SCIENCE TIME
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ АТТЕСТАЦИИ РАБОТНИКОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
Великанова Светлана Семеновна, Магнитогорский Государственный Технический Университет им. Г.И. Носова», г.Магнитогорск
E-mail: vss200975@mail.ru
Аннотация. Данная статья посвящена вопросам аттестации работников муниципальных учреждений. Рассмотрено понятие «аттестация», определено назначение данного метода оценки работников муниципальных учреждений, этапы проведения аттестационных мероприятий, а также документы, образующиеся на каждом из этих этапов.
Ключевые слова: оценка, профессиональная деятельность, оценка профессиональной деятельности.
Современные теоретики и практики в области кадрового делопроизводства дают различные определения понятию «аттестация». Приведем некоторые из них.
Словарь по трудовому праву определяет аттестацию как проверку деловой квалификации работника в целях определения уровня его профессиональной подготовки и соответствия занимаемой должности или выполняемой работе.
Аттестация - определение квалификации работника, уровня его знаний и соответствия занимаемой должности [1, с.183].
Аттестация - кадровые мероприятия, призванные оценить соответствие уровня труда, качеств и потенциала личности требованиям выполняемой деятельности [2, с.98].
Аттестация персонала - один из важнейших элементов кадровой работы, представляющий собой периодическое освидетельствование профессиональной пригодности и соответствия занимаемой должности каждого работника определенной категории [4, с.209].
Последнее определение, на наш взгляд, является наиболее емким и максимально точно раскрывающим специфику аттестации как метода оценки профессиональной деятельности работников муниципальных учреждений.
Состав кадров, подлежащих аттестации, устанавливается в каждой отрасли
деятельности согласно перечню должностей руководителей, специалистов и других работников.
Порядок и условия проведения аттестации персонала регламентируются федеральными законами и законами субъектов РФ. Проведение аттестационных мероприятий требует наличия официальных распорядительных документов по аттестации.
Аттестация работников призвана содействовать выявлению общего кадрового потенциала, созданию резерва руководящих кадров и специалистов и проводится с целью [3, с.203]:
- объективной оценки пригодности работников к дальнейшей трудовой деятельности;
- установления соответствия работников занимаемой должности;
- повышения ответственности за порученную работу;
- соблюдения исполнительской и трудовой дисциплины;
- развития инициативы и творческой активности.
Основными задачами аттестации являются [5, с.313]:
- формирование высококвалифицированного кадрового состава организации;
- выявление перспектив применения потенциальных возможностей работников;
- стимулирование профессионального роста работников;
- выявление необходимости повышения квалификации, профессиональной подготовки или переподготовки кадров;
- обеспечение возможности продвижения кадров.
Процесс аттестации кадров можно разделить на три основных этапа [6, с.
39]:
а) подготовительный этап: разработка положения и графика проведения аттестации, подготовка приказа о проведении аттестации, утверждение аттестационной комиссии, подготовка представлений на аттестуемых работников, информирование трудового коллектива о сроках и особенностях аттестации;
б) основной этап: организация работы аттестационной комиссии по подразделениям предприятия, оценка индивидуальных вкладов работников, заполнение анкет, компьютерная обработка результатов;
в) заключительный этап: подведение итогов аттестации, принятие персональных решений о продвижении работников, направлении на учебу, перемещении или увольнении сотрудников, не прошедших аттестацию.
Осуществление аттестационных мероприятий невозможно без их документирования.
Документирование аттестации - процесс записи на материальном носителе
данных об оценке персонала на всех этапах проведения аттестационных мероприятий [2, с.74].
Одним из важнейших документов, регламентирующих аттестацию работников и утверждаемых до ее начала, является положение об аттестации работников - это организационно-распорядительный документ, устанавливающий правила аттестации сотрудников и регламентирующий порядок ее организации и проведения [6, с.212].
Разработка положения о порядке аттестации работников производится в соответствии с решением руководителя (председателя) аттестационной комиссии во взаимодействии с кадровой службой и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.
Содержание положения обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений об аттестации.
Рекомендуемая структура положения об аттестации сотрудников [6, с.215]:
- общие положения;
- подготовка и обеспечение аттестации;
- аттестационная комиссия, ее полномочия и организация работы;
- проведение аттестации;
- реализация результатов аттестации;
- заключительные положения.
