЭД. Вместе с тем, половина атрибутов регистрационной карточки заполняется автоматически. Для того чтобы заполнить остальную половину - нужно только выбрать из справочника нужное значение; журналы регистрации формируются системой автоматически и доступны за любой период в любой момент по нажатию одной кнопки мыши; поиск документов осуществляется любым сотрудником самостоятельно.
Рассмотрим подробно, какие преимущества предлагает электронный документооборот при внедрении его в фирму.
Одно из преимуществ - повышение производительности организации.
На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится гораздо меньше времени, по сравнению с традиционным (бумажным) делопроизводством [2]. Доступ к электронному документообороту можно получить с любого персонального компьютера организации.
Вторым преимуществом можно назвать мгновенный доступ к актуальной информации. Способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота. Пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ней, даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах.
Еще одно преимущество - это уменьшение ошибок типа «человеческий фактор». Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с такой задачей всего за несколько секунд.
Уменьшение материальных издержек бесспорно можно назвать одним из преимуществ. Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Благодаря им увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, а также, снижаются издержки на расходные материалы, использующиеся при бумажном документообороте.
Пятое преимущество: улучшение взаимодействия внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями. Это позволяет улучшить взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации.
Одно из важных преимуществ, несомненно, коллективная работа с документами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
При внедрении СЭД сокращается потребность в дополнительном персонале. Увеличение объемов производства при электрон-
ном документообороте не требует значительного расширения персонала. Достаточно обучить уже имеющийся коллектив пользоваться СЭД.
Также при использовании электронного документооборота снижаются расходы на хранение бумажных документов [3]. Введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.
Хранение документов в электронном виде позволяет защитить документы от повреждений. Использование СЭД снижает риски вследствие пожара, наводнения или других форс-мажорных обстоятельств. Большим плюсом СЭД является то, что он защищает документы от биологических факторов. Однако, не стоит забывать о том, что внешние накопители быстро устаревают. В виду этого, следует всегда следить за новинками на рынке.
Еще одним из основных преимуществ внедрения СЭД можно назвать повышение корпоративного сознания в организации. Четко понимая общие цели и задачи, каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды.
Рассматривая вышеперечисленные преимущества, мы выявили, что в первую очередь, внедрение электронного документооборота ведет к экономии трудовых и материальных затрат на работу с документами, полному контролю за документами, их движением и исполнительской дисциплиной, а так же к сокращению временных циклов работы с документами.
Не малую часть занимают преимущества связанные с управлением персоналом в компании. Во-первых, уменьшение ошибок типа «человеческий фактор» и коллективная работа с документами. Во-вторых, улучшение взаимодействия внутри компании и повышение корпоративного сознания. Все это приводит к более быстрой, четкой и правильно выполненной работе.
Таким образом, при использовании электронного документооборота для управления компанией повышается ее производительность. СЭД гарантирует успешное управление документами; персонал получает расширенные возможности для работы (уменьшаются временные затраты на обработку документов). Все это позволяет эффективно управлять компанией, а благодаря этому, возрастает конкурентоспособность организации.
Список литературы:
1. Электронный документооборот, как способ оптимизации бизнес-процессов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: http://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html
2. Преимущества системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: http://www.bbsoftware.ru/artidesphp?id=2&idCat=3
3. Приходько Ю.С. «ДЕЛО» - система электронного документооборота в России / Ю.С. Приходько // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. - 2011. - С. 458-459.
Медведева О.В.
кандидат исторических наук, доцент Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
г. Тамбов, Россия
НОРМАТИВНАЯ БАЗА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ Аннотация. В статье рассматривается актуальная нормативная база управления документами в государственных организациях. Анализируются новейшие нормативные акты, принятые в 2018 г. и регламентирующие процессы документирования и работы с документами.
Ключевые слова: документирование, документационное обеспечение управления, управление документами, государственные организации.