Неотъемлемой частью (приложением) положения об аттестации работников является график проведения аттестации - это внутренний локальный нормативный акт организации, в котором определяется список сотрудников, подлежащих аттестации, а также устанавливается период проведения аттестационных мероприятий (график должен составляться до начала календарного года).
В графике аттестаций обязательно должны быть указаны следующие сведения [6, с.217]:
а) наименование структурного подразделения, в котором работают аттестуемые;
б) фамилии, имена, отчества и должности аттестуемых;
в) даты проведения аттестации.
Также в график можно включать информацию:
- о дате проведения последней аттестации;
- о дате и тематике проведения учебных мероприятий;
- о дате представления перечня необходимых документов и материалов.
Положение об аттестации вводится в действие приказом руководителя
организации. После того как положение вступит в силу, с ним нужно ознакомить
под роспись всех работающих сотрудников и каждого нового сотрудника при приеме на работу.
Приказ в обязательном порядке должен содержать следующую информацию [6, с.218]:
- сроки и место проведения аттестации персонала;
- список сотрудников, подлежащих аттестации;
- состав аттестационной комиссии;
- основания проведения аттестации (если аттестация внеплановая);
- регламент оформления результатов аттестации.
На каждого работника, подлежащего аттестации, непосредственный руководитель (при участии кадровой службы) составляет представление (для специалистов и руководителей).
Представление - документ, содержащий оценку деятельности работника и предложение о его перемещении на другую должность, поощрении или аттестации. Представление составляется руководителем структурного подразделения или иным работником по его поручению [9, с.209].
Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника, на которого составляется представление, занимаемая им должность и структурное подразделение, стаж работы: общий; в данной организации; в данном подразделении и должности; оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которые предлагается назначить или переместить работника [9, с.211].
Представление, которое готовится для аттестации, содержит только оценку деятельности работника и его качеств (деловых, моральных и др.). Данный документ подписывается составителем и адресуется руководителю организации.
Важнейшим этапом аттестации работников является осуществление непосредственной оценки профессиональной деятельности персонала. В связи с этим документирование данного процесса должно быть осуществлено грамотно и полно, так как информация, зафиксированная в создаваемых на данном этапе документах, отражает соответствие (несоответствие) работника установленным требованиям и последующие действия руководства организации по итогам оценки работника (система поощрений и наказаний).
Профессиональные и личностные качества работника в ходе аттестации проверяются с помощью перечня показателей для оценки профессиональных и личностных качеств работника (муниципального служащего) при проведении аттестации.
В перечне содержится 3 графы: № п/п; показатели оценки качеств
аттестуемого; степень соответствия квалификации работника предъявляемым к нему требованиям (ниже требований, на уровне требований, выше требований).
При этом используются следующие критерии оценки работника (муниципального служащего) [7, 8]:
- образование;
- стаж работы, в том числе: по специальности; на муниципальной службе;
- ученая степень, ученое звание;
- объем специальных знаний;
- наличие научных трудов, рационализаторских предложений;
- самостоятельность в выполнении работ и заданий;
- способность анализировать проблемы и делать правильные выводы;
- оперативность и инициатива в работе;
- своевременность выполнения должностных обязанностей;
- интенсивность труда, т.е. способность в короткие сроки выполнять большие объемы работ;
- умение владеть компьютерной или другой оргтехникой;
- способность к быстрой оценке и принятию решений, их реализации;
- способность адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы при решении задач;
- готовность к выполнению задач, не входящих в его компетенцию;
- информированность: знания необходимых законодательных и иных нормативных правовых актов, отечественного и зарубежного опыта, умение оценивать и прогнозировать ситуацию;
- ответственность за результаты работы;
- способность выражать свои мысли: письменно; устно.
- руководящие способности: руководство и помощь подчиненным, подготовка заместителей, делегирование ответственности;
- стиль общения в работе: с руководством; с коллегами; с подчиненными;
- способность к самооценке;
- дополнительные характерные черты.
Для оценки качеств личности аттестуемого может быть использован метод экспертной оценки. В данном методе очень важно подобрать конкретный соответствующий перечень показателей качества, сформировать высококвалифицированный и объективный состав экспертов, провести тщательный анализ результатов экспертизы [10, с. 105].
Данный метод документируется с помощью анкеты экспертной оценки качеств личности аттестуемого. Например, анкета экспертной оценки руководителя включает экспертную оценку (от 2 до 5 баллов по таким параметрам, как профессиональная компетентность, инициативность, умение коротко и ясно говорить о деле, работа над собой, забота о профессиональном
росте работников, умение организовать работу коллектива, стремление совершенствовать методы работы, умение расставлять кадры и распределять между ними обязанности, умение осуществлять взаимодействие с другими подразделениями, демократичность в руководстве, дисциплинированность, настойчивость в достижении цели, обязательность, требовательность, справедливость и др.
Документирование итогов проведения аттестации работников оформляется в виде следующих документов: протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист, приказ о мероприятиях по итогам аттестации.
Протокол аттестационной комиссии является основным документом при проведении аттестации работников. В нем фиксируется информация о ходе и результатах проведения аттестации.
Протокол подписывается председателем и секретарем аттестационной комиссии (кроме протокола итогового заседания, который подписывается всеми членами аттестационной комиссии).
Унифицированной формы для данного документа не предусмотрено, поэтому форма протокола заседания аттестационной комиссии, а также порядок его заполнения и оформления должны быть четко прописаны в положении об аттестации работников.
В протоколе аттестационной комиссии, как правило, фиксируется [11, с.515]:
- дата проведения заседания и номер документа;
- список участников аттестационной комиссии и сотрудников, приглашенных на заседание;
- данные аттестуемого работника (Ф.И.О., должность, подразделение);
- краткое содержание сообщения аттестуемого о работе по занимаемой должности, заданные ему вопросы и ответы на них;
- результаты голосования, количество голосов «за» и «против» конкретной оценки работы аттестуемого, а также решение комиссии о соответствии или несоответствии работника занимаемой должности.
Итоги аттестации работника (результаты голосования и решение комиссии) обязательно дублируются в его аттестационном листе, после чего протокол заседания передается на хранение в отдел кадров.
Аттестационный лист - это документ, содержащий все необходимые сведения о работнике, полученные в процессе проведения его аттестации [6, с.219].
Порядок и правила оформления аттестационного листа должны быть четко прописаны в положении об аттестации и строго выполняться в соответствии с ним.
Структура аттестационных листов в большей части одинакова и в
SCIENCE TIME
основном состоит из следующих разделов:
а) личные данные аттестуемого;
б) сведения об образовании;
в) информация о занимаемой должности (специальности, квалификации) и трудовом стаже;
г) вопросы к аттестуемому и ответы на них;
д) решение и рекомендации аттестационной комиссии.
Результаты аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре и подписывается председателем, секретарем и членами аттестаци-онной комиссии, принявшими участие в голосовании.
После успешного прохождения аттестации работнику предоставляется аттестационное удостоверение - документ, выданный на основании результатов аттестации и подтверждающий возможность использования аттестованного лица при выполнении должностных обязанностей.
По завершении аттестации руководитель издает приказ о мероприятиях по итогам аттестации, в котором анализируются результаты проведения аттестации, утверждаются мероприятия по улучшению работы с кадрами, выполнению рекомендаций аттестационной комиссии, а также проведению очередной аттестации служащих.
Литература:
1. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. - М.: АЛЬФА-ПРЕСС, 2008. - 245.
2. Артамонова Н.В., Фрумкин Л.П. Современные проблемы кадрового менеджмента: Учеб. пособие. - СПб, 2008. - 187 с.
3. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 289 с.
4. Бухалков М.И. Управление персоналом: Учебник для вузов. - М.: Инфра-М, 2007. - 368 С.
5. Зайцева Т.В., Зуб А.Т. Управление персоналом. - М.: Инфра-М, 2008. - 336 с.
6. Кузнецова Н.В. Управление персоналом. - М.: Альфа, 2007. - 286 с.
7. Плотникова Е.Б. Менеджмент производства, торговли и сферы услуг: учебно-методическое пособие для студентов очного и заочного отделений гуманитарных вузов. - Магнитогорск: Изд-во МаГУ, 2010 г. - 316 с.
8. Положение «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» от 01.02.2005 № 110.
9. Рогожин С. В. Теория организации: учебное пособие / С. В. Рогожин, Т. В. Рогожина. - 2-е изд., стереотип. - М.: Экзамен, 2004 - 320 с.
10. Талтынов С.М. Управление персоналом. - М.: Альфа, 2008. - 212 с.
11. Тебекин А.В. Управление персоналом. Учебник для вузов. - М.: КноРус, 2009. - 623 с.